Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Phân phối nguồn lực dự án và quản lý chi phí

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

Bộ môn quản lý xây dựng

QUẢN LÝ DỰ ÁN

CHƯƠNG 4: PHÂN PHỐI CÁC NGUỒN LỰC

DỰ ÁNVÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ

NỘI DUNG CHƯƠNG 4

4.1. BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN

4.4. PHƢƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

4.5. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU

4.6. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN?

4.1 BIỂU ĐỒ PHỤTẢI NGUỒN LỰC

• Khái niệm

Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần

thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho

từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án.

• Tác dụng:

 Trình bày bằng hình ảnh có nhu cầu cao, thấp khác nhau về một

loại nguồn lực nào đó trong từng giai đoạn.

 Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy

móc thiết bị… cho dự án.

 Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan

hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án.

4.1. BIỂU ĐỒ PHỤTẢI NGUỒN LỰC

• Phƣơng pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

 Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (Gantt)

 Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh

 Bước 3: Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

• Khái niệm

Điều chỉnh đều nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt

về cầu nguồn lực giữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực

giữa các công việc trong phạm vi thời gian dự trữ cho phép nhưng

không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án.

• Tác dụng:

 Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án có

thể giảm thiểu mức dự trữ hàng hóa liên quan và Cphí nhân công.

 Tạo điều kiện cho các nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên

vật liệu phục vụ sản xuất vào các thời điểm cố định, định kỳ.

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

• Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu

- Bước 1: vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực.

- Bước 2: Tính thời gian dự trữ của các công việc.

- Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm.

Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê các công việc cùng cạnh

tranh một nguồn lực và sắp xếp chúng theo trình từ thời gian dự

trữ toàn phần từ thấp đến cao.

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

• Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu

- Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyên tắc phân phối

cho công việc có thời gian dự trữ thấp trước, tiếp đến công việc

có thời gian dự trữ thấp thứ 2… Những công việc có thời gian

dự trữ lớn phải được điều chỉnh. Quá trình điều chỉnh đảm bảo

sao cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án ở mức thấp nhất

và chú ý sắp xếp lại các công việc không nằm trên đường găng

ưu tiên nguồn lực cho công việc găng.

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

Công việc

Yêu cầu lao động

Công việc

Thời gian (ngày)

trước

(người)

A

B

C

-

2

3

5

2

4

4.1. BIỂU ĐỒ PHỤTẢI NGUỒN LỰC

Công việc

trước

Thời gian

Số lập trình viên

cần thiết (người)

Công việc

(ngày)

A

B

C

D

E

-

4

6

7

8

6

2

-

A

C

F

G

H

B

D

E

5

10

2

Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực? Nguồn lực lớn

nhất dự án cần là bao nhiêu người?

4.1. BIỂU ĐỒ PHỤTẢI NGUỒN LỰC

Số lập

Công

việc

Thời

gian

Công

trình viên

việc

cần thiết

trước

(ngày)

(người)

A

B

C

D

E

-

5

6

4

7

3

5

7

3

2

6

I

-

1

B

A

D

A

D

E

F

K

G

H

I

E

G

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

Thời

Côn gian

Thời Thời

gian gian

gian

bắt

Thời

gian

g

bắt

đầu

sớm

hoàn hoàn

thành thành

sớm muộn

đầu

việc

dự trữ

muộn

A

B

C

D

E

0

5

0

14

0

6

20

24

12

15

24

18

24

14

20

5

6

10

12

15

10

19

17

18

24

5

12

5

12

19

17

22

15

18

0

F

14

5

K

H

G

I

12

15

18

7

0

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

• Phƣơng hƣớng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

a. Các trường hợp thiếu hụt nguồn lực

 Mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động

 Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công

 Do yêu cầu đảm bảo sức khỏe, không thể triển khai cùng một

lúc nhiều lao động để thực hiện công việc

 Đường vào nơi thi công quá nhỏ, hẹp, nguy hiểm không thể

đưa các thiết bị tới thực hiện các công việc cùng một lúc

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

b. Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

1. Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự

kiến. - Chỉ có thể áp dụng được nếu có thể kéo dài thêm thời gian

thực hiện các công việc dự án.

- Không thể thực hiện được biện pháp này khi người ta định

ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất.

2. Chia nhỏ các công việc. Chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ

mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án.

- Hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian

giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực

hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao

động trong từng thời đoạn.

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC

3. Sửa đổi sơ đồ mạng. Giả sử hai công việc có thể bố trí thực

hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này

mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục

bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp. tiến hành bố trí lại

theo các thực hiện đồng thời hai công việc cùng lúc.

4. Sử dụng nguồn lực khác. Phương pháp này áp dụng được cho

một số loại nguồn lực. ví dụ, sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên,

áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao.

4.3. DỰTOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

• Khái niệm,

Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho

các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu

chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.

• Phân loại

Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia

thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động không

theo dự án.

Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài

hạn và ngân sách ngắn hạn.

4.3. DỰTOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

Tác dụng

. Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức, phản ánh

nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.

. Đánh giá chi phí dự tính của một DA trước khi hiệu lực hóa

việc thực hiện.

. Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự

toán của DA

. Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công

việc dự án.

4.3. DỰTOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

Đặc điểm:

 Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân

sách cho các công việc thường xuyên của tổ chức

 Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và

dữ liệu thu thập được.

 Dự toán ngân sách dự án được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn

hiện hành của dự án đã được duyệt.

 Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh.

 Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.

 Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành

cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả

thiết khi lập dự toán.

4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰTOÁN NGÂN SÁCH

• Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

Thứ tự

Cấp bậc

thực

hiện

Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

quản lý

Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu

của tổ chức, các chính sách và những điều

kiện ràng buộc về nguồn lực

Các nhà quản

lý cấp cao

1

2

3

Các nhà quản Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ

lý chức năng phận chức năng phụ trách

Các nhà

Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án

quản lý dự

và từng công việc cụ thể

án

4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰTOÁN NGÂN SÁCH

• Phƣơng pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

- Ưu điểm:

Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị

và với yêu cầu của dự án.

Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kém cũng đã

được xem xét trong mối tương quan chung.

- Nhược điểm:

Đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế

hoạch ngân sách chung hiệu quả (ko dễ dàng)

Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý

chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận

Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế

hoạch của cấp trên

4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰTOÁN NGÂN SÁCH

• Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao

Các bước

Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

thực hiện

Các nhà quản lý Xây dựng khung ngân sách, các định mục

1

câp cao

tiêu và lựa chọn dự án

Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn

2a

2b

3

chức năng

cho từng bộ phận chức năng phụ trách

Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận,

từng công việc dự án gồm cả chi phí nhân

công, nguyên nhiên vật liệu…

Các nhà quản lý

dự án

Các nhà quản lý Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân

cấp cao sách dài hạn