Bài giảng Microsoft PowerPoint

PhÇn 2: Microsoft Powerpoint

T¸c gi¶:

NguyÔn S¬n H¶i

[email protected]u.vn

Trung t©m tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o

S¸ch häc Powepoint

Giíi thiÖu powerpoint

B¹n lµ mét sinh viªn, muèn tr×nh bµy néi dung bµi tËp lín, ®å ¸n tèt nghiÖp tr−íc

héi ®ång b¶o vÖ?

B¹n lµ mét c¸n bé, muèn tr×nh bµy b¸o c¸o c«ng viÖc cña m×nh tr−íc ®ång nghiÖp?

B¹n lµ mét nhµ khoa häc, muèn tr×nh bµy nh÷ng ý t−ëng, nh÷ng c«ng tr×nh nghiªn

cøu cña m×nh trong nh÷ng diÔn ®µn, nh÷ng cuéc héi th¶o?

Vµ cßn nhiÒu hoµn c¶nh kh¸c n÷a, khi mµ b¹n muèn tr×nh bµy mét vÊn ®Ò nµo ®ã

tr−íc ®¸m ®«ng. Microsoft Powerpoint sÏ gióp b¹n lµm nh÷ng c«ng viÖc ®ã mét c¸ch

®¬n gi¶n mµ hiÖu qu¶ rÊt cao.

B¹n cã thÓ ®−a ®−îc rÊt nhiÒu lo¹i th«ng tin lªn mµn h×nh tr×nh chiÕu nh−: v¨n b¶n;

h×nh ¶nh; ©m thanh; b¶ng tÝnh; biÓu ®å; …

Lµm viÖc trªn Powerpoint lµ lµm viÖc trªn c¸c tÖp tr×nh diÔn (cã phÇn më réng lµ

*.PPT). Mçi tÖp tr×nh diÔn bao gåm c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) chóng ®−îc s¾p theo

mét thø tù. C¸c b¶n tr×nh diÔn nµy chøa néi dung th«ng tin b¹n muèn tr×nh bµy. Cã

thÓ minh ho¹ cÊu tróc mét tÖp tr×nh diÔn theo c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) nh− sau:

Slide 1

Slide 2

Slide n

Mét tÖp tr×nh diÔn

Qui tr×nh ®Ó t¹o vµ sö dông mét tÖp tr×nh diÔn nh− sau:

B−íc 1: X¸c ®Þnh râ rµng c¸c néi dung sÏ tr×nh bµy. Tõ ®ã sÏ ®Þnh ra ®−îc cÊu tróc

cña tÖp tr×nh diÔn lµ: Chän nÒn cña slide theo mÉu nµo cho phï hîp? CÇn bao nhiªu

slides? Néi dung mçi Slide lµ g×?

B−íc 2: Dïng Powerponit ®Ó x©y dùng néi dung c¸c slide ®ã.

B−íc 3: Tr×nh diÔn Slide. Khi ®ã néi dung tõng Slide sÏ ®−îc phãng to lªn toµn bé

mµn h×nh m¸y tÝnh. NÕu m¸y tÝnh cña b¹n nèi víi mét m¸y chiÕu (Multimedia

Projector ch¼ng h¹n), néi dung c¸c slide tr×nh chiÕu sÏ ®−îc ®−a lªn c¸c mµn h×nh lín,

nhiÒu ng−êi cã thÓ quan s¸t mét c¸ch dÔ dµng.

2

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

Ch−¬ng 1: Tr×nh diÔn ®¬n gi¶n

1. C¸ch khëi ®éng Powepoint

Cã nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Powerpoint. Tuú vµo môc ®Ých

lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y

®Ó khëi ®éng:

C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows nh− sau: Start | Programs | Microsoft

Powerpoint

C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Powerpoint

trªn thanh c«ng cô, hoÆc trªn mµn h×nh nÒn cña Windows;

Hép tho¹i ®Çu tiªn cña Powerpoint xuÊt hiÖn, cho phÐp chän h−íng lµm viÖc:

-Open an exiting presentation ®Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã tr−íc (chØ dïng c¸ch

nµy cho nh÷ng lÇn sau, khi mµ b¹n ®· cã nh÷ng tÖp tr×nh diÔn trªn m¸y);

-AutoContent wizard – gióp t¹o mét tÖp tr×nh diÔn theo nh÷ng mÉu cho tr−íc víi

néi dung vÒ mét chñ ®Ò nµo ®ã;

-Design Template - ®Ó b¾t ®Çu t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn sö dông mét mÉu ®Þnh

d¹ng s½n ®· cã trong th− viÖn Powerpointl

- Blank Presentation cho phÐp t¹o míi mét tr×nh diÔn;

3

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

2. T¹o mét tr×nh diÔn míi

B»ng c¸ch chän môc

hép tho¹i trªn, hép tho¹i New slide

xuÊt hiÖn, cho phÐp chän b¶n tr×nh diÔn (Slide):

Danh s¸ch Choose an AutoLayout: chøa c¸c lo¹i bè côc Slide mµ b¹n cã thÓ

chän. Dïng chuét chän mét mÉu råi nhÊp OK ®Ó tiÕp tôc. Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh

cña Powerpoint xuÊt hiÖn:

Slide, n¬i chøa c¸c th«ng tin

cÇn tr×nh diÔn.

HÖ thèng thùc

®¬n lÖnh

HÖ thèng thanh

c«ng cô

Danh s¸ch c¸c

Slide ®· t¹o

®−îc !

Hép ghi chó

cho tõng Slide

Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh cña Powerpoint th«ng th−êng bao gåm 5 thµnh phÇn:

- B¶n tr×nh diÔn (slide): Lµ n¬i chÕ b¶n néi dung c¸c b¶n tr×nh diÔn. Mçi tÖp tr×nh

diÔn (Presentation) cã thÓ bao gåm nhiÒu b¶n tr×nh diÔn (Slide). T¹i mçi thêi ®iÓm,

mµn h×nh chØ cã thÓ hiÓn thÞ ®−îc 1 b¶n tr×nh diÔn ®Ó thiÕt kÕ. B¹n cã thÓ sö dông

c¸c c«ng cô chÕ b¶n (nh− sö dông trong Word) ®Ó ®−a th«ng tin lªn c¸c Slides

4

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

nµy;

- HÖ thèng môc chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña

Powerpoint trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i

khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän;

- HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao

gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã;

- Hép ghi chó (note): gióp b¹n l−u nh÷ng th«ng tin chó thÝch cho tõng Slide. §iÒu

nµy lµ cÇn thiÕt khi b¹n khã cã thÓ nhí ®−îc nh÷ng th«ng tin xung quanh slide ®ã;

- Danh s¸ch c¸c Slide ®· t¹o ®−îc: cho phÐp ®Þnh vÞ nhanh ®Õn mét Slide nµo ®ã

chØ b»ng c¸ch nhÊn chuét.

MÆt kh¸c, trong khi ®ang lµm viÖc víi Powerpoint b¹n còng cã thÓ sö dông mét

trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn:

- Më môc chän File | New..;

hoÆc

- NhÊn nót New

trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.

TiÕp theo, thùc hiÖn x©y dùng néi dung cho Slide míi nµy:

H·y gâ th«ng tin vµo hai tiªu ®Ò cña slide nµy. Së dÜ slide trªn chØ cã 2 tiªu ®Ò lµ do

viÖc b¹n chän mÉu slide ë hép tho¹i New slide. Tuy nhiªn b¹n còng cã thÓ chän c¸c

mÉu slide kh¸c cho phï hîp theo môc ®Ých cña m×nh. Sau khi gâ th«ng tin xong, néi

dung slide ®Çu tiªn sÏ nh− sau:

5

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

3. Tr×nh diÔn Slide

B¹n cã thÓ sö dông c¸c tÝnh n¨ng tr×nh diÔn slide ®Ó kiÓm ®Þnh kÕt qu¶. Cã nhiÒu

c¸ch cã thÓ më ®−îc tÝnh n¨ng nµy:

- NhÊn chuét lªn nót Slide Show ë gãc ph¶i, cuèi mµn h×nh:

NhÊn lªn ®©y ®Ó b¾t

®Çu tr×nh diÔn!

hoÆc

- Më môc chän Slide Show |

hoÆc

;

- BÊm phÝm F5 trªn bµn phÝm.

Mµn h×nh tr×nh diÔn slide hiÖn ra trªn toµn bé mµn h×nh nh− sau:

Muèn chuyÓn ®Õn slide tiÕp theo trong khi tr×nh diÔn, b¹n nhÊn tr¸i chuét hoÆc

nhÊn phÝm Enter;

Muèn tho¸t khái mµn h×nh tr×nh diÔn, ®Ó trë vÒ mµn h×nh thiÕt kÕ bÊm phÝm

ESC.

6

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

4. Ghi tÖp tr×nh diÔn lªn ®Üa

§Ó ghi tÖp tr×nh diÔn ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | Save..;

hoÆc

- NhÊn nót Save

trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S.

SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra:

NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi

mét tÖp tin míi:

Gâ tªn tÖp

tin vµo ®©y!

H·y gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi tÖp

tr×nh diÔn.

NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vµo mét tÖp råi, khi ra lÖnh ghi d÷ liÖu, tÊt c¶

nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa.

B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi lµm viÖc, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi

gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.

5. Më tÖp tr×nh diÔn ®∙ tån t¹i trªn ®Üa

§Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã s½n trªn ®Üa, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong c¸c

c¸ch sau ®©u:

- Më môc chän File | Open..;

7

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O.

Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn:

Chän tÖp

tr×nh diÔn

cÇn më !

H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tr×nh diÔn cÇn më. Chän tÖp, cuèi cïng nhÊn nót

®Ó thùc hiÖn më tÖp.

6. Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc

B¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó tho¸t khái m«i tr−êng

lµm viÖc Powerpoint:

- Më môc chän File | Exit;

hoÆc

- NhÊn nót Close

trªn tiªu ®Ò cöa sæ Powerpoint;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.

8

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

Ch−¬ng 2:

X©y dùng c¸c slide

2.1 Qu¶n lý c¸c slides

2.1.1 Thªm mét Slide

§Ó thªm mét Slide lªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më, b¹n lµm nh− sau:

B−íc 1: Më môc chän Insert |

hoÆc bÊm tæ hîp phÝm nãng

Ctrl + M. Hép tho¹i New slide xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän mÉu bè côc slide míi

nµy:

B−íc 2: H·y chän mét mÉu slide råi nhÊn OK, mét Slide míi ®· ®−îc chÌn lªn

tÖp tr×nh diÔn.

ý nghÜa mét sè biÓu t−îng trªn hép tho¹i New slide nh− sau:

: B¹n cã thÓ chÌn mét dßng v¨n b¶n ®· ®−îc ®Þnh d¹ng s½n vµo « nµy;

B¹n cã thÓ chÌn dßng v¨n b¶n d¹ng Bullet;

B¹n cã thÓ chÌn danh s¸ch d¹ng Bullet

:

B¹n cã thÓ chÌn mét ¶nh vµo « nµy;

B¹n cã thÓ chÌn mét s¬ ®å tæ chøc

B¹n cã thÓ chÌn mét biÓu ®å (Chart)

B¹n cã thÎ chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (Table) lªn « nµy.

9

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

2.1.2 Di chuyÓn ®Õn c¸c Slides

§Ó di chuyÓn ®Õn c¸c Slide b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo 2 c¸ch:

C¸ch 1: Dïng chuét, nhÊn lªn thø tù Slide cÇn ®Þnh vÞ ®Õn ë danh s¸ch c¸c Slide

bªn tr¸i mµn h×nh;

C¸ch 2: Dïng chuét di chuyÓn thanh cuén däc ë bªn ph¶i mµn h×nh.

C¸ch 1: Dïng chuét

chän slide muèn

chuyÓn ®Õn!

C¸ch 2: Dïng chuét

di chuyÓn thanh

cuén däc!

2.1.3 Xo¸ mét slide

§Ó xo¸ mét Slide ra khái tÖp tr×nh diÔn, b¹n lµm nh− sau:

B−íc 1: NhÊn ph¶i chuét lªn tªn slide cÇn xo¸ ë danh s¸ch c¸c slide- bªn tr¸i

mµn h×nh;

B−íc 2: Chän Cut ®Ó xo¸ Slide nµy.

1. NhÊn ph¶i chuét

2. Chän Cut (hoÆc nhÊn

phÝm Delete)

10

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

2.2 §−a th«ng tin lªn slide

2.2.1 ChÌn v¨n b¶n, h×nh vÏ

Trªn Powerpoint, b¹n ph¶i dïng ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó ®−a v¨n b¶n

(th«ng qua c¸c Textbox) còng nh− ®−a c¸c khèi h×nh vÏ lªn Slide

C¸ch sö dông thanh c«ng cô nµy hÖt nh− sö dông chóng trªn phÇn mÒm Word,

nªn chóng t«i kh«ng ®−a ra chi tiÕt h−íng dÉn ë ®©y:

2.2.2 ChÌn h×nh ¶nh, ©m thanh

B¹n còng cã thÓ chÌn ¶nh tõ nh÷ng tÖp tin bëi môc chän: Insert | Picture |

, hoÆc tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery cña windows tõ môc chän: Insert

| Picture |

nh− ®· tõng lµm trªn phÇn mÒm Word.

2.2.3 ChÌn b¶ng

Trªn Powerpoint, ®Ó chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (table) lªn Slide b¹n ph¶i sö dông

môc chän Insert | , tiÕp theo qui tr×nh x©y dùng cÊu tróc b¶ng, nhËp néi

dung vµ ®Þnh d¹ng b¶ng ®−îc diÔn ra nh− lµm trªn Word.

2.2.4 T¹o tiÒu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi

§Ó t¹o tiªu ®Ò ®Çu vµ tiªu ®Ò cuèi cho slide, b¹n më môc chän: View | Header

and Footer, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn gióp b¹n x©y dùng tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò

cuèi cho c¸c slides:

11

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

ThÎ Slide cho phÐp thiÕt lËp mét sè c¸c th«ng tin lªn tiªu ®Ò cuèi cña Slide nh−:

- Th«ng tin ngµy, giê (Date and Time): NÕu b¹n chän môc , th«ng

tin vÒ ngµy giê cã thÓ ®−îc ®−a lªn tiªu ®Ò cuèi slide. Khi ®ã, nÕu chän Update

automatically- th«ng tin ngµy giê sÏ ®−îc tù ®éng cËp nhËt lªn tiªu ®Ò ®óng

theo ngµy giê trªn m¸y tÝnh; nÕu chän Fixed- b¹n ph¶i nhËp vµo mét gi¸ trÞ

ngµy giê cè ®Þnh. Gi¸ trÞ nµy sÏ kh«ng tù ®éng ®−îc thay ®æi theo ngµy th¸ng.

- NÕu chän môc

, m¸y sÏ tù ®éng ®iÒn sè thø tù slide lªn tiªu ®Ò cuèi;

, b¹n cã thÓ gâ vµo dßng v¨n b¶n hiÓn thÞ ë gi÷a tiªu

- NÕu chän môc

®Ò cuèi slide;

- NhÊn nót Apply, c¸c thiÕt lËp nµy sÏ chØ ¸p dông cho Slide hiÖn t¹i (slide ®ang

chän);

- NÕu nhÊn Apply All, thiÕt lËp nµy sÏ ®−îc ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c slides cña tÖp

tr×nh diÔn nµy.

VÞ trÝ cña 3 gi¸ trÞ: Date/Time; Slide number vµ Footer trªn tiªu ®Ò cuèi trang

nh− sau (b¹n xem ë « Preview):

Slide number

Date and Time

Footer

ThÎ Notes and Handouts cho phÐp thiÕt lËp mét sè c¸c th«ng tin lªn tiªu ®Ò ®Çu

vµ tiªu ®Ò cuèi trang in (th«ng tin nµy chØ hiÓn thÞ khi b¹n in ra m¸y in):

12

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

- Th«ng tin ngµy, giê (Date and Time): sö dông t−¬ng tù nh− ë thÎ Slide;

- Header: n¬i b¹n cã thÓ nhËp dßng v¨n b¶n cho tiªu ®Ò ®Çu trang (page);

- NÕu chän

, cho phÐp chÌn sè thø tù trang lªn tiªu ®Ò cuèi trang in;

- Footer: n¬i b¹n cã thÓ nhËp vµo néi dung tiªu ®Ò cuèi trang in;

- NhÊn nót Apply, c¸c thiÕt lËp nµy sÏ chØ ¸p dông cho trang in hiÖn t¹i (trang

chøa slide ®ang chän);

- NÕu nhÊn Apply All, thiÕt lËp nµy sÏ ®−îc ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c trang in cña

tÖp tr×nh diÔn.

2.2.5 Mµu s¾c cho c¸c thµnh phÇn trªn slide (Color scheme)

TÝnh n¨ng nµy gióp thay ®æi bé mµu hiÓn thÞ th«ng thi trªn c¸c slide cña tÖp tr×nh

diÔn. Cã rÊt nhiÒu bé mµu cã thÓ chän, mÆt kh¸c còng cã thÓ thay ®æi mµu s¾c chi

tiÕt ®èi víi tõng lo¹i th«ng tin trªn slide mét c¸ch ®ång bé trªn toµn bé slide hoÆc

chØ côc bé víi slide ®ang chän.

§Ó lµm viÖc nµy, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y :

B−íc 1: Më Slide cÇn thiÕt lËp trªn cöa sæ thiÕt kÕ, kÝch ho¹t thùc ®¬n: Format |

Slide Color Schemes.., hép tho¹i Color Scheme xuÊt hiÖn :

B−íc 2: ThÎ Standard hiÓn thÞ danh s¸ch c¸c gam mµu (Color schemes) mµ b¹n

cã thÓ chän cho c¸c slide b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn gam mµu muèn chän.

MÆt kh¸c, thÎ Custom cho phÐp thiÕt lËp l¹i mµu s¾c trªn tõng ®èi t−îng cña

mçi gam mµu. C¸ch sö dông thÎ nµy nh− sau:

13

T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email: [email protected].vn

S¸ch häc Powepoint

Lu«n quan s¸t hép nµy

®Ó nh×n tr−íc kÕt qu¶ ®·

thiÕt lËp!

- Dïng chuét nhÊn lªn môc cÇn thay ®æi mµu tõ danh s¸ch Scheme colors (h×nh

trªn ®ang chän môc Shadows- mµu bãng);

- NhÊn nót Change Color… hép tho¹i chän mµu xuÊt hiÖn:

B¹n cã thÓ chän mµu −a thÝch cho môc

®ang thiÕt lËp (mµu bãng) trªn b¶ng mµu

b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn mµu cÇn chän.

TiÕp theo nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn mµu võa

chän.

- Mçi lÇn chän xong mµu, cã thÓ xem kÕt qu¶ ë hép kÕt qu¶ bªn ph¶i, gãc d−íi

hépt ho¹i.

B−íc 3: NhÊn nót Apply ®Ó thiÕt lËp gam mµu võa chän cho slide ®ang kÝch

ho¹t. Nót Apply to All ®Ó thiÕt lËp gam mµu nµy cho tÊt c¶ c¸c slide trªn tÖp tr×nh

diÔn ®ang më. Nót Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶ ®ang thiÕt lËp trªn c¸c slide. Nót

Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i vµ huû bá viÖc chän gam mµu míi.

2.3 ThiÕt lËp hiÖu øng tr×nh diÔn

Mét trong nh÷ng ®iÓm m¹nh cña Powerpoint lµ kh¶ n¨ng thiÕt lËp c¸c hiÖu øng

®éng (Animation effect). Víi c¸c hiÖu øng nµy, th«ng tin trªn slide cña b¹n sÏ ®−îc

sinh ®éng h¬n, hÊp dÉn vµ thu hót ng−êi theo dâi h¬n. Tuy nhiªn c¸i g× còng cã

14

S¸ch häc Powepoint

mÆt thuËn vµ mÆt nghÞch cña nã, r»ng b¹n còng kh«ng nªn qu¸ l¹m dông vµo c¸c

hiÖu øng ho¹t ho¹ nµy, tr¸nh tr−êng hîp ng−êi xem c¶m thÊy nhµm ch¸n.

§Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ho¹t ho¹, b¹n më môc chän Slide shows |

Danh s¸ch Check to animation slide objects: chøa danh s¸ch c¸c ®èi t−îng

th«ng tin trªn Slide cña b¹n. Muèn thiÕt lËp hiÖu øng cho ®èi t−îng th«ng tin nµo,

b¹n ph¶i chän nã (checked) trªn danh s¸ch nµy.

H·y lu«n quan s¸t mµn h×nh bªn c¹nh ®Ó biÕt ®−îc chÝnh x¸c ®èi t−îng ®ang chän.

ThÎ Effect ë d−íi, gióp thiÕt lËp hiÖu øng ho¹t ho¹ cho ®èi t−îng ®ang ®−îc

chän ë danh s¸ch Check to animation slide objects: C¸ch thiÕt lËp nh− sau:

- Hép

– ph©n nhá; …

cho phÐp chän kiÓu hiÖu øng. VÝ dô nh−: Fly – bay; Split

- Hép

cã thÓ chän mét ®o¹n nh¹c khi hiÖu

øng nµy xuÊt hiÖn;

Nhí nhÊn nót Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶ sau mçi lÇn thiÕt lËp hiÖu øng!

15

S¸ch häc Powepoint

ThÎ Order & timing cho phÐp thiÕt lËp thø tù tr×nh diÔn gi÷a c¸c ®èi t−îng trªn

slide.

- Thø tù ®−îc ®¸nh sè 1, 2,.. ë danh s¸ch Animation order: ®èi t−îng nµo ®øng

tr−íc sÏ ®−îc tr×nh diÔn tr−íc. Tuy nhiªn b¹n cã thÓ thay ®æi thø tù nµy khi sö

dông c¸c nót ë môc Move;

- Môc Start animation ®Ó thiÕt lËp sù kiÖn ®Ó tr×nh diÔn c¸c ®èi t−îng trªn

slide: nÕu chän On mouse click – tøc lµ ®Ó hiÓn thÞ vµ tr×nh diÔn ®èi t−îng

nµy trªn slide b¹n ph¶i nhÊn chuét tr¸i; nÕu b¹n nhËp thêi gian vµo môc

Automatically th× sau kho¶ng thêi gian ®ã, ®èi t−îng sÏ tù ®éng tr×nh diÔn

(kh«ng ph¶i nhÊn chuét).

Cuèi cïng nhÊn Preview ®Ó xem l¹i c¸c kÕt qu¶ ®· thiÕt lËp; nhÊn OK ®Ó hoµn

tÊt c«ng viÖc.

2.4 Cöa sæ Sorter

B¹n ®· biÕt mét sè c¸c thao t¸c qu¶n lý c¸c Slides cho mét tÖp tr×nh diÔn qua

môc 2.1 Qu¶n lý slides. Nh−ng cöa sæ Sorter sÏ gióp b¹n ®¬n gi¶n h¬n nhiÒu

trong viÖc qu¶n lý c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn. §Ó më cöa sæ Sorter, b¹n më môc

chän View |

:

16

S¸ch häc Powepoint

Sö dông cöa sæ nµy nh− sau:

NhÊn ph¶i chuét lªn Slide cÇn lµm viÖc, b¹n cã thÓ lµm ®−îc nh÷ng viÖc sau:

- Cut – Slide ®ã sÏ bÞ xo¸ ra khái tÖp tr×nh diÔn;

- Chän Copy- ®Ó sao chÐp Slide nµy;

- Chän Paste - ®Ó d¸n Slide ®· copy thµnh mét slide míi;

- Chän Hiden slide- sÏ Èn slide nµy. Powerpoint sÏ kh«ng hiÓn thÞ néi dung

slide Èn khi tr×nh diÔn;

- Chän Slide Transition.. ®Ó thiÕt lËp th«ng tin tr×nh diÔn cho Slide qua hép

tho¹i sau:

- Hép Efect, cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng khi tr×nh diÔn slide. H·y chän

17

S¸ch häc Powepoint

kiÓu hiÖu øng ë hép chän nµy:

. TiÕp theo cã thÓ chän tèc

®é tr×nh diÔn c¸c hiÖu øng ®ã: Slow- tèc ®é chËm; Medium- tèc ®é võa ph¶i;

Fast- tèc ®é nhanh;

- Hép Advanced cho phÐp thiÕt lËp sù kiÖn ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn slide nµy tõ

slide tr−íc nã. Chän On mouse click – sÏ chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn slide nµy khi

b¹n bÊm chuét tr¸i (ngÇm ®Þnh); b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp kho¶ng thêi gian tù

®éng tr×nh diÔn slide ë môc Automatically after (sÏ ®−îc tù ®éng tr×nh diÔn

- NÕu nhÊn Apply- thiÕt lËp tr×nh diÔn võa råi sÏ chØ cho slide ®ang chän;

- NÕu nhÊn Apply All- tÊt c¶ c¸c slide sÏ ®−îc chän kiÓu thiÕt lËp tr×nh diÔn nµy.

B¹n cã thÓ dïng chuét kÐo th¶ (Drop & Drag) c¸c slides trªn mµn h×nh nµy ®Ó

ho¸n chuyÓn vÞ trÝ cña chóng.

§Ó ®ãng cöa sæ nµy trë vÒ cöa sæ thiÕt kÕ ban ®Çu, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong

hai c¸ch sau:

C¸ch 1: NhÊn ®óp chuét lªn mét slide nµo ®ã trªn cöa sæ Shorter, slide ®ã sÏ

®−îc hiÓn thÞ trªn cöa sæ thiÕt kÕ ban ®Çu (chÕ ®é Normal).

C¸ch 2: B¹n nhÊn chuét lªn nót Normal view ë gãc cuèi bªn tr¸i mµn h×nh

Powerpoint:

thiÕt kÕ ban ®Çu !

2.5 Kü thuËt tr×nh diÔn

Tr×nh diÔn lµ qu¸ tr×nh thÓ hiÖn néi dung c¸c slide ®· thiÕt kÕ ®−îc trong tÖp tr×nh

diÔn lªn toµn bé mµn h×nh. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó thùc hiÖn tr×nh diÔn c¸c slides:

- NhÊn chuét lªn nót Slide Show ë gãc ph¶i, cuèi mµn h×nh:

®Çu tr×nh diÔn!

hoÆc

- Më môc chän Slide Show |

hoÆc

;

- BÊm phÝm F5 trªn bµn phÝm.

Mµn h×nh tr×nh diÔn xuÊt hiÖn. Víi mµn h×nh tr×nh diÔn nµy, b¹n cã thÓ lµm ®−îc c¸c

c«ng viÖc b»ng c¸ch nhÊn chuét ph¶i lªn mµn h×nh tr×nh diÔn, mét môc chän xuÊt hiÖn:

18

S¸ch häc Powepoint

- Next- ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn Slide tiÕp theo (b¹n cã thÓ nhÊn phÝm Enter

hoÆc bÊm chuét tr¸i ®Ó lµm viÖc nµy);

- Previous- ®Ó chuyÓn ®Õn slide võa tr×nh diÔn kÒ tr−íc (sö dông trong tr−êng

hîp b¹n muèn quay trë l¹i tr×nh diÔn slide tr−íc ®ã);

- Go- ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn mét slide bÊt kú. TiÕp theo nÕu b¹n chän Slide

Navigator, mét danh s¸ch c¸c slide ®−îc xÕp theo thø tù xuÊt hiÖn:

H·y chän slide cÇn tr×nh diÔn råi nhÊn Go To.

- NÕu chän By title, mét danh s¸ch tiªu ®Ò c¸c slide xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän

slide cÇn chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn.

- Pointer options- cho phÐp chän kiÓu con trá chuét trªn mµn h×nh tr×nh diÔn.

- §Æc biÖt, khi b¹n chän kiÓu con chuét lµ Pen, b¹n cã thÓ thùc hiÖn vÏ minh ho¹

trªn mµn h×nh tr×nh diÔn (nh− c«ng cô bót vÏ trong c¸c phÇn mÒm ®å ho¹). Khi

®ã, cã thÓ chän mµu vÏ ë môc Pen color.

- Cuèi cïng, nÕu nhÊn End show- sÏ kÕt thóc phiªn tr×nh diÔn (b¹n còng cã

19

S¸ch häc Powepoint

thÓ nhÊn phÝm ESC ®Ó lµm viÖc nµy).

2.6 In Ên

ViÖc in Ên trªn Powerpoint gÇn gièng nh− in trªn word. B¹n ph¶i ®Þnh d¹ng trang

in, råi míi thùc hiÖn in Ên.

2.6.1 §Þnh d¹ng trang in

§Ó ®Þnh d¹ng trang in, më môc chän File | Page setup, hép tho¹i Page Setup

xuÊt hiÖn:

- Hép Slides and sized for: chän khæ giÊy in ra m¸y in;

- Môc Width vµ Height ®Ó nhËp vµo chiÒu réng vµ chiÒu cao khæ giÊy in (chØ

sö dông môc nµy khi khæ giÊy in cña b¹n kh«ng n»m trong danh s¸ch Slides

sized for:

- Môc Orientation ®Ó thiÕt lËp h−íng in: Portrait – in theo chiÒu däc hoÆc

Landscape – in theo chiÒu ngang. Trong ®ã

- Slides- thiÕt lËp h−íng in d÷ liÖu trªn c¸c Slides;

- Notes, handout & outline – thiÕt lËp h−íng in cho phÇn chó thÝch ®i kÌm c¸c

slide

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý c¸c thiÕt lËp.

2.6.2 In Ên

§Ó in néi dung c¸c slide ra m¸y in, b¹n cã thÓ thùc hiÖn lÖnh in theo 2 c¸ch:

C¸ch 1: Më môc chän File | Print

C¸ch 2: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + P

Hép tho¹i Print xuÊt hiÖn:

20

Bài giảng Microsoft PowerPoint - Nguyễn Sơn Hải