Tài liệu tham khảo MS Access

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Chöông 1:

Xöû lyù caùc File trong Microsoft Access 2000

I. Khaûo saùt vieäc tìm kieám File

1. Caùch tìm kieám caùc File:

Caùc hoäp thoaïi Open, Import, vaø Link (Menu File), vaø caùc hoäp thoaïi

Database To Convert From, Database To Compact From, Database

To Save As MDE As, vaø caùc hoäp thoaïi Encly/Decrypt Database (Menu

Tools), taát caû ñeàu giuùp baïn tìm kieám caùc File treân oå ñóa cöùng vaø treân

baát cöù oå maïng naøo. Baïn coù theå tìm kieám moät File theo teân File, theo

kieåu, theo ngaøy ñöôïc chænh söûa môùi nhaát, theo Text beân trong File

ngoaïi tröø cô sôû döõ lieäu Microsoft Access vaø ñeà aùn Microsoft Access.

Baïn cuõng coù theå tìm kieám moät File baèng caùch chæ ñònh caùc tính chaát

File chaúng haïn nhö taùc giaû, chuû ñeàâ, chuû ñieåm, tieâu ñeà, hoaëc ngaøy taïo

File.

2. Tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc tính chaát cuûa File:

• Caùc tính chaát File laø caùc chi tieát veà File ñeå giuùp baïn nhaän ra File ñoù

• Ví duï: moät tieâu ñeà moâ taû, teân taùc giaû, chuû ñieåm, caùc töø khoùa maø baïn

gaùn vaøo cho File, hoaëc thoâng tin quan troïng khaùc.

1

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

• Moät soá tính chaát File ñöôïc caøi ñaët tröôùc: Caùc tính chaát naøy bao goàm teân

taùc giaû, tieâu ñeà, vaø chuû ñieåm ñaõ coù saün vaø baïn nhaäp vaøo moät giaù trò cho

noù.

• Ví duï, baïn coù theå boå sung töø khoùa "employees" vaøo taát caû caùc File cô

sôû döõ lieäu nhaân söï roài tìm kieám taát caû caùc File theo töø khoùa ñoù.

• Taïo ra caùc tính chaát File cho rieâng baïn: Baïn coù theå nhaäp caùc tính chaát

File boå sung chaúng haïn moät tieâu ñeà moâ taû hoaëc caùc töø khoùa chính nhaèm

nhaän bieát File ñoù, roài nhanh choùng tìm File baèng caùch tìm thoâng tin

naøy.

• Moät soá tính chaát töï ñoäng ñöôïc caäp nhaät: Nhöõng tính chaát naøy bao goàm

soá lieäu thoáng keâ chaúng haïn nhö kích côõ File vaø ngaøy thaùng taïo File

cuõng nhö ngaøy chænh söûa sau cuøng.

• Ví duï, baïn coù theå söû duïng caùc tính chaát naøy ñeå tìm kieám taát caû caùc File

ñöôïc taïo sau ngaøy 3 thaùng 3 naêm 1998, hoaëc nhöõng File ñaõ ñöôïc chænh

söûa vaøo ngaøy hoâm qua.

3. Tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc tieâu chuaån ñaëc bieät:

Trong hoäp thoaïi Open, haõy nhaáp Tools, roài nhaáp File ñeå tìm kieám moät

File baèng caùch söû duïng caùc tính chaát ngoaøi vaên baûn (NonText

ProProperties) hoaëc baèng caùch söû duïng nhieàu daïng keát hôïp tieâu chuaån

cao caáp.

Ví duï: baïn coù theå tìm kieám caùc File coù chöùa Text "budget" hoaëc coù töø

khoùa "Budget99".

4. Löu tieâu Chuaån tìm kieám

Neáu baïn luoân luoân tìm kieám thoâng tin gioáng nhau, hoaëc neáu baïn coù moät

muïc caøi ñaët tìm kieám phöùc taïp baèng caùch söû duïng nhieàu tieâu chuaån tìm

kieám, baïn coù theå löu muïc tìm kieám ñeå söû duïng sau ñoù.

5. Thay ñoåi tieâu chuaån tìm kieám ñaõ ñöôïc löu

Neáu baïn ñaõ löu tieâu chuaån tìm kieám vaø muoán thay ñoåi tieâu chuaån ñoù, thì

baïn cuõng coù theå thöïc hieän ñöôïc.

II. Tìm caùc File

Neáu baïn khoâng theå tìm File maø mình muoán môû baèng caùch söû duïng caùc

phím taét treân Places Bar hoaëc baèng caùch tìm trong caùc Folder maø baïn

thöôøng xuyeân löu caùc taøi lieäu vaøo trong ñoù, thì baïn coù theå nhaäp vaøo caùc

2

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

tieâu chuaån tìm kieám töø beân trong Access (trong hoäp thoaïi Open, nhaáp

Tools, roài nhaáp Find – nhö hình treân).

III. Phaân loaïi moät danh saùch caùc File

1. Treân Menu File, nhaáùp Open.

2. Nhaáp muõi teân naèm keá View, troû ñeán Arranges lcons, roài nhaáp leänh maø

baïn muoán.

Löu yù:

Baïn coù theå phaân loaïi moät danh saùch caùc File trong caùc hoäp thoaïi Import

vaø Link treân Menu File, hoaëc caùc hoäp thoaïi Database to Convert From,

Database To Compact From, Database to Save As LVLDE, vaø

Encryp/Decrypt Database treân Menu Tools.

IV. Noái keát vaøo moät oå maïng:

1. Treân Menu File nhaáp Open

2. Nhaáp Tools, roài nhaáp Map Network Drive.

3. Trong hoäp thaïo Drive, nhaáp maãu töï oå ñóa maø baïn muoán söû duïng ñeå keát

noái vaøo maïng

4. Trong hoäp Path, haõy nhaäp vaøo ñöôøng daãn cuûa Folder ñöôïc chia seû maø

baïn muoán noái vaøo.

3

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

V. Tìm kieám caùc File

1. Treân Menu File, nhaáp Open

2. Nhaáp Tools, roài nhaáp Find

3. Trong hoäp Look In, haõy nhaäp oå ñóa hoaëc Folder maø baïn muoán tìm

kieám.

4. Ñeå tìm taát caû caùc Folder con cuûa Folder ñöôïc choïn vaø hieån thò chöùa

caùc File ñang ñöôïc tìm, haõy choïn hoäp kieåm Search SubFolders.

5. Trong hoäp Properties, haõy nhaáp File Name.

6. Trong hoäp Condition haõy nhaáp tuøy choïn baïn muoán.

7. Trong hoäp Value goõ nhaäp taát caû hoaëc moät phaàn cuûa teân File.

8. Nhaáp Add to List

9. nhaáp Find Now.

Löu yù:

• Ñeå tìm kieám nhieàu oå ñóa cuøng moät luùc haõy goõ nhaäp teân moãi moät oå ñóa

ñöôïc taùch nhau baèng moät daáu chaám phaåy trong hoäp Look In.

• Ví duï, goõ nhaäp C:\; D:\.

• Baïn seõ khoâng theå tìm moät File baèng caùch tìm kieám Text beân trong moät

cô sôû döõ lieäu Microsoft Access hoaëc moät File ñeà aùn Microsoft Access.

• Baïn cuõng coù theå tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc hoäp thoaïi

lmport vaø Link treân Menu File, hoaëc caùc hoäp thoaïi Database to

Convert From, Database To Compact From, Database to Save As

MDE, vaø Encryp/Decrypt Database treân Menu Tools.

VI. Huûy boû moät muïc tìm kieám ñaõ ñöôïc löu

1 . Treân Menu File, nhaáp Open.

2. Nhaáp Tools, roài nhaáp Find.

3. Nhaáp Open Search.

4. Nhaáp teân cuûa muïc tìm kieám, roài nhaáp Delete.

4

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Löu yù:

Baïn cuõng coù theå xoùa boû moät muïc tìm kieám ñaõ ñöôïc löu trong caùc hoäp

thoaïi lmport vaø Link treân Menu File, hoaëc caùc hoäp thoaïi Database to

Convert From, Database To Compact From, Database to Save as MDE,

vaø Encrypt/Decrypt Database treân Menu Tools.

VII. Tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc tính chaát File

1. Treân Menu File, nhaáp Open.

2. Nhaáp Tools, roài nhaáp Find.

3. Trong hoäp Look In, nhaáp oå ñóa hoaëc Folder maø baïn muoán tìm kieám.

• Ñeå tìm kieám nhieàu oå ñóa cuøng moät luùc, haõy goõ nhaäp teân oå ñóa ñöôïc taùch

rôøi nhau baèng moät daáu chaám phaåy trong hoäp Look In.

• Ví duï: goõ nhaäp C:\;D:\

4. Ñeå tìm kieám taát caû caùc Folder con cuûa Folder ñaõ ñoïc choïn ñoàng thôøi

ñeå hieån thò caùc Folder coù chöùa caùc File ñang tìm kieám, haõy choïn hoäp

kieåm Search SubFolders.

5. Trong phaàn Define more Critena, haõy xaùc ñònh tieâu chuaån tìm kieám

baèng caùch choïn caùc tuøy choïn maø baïn muoán trong caùc hoäp Property,

Candition, vaø Value, roài nhaáp Add to List.

Löu yù:

Neáu baïn ñang tìm kieám moät File Office hôn laø cô sôû döõ lieäu Microsoft

Access hoaëc ñeà aùn Microsoft Access Project, thì baïn cuõng coù theå tìm

kieám moät cuïm töø beân trong File, chaúng haïn nhö "apple pie". Trong hoäp

Property, haõy choïn Text or Property, roài trong hoäp Value, haõy nhaäp

vaøo cuïm töø trong daáu ngoaëc ñuùp keùp ("").

6. Ñeå taïo ra tieâu chuaån tìm boå sung haõy nhaáp And hoaëc Or, roài laëp laïi

böôùc 5.

7. Choïn baát cöù tuøy choïn naøo khaùc maø baïn muoán.

 Ñeå coù trôï giuùp Help veà moät tuøy choïn, haõy nhaáp daáu ? roài nhaáp leân tuøy

choïn ñoù.

8. Ñeå löu tieâu chuaån tìm kieám sao cho baïn coù theå söû duïng chuùng sau

naøy, haõy nhaáp Save Search, goõ nhaäp moät teân trong hoäp Name for this

Search, roài nhaáp OK.

 Baïn coù theå söû duïng caùc teân daøi ñeå moâ taû muïc tìm kieám leân ñeán 80 kyù töï

vaø baïn cuõng coù theå ñöa vaøo caùc khoaûng troáng.

5

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

9. Ñeå baét ñaàu cuoäc tìm kieám, haõy nhaáp Find Now.

VIII. Tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc tieâu chuaån tìm kieám ñaõ

ñöôïc löu:

Baïn phaûi coù moät muïc kieám ñaõ ñöôïc löu ñeå söû duïng tieâu chuaån tìm kieám

ñaõ ñöôïc löu.

1. Treân Menu File, nhaáp Open.

2. Nhaáp Tools, roài nhaáp Find.

3. Nhaáp Open Search.

4. Nhaáp teân muïc tìm kieám baïn muoán döøng, roài nhaáp Open.

5. Nhaáp Find Now.

Löu yù:

Baïn cuõng coù theå tìm kieám caùc File baèng caùch söû duïng caùc hoäp thoaïi

lmport vaø Link treân Menu File, hoaëc caùc hoäp thoaïi Database to

Convert From, Database To Compact From, Database to Save As

MDE, vaø Encrypt/Decrypt Database treân Menu Tools.

IX. Söû duïng caùc tính chaát File ñeå ñònh vò trí caùc File

1 . Baøn veà vieäc söû duïng caùc tính chaát file ñeå ñònh vò trí caùc File

 Caùc tính chaát File laø caùc chi tieát veà moät File nhaèm giuùp baïn nhaän ra noù

 Ví duï, moät tieâu ñeà moâ taû, teân taùc giaû, chuû ñieåm, caùc töø khoùa nhaèm nhaän

roõ caùc chuû ñieåm hoaëc caùc thoâng tin quan troïng khaùc veà File. Baïn coù theå

caøi ñaët caùc tính chaát File daønh cho cô sôû döõ lieäu maø baïn ñang laøm vieäc

vaø veà baát cöù cô sôû döõ lieäu Microsoft Access naøo, caùc ñeà aùn Microsoft

Access, hoaëc caùc trang truy caäp döõ lieäu.

 Coù ba kieåu tính chaát khaùc nhau maø baïn coù theå duøng ñeå ñònh vò trí caùc

File.

a. Caùc tính chaát file ñöôïc taïo saün (Built-in File Properties):

 Caùc tính chaát File ñöôïc taïo saün laø caùc tính chaát (chaúng haïn nhö taùc giaû,

tieâu ñeà vaø chuû ñieåm) ñaõ coù ñeå baïn coù theå nhaäp moät giaù trò.

 Ví duï, baïn coù theå nhaäp teân taùc giaû cuûa cô sôû döõ lieäu ñeå coù theå tìm kieám

taát caû caùc cô sôû döõ lieäu do taùc giaû ñoù taïo ra.

b. Caùc tính chaát File tuøy yù:

Baïn coù theå taïo caùc tính chaát File tuøy yù nhaèm coù chöùa baát cöù giaù trò naøo

maø baïn gaùn.

Ví duï, baïn coù theå taïo moät tính chaát cô sôû döõ lieäu ñeå löu giöõ soá phieân baûn

cuûa cô sôû döõ lieäu.

6

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

c. Caùc tính chaát File ñöôïc caäp nhaät töï ñoäng :

 Caùc soá lieäu thoáng keâ chaúng haïn kích côõ cuûa cô sôû döõ lieäu, ngaøy taïo ra,

ngaøy maø cô sôû döõ lieäu ñöôïc chænh söûa laàn löôït laø caùc tính chaát cô sôû döõ

lieäu töï ñoäng ñöôïc baûo quaûn cho baïn.

 Ví duï, baïn coù theå tìm kieám taát caû caùc cô sôû döõ lieäu ñöôïc taïo sau ngaøy 3

thaùng 3 naêm 2004, hoaëc ñöôïc chænh söûa ngaøy hoâm qua.

2. Thoâng tin toång hôïp taøi lieäu cuûa moät cô sôû döõ lieäu Microsoft Access hoaëc ñeà

aùn Microsoft Access

 Khi cô sôû döõ lieäu ñang môû haõy nhaáp Database Properties treân Menu

File.

 Nhaáp nhaõn Summary, ñoåi chæ ñònh thoâng tin yeâu caàu maø baïn muoán.

 Ñeå nhaän ñöôïc trôï giuùp Help veà moät tuøy choïn, haõy nhaáp leân daáu ?, roài

nhaáp leân tuøy choïn ñoù.

 Nhaáp OK.

3. taïo caùc tính chaát cô sôû döõ lieäu tuøy yù ñeå söû duïng trong vieäc ñònh vò moät cô sôû

döõ lieäu Microsoft Access

 Vôùi cô sôû döõ lieäu ñang môû haõy nhaáp Database Properties treân Menu

File.

 Nhaáp nhaõn Custom roài goõ nhaäp kieåu giaù trò daønh cho tính chaát môùi trong

hoäp Name, Type vaø Value.

 Luùc ñaõ hoaøn taát vieäc boå sung caùc tính chaát, haõy nhaáp OK.

4. Chænh söûa hoaëc xoùa boû caùc tính chaát cô sôû döõ lieäu tuøy yù

 vôùi cô sôû döõ lieäu ñang môû, haõy nhaáp Database Properties treân Menu

File. Nhaáp choïn Custom

 nhaáp teân cuûa tính chaát maø baïn muoán xoùa boû hoaëc chænh söûa trong coät

Name trong hoäp Properties.

 ñeå chænh söûa tính chaát, haõy goõ nhaäp caùc thay ñoåi trong caùc hoäp Type

hoaëc Value, roài nhaáp Modify.

 Ñeå xoùa boû tính chaát naøy haõy nhaáp Delete.

Löu yù:

Neáu baïn thöû chænh söûa teân cuûa tính chaát, thì noù trôû thaønh moät tính chaát

môùi, vaø baïn chæ coù theå boå sung noù. Ñeå chænh söûa teân cuûa tính chaát naøy haõy

xoùa boû tính chaát ñang coù vaø boå sung noù vôùi moät teân môùi.

5. Xem moät danh saùch caùc ñoái töôïng cô sôû döõ lieäu trong cô sôû döõ lieäu

Microsoft Access ñang coù hoaëc ñeà aùn Access.

7

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

 Vôùi cô sôû döõ lieäu Microsoft Access hoaëc ñeà aùn Microsoft Access ñang

môû, haõy nhaáp Database Properties treân Menu File

 Nhaáp choïn Contents

Löu yù:

 Ngoaïi tröø caùc tính chaát treân nhaõn General vaø Statistic trong hoäp thoaïi

Database Properties vaø caùc tính chaát cuûa moät trang truy caäp döõ lieäu,

caùc tính chaát File ñeàu coù theå ñöôïc xöû lyù baèng caùch söû duïng Visual Basic

for Applications.

 Luùc baïn thöû ñònh vò moät cô sôû döõ lieäu Microsoft Access, ñeà aùn

Microsoft Access, hoaëc trang truy caäp döõ lieäu, baèng caùch söû duïng hoäp

thoaïi Open, baïn coù theå söû duïng tieâu chuaån tìm kieám ñeå xaùc ñònh caùc tính

chaát cuûa File maø baïn ñang tìm kieám.

 Ví duï, baïn coù theå tìm kieám moät cô sôû döõ lieäu maø tính chaát Contents cuûa

noù chöùa moät Table coù teân laø Suppliers.

X. Sao cheùp moät File

1. Nhaáp Open.

2. Trong hoäp Look ln, nhaáp oå ñaõ hoaëc Folder coù chöùa File maø baïn

muoán sao cheùp.

3. Trong danh saùch Folder, nhaáp ñuùp leân caùc Folder cho ñeán khi baïn

môû ñöôïc Folder coù chöùa File maø mình muoán.

Neáu baïn khoâng tìm thaáy File trong danh saùch Folder, baïn coù theå tìm

kieám noù.

4. Nhaáp phaûi leân File maø baïn muoán sao cheùp, roài nhaáp Copy treân

Menu taét.

8

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

5. Trong hoäp Look ln, nhaáp oå ñóa hoaëc Folder maø baïn muoán sao cheùp

File vaøo ñoù.

6. Trong danh saùch Folder, haõy nhaáp leân caùc Folder cho ñeán luùc baïn

môû ñöôïc Folder maø mình muoán sao cheùp File vaøo ñoù

7. Nhaáp phaûi leân danh saùch Folder (phaûi chaéc chaén coù moät File khoâng

ñöôïc choïn), roài nhaáp Paste treân Menu taét.

 Leänh Paste khoâng coù saün neáu moät File ñöôïc choïn trong danh saùch

Folder.

XI. Xoùa boû moät File

1. Nhaáp Open

9

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

2. Trong hoäp thoaïi Look In, nhaäp oå ñóa, Folder chöùa File maø baïn muoán

xoùa boû.

3. Trong danh saùch Folder haõy nhaáp ñuùp caùc Folder cho ñeán khi baïn môû

ñöôïc Folder coù chöùa File maø mình muoán.

4. Neáu khoâng tìm thaáy File trong danh saùch Folder baïn coù theå tìm kieám noù.

5. Nhaáp phaûi leân File maø baïn muoán xoùa boû ñi, roài choïn Delete treân Menu

taét (Menu taét töông tuï nhö hình treân – Phaàn Copy File).

XII. Ñaët laïi teân moät File

1. Nhaáp Open

2. Trong hoäp thoaïi Look In, nhaäp oå ñóa, Folder chöùa File maø baïn muoán ñaët

laïi teân.

3. Trong danh saùch Folder haõy nhaáp ñuùp caùc Folder cho ñeán khi baïn môû

ñöôïc Folder coù chöùa File maø mình muoán.

4. Neáu khoâng tìm thaáy File trong danh saùch Folder baïn coù theå tìm kieám noù.

5. Nhaáp phaûi leân File maø baïn muoán, roài choïn ReName treân Menu taét

(Menu taét töông tuï nhö hình treân – Phaàn Copy File).

6. Goõ nhaäp teân môùi vaø nhaán Enter.

XIII. Di chuyeån moät File:

1. Nhaáp Open

2. Trong hoäp thoaïi Look In, nhaäp oå ñóa, Folder chöùa File maø baïn muoán di

chuyeån.

3. Trong danh saùch Folder haõy nhaáp ñuùp caùc Folder cho ñeán khi baïn môû

ñöôïc Folder coù chöùa File maø mình muoán.

4. Neáu khoâng tìm thaáy File trong danh saùch Folder baïn coù theå tìm kieám noù.

5. Nhaáp phaûi leân File maø baïn muoán, roài choïn Cut treân Menu taét.

6. Trong hoäp thoaïi Look In, nhaáp leân oå ñóa, Folder chöùa File maø baïn muoán

di chuyeån vaøo ñoù.

7. Trong danh saùch Folder haõy nhaáp ñuùp caùc Folder cho ñeán khi baïn môû

ñöôïc Folder maø mình muoán di chuyeån vaøo ñoù.

8. Nhaáp phaûi leân danh saùch Folder (phaûi chaéc chaén 1 File khoâng ñöôïc

choïn) vaø nhaáp Paste treân Menu taét (Menu taét töông tuï nhö hình treân –

Phaàn Copy File).

Löu yù:

10

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Leänh Paste khoâng coù saün neáu neáu moät File ñöôïc choïn trong danh saùch

Folder.

XIV. Xem taát caû caùc kieåu File vaø phaàn môû roäng teân File.

1. Trong My Computer, hoaëc trong Windows Explorer haõy môû Folder maø

baïn muoán xem caùc File trong ñoù.

2. Treân Menu View, nhaáp choïn Option.

3. Ñeå xem taát caû caùc kieåu File haõy nhaáp choïn Show All File treân nhaõn

View.

4. Ñeå xem taát caû caùc phaàn môû roäng teân File trong Windows, haõy xoùa hoäp

kieåm Hide MS-DOS File Extensions For File Types Thai Are Registered

treân nhaõn View.

5. Ñeå xem taát caû caùc phaàn môû roäng teân File trong Windows, haõy xoùa hoäp

kieåm Hide File Extensioms For Known File Types treân nhaên View.

Löu yù: Hai caøi ñaët sau cuøng ñieàu khieån tình traïng caùc phaàn môû roäng teân File

coù ñöôïc hieån thò trong danh saùch Files of Type cuûa caùc hoäp thoaïi Open,

Export, Import, Link hay khoâng.

XV. Nôi toái öu ñeå löu giöõ caùc File

11

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Laàn ñaàu tieân luùc baïn môû caùc hoäp thoaïi Open vaø File New Database

trong Microsoft Access, Folder My Documents laø Folder hoaït ñoäng

maëc ñònh.

1. Folder My Documents

Folder My Documents laø Folder toái öu ñeå löu giöõ cô sôû döõ lieäu

Microsoft Access, ñeà aùn Microsoft Access, caùc trang truy caäp döõ lieäu,

vaø caùc File khaùc maø baïn ñang laøm vieäc, chaúng haïn nhö caùc taøi lieäu, caùc

trang baûng tính, vaø caùc muïc trình dieãn. Ñeå nhanh choùng truy caäp caùc

File trong Folder My Documents, haõy nhaáp My Documents treân

Places Bar.

2. Folder Favorites

Folder Favoriteïs laø moät nôi lyù töôûng ñeå löu tröõ caùc bieåu töôïng taét vaøo

caùc File vaø Folder maø baïn duøng thöôøng xuyeân, keå caû caùc muïc ñieàu

khieån vò trí maïng. File hoaëc Folder goác thì khoâng di chuyeån, thay vì

vaäy moät bieåu töôïng taét ñöôïc taïo ra ñeå ñi vaøo File hoaëc Folder ñoù . Vieäc

löu giöõ caùc bieåu töôïng taét trong Folder Favorites cho baïn moät caùch

nhanh choùng ñeå truy caäp vaøo baát cöù File naøo maø khoâng caàn phaûi nhôù

nôi maø File ñoù ñang ôû. Ñeå nhanh choùng truy caäp vaøo caùc File trong

Folder Favorites, haõy nhaáp Favorites treân Places Bar.

3. Web Folders

Web Folders laø moät nôi lyù töôûng ñeå löu caùc File cuûa trang truy caäp döõ

lieäu nhaèm söû duïng treân lnternet hoaëc intranet. Caùc File naøy naèm treân

Web Server nhaèm cho pheùp nhöõng ngöôøi söû duïng khaùc deã daøng truy

caäp vaøo chuùng. Ñeå nhanh choùng truy caäp caùc File ñöôïc löu giöõ treân moät

Web Server, haõy nhaáp Web Folders treân Places Bar.

12

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Chöông 2

Thiết kế cô sôû döõ lieäu

I. Khaûo saùt vieäc thieát keá moät cô sôû döõ lieäu

Tröôùc khi baïn söû duïng Microsoft Access ñeå thöïc söï xaây döïng caùc

Table, caùc Form, vaø caùc ñoái töôïng khaùc seõ laøm neân cô sôû döõ lieäu cuûa

baïn, ñieàu quan troïng laø phaûi daønh thôøi gian ñeå thieát keá cô sôû döõ lieäu

Cho duø baïn ñang söû duïng moät cô sôû döõ lieäu Microsoft Access hoaëc

moät ñeà aùn Microsoft Access, thì vieäc thieát keá toát cô sôû döõ lieäu laø neàn

taûng chuû yeáu ñeå taïo moät cô sôû döõ lieäu nhaèm thöïc hieän nhöõng gì maø baïn

muoán moät caùch hieäu quaû, chính xaùc.

II. Caùc böôùc ñeå thieát keá moät cô sôû döõ lieäu

Chuû ñieåm naøy cung caáp thoâng tin veà caùc böôùc caên baûn ñeå thieát keá moät

cô sôû döõ lieäu

1. Xaùc ñònh muïc ñích cuûa cô sôû döõ lieäu

Böôùc ñaàu tieân trong vieäc thieát keá moät cô sôû döõ lieäu ñoù laø xaùc ñònh muïc

ñích vaø caùch maø noù ñöôïc duøng. Baïn caàn bieát thoâng tin naøo baïn muoán töø

cô sôû döõ lieäu. Töø ñoù, baïn coù theå xaùc ñònh chuû ñieåm naøo baïn caàn ñeå löu

tröõ caùc söï kieän veà noù (Table) vaø loaïi döõ lieäu naøo baïn caàn löu tröõ veà

moãi moät chuû ñieåm (caùc tröôøng trong Table).

2. Xaùc ñònh caùc Table maø baïn caàn

Vieäc xaùc ñònh caùc Table coù theå laø böôùc nghieâm ngaët nhaát trong qui

trình thieát keá cô sôû döõ lieäu. Ñieàu naøy do bôûi caùc keát quaû maø baïn muoán

töø Table cuûa mình - caùc Report maø baïn muoán in, caùc Form maø baïn

muoán söû duïng, caùc caâu hoûi maø baïn muoán traû lôøi - seõ khoâng cung caáp

ñaày ñuû veà caùc ñaàu moái veà caáu truùc cuûa caùc Table taïo ra chuùng.

Baïn khoâng caàn thieát keá Table cuûa baïn baèng caùch söû duïng Microsoft

Access. Thaät söï ra, ñieàu toát hôn ñoù laø caàn phaûi phaùc thaûo vaø hoaïch ñònh

laïi coâng vieäc thieát keá tröôùc tieân treân giaáy. Luùc baïn thieát keá Table, haõy

chia nhaõn caùc maûng thoâng tin baèng caùch giöõ caùc nguyeân taéc thieát keá

caên baûn döôùi ñaây:

 Moät Table khoâng neân chöùa thoâng tin truøng laëp vaø thoâng tin seõ khoâng

ñöôïc truøng laëp giöõa caùc Table. ôû phöông dieän naøy, moät Table trong moät

13

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

cô sôû döõ lieäu quan heä thì khaùc vôùi moät Table trong moät trình öùng duïng

FLAT-File chaúng haïn nhö moät trang baûng tính.

 Luùc moãi maûng thoâng tin ñöôïc löu giöõ chæ trong moät Table, thì baïn caäp

nhaät noù ôû moät choã. Ñieàu naøy höõu hieäu hôn vaø noù cuõng haïn cheá khaû naêng

caùc muïc truøng laép coù chöùa thoâng tin khaùc nhau.

 Ví duï, baïn seõ muoán löu giöõ moãi moät ñòa chæ khaùch haøng vaø soá ñieän thoaïi

cuûa khaùch haøng ñoù chæ moät laàn treân moät Table maø thoâi.

 Moãi Table cuõng neân chöùa thoâng tin veà moãi moät chuû ñieåm.

 Luùc moãi moät Table coù chöùa moät söï kieän duy nhaát veà moät chuû ñieåm, thì

baïn coù theå löu giöõ thoâng tin veà moãi moät chuû ñieåm moät caùch ñoäc laäp vôùi

caùc chuû ñieåm khaùc.

 Laáy Ví duï, baïn neân löu giöõ ñòa chæ cuûa khaùch haøng ôû moät Table khaùc vôùi

ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng, ñeå baïn coù theå xoùa boû moät ñôn ñaët haøng

maø vaãn giöõ laïi thoâng tin veà khaùch haøng ñoù.

3. Xaùc ñònh caùc tröôøng (Field) maø baïn caàn

 Moãi moät Table coù chöùa thoâng tin veà chuû ñieåm gioáng nhau, vaø moãi moät

tröôøng trong moät Table thì coù chöùa caùc söï kieän rieâng bieät veà chuû ñieåm

cuûa Table. Laáy Ví duï, moät Table khaùch haøng coù theå chöùa caùc tröôøng teân

coâng ty, tröôøng ñòa chæ, tröôøng thaønh phoá, vaø tröôøng soá ñieän thoaïi. Luùc

phaùc thaûo caùc tröôøng cho moãi moät Table, haõy nhôù caùc lôøi khuyeân sau

ñaây:

 Lieân heä moãi moät tröôøng tröïc tieáp vôùi chuû ñieåm cuûa Table.

 Ñöøng ñöa vaøo döõ lieäu ñöôïc daãn xuaát hoaëc ñöôïc tính toaùn (töùc laø döõ lieäu

keát quaû cuûa moät bieåu thöùc hay bieán ñoåi).

 Ñöa vaøo taát caû thoâng tin caàn thieát.

 Löu giöõ thoâng tin theo caùc phaàn hôïp lyù nhoû nhaát (Ví duï, First Name vaø

Last Name hôn laø Name).

4. Chæ ñònh tröôøng hoaëc caùc tröôøng vôùi caùc giaù trò ñoàng nhaát trong vôùi moät

Record (baûn ghi)

 Ñeå Microsoft Access noái thoâng tin ñöôïc löu giöõ trong caùc Table rieâng

bieät

 Ví duï, ñeå noái moät khaùch haøng vôùi taát caû caùc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch

haøng ñoù moãi Table trong cô sôû döõ lieäu cuûa baïn phaûi chöùa moät tröôøng

hoaëc taäp hôïp caùc tröôøng coø caùc ñaëc tính ñoàng nhaát vôùi moãi moät Record

rieâng bieät trong Table. Moät tröôøng hoaëc taäp hôïp caùc tröôøng nhö theá ñöôïc

goïi laø moät töø khoùa (Primary key).

14

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

5. Xaùc ñònh caùc quan heä giöõa caùc Table

 Baây giôø chuùng ta ñaõ chia thoâng tin thaønh caùc Table vaø caùc tröôøng khoùa

chính ñònh danh, baïn caàn moät phöông phaùp ñeå baùo cho Microsoft Access

caùch ñöa thoâng tin coù lieân quan trôû veà vôùi nhau theo moät caùch thöùc ñaày

ñuû yù nghóa. Ñeå thöïc hieän ñieàu naøy, baïn caàn xaùc ñònh caùc quan heä giöõa

caùc Table trong moät cô sôû döõ lieäu Microsoft Access.

 Baïn seõõ nhaän thaáy raèng vieäc xem caùc quan heä trong moät cô sôû döõ lieäu

hieän ñang ñöôïc thieát keá toát laø moät ñieàu ích lôïi.

 Ví duï, môû cô sôû döõ lieäu maãu Norhwind, roài nhaáp Relationships treân

menu Tools ñeå xem caùc quan heä giöõa caùc Table cuûa noù. Hoaëc coù theå baïn

muoán xem caùc quan heä trong ñeà aùn Access maãu Northwind vaø cô sôû döõ

lieäu maãu Microsoft SQL Server.

6. Tinh chænh muïc thieát keá cuûa baïn

 Sau khi ñaõ thieát keá caùc Table, Field, vaø caùc quan heä maø baïn caàn, ñaõ ñeán

luùc phaûi nghieân cöùu vieäc thieát keá vaø doø tìm baát cöù sai laàm naøo hieän vaãn

coøn.

 Vieäc thay ñoåi thieát keá cô sôû döõ lieäu baây giôø thì deã daøng hôn laø thöïc hieän

ñieàu ñoù sau khi baïn ñaõ ñieàn döõ lieäu vaøo caùc Table.

 Söû duïng Microsoft Access ñeå taïo ra caùc Table, chæ ñònh caùc quan heä

giöõa caùc Table vaø nhaäp döõ lieäu maãu ñuû trong caùc Table ñeå baïn coù theå

thöû nghieäm baûn thieát keá. Ñeå thöû nghieäm caùc quan heä trong cô sôû döõ lieäu,

haõy xem baïn coù theå taïo caùc Query ñeå nhaän caùc caâu traû lôøi maø mình

muoán khoâng. Vieäc taïo baûng phaùc thaûo thoâ cuûa caùc Form vaø Report

15

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

cuõng nhö xem chuùng coù minh hoïa döõ lieäu theo yù baïn muoán hay khoâng.

Haõy tìm kieám caùc muïc truøng laëp khoâng caàn thieát veà döõ lieäu vaø haïn cheá

chuùng. Neáu baïn tìm thaáy caùc söï coá, thì haõy tinh chænh vieäc thieát keá.

7. Nhaäp döõ lieäu vaø taïo caùc ñoái töôïng cô sôû döõ lieäu khaùc

 Luùc baïn haøi loøng vôùi caáu truùc Table ñaùp öùng ñöôïc caùc nguyeân taéc thieát

keá ñöôïc moâ taû ôû ñaây, thì ñaõ ñeán luùc baïn phaûi tieáp tuïc boå sung taát caû döõ

lieäu ñang coù vaøo Table. Sau ñoù, baïn coù theå taïo ra baát cöù Query, Form,

Report, caùc trang truy caäp döõ lieäu, Macro vaø caùc Module maø baïn muoán.

8. Söû duïng coâng cuï phaân tích Microsoff Access

 Microsoft Access coù chöùa hai coâng cuï coù theå giuùp baïn tinh chænh vieäc

thieát keá cô sôû döõ lieäu cuûa Microsoft Access. Table Analyzer Wizard coù

theå phaân tích vieäc thieát keá moät Table moät laàn, coù theå ñöa ra caùc caáu truùc

Table môùi vaø caùc quan heä neáu coù vaø coù theå chia moät Table thaønh caùc

Table quan heä môùi neáu ñieàu naøy coù yù nghóa.

 PerFormance Analyzer coù theå phaân tích toaøn boä cô sôû döõ lieäu vaø ñöa ra

moät soá ñeà nghò ñeå caûi tieán noù. Wizard cuõng coù theå thöïc thì caùc phaàn ñeà

nghò naøy.

 Ñeå coù nhöõng yù töôûng boå sung veà vieäc thieát keá moät cô sôû döõ lieäu

Microsoft Access, baïn coù theå muoán xem phaàn thieát keá cuûa cô sôû döõ lieäu

maãu Northwind hoaëc moät trong nhöõng cô sôû döõ lieäu maø baïn taïo ra vôùi

Database Wizard.

 Haõy xem Microsoft SQL Server Documentation ñeå coù nhöõng yù töôûng

boå sung veà vieäc phaân tích cô sôû döõ lieäu Microsoft SQL Server nhaèm

caûi tieán hoaït ñoäng cuûa noù.

III. Taïo moät cô sôû döõ lieäu môùi

Treân Menu File goïi New

Hoaëc aán toå hôïp phím Ctrl_N, seõ cho ta hoäp thoaïi New sau (hình):

Trong phaàn gôø Tab General coù caùc muïc sau:

Database:

taïo cô sôû döõ lieäu môùi

Data access pages:

taïo cô sôû döõ lieäu vôùi trang Web HTML

Project (existing database): taïo döï aùn vôùi cô sôû döõ lieäu coù saün

Project (New database): taïo döï aùn vôùi cô sôû döõ lieäu môùi

Trong gôø Tab database: laø caùc Wizard Database coù saún giuùp ta deã thieát

keá taïo döï aùn vôùi cô sôû döõ lieäu theo maãu coù saün theo höôùng daãn cuûa

Wizard Database.

16

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

Caùc Wizard database maãu:

Ñaùnh teân vaøo hoäp File name (ví duï: Bai thuc hanh so 1)

Chuù yù: Trong danh saùch Folder, haõy nhaáp leân caùc Folder cho ñeán luùc

baïn môû ñöôïc Folder maø mình muoán löu File vaøo ñoù.

17

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

IV. Khaûo saùt vieäc taïo moät trình öùng duïng

 Sau khi baïn quen thuoäc vôùi Microsoft Access vaø ñaõ hoïc caùch taïo caùc

Table, Query, Form, Report, caùc thanh leänh tuøy yù, v.v..., baïn coù theå boå

sung caùc Macro vaø maõ Visual Baasic for Applications ñeå buoäc caùc ñoái

töôïng naøy laïi vôùi nhau trong moät trình öùng duïng. Moät trình öùng duïng seõ

toå chöùc caùc taùc vuï coù quan heä sao cho ngöôøi duøng coù theå taäp trung vaøo

moät coâng vieäc trong taàm tay, chöù khoâng theo caùch maø trình öùng duïng

hoaït ñoäng hoaëc theo caùch maø chöông trình ñöôïc duøng ñeå phaùt trieån trình

öùng duïng. Ñeå bieát theâm thoâng tin veà vieäc taïo moät trình öùng duïng, haõy

xem phaàn taïo caùc trình öùng duïng vôùi Forms vaø Reports.

 Baïn cuõng coù theå tham khaûo Office Assistant veà caùc chuû ñieåm ñaëc bieät

naøy.

 Baïn cuõng coù theå ñieàu khieån hình thöùc vaø baûn chaát cuûa caùc trình öùng duïng

luùc noù khôûi ñaàu baèng caùch caøi ñaët caùc tuøy choïn trong hoäp thoaïi Startup

(treân Menu Tools) .

 Ví duï, baïn coù theå chæ Form naøo trình öùng duïng cuûa baïn seõ hieån thò luùc

khôûi ñoäng, hoaëc baïn coù theå chæ ñònh Text môùi xuaát hieän trong thanh tieâu

ñeà trong khi trình öùng duïng ñang chaïy.

 Neáu baïn döï kieán phaân boá trình öùng duïng cuûa mình cho nhöõng ngöôøi söû

duïng khaùc, baïn caàn phaûi xaùc laäp tính an toaøn ñeå baûo veä caùc ñoái töôïng maø

baïn ñaõ taïo ra, cuõng nhö döõ lieäu trong Table cuûa mình.

18

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

 Sau khi trình öùng duïng cuûa baïn ñaõ ñöôïc phaân boá, haõy vaãn söû duïng caùc

coâng cuï do Microsoft Access cung caáp ñeå neùn ñònh kyø vaø söûa chöõa cô sôû

döõ lieäu. Phaûi baûo ñaâm cung caáp cho ngöôøi söû duïng moät caùch ñeå ñieàu

khieån caùc vò trí nhaèm thöïc hieän toát ñieàu naøy.

 Hieån thò hoaëc thay ñoåi caùc tính chaát toång quaùt cuûa moät ñoái töôïng cô sôû

döõ lieäu.

1. Trong muïc Objects trong cöûa soå Database, haõy nhaáp kieåu ñoái töôïng

cô sôû döõ lieäu cuûa caùc tính chaát baïn muoán thay ñoåi

2. Nhaáp ñoái töôïng cô sôû döõ lieäu coù chöùa caùc tính chaát baïn muoán thay

ñoåi.

3. Nhaáp Properties treân thanh coâng cuïï.

Ñeå coù trôï giuùp Help veà moät muïc, haõy nhaáp ? roài nhaáp leân muïc ñoù.

Löu yù

 Noäi dung cuûa tröôøng Description trong hoäp thoaïi Properties laø nhöõng gì

ñöôïc hieån thò beân döôùi Description trong cöûa soå Database luùc baïn nhaáp

Details treân thanh coâng cuï.

 Trong ñeà aùn Microsoft Access, baïn khoâng theå thay ñoåi caùc tính chaát cuûa

moät Table, View, sô ñoà Database, hoaëc thuû tuïc ñöôïc löu tröõ bôûi vì caùc

ñoái töôïng naøy naèm trong cô sôû döõ lieäu Microsoft SQL Server. Tuy

nhieân, baïn coù theå thay ñoåi caùc tính chaát töø moät Form, Report, Macro,

hoaëc module, bôûi vì caùc ñoái töôïng naøy naèm beân trong ñeà aùn Access, chöù

khoâng naèm trong cô sôû döõ lieäu Microsoft SQL Server; baïn cuõng coù theå

thay ñoåi caùc tính chaát cuûa moät trang truy caäp döõ lieäu.

V. Hieån thò hoaëc thay ñoåi tính chaát toång quaùt cuûa moät ñoái töôïng cô sôû döõ

lieäu

1. Trong muïc Objects trong cöûa soå Database, haõy nhaáp kieåu ñoái töôïng

cô sôû döõ lieäu cuûa caùc tính chaát baïn muoán thay ñoåi

2. Nhaáp ñoái töôïng cô sôû döõ lieäu coù chöùa caùc tính chaát baïn muoán thay ñoåi.

3. Nhaáp Properties treân thanh coâng cuïï.

Ñeå coù trôï giuùp Help veà moät muïc, haõy nhaáp ? roài nhaáp leân muïc ñoù.

Löu yù

❖ Noäi dung cuûa tröôøng Description trong hoäp thoaïi Properties laø nhöõng gì

ñöôïc hieån thò beân döôùi Description trong cöûa soå Database luùc baïn nhaáp

Details treân thanh coâng cuï.

❖ Trong ñeà aùn Microsoft Access, baïn khoâng theå thay ñoåi caùc tính chaát cuûa

moät Table, View, sô ñoà Database, hoaëc thuû tuïc ñöôïc löu tröõ bôûi vì caùc

19

TT CNTT-NN

Taøi lieäu Tham Khaûo MS Access

ñoái töôïng naøy naèm trong cô sôû döõ lieäu Microsoft SQL Server. Tuy nhieân,

baïn coù theå thay ñoåi caùc tính chaát töø moät Form, Report, macro, hoaëc

module, bôûi vì caùc ñoái töôïng naøy naèm beân trong ñeà aùn Access, chöù

khoâng naèm trong cô sôû döõ lieäu Microsoft SQL server; baïn cuõng coù theå

thay ñoåi caùc tính chaát cuûa moät trang truy caäp döõ lieäu.

VI. Môû moät cô sôû döõ lieäu Microsoft Access

1. Treân men File, nhaáp Open.

2. Nhaáp moät bieåu troïng taét trong Places Bar, hoaëc trong hoäp Look In,

nhaáp oå ñaõ hoaëc Folder coù chöùa cô sôû döõ lieäu Microsoff Access maø baïn

muoán.

3. Trong danh saùch Folder, haõy nhaáp ñuùp leân caùc Folder cho ñeán khi

baïn môû ñöôïc Folder coù chöùa cô sôû döõ lieäu.

 Neáu baïn khoâng theå tìm thaáy cô sôû döõ lieäu maø mình muoán môû, haõy nhaáp

Tools, roài nhaáp Find (nhö ñaõ noùi trong chöông 1). Trong hoäp thoaïi

Find, nhaäp vaøo tieâu chuaån tìm kieám boå sung. Ñeå coù trôï giuùp veà moät tuøy

choïn, haõy nhaáp daáu ? vaø nhaáp leân tuøy choïn ñoù.

Thöïc hieän moät trong caùc thao taùc sau ñaây:

 Ñeå môû cô sôû döõ lieäu nhaèm truy caäp chia seû trong moät moâi tröôøng nhieàu

ngöôøi duøng, sao cho baïn vaø nhöõng ngöôøi khaùc ñieàu coù theå ñoïc vaø vieät leân

cô sôû döõ lieäu, haõy nhaäp Open.

20