Giáo trình Tổ chức sự kiện
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
LỜI NÓI ĐẦU
Môn học Tổ chức sự kiện là môn học chuyên sâu về kỹ năng quản lý, tổ chức
sự kiện dành cho sinh viên Quản trị Du lịch, Quản trị khách sạn, dành cho những
ngƣời đang làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, kích hoạt thƣơng hiệu và các sự
kiện MICE: về văn hóa, thể thao, du lịch, hội chợ, hội nghị triển lãm…Ngoài ra
nội dung môn học Tổ chức sự kiện đƣợc thiết kế, biên soạn dành cho học viên đến
từ doanh nghiệp, công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện, dịch vụ tiếp thị, công ty du
lịch lữ hành, các hiệp hội nhà nghề và nhân viên các cơ quan truyền thông đại
chúng.
Giáo trình Tổ chức sự kiện đƣợc biên soạn gồm 5 chƣơng, sẽ giúp cho ngƣời
học:
- Đƣợc trang bị một nền tảng kiến thức hệ thống mang tính thực tiễn cao về
quy trình quản lý, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp.
- Xây dựng tầm nhìn và phƣơng pháp tƣ duy sáng tạo để tìm ra những ý tƣởng
lớn, điểm nhấn của sự kiện trên cơ sở bám sát định vị của thƣơng hiệu.
- Trang bị các kỹ năng, kiến thức xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện
chuyên nghiệp. Các kỹ năng quan hệ cộng đồng (PR) và khả năng kiểm soát
các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.
Mặc dù đã tham khảo, sử dụng nhiều tài liệu liên quan trong quá trình biên
soạn, nhƣng chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc sự góp ý của
các thầy, cô giáo, của các em sinh viên và bạn đọc để giáo trình đƣợc tiếp tục sửa
chữa, nhằm đáp ứng nhu cầu dạy và học của Nhà trƣờng.
1
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
MỤC LỤC
Chƣơng 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trang
1.1.Khái niệm...................................................................................................... 13
1.2. Tầm quan trọng và ảnh hƣởng của tổ chức sự kiện..................................... 15
1.2.1. Đối với đờo sống xã hội............................................................................ 15
1.2.2. Đối với doanh nghiệp du lịch.................................................................... 17
1.3. Phân loại sự kiện.......................................................................................... 18
1.3.1. Khai trƣơng............................................................................................... 18
1.3.2. Giới thiệu sản phẩm mới........................................................................... 19
1.3.3. Các kỳ nghỉ, các ngày lễ ........................................................................... 19
1.3.4. Sự xuất hiện của những ngƣời nổi tiếng................................................... 19
1.3.5. Kỷ niệm ngày thành lập............................................................................ 20
1.3.6. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi......................................................... 20
1.4. Yêu cầu đối với nàh tổ chức sƣ kiện............................................................ 20
1.4.1. Sự năng động, chịu khó ............................................................................ 21
1.4.2. Sự cẩn thận, tỉ mỉ ...................................................................................... 21
1.4.3. Óc sáng tạo, thẩm mỹ................................................................................ 22
1.4.4. Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện ..................................... 23
1.4.5. Kỹ năng tổ chức và làm việc theo nhóm .................................................. 23
1.4.6. Sức khoẻ bền bỉ......................................................................................... 24
1.4.7. Đam mê nghề nghiệp ................................................................................ 24
1.5. Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện ........................................................ 24
2
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
1.5.1. Ngân sách tổ chức sự kiện ........................................................................ 25
1.5.2. Giấy phép tổ chức sự kiện ........................................................................ 25
1.5.3. Khách hàng ............................................................................................... 27
1.5.4. Đối tƣợng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện ......................................... 27
1.5.5. Chủ đề của sự kiện.................................................................................... 28
1.5.6. Truyền thông cho sự kiện ......................................................................... 28
1.5.7. Địa điểm tổ chức sự kiện .......................................................................... 29
1.5.7.1. Tổ chức sự kiện trong nhà ................................................................... 32
1.5.7.2. Tổ chức sự kiện ngoài trời................................................................... 33
1.5.7.3. Tổ chức sự kiện trong nhà hàng .......................................................... 34
1.5.8. Ban tổ chức sự kiện................................................................................... 35
1.5.9. Diễn giả cho sự kiện ................................................................................. 36
1.5.10. Thời gian hoàn thành các công việc đã định........................................... 38
1.5.11. Phòng hội nghị ........................................................................................ 38
1.5.12. An toàn an ninh ....................................................................................... 39
1.5.12.1. Hoả hoạn .............................................................................................. 40
1.5.12.2. Hƣ hỏng trang thiết bị .......................................................................... 41
1.5.12.3. Tình trạng khẩn cấp.............................................................................. 41
1.5.12.4. Những tình huống ẩu đả....................................................................... 42
1.5.12.5. Những tình huống ngoài dự đoán......................................................... 42
1.5.13. Giữ xe...................................................................................................... 43
1.5.14. Phƣơng án dự phòng ............................................................................... 43
1.5.15. Ăn uống................................................................................................... 44
1.5.16. Vệ sinh..................................................................................................... 44
1.5.17. Quà tặng và tiệc chiêu đãi....................................................................... 45
1.5.18. Khách mời tham gia sự kiện ................................................................... 45
1.5.18.1. Hồ sơ khách mời .................................................................................. 45
1.5.18.2. Vấn đề di chuyển của khách mời ......................................................... 46
3
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
1.5.18.3. Lên danh sách khách mời..................................................................... 47
1.5.18.4. Số lƣợng khách mời ............................................................................. 48
1.5.18.5. Chuẩn bị thiếp mời............................................................................... 49
1.5.18.6. In thiếp mời .......................................................................................... 49
1.5.18.7. Gửi thiếp mời ....................................................................................... 51
1.5.19. Phát tờ rơi cho tổ chức sự kiện................................................................ 52
1.5.20. Vấn đề quay phim, chụp ảnh trong tổ chức sự kiện................................ 54
1.5.20.1. Mục đích của quy phim, chụp ảnh....................................................... 54
1.5.20.2. Bản quyền quay phim, chụp ảnh.......................................................... 54
1.5.20.3. Ngân sách dành cho quay phim, chụp ảnh........................................... 55
1.5.20.4. Số lƣơng chuyên gia quay phim, hụp ảnh............................................ 55
1.5.20.4. Kịch bản và biên tập............................................................................. 56
1.5.20.6. Những yêu cầu của quay phim, chụp ảnh............................................ 56
1.5.20.7. Trang phục và ứng xử của chuyên gia quay phim, chụp ảnh .............. 57
1.5.21. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ............................................................... 57
1.6. Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện..................................................................... 59
CHƢƠNG 2.
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trang
2.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện .............................................................. 61
2.1.1. Tầm quan trọng của ngân sách ................................................................. 61
2.1.2. Yêu cầu của ngân sách.............................................................................. 62
4
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
2.1.3. Lập dự toán sơ bộ ngân sách..................................................................... 62
2.1.4. Nội dung ngân sách................................................................................... 63
2.1.4.1. Những khoản khó dự đoán trong sự kiện ............................................ 65
2.1.4.2. Tính toán thời giá khi tổ chức sự kiện................................................. 66
2.2. Tính toán mức thiệt hại khi huỷ hợp đồng tổ chức sự kiện ......................... 68
2.3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện....................................................................... 70
2.3.1. Xác định mục tiêu sự kiện ........................................................................ 70
2.3.2. Các yếu tố xác định mục đích tổ chức sự kiện ......................................... 71
2.3.3. Xác định nội dung sự kiện ........................................................................ 72
2.3.4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ................................................................... 73
2.3.4.1. Xác định loại hình sự kiện................................................................... 77
2.3.4.2. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện....................................... 77
2.4. Viết chƣơng trình sự kiện............................................................................. 78
2.5. Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện......................................................... 80
2.6. Kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện......................................................... 80
2.6.1. Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị ................................................. 80
2.6.2. Xác định thời gian cho tổ chức sự kiện..................................................... 83
2.6.2.1. Xác định thời gian trong năm .............................................................. 83
2.6.2.2. Xác định thời gian ngày trong tuần ..................................................... 84
2.6.2.3. Xác định thời gian trong ngày ............................................................. 85
2.6.2.4. Thời gian cho họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới................. 86
2.6.2.5. Thời gian cho chƣơng trình động viên ................................................ 87
2.6.2.6. Thời gian cho các sự kiện khác ........................................................... 88
2.7. Kế hoạch nhân sự cho tổ chức sự kiện......................................................... 89
2.8. Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức sự kiện................................................. 90
2.9. Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức sự kiện ................................................ 90
2.10. Kế hoạch phục vụ tổ chức sự kiện........................................................... 91
5
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
Chƣơng 3.
CHUẨN BỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trang
3.1. Khu vực tổ chức sự kiện .............................................................................. 93
3.1.1. Khu vực cổng chào lễ tân đón khách........................................................ 93
3.1.2. Khu vực họp lễ.......................................................................................... 94
3.1.3. Sắp dặt phòng tổ chức sự kiện .................................................................. 95
3.1.4. Trang trí phòng tổ chức sự kiện................................................................ 97
3.1.5. Khu vực khởi công, khánh thành, khai trƣơng ......................................... 99
3.1.6. Sân khấu của sự kiện................................................................................. 99
3.1.7. Phòng chờ khách VIP.............................................................................. 102
3.2. Khu vực tổ chức tệc chiêu đãi.................................................................... 102
3.2.1. Không gian tiếp khách ............................................................................ 103
3.2.2. Không gian chiêu đãi .............................................................................. 103
3.3. Sử dụng âm thanh, ánh sáng trong tổ chức sự kiện ................................... 103
3.4. Xử lý không gian tổ chức sự kiện.............................................................. 107
3.4.1. Địa điểm hơi xập xệ................................................................................ 107
3.4.2. Không gian quá rộng hoặc quá hẹp ........................................................ 108
3.4.3. Địa điểm thiếu ánh sáng.......................................................................... 108
3.4.4. Địa điểm không bằng phẳng ................................................................... 109
3.4.5. Địa điểm thời tiết không thuận lợi.......................................................... 109
6
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
Chƣơng 4.
TỔ CHỨC CÁC BỮA ĂN
VÀ GIẢI TRÍ TRONG SỰ KIỆN
Trang
4.1. Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện............................................................. 111
4.1.1. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc............................................................... 111
4.1.2. Lựa chọn loại hình tiệc phù hợp cho sự kiện.......................................... 112
4.1.3. Dự trù kinh phí cho bữa tiệc ................................................................... 113
4.1.4. Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc.............................................................. 114
4.1.5. Vị trí nhà bếp........................................................................................... 115
4.1.6. Chuẩn bị đồ ăn và đồ uống trong bữa tiệc .............................................. 116
4.1.7. Bố trí bàn tiệc.......................................................................................... 118
4.1.8. Cung cách phục vụ.................................................................................. 119
4.1.9. Vệ sinh an toàn thực phẩm...................................................................... 119
4.2. Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện .............................................................. 120
4.2.1. Tổ chức bữa ăn sáng trong sự kiện......................................................... 120
4.2.2. Tổ chức bữa ăn trƣa trong sự kiện.......................................................... 125
4.2.3. Tổ chức bữa ăn tối trong sự kiện ............................................................ 126
4.2.4. Tổ chức bữa ăn giải lao trong sự kiện..................................................... 128
4.2.5. Tổ chức tiệc cocktails trong sự kiện ....................................................... 129
4.3. Giải trí văn nghệ trong sự kiện................................................................... 131
4.3.1. Ảo thuật................................................................................................... 132
4.3.2. Múa rối.................................................................................................... 132
4.3.3. Chỉnh nhạc (DJ) ...................................................................................... 133
4.3.4. Khiêu vũ thể thao (Dance Sport) ............................................................ 134
4.3.5. Múa truyền thống Ấn Độ (Bellydance) .................................................. 135
7
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
4.3.6. Tâng bóng nghệ thuật.............................................................................. 135
4.3.7. Hài kịch................................................................................................... 136
4.3.8. Biểu diễn trống hội.................................................................................. 137
4.4. Tổ chức trò chơi trong sự kiện................................................................... 138
Chƣơng 5.
QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN
Trang
5.1. Bộ máy nhân sự của tổ chức sự kiện.......................................................... 142
5.1.1. Ban tổ chức sự kiện................................................................................. 142
5.1.2. Trƣởng ban tổ chức sự kiện (Event Manger/Event Palner).................... 143
5.1.3. Quản lý dự án, điều hành sự kiện (Event Leader/Project Manager)....... 143
5.1.4. Giám sát viên sự kiện (Event Supervisor) .............................................. 143
5.1.5. Nhân viên sự kiện (Event Executive) ..................................................... 144
5.1.6. Cộng tác viên (Helper)............................................................................ 144
5.2. Sơ đồ bố trí nhân sự tổ chức sự kiện.......................................................... 144
5.3. Tổ chức và theo dõi sự kiện....................................................................... 146
5.4. Điều phối sự kiện ....................................................................................... 146
5.5. Quản lý lịch trình tổ chức sự kiện.............................................................. 147
5.5.1. Trễ chƣơng trình sự kiện......................................................................... 147
5.5.2. Khắc phục thời gian bị trễ....................................................................... 148
5.6. Giải quyết khiếu nại của khách hàng ......................................................... 150
5.7. Kết túc sự kiện............................................................................................ 152
5.8. Đánh giá, tổng kết và báo cáo.................................................................... 152
5.9. Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện ngoài trời................................................ 153
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................. 162
8
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mã số môn học: MH
Thời gian môn học: 60 giờ (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành: 30 giờ)
VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔN HỌC
I.
1. Vị trí
Tổ chức sự kiện là một môn học bắt buộc trong chƣơng trình đào tạo cán bộ
quản trị khách sạn. Là môn học thuộc nhóm kiến thức chuyên môn về quản lý
kinh tế, quản lý các hoạt động kinh doanh trong khách sạn.
2. Tính chất
Môn học bao gồm nhiều kiến thức và kỹ năng về tổ chức, quản lý và điều
hành hoạt động tổ chức các sự kiện trong khách sạn. Môn học đòi hỏi sự tƣ duy,
tính toán chính xác từ giảng viên và sinh viên. Giảng viên phải có kiến thức về
quản lý kinh tế và kinh nghiệm nghề nghiệp. Sinh viên đã trải qua những môn
học, khóa học về nghiệp vụ khách sạn sẽ có khả năng tiếp thu dễ dàng hơn.
II.
MỤC TIÊU MÔN HỌC
Sau khi học xong môn học này, người học có thể:
- Kiến thức:
+ Mô tả đƣợc quy trình quản lý, tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp.
+ Phát triển đƣợc tầm nhìn và phƣơng pháp tƣ duy sáng tạo để tìm ra những
ý tƣởng lớn, điểm nhấn của sự kiện trên cơ sở bám sát định vị của thƣơng
hiệu.
+ Chỉ ra đƣợc yếu tố căn bản để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
- Kỹ năng:
+ Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
+ Xây dựng quan hệ cộng đồng (PR) và kiểm soát các rủi ro trong quá trình
triển khai tổ chức sự kiện.
- Thái độ:
+ Làm việc với sự hiểu biết, tăng tinh thần trách nhiệm đối với hoạt động tổ
chức sự kiện tại các doanh nghiệp du lịch.
9
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
III. NỘI DUNG MÔN HỌC
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian
Thời gian (giờ)
Kiểm tra
Số
Tên chƣơng mục
Tổng
số
Lý
Thực hành,
(LT hoặc
TH)
TT
thuyềt
Bài tập
20
10
10
I. Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản của
tổ chức sự kiện
1.1. Khái niệm
1.2. Tầm quan trọng của tổ chức sự
kiện
1.3. Phân loại sự kiện
1.4. Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự
kiện
1.5. Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự
kiện
1.6. Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
II. Chƣơng 2: Dự toán ngân sách và lập
kế hoạch tổ chức sự kiện
10
10
10
2.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
2.2. Tính toán mức thiệt hại khi hủy
hợp đồng tổ chức sự kiện
2.3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.4. Viết chƣơng trình sự kiện
2.5. Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự
kiện
2.6. Kế hoạch về thời gian tổ chức sự
kiện
2.7. Kế hoạch nhân sự cho tổ chức sự
kiện
2.8. Kế hoạch trang thiết bị cho tổ
chức sự kiện
2.9. Kế hoạch trang trí địa điểm tổ
chức sự kiện
2.10.Kế hoạch phục vụ sự kiện
III. Chƣơng 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất
cho tổ chức sự kiện
10
4
4
2
3.1. Khu vực tổ chức sự kiện
10
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
3.2. Khu vực tổ chức tiệc chiêu đãi
3.3. Sử dụng âm thanh, ánh sáng
trong tổ chức sự kiện
3.4. Xử lý không gian tổ chức sự kiện
IV Chƣơng 4. Tổ chức các bữa ăn và
giải trí trong sự kiện
10
10
5
4
5
4
4.1. Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
4.2. Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện
4.3. Giải trí văn nghệ trong sự kiện
4.4. Tổ chức trò chơi trong sự kiện
2
V Chƣơng 5. Quản lý diễn biến sự kiện
5.1. Bộ máy nhân sự của tổ chức sự
kiện
5.2. Sơ đồ bố trí nhân sự tổ chức sự
kiện
5.3. Tổ chức và theo dõi sự kiện
5.4. Điều phối sự kiện
5.5. Quản lý lịch trình tổ chức sự kiện
5.6. Giải quyết khiếu nại của khách
hàng
5.7. Kết thúc sự kiện
5.8. Đánh giá tổng kết và báo cáo
5.9. Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện
ngoài trời
Cộng
60
28
28
04
Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực
hành được tính vào giờ thực hành.
11
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
CHƢƠNG 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mục đích của chƣơng:
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Giải thích đƣợc bản chất của Tổ chức sự kiện;
- Phân tích đƣợc tầm quan trọng và ảnh hƣởng của Tổ chức sự kiện đến đời
sống xã hội và đối với ngành Du lịch;
- Phân biệt đƣợc các loại sự kiện
- Chỉ ra đƣợc các cơ hội để tổ chức sự kiện
- Nhận biết đƣợc những yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
- Liệt kê đƣợc các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tốt
- Soạn thảo hợp đồng tổ chức sự kiện
1.1. Khái niệm
Tổ chức sự kiện là mộ loại hình dịch vụ đã xuất hiện từ lâu và phát triển
mạnh ở một số nƣớc trên thế giới. Ở Việt Nam chúng ta trong thời gian gần đây, tổ
chức sự kiện đƣợc xem là một ngành nghề mới đã ra đời. Dù chỉ mới xuất hiện
trong một thời gian, tổ chức sự kiện đã trở thành một lĩnh vực mà ở đó các công ty
chuyên trách có khả năng làm cho các sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo nhằm
giúp các doanh nghiệp một mặt quảng bá thƣơng hiệu và sản phẩm, mặt khác tạo
cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với các cơ quan truyền thông, cơ quan
công quyền…tăng cƣờng quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là
một công việc không hề đơn giản. Những ngƣời làm trong nghề mới thấy đƣợc sự
12
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
vất vả của công việc này. Hàng trăm những công việc từ nhỏ đến lớn đòi hỏi sự cẩn
thận, tỉ mỉ đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hƣởng đến cả một
êkip và hơn hết chính là ảnh hƣởng đến hình ảnh của khách hàng và uy tín của
công ty. Công việc tổ chức sự kiện nhƣ một bức tranh của trò chơi ghép hình và
ngƣời chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng
ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo
trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức.
Cùng với sự phát triển không ngừng của các phƣơng tiện truyền thông đại
chúng, tổ chức sự kiện đã có những bƣớc phát triển nhanh chóng.
Ngƣời tổ chức sự kiện không chỉ có ý tƣởng hay, viết kịch bản giỏi, thiết kế
chƣơng trình nhanh, chính xác mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách
mời, địa điểm tổ chức…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ
chƣơng trình từ đầu đến cuối. Nếu chƣơng trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ
lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, cán bộ và nhân viên tổ
chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ lƣỡng mọi chi tiết của chƣơng trình.
Tổ chức những sự kiện là công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với
mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan
tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số của công ty.
Tổ chức sự kiện là một nghề của những ý tƣởng. Nhà tổ chức sự kiện phải sở
hữu những phẩm chất và kỹ năng nhƣ: nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc
tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những
phẩm chất của những ngƣời làm công việc tổ chức sự kiện. Nghĩa là nhà tổ chức sự
kiện cần có Tri thức, Kỹ năng và sức khỏe.
Ngoài ra để tổ chức thành công các sự kiện, những thành viên trong công ty
tổ chức sự kiện cũng cần có kiến thức và kỹ năng về ngành dịch vụ khách sạn, nhà
hàng. Liên quan đến việc tổ chức sự kiện là những buổi hội thảo, bữa tiệc và ở đó
các nhà quản trị phải biết cách thức tổ chức, thiết kế thực đơn, trang trí phòng ăn,
bố trí nhân viên phục vụ.
13
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
Tổ chức sự kiện là một quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đến việc
sử dụng các nguồn lực, phƣơng tiện để tổ chức một dịch vụ truyền thông với chiến
lƣợc tiếp thị và quảng bá sản phẩm, thƣơng hiệu cho doanh nghiệp nhằm mục đích
chuyển tải một thông điệp cụ thể đến khách hàng mục tiêu.
1.2. Tầm quan trọng và ảnh hƣởng của tổ chức sự kiện
1.2.1. Đối với đồi sống xã hội
Sự kiện và tổ chức sự kiện chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống của
mỗi con ngƣời và đời sống xã hội. Một phần rất lớn cuộc sống của chúng ta đƣợc
tạo nên từ các sự kiện. Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc
họp đại hội cổ đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các
kỳ họp Quốc hội, các đại hội Đảng…. các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các
trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia
đình, chính quyền địa phƣơng, chính phủ. Có thể nói, sự kiện là một phần không
thể thiếu của đời sống xã hội và con ngƣời, giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu
của đời sống con ngƣời, đặc biệt là đời sống tinh thần.
Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hƣởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội,
kinh tế, chính trị đối với ngƣời tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ
chức sự kiện. Đó có thể là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự
hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng.
Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hƣởng tiêu cực về mặt xã hội.
Bằng sự kiện ngƣời ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo
sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện ngƣời ta có thể làm cho công chúng quên đi
những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn. Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể
làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ
chức.
14
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
Các sự kiện có thể góp phần củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội nhƣng
mặt khác, chúng cũng có thể tạo ra hoặc củng cố những định kiến không tích cực
trong xã hội.
Sự kiện lớn có thể gây ra những hậu quả xã hội không thể lƣờng trƣớc nhƣ
xung đột, đánh nhau, những hành vi xấu của đám đông, gia tăng hoạt động tội
phạm. Ngoài ra, việc tổ chức các sự kiện cũng có thể gây ảnh hƣởng trực tiếp đến
đời sống sinh hoạt của ngƣời dân trong khu vực. Ví dụ: khi Việt Nam tổ chức
APEC 14, nhiều tuyến đƣờng ở Hà Nội phải đóng cửa, ngƣời dân phải lựa chọn các
giải pháp giao thông khác.
Sự kiện là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm độc đáo của môi trƣờng nơi
tổ chức sự kiện. Việc tổ chức sự kiện có thể giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng,
giao thông đi lại, giúp cải tạo đô thị. Chính quyền các nƣớc đều nhận ra khả năng
của sự kiện trong việc tăng cƣờng uy tín của các chính trị gia, các địa phƣơng, các
quốc gia. Chính vì vậy các chính quyền rất tích cực trong việc đăng cai tổ chức các
sự kiện lớn nhằm nâng cao uy tín vị thế trên trƣờng quốc tế, thu hút vốn đầu tƣ và
tăng cƣờng sự đoàn kết, đồng thuận trong xã hội, tạo cơ hội phát triển kỹ năng quản
trị. Tuy nhiên mặt trái của nó là: nguy cơ thất bại của sự kiện sẽ dẫn đến những hậu
quả chính trị, nguy cơ ngân sách nhà nƣớc bị lạm dụng hoặc đầu tƣ không đúng
chỗ.
Bên cạnh ý nghĩa về kinh tế, các sự kiện thƣờng mang trong mình những ý
nghĩa to lớn về mặt tinh thần, xã hội, chính trị. Các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải
trí, vừa đồng thời là nơi lƣu giữ, thể hiện và phát triển các truyền thống văn hóa,
vừa là nơi gắn kết cộng đồng xã hội, củng cố các giá trị tinh thần. Các sự kiện còn
là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn. Các hội nghị chính trị là
nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc gia, dân tộc và
thế giới. Các hội thảo khoa học chính là nơi tập hợp và phát triển tri thức.
Đối với ngành Quan hệ công chúng (viết tắt là PR, hoặc QHCC), tổ chức sự
kiện là một trong những nội dung quan trọng. Sự kiện là sự thể hiện nhiều mặt của
15
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây
dựng và quảng bá hình ảnh. Với tƣ cách là một trong những công cụ chủ yếu của
Quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để
các doanh nghiệp, tổ chức cùng lúc đạt đƣợc nhiều mục tiêu liên quan đến việc
chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn
hóa, tạo cơ hội giải trí…Tổ chức sự kiện là công cụ giúp công ty, tổ chức chuyển
tải thông điệp của mình đến với công chúng, xây dựng hình ảnh, củng cố uy tín của
tổ chức, định vị thƣơng hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Chính vì vậy, kỹ
năng và kiến thức tổ chức sự kiện là phần kiến thức và kỹ năng chuyên môn quan
trọng mà sinh viên ngành Quan hệ công chúng và sinh viên ngành Du lịch phải
nắm vững để có thể tác nghiệp sau khi ra trƣờng.
Hiểu biết về sự kiện và tổ chức sự kiện cũng là nguồn kiến thức quý báu cho
các nhà báo lực lƣợng thƣờng xuyên lấy các sự kiện làm nguồn thông tin cho báo
chí. Đây cũng là nguồn tài liệu cho những ngƣời nghiên cứu về văn hóa, những
ngƣời quan tâm tìm hiểu, nghiên cứu về sự kiện dƣới góc độ văn hóa.
1.2.2. Đối với doanh nghiệp du lịch
Ảnh hƣởng quan trọng nhất của việc tổ chức sự kiện là lợi nhuận mà sự kiện
đem lại cho ngành du lịch. Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu ở sự kiện, họ còn có
thể tiêu tiền vào dịch vụ giao thông đi lại, chỗ ở trong khách sạn, mua hàng hoá,
dịch vụ…ở địa phƣơng nơi tổ chức sự kiện. Nguồn tài chính này có thể có một ảnh
hƣởng quan trọng với nền kinh tế địa phƣơng. Ngoài ra du khách có thể kéo dài
thời gian lƣu trú và đi tham quan thêm nhiều danh lam thắng cảnh trong khu vực.
Các doanh nghiệp du lịch tăng đƣợc nguồn thu từ việc tổ chức các chuyến tham
quan cho khách hàng trƣớc, trong hoặc sau khi sự kiện diễn ra. Sự kiện cũng có thể
thu hút giới truyền thông đăng tin bài và giúp nâng cao hình ảnh uy tín của ngành
du lịch địa phƣơng về mặt lâu dài. Sự kiện cũng là cơ hội để các ngành công nghiệp
các ngành kinh doanh ở địa phƣơng chứng tỏ năng lực kinh doanh của họ, từ đó thu
16
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
hút vốn đầu tƣ tạo cơ hội kinh doanh lớn. Sự kiện cũng giúp cho các hoạt động
thƣơng mại ở địa phƣơng có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho ngƣời
dân.
Một số sự kiện nhƣ hội nghị, hội thảo, ký kết hợp đồng...thƣờng đƣợc tổ
chức trong các khách sạn hạng sang. Kèm theo việc cho thuê phòng hội thảo, thiết
bị là việc tổ chức phục vụ ăn uống cho khách tham dự, đem lại cho khách sạn lợi
nhuận không nhỏ.
1.3. Phân loại sự kiện
Trên thực tế có nhiều loại sự kiện đƣợc tổ chức với nhiều hình thức và mục
đích khác nhau. Dƣới đây là một số loại sự kiện phổ biến:
1.3.1. Khai trƣơng
Khai trƣơng là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có
tác dụng tốt, chúng ta phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trƣng riêng, nói
lên đƣợc ngành nghề và chuyển tải đƣợc thông điệp mà chúng ta muốn nhắn gửi
đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ khách hàng một cách
hoàn hảo nhất”. Chúng ta phải làm cho khách hàng có ấn tƣợng mới lạ và tốt đẹp
về buỗi lễ khai trƣơng. Nên tránh đi vào lối mòn nhƣ nhất thiết phải có chạy thử
máy (đối với việc khai trƣơng nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ
ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trƣơng một nhà hàng, chúng ta có
thể bố trí nhân viên đứng thành hàng trƣớc cửa vào giờ khai trƣơng. Hay để cho
buổi lễ khai trƣơng thêm phần ấn tƣợng, chúng ta có thể thiết kế thiệp mời độc đáo,
đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chƣơng trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho
những ngƣời đến dự. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ
và cảm ơn những khách hàng đầu tiên nhƣ gửi phiếu mời ăn miễn phí hoặc giảm
giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.
17
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
1.3.2. Giới thiệu sản phẩm mới
Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thƣờng đƣợc đi kèm với các chƣơng
trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, chúng ta không nên để những chƣơng trình này
kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của chúng ta
là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Nói một cách khác, những chƣơng trình giải trí và
biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp vẫn
là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, chúng ta cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời
gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.
1.3.3. Các kỳ nghỉ, các ngày lễ
Những dịp lễ Giáng Sinh, Năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều
là những dịp rất tốt để tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là
chúng ta phải xây dựng đƣợc những chƣơng trình độc đáo nhƣng không đi quá xa
thông điệp mà chúng ta muốn gửi gắm đến khách hàng.
1.3.4. Sự xuất hiện của những ngƣời nổi tiếng
Làm việc với những ngƣời nổi tiếng tuy khá phức tạp nhƣng lại có tác dụng
rất tốt đối với chƣơng trình tiếp thị của doanh nghiệp. Trƣớc khi tiếp cận với các
nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và
cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của doanh nghiệp
hay không. Nên đối xử với những ngƣời nổi tiếng theo một tác phong “chuyên
nghiệp” và nên báo cho họ biết trƣớc chƣơng trình chi tiết. Khi mời những nhân vật
nổi tiếng hợp tác, cũng phải xác định xem đối tƣợng khách hàng mà chúng ta muốn
thu hút là ai?
Để đạt đƣợc các mục tiêu tiếp thị của mình, chúng ta còn có thể tham gia tài
trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ
chức các chƣơng trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác,
tài trợ cho các chƣơng trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhƣng nên nhớ rằng, không
18
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
phải chƣơng trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp
tác tổ chức sự kiện phải tùy theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của doanh
nghiệp và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
1.3.5. Kỷ niệm thành lập
Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức.
Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để
doanh nghiệp tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung
thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng
là dịp để mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.
1.3.6. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi
Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây đƣợc khá
nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chƣơng trình này chỉ có tác dụng
tốt nếu nó đƣợc tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, chúng
ta phải chứng minh đƣợc tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các
cuộc thi. Mọi ngƣời cần phải đƣợc thông báo, hƣớng dẫn rõ ràng về những thể lệ
cuộc chơi nhƣ cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thƣởng. Và một điều quan
trọng là nếu chúng ta đã hứa hẹn có những giải thƣởng nào thi phải giữ đúng lời
hứa.
1.4. Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một Nghề của những ý tƣởng. Nhà tổ chức sự kiện phải
sở hữu những phẩm chất và kỹ năng nhƣ: Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu
óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là
những phẩm chất của những ngƣời làm công việc tổ chức sự kiện. Nghĩa là nhà tổ
chức sự kiện cần có Tri thức, Kỹ năng và sức khỏe.
19
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu
Ngƣời tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất nhƣ: óc
tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ
tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức
sự kiện là nghề đòi hỏi ngƣời thực hiện cực kỳ bền sức và chịu đƣợc áp lực cao. Họ
còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít ngƣời biết rằng từ
khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, ngƣời tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm
tĩnh thế nào chăng nữa nhƣng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ
“sự cố nào không mời mà đến”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, ngƣời tổ chức sự kiện
mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Sau đây là những tố chất cơ bản mà bất cứ ngƣời tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp nào cũng có.
1.4.1. Sự năng động, chịu khó
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp
cho những ngƣời năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả.
Những lúc soạn thảo chƣơng trình và lên kế hoạch chuẩn bị các hạng mục công
việc, ngƣời tổ chức sự kiện phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp
tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lƣợng của các hạng mục góp phần hiệu quả
cho sự kiện. Nếu không có sự năng động và chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại
khái cho xong chuyện thì không bao giờ chúng ta có thể tổ chức một sự kiện thành
công. Công việc tổ chức sự kiện không dành cho những ngƣời thụ động, ngại khó,
thiếu tính sáng tạo. Chính vì vậy các công ty tổ chức sự kiện thƣờng tuyển dụng
những ngƣời sáng tạo, năng động và chăm chỉ.
1.4.2. Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Mỗi sự kiện đƣợc thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái
băng rôn treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo
cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tƣợng về sự chuyên
20
Tải về để xem bản đầy đủ
161 trang
14/05/2022
1941
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tổ chức sự kiện", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_to_chuc_su_kien.pdf
