Giáo trình Tổ chức sự kiện - Nguyễn An (Phần 1)
UBND TỈNH LÂM ĐỒNG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC/MÔ ĐUN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
NGÀNH/NGHỀ: NGHIỆP VỤ NHÀ HÀNG
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
/QĐ-CĐNĐL ngày …tháng…năm…
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt)
(Tài liệu lưu hành nội bộ)
Lâm Đồng, năm 2017
MỤC LỤC
CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN...............6
1. Khái niệm..........................................................................................................6
2. Mục đích............................................................................................................9
3.Yêu cầu.............................................................................................................10
3.1 Các thành phần tham gia sự kiện: .................................................................10
3.2 .1 Nhà đầu tƣ sự kiện ....................................................................................11
3.2.2 Nhà tài trợ sự kiện:.....................................................................................11
3.2.3 Nhà tổ chức sự kiện....................................................................................12
3.2.4 Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện..........................................................12
3.2.5 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện:..........................................12
3.2.6 Tình nguyện viên tham gia sự kiện............................................................13
3.2.7 Khách mời tham gia sự kiện ......................................................................13
3.2.8 Khách vãng lai tham gia sự kiện................................................................13
3.2.9 Chính quyền và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện:...............................................14
4. Phân loại của tổ chức sự kiện..........................................................................14
4.1 Theo quy mô, lãnh thổ ..................................................................................14
4.2 Theo hình thức và mục đích..........................................................................15
4.3 Theo nội dung ...............................................................................................18
5. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 18
5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện..............................................19
5.2 Đối với doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện....................................................23
6. Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện.................................25
6.1 Nhóm nhân tố khách quan.............................................................................25
6.2 Nhóm nhân tố chủ quan ................................................................................28
7. Quy trình tổ chức sự kiện................................................................................30
7.1 Tiếp xúc.........................................................................................................30
7.2 Đàm phán ......................................................................................................31
7.3 Xây dựng kế hoạch........................................................................................31
7.4 Ký kết ............................................................................................................32
7.5 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện........................33
1
CHƢƠNG 2 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ
KIỆN.........................................................................................................................1
1. Công tác thu thập thông tin...............................................................................1
1.1 Khái niệm thông tin.........................................................................................1
1.2 Vai trò của thông tin........................................................................................2
1.3 Nguồn thu tin...................................................................................................3
1.4 Xử lý tin ..........................................................................................................4
2. Tiếp xúc.............................................................................................................5
2.1 . Trực tiếp ......................................................................................................5
2. 2. Gián tiếp........................................................................................................5
3. Đàm phán .........................................................................................................6
3. 1. Nghệ thuật mở đầu câu chuyện.....................................................................6
3. 2. Nghệ thuật dẫn dắt ........................................................................................7
3.3. Nghệ thuật Kết thúc .......................................................................................7
4. Ký kết hợp đồng...............................................................................................7
4.1. Khái niệm.......................................................................................................7
4.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng ......................................................................7
CHƢƠNG 3 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ
KIỆN.......................................................................................................................10
1. Xây dựng chƣơng trình ...................................................................................10
1.1. Khái niệm.....................................................................................................11
1.2. Vai trò...........................................................................................................11
1.3. Các căn cứ xây dựng chƣơng trình ..............................................................11
1.4 . Nội dung chƣơng trình ................................................................................12
2.Chuẩn bị tài chính ..........................................................................................13
3. Chuẩn bị cơ sở vật chất...................................................................................17
3.1 Địa điểm tổ chức sự kiện...............................................................................17
3.2 Hội trƣờng:...................................................................................................18
3.3 Trang thiết bị:................................................................................................19
4. Chuẩn bị nhân sự :...........................................................................................21
4.1. Về số lƣợng ..................................................................................................21
4.2 Về chất lƣợng ..................................................................................................3
2
CHƢƠNG 4 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.............10
1. Đón tiếp...........................................................................................................10
1.1 Các hình thức đón .........................................................................................11
1.1.1 Đón tại sân bay, nhà ga ..............................................................................11
1.1.2 Đón tiếp tại cơ sở lƣu trú............................................................................11
1.1.3 Đón tiếp tại phòng Hội nghị.......................................................................12
1.1.4 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện..................................................................12
1.2 Các nghi thức đón .........................................................................................12
1.2.1 Đón theo nghi lễ.........................................................................................12
1.2.2 Đón thông thƣờng ......................................................................................12
2. Phục vụ............................................................................................................17
2.1. Giải trí ..........................................................................................................17
2.2 Ăn uống.........................................................................................................17
2.3 Các hoạt động khác ......................................................................................19
3. Đảm bảo an toàn an ninh.................................................................................19
3.1 An toàn..........................................................................................................19
3.2 An ninh.........................................................................................................19
3.3 Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp........................................................20
CHƢƠNG 5 CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN ..26
1. Chuẩn bi phƣơng tiện đƣa tiễn khách ............................................................26
1.1 Theo yêu cầu đặt trƣớc.................................................................................26
1.2 Theo yêu cầu bổ sung....................................................................................29
2. Chuẩn bi lễ bế mạc..........................................................................................30
2.1.Hình thức trang trí :......................................................................................30
2.2 Tài liệu liên quan ..........................................................................................30
2.3 Biểu diễn văn nghệ........................................................................................34
2.4 Tham quan sau hội nghị................................................................................34
2.5 Tiệc chia tay ..................................................................................................34
3 Tiễn khách........................................................................................................35
4 . Thu dọn hội trƣờng.........................................................................................36
5. Rút kinh nghiệm:.............................................................................................36
3
5.1 Ƣu điểm :.......................................................................................................37
5.2 Khuyết điểm.................................................................................................37
5.3 Rút kinh nghiệm cụ thể .................................................................................37
5.3.1 Từng khâu ..................................................................................................37
5.3.2 Từng cá nhân..............................................................................................38
PHỤ LỤC CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ......................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................123
4
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học : Tổ chức sự kiện
Mã môn học: MH 18
I. Vị trí, tính chất của môn học:
1. Vị trí:
+ Tổ chức sự kiện là môn học thuộc nhóm các môn học, mô đun đào tạo nghề tự
chọn trong chƣơng trình đào tạo trình độ Trung cấp nghề “Nghiệp vụ nhà hàng”.
+ Môn học này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ
phục vụ nhà hàng của sinh viên. Môn học này cần đƣợc tổ chức giảng dạy trƣớc các
môn học nghiệp vụ nhà hàng.
2. Tính chất:
- Môn học lý thuyết trong nghề phục vụ du lịch nói chung và nghề Nghiệp vụ nhà
hàng nói riêng. Là môn học lý thuyết, đánh giá kết thúc môn học bằng hình thức kiểm
tra hết môn.
II. Mục tiêu môn học:
1. Về kiến thức:
- Nêu đƣợc khái niệm, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của công tác tổ chức sự kiện.
- Trình bày đƣợc ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện
theo từng giai đoạn.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, bao quát công việc từ xác định thông tin, lập kế hoạch đến triển khai
tổ chức sự kiện.
- Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo và có tinh thần hợp tác tích cực với các bộ
phận liên quan đảm bảo việc tổ chức các sự kiện.
2. Về kỹ năng:
- Phân loại đƣợc các sự kiện.
- Tổ chức đƣợc một sự kiện trong phạm vi liên quan nghiệp vụ nhà hàng.
3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Chủ động trong việc tiếp nhận các thông tin của bài học
- Tìm kiếm tài liệu hỗ trợ cho bài học
5
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mã chƣơng: MH 24 – 01
Giới thiệu:
Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dƣới góc độ của doanh nghiệp đó là một
hoạt động kinh doanh tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của
nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin... dịch vụ tổ chức sự kiện đã có
những bƣớc phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hƣớng dẫn về
tổ chức sự kiện còn rời rạc, chƣa đƣợc hệ thống, chƣa đƣợc tiếp cận với sự phát
triển của tổ chức sự kiện của các nƣớc phát triển trên thế giới cũng nhƣ những
đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
Mục tiêu:
- Trình bày đƣợc khái niệm, mục đích, yêu cầu và ý nghĩa của hoạt động tổ
chức sự kiện,
- Phân loại đƣợc hoạt động tổ chức sự kiện,
- Phân tích đƣợc những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện
- Nêu đƣợc quy trình tổ chức sự kiện.
- Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo và có tinh thần phối hợp tập thể.
Nội dung chính:
1. Khái niệm
Sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có
rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trƣớc tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu
ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang
xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tƣợng,
hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện. Ví dụ khi nói đến
các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có thể đề cập đến:
Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…
Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví
dụ trong thống kê học mỗi trƣờng hợp xuất hiện các biến cố đƣợc xem là một sự
6
kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam ngƣời ta thƣờng quan
niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ thể thao
thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị... Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt
động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Có ngƣời hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã
hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã
hội (cả tỉnh cả nƣớc, đƣợc các phƣơng tiện truyền thông quan tâm và đƣa tin)
mới đƣợc xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện nhƣ: hội nghị các nƣớc nói tiếng
Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc…
- Trong khi đó, có ngƣời lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”
có nghĩa ngoài những sự kiện đƣơng nhiên nhƣ cách hiểu nói trên, nó còn bao
hàm cả những hoạt động thƣờng mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng
đồng hẹp trong đời sống xã hội thƣờng ngày nhƣ: tang ma, đám cƣới, sinh nhật,
tiệc mời…
Dƣới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn
kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu
khác về “sự kiện”.
Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực,
trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu
chỉ tiếp cận theo một trong ba hƣớng trên sẽ không đủ.
Theo chúng tôi, cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ
vào những đặc trƣng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức
sự kiện đã đƣợc thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm
này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tƣơng ứng với event
management - trong tiếng Anh. Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật
ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác nhƣ tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan…
đều mƣợn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de
eventos). Ở các nƣớc phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành
công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tƣơng đối
đầy đủ và chặt chẽ.
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng nhƣ:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ
7
niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thƣơng mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nƣớc
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lƣu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thƣơng hiệu, sản
phẩm…
Nhƣ vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ
chức sự kiện) nhƣ sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương
mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò
chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục-
tập quán…
Nhƣ vậy sự kiện cần đƣợc hiểu:
- Bao gồm tất cả các hoạt động nhƣ đã đề cập ở trên.
- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng nhƣ lĩnh vực hoạt
động.
- Nó có nghĩa tƣơng đƣơng với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề
tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.
Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách
hiểu về sự kiện nhƣ đã đề cập ở trên.
8
Khái niệm về tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các
hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện.
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ
các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát
(control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu nhất định mà sự
kiện đã đề ra.
Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng
thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động nhƣ nghiên cứu sự kiện;
lập kế hoạch, chƣơng trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết
thúc sự kiện…
Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự
kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu
các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần
thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không
gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia
sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham
gia vào sự kiện.
2. Mục đích
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có
thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:
1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng, liên quan đến sự kiện;
2. Hình thành chủ đề, lập chƣơng trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7. Tổ chức phục vụ lƣu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
9
12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
14. Chăm sóc khách hàng;
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự
kiện…
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau
trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể. Theo dòng chảy thời gian có thể
thấy: Các hoạt động nhƣ: nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng, liên quan đến sự
kiện; hình thành chủ đề, lập chƣơng trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và quảng bá sự kiện; thuộc giai đoạn trƣớc khi
diễn ra sự kiện. Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm các hoạt động: tổ chức đón
tiếp và khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ
chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ
trong sự kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm các hoạt động kết thúc sự kiện
và giải quyết các công việc sau sự kiện. Các công việc khác nhƣ: quan hệ với
các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng;
đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện… đan xen
liên quan đến tất cả các giai đoạn nói trên.
Cần lƣu ý, việc phân chia các công việc nhƣ trên chỉ mang tính tƣơng đối,
mặt khác trong mỗi công việc còn chứa đựng nhiều công việc nhỏ, công việc chi
tiết khác.
3.Yêu cầu
Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tƣ sự kiện, nhà tổ
chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cƣ nơi diễn ra sự kiện. Tuy
nhiên với các thành phần nhƣ trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện
(phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác nhƣ các nhà
cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lƣu trú,
ăn uống… Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất
cách hiểu về các thành phần này.
3.1 Các thành phần tham gia sự kiện:
Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp
tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Ngƣời
tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
10
- Nhà đầu tƣ sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);
- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tƣơng đƣơng với doanh nghiệp tổ chức sự
kiện);
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng
hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện.
Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tƣơng đối trong một số
trƣờng hợp nhà đầu tƣ sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ
chức). Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn
thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hƣởng và sự liên quan đến chính quyền
và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể.
3.2 .1 Nhà đầu tƣ sự kiện
Là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá
nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và
chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm
mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.
3.2.2 Nhà tài trợ sự kiện:
Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần
về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào sự thành công
của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội. Nhà tài trợ sự
kiện sẽ có đƣợc những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một số nội dung,
hoạt động cũng nhƣ mục đích của sự kiện; song song với nó họ cũng sẽ phải
chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn đề có liên quan với họ) trong
sự kiện.
Cần lƣu ý:
- Nhà đầu tƣ sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ
đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện.
- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tƣ sự kiện vừa có thể có một
hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện.
- Trƣờng hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, ngƣời ta thƣờng chỉ ra nhà tài
trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…
11
- Trong tài liệu này, để thuận tiện cho việc trình bày chúng tôi xin phép
đƣợc gọi nhà tài trợ sự kiện vào nhóm các nhà đầu tƣ sự kiện.
3.2.3 Nhà tổ chức sự kiện
(bên đƣợc thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp, những
ngƣời đƣợc nhà đầu tƣ sự kiện thuê và đƣợc ủy quyền thực hiện quá trình tổ
chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá
trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tƣ sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu
trách nhiệm trƣớc pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và
kết thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung
ứng dịch vụ với khách hàng của mình (xem sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1. Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng
các dịch vụ bổ
trợ
Nhà tổ chức
sự kiện
Khách hàng
của nhà tổ
chức sự kiện
3.2.4 Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng là đối tƣợng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ đƣợc trả
công cho quá trình phục vụ của mình.
Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể
khác nhau. Ví dụ: một công ty bỏ tiền thuê một cuộc triển lãm hàng hóa thì
khách hàng là nhà đầu tƣ sự kiện. Trong trƣờng hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng
ra tổ chức một sự kiện nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ
thuật), khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả (khách mời)
tham gia sự kiện.
3.2.5 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện:
là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ,
hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lƣu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao,
văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng
(hoặc các hình thức thỏa ƣớc khác) đƣợc ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có
những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức
sự kiện.
12
Do tính đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện, nên nhà tổ chức sự
kiện khó có thể đảm đƣơng tự cung ứng tất cả các dịch vụ cho khách hàng trong
sự kiện. Vì vậy họ cần đến các nhà cung ứng dịch vụ cho sự kiện. Chúng tôi gọi
chung nhóm này là: nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện/ các nhà cung ứng
trung gian.
Thành phần này có thể đƣợc xem là nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện,
tuy nhiên để tránh nhầm lẫn với nhà tổ chức sự kiện (cũng là nhà cung cấp dịch
vụ tổ chức sự kiện) mặt khác để làm nổi bật vai trò trung gian của nhà tổ chức
sự kiện trong quá trình cung ứng các hàng hóa, dịch vụ cho khách, trong tài liệu
này chúng tôi thống nhất gọi thành phần này là: các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
tổ chức sự kiện.
Một nhóm đối tƣợng thuộc sự chỉ đạo của nhà tổ chức sự kiện thƣờng gặp
ở các sự kiện lớn đặc biệt là các sự kiện mang tính xã hội cao đó là: Tình nguyện
viên tham gia sự kiện.
3.2.6 Tình nguyện viên tham gia sự kiện
Là những ngƣời tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức và diễn ra sự
kiện, thƣờng với tƣ cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo
giám sát của ban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức sự kiện.
3.2.7 Khách mời tham gia sự kiện
(Về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá
nhân đƣợc chủ đầu tƣ sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt
động của sự kiện, họ là đối tƣợng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.
Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập
chƣơng trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.
Khách mời tham gia sự kiện thƣờng là miễn phí, nhƣng cũng có trƣờng
hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận đƣợc những giá trị
nhất định về tinh thần hoặc vật chất.
Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, trong trƣờng hợp sự kiện
có bán vé; Tuy nhiên có những đối tƣợng cũng là khán giả của các sự kiện
nhƣng không phải là khách mời, nếu họ không phải là đối tƣợng mà nhà tổ chức
sự kiện muốn thu hút, họ chỉ tình cờ tham gia sự kiện với hình thức vô tình,
vãng lai.
3.2.8 Khách vãng lai tham gia sự kiện
(Về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá
13
nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhƣng không thuộc các nhóm
nói trên.
Khách vãng lai thƣờng vẫn đƣợc tính đến trong chƣơng trình, kế hoạch tổ
chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hƣởng của nhóm này đến sự kiện không
đáng kể. Trong một số trƣờng hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở
thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện.
3.2.9 Chính quyền và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện:
Là chính quyền và cƣ dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu
ảnh hƣởng trong thời gian tiến hành sự kiện.
Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hƣởng cũng nhƣ
quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phƣờng xã, một cơ quan,
trƣờng học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ,
quốc gia…
Trên đây là các thuật ngữ cơ bản, các thuật ngữ này cùng với các thuật
ngữ chuyên môn khác có liên quan sẽ đƣợc mô tả chi tiết hơn ở những nội dung
tiếp theo.
4. Phân loại của tổ chức sự kiện
Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực
thƣơng mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi
cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong
tục- tập quán… có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng nhƣ
nội dung của nó.
Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng nhƣ trong thực tế hoạt động
kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những
nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện đƣợc phân loại theo những tiêu chí nhất
định đƣợc gọi là một loại hình sự kiện. Các tiêu chí đƣợc sử dụng phổ biến trong
phân loại sự kiện bao gồm:
- Quy mô, lãnh thổ
- Thời gian
- Hình thức và mục đích sự kiện
4.1 Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lƣợng, tuy nhiên không chỉ dựa
vào số lƣợng ngƣời tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để
14
phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hƣởng của sự kiện để xác định quy
mô (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều ngƣời tham gia, đƣợc tổ chức ở
sân vận động xã nhƣng cũng không thể gọi là sự kiện lớn đƣợc)
- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng lớn ở phạm vi quốc
gia, quốc tế, thƣờng có sự tham gia của nhiều ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện
khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hƣơng,
SEAGAMES23, hội nghị thƣợng đỉnh các nƣớc nói tiếng Pháp…
- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng hẹp (thƣờng giới
hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thƣờng có sự tham
gia của ít ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví
dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cƣới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc
họp lớp cuối năm…
Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đƣa ra những gợi ý mang tính chất
tƣơng đối nhƣ trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đƣa ra một mức độ trung
gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình).
Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phƣơng (lễ kỷ niệm 10 năm
ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây
Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện
quốc tế (Lễ hội Olimpic…)
4.2 Theo hình thức và mục đích
Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự
kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thƣờng phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên
nó thƣờng đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các
nhóm sau:
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh
doanh của các doanh nghiệp.
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Nhƣ kỷ niệm ngày
sinh nhật, ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Triển lãm (Exhibitions)
+ Hội chợ thƣơng mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
15
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại (Promotional events)
+ Sự kiện tung thƣơng hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lƣu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers
Conferences, Conventions)
+ Các loại hội nghị thƣờng niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…
+ Lễ khai trƣơng, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo
dục, khoa học nhƣ.
+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars,
Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội
thảo du học…
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học
sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc.
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống,
tôn giáo- tín ngƣỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Cƣới hỏi
+ Ma chay
+ Mừng thọ
+ Sinh nhật
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Giao lƣu văn hóa
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: nhƣ họp đồng hƣơng, kỷ niệm ngày
thành lập…
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
+ Entertainment events: Event giải trí
+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội
diễn sân khấu chuyên nghiệp…)
16
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow
+ Festive events: Event lễ hội
+ Triển lãm nghệ thuật
+ Biểu diễn nghệ thuật
+ Khai trƣơng: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc.
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…
- Sự kiện thể thao:
+ Thi đấu
+ Hội thi, hội khỏe…
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
+ Giao lƣu thể thao
- Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nƣớc (Government events): Loại
sự kiện thƣờng có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tƣ sự kiện chính
là các cơ quan nhà nƣớc.
+ Tổng kết; Khen thƣởng, tuyên dƣơng
+ Phát động phong trào
+ Hội thảo, hội nghị…
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thƣơng
+ Đón tiễn…
- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thƣờng
do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tƣ sự kiện, hoặc có sự
tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.
+ Lễ ghi nhận thƣơng hiệu
+ Thu hút nhà tài trợ
+ Kỷ niệm
+ Gây quỹ
+ Phát động phong trào…
+ Họp báo, thông cáo báo chí…
Cần lƣu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tƣơng đối,
trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau.
Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc
hai hay nhiều loại nói trên.
17
4.3 Theo nội dung
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia
thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày.
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thƣờng niên- diễn ra vào
các năm thƣờng vào những thời điểm nhất định nhƣ (Hội nghị tổng kết, lễ báo
công, hội nghị khách hàng thƣờng niên, họp đồng hƣơng đầu năm/ cuối năm,
các lễ hội thƣờng niên…); Sự kiện không thƣờng niên: không mang tính quy
luật, không có hiện tƣợng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trƣơng cửa hàng, hội
thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…)
5. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự
kiện
Nhƣ trên đã đề cập, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại,
giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các
hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Từ
trƣớc đến nay các hoạt động này đã thƣờng xuyên diễn ra tuy nhiên, chủ yếu do
chính nhà đầu tƣ sự kiện trực tiếp đứng ra tổ chức. Một số sự kiện lớn có tầm quan
trọng ngƣời ta thƣờng lập ban tổ chức, tuy nhiên trong quá trình tổ chức do hạn chế
về nhiều mặt nên hiệu quả còn những hạn chế nhất định.
Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán… hoặc các sự kiện
đơn giản nhƣ đám cƣới, hội họp, gặp mặt… việc tổ chức không quá phức tạp,
ngƣời chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện
đƣợc.
Tuy nhiên, khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển, cùng với sự hội nhập vào kinh
tế và văn hóa của nhân loại, sự tác động của các phƣơng tiện thông tin đại chúng
(đặc biệt là Internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tƣ sự kiện thƣờng cao hơn
rất nhiều. Ngay cả những sự kiện mang tính phổ biến và đơn giản nói trên việc
tổ chức theo kinh nghiệm sẽ không đáp ứng đƣợc các yêu cầu của chủ đầu tƣ sự
kiện, điều này đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thƣơng mại nhƣ: các
buổi lễ khai trƣơng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển
lãm, hội chợ, gặp mặt khách hàng… do tầm quan trọng, mức độ ảnh hƣởng trực
tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tƣ là các
doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt đƣợc
các mục tiêu của mình.
18
Ngoài ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng nhƣ để đạt đƣợc ý
tƣởng, mục tiêu khi tổ chức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp để tận dụng kinh nghiệm và khả năng tổ chức của đội ngũ này.
Một lý do khác, khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tƣơng đối lớn các
dịch vụ cần có cho sự kiện rất đa dạng (nhƣ các dịch vụ về trang trí, sân
khấu, dẫn chƣơng trình, tiếp đón, lƣu trú, ăn uống…) một doanh nghiệp, một tổ
chức vừa đóng vai trò là chủ đầu tƣ sự kiện kiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không
đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đƣơng hết tất cả các dịch vụ này.
Điểm cuối cùng Việt Nam với gần 90 triệu dân, cùng với sự phát triển của đời
sống kinh tế- xã hội đây chắc chắn sẽ là một thị trƣờng có quy mô về cầu rất khả
quan cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham
gia vào sự kiện, đối với mỗi bên tham gia sự kiện có thể xem xét lợi ích theo những
khía cạnh khác nhau. Đây chính là các vai trò cơ bản của tổ chức sự kiện. Ngoài ra,
việc tìm hiểu vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự
kiện cũng chính là nghiên cứu những tác động của sự kiện đến các đối tƣợng này.
5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện
Đối với bản thân các sự kiện, khi tiến hành đầu tƣ các sự kiện các chủ đầu
tƣ sẽ đạt đƣợc các mục đích khác nhau của mình. Ví dụ: với doanh nghiệp khi
tiến hành tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thƣơng hiệu và
sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện.
Tuy nhiên điều cần quan tâm hơn là những lợi ích mà nhà đầu tƣ sự kiện
thu đƣợc khi tiến hành sự kiện thông qua các nhà tổ chức chuyên nghiệp:
- Thứ nhất, nhà đầu tƣ sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức cho việc tổ
chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung cho việc thực hiện vai trò của mình (nếu có,
chẳng hạn nhƣ chủ tịch đoàn, hay lên tặng quà… trong sự kiện).
- Thứ hai, nhà đầu tƣ dễ dàng đạt đƣợc mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn
so với nếu mình tự đứng ra tổ chức vì họ sẽ tận dụng đƣợc kinh nghiệm, các mối
quan hệ, sự sáng tạo, các ý tƣởng cũng nhƣ tính chuyên nghiệp của các nhà tổ
chức sự kiện.
- Thứ ba, cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tƣ sự
kiện trực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc
không lựa chọn đƣợc các dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các nhà
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp do mối quan hệ thƣờng xuyên với các nhà cung
19
Tải về để xem bản đầy đủ
68 trang
6040
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tổ chức sự kiện - Nguyễn An (Phần 1)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_to_chuc_su_kien_nguyen_an_phan_1.pdf
