Giáo trình Tổ chức sự kiện - Nguyễn An (Phần 2)

CHƢƠNG 4

KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mã chƣơng: MH 24 – 04

Giới thiệu:

Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài việc tiến hành các nội dung chính

liên quan đến việc thực hiện chủ đề của sự kiện, còn có nhiều công việc khác có

liên quan nhƣ:

- Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đƣa đón khách

- Cung ứng các dịch vụ lƣu trú

- Cung ứng các dịch vụ ăn uống

- Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lƣới thông tin, liên

lạc trong sự kiện.

- Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành

phần tham gia sự kiện.

Mục tiêu:

- Trình bày đƣợc một số kiến thức về các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự

kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh

Nội dung chính:

1. Đón tiếp

Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự

kiện bao gồm:

* Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân

viên tổ chức sự kiện)

- Phân công nhóm đón tiếp khách

- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự

kiện

- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách)

* Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách

* Đón tiếp khách

với sự kiện.

- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao

- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công ngƣời đi kèm hƣớng

dẫn.

Mời, hƣớng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện

Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách

- Hƣớng dẫn khách đăng ký thông tin

- Phát tài liệu, quà cho khách

- Hƣớng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện

1.1 Các hình thức đón

1.1.1 Đón tại sân bay, nhà ga

- Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xác

định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách

nhiệm ở địa phƣơng chuẩn bị đón khách.

- Liên hệ trƣớc với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay,

Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất

nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách.

* Nếu là Nguyên thủ quốc gia thì:

- Sân bay treo cờ hai nƣớc, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ… đón tại cầu

thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu hỏa), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những

ngƣời ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) rồi đƣa khách lên xe.

- Xe trƣởng đoàn cắm cờ hai nƣớc.

- Xe cảnh sát dẫn đƣờng lúc đón, tiễn và các hoạt động khác.

- Tặng hoa Trƣởng đoàn và phu nhân (nếu có).

1.1.2 Đón tiếp tại cơ sở lƣu trú

- Bandroll, hoa

- Cán bộ đón tiếp

- Thủ tục và hƣớng dẫn

1.1.3 Đón tiếp tại phòng Hội nghị

- Lễ tân, đội ngũ hƣớng dẫn

- Cán bộ đón tiếp

1.1.4 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện

- Nhân viên hƣớng dẫn

- Thành phần đón tiếp

1.2 Các nghi thức đón

1.2.1 Đón theo nghi lễ

- Nguyên tắc chung

- Hình thức đón tiếp

- Nghi lễ đón tiếp của một số nƣớc trên thế giới

- Nghi lễ đón tiếp phổ biến tại Việt Nam

1.2.2 Đón thông thƣờng

- Một số lƣu ý trong quá trình đón tiếp

- Nội dung đón tiếp

Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển

Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ

bản sau:

- Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không

- Tổng công ty đƣờng sắt

- Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đƣờng bộ)

- Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển

- Các đối tƣợng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển

Các phương tiện vận chuyển

Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng

Đối với vận chuyển bằng đƣờng không và đƣờng sắt, và ô tô công cộng

các dịch vụ đi kèm thƣờng có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể

can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các

dịch vụ liên quan đến hai loại phƣơng tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao

gồm:

- Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lƣợng của dịch vụ (ví

dụ hạng vé máy bay; loại vé đƣờng sắt nhƣ: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm,

toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đƣờng bộ phù hợp).

- Đặt chỗ, mua vé cho khách

- Tổ chức gửi vé, gửi thƣ, hƣớng dẫn

- Tổ chức đón khách (nếu có)

Trong trƣờng hợp, khách phải tự lo việc đi lại và đƣợc ngân sách sự kiện

chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý

- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lƣu ý

để đảm bảo yêu cầu thanh toán (nhƣ khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận

chuyển hợp lệ…)

- Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội

dung này; thông báo, hƣớng dẫn khách làm các thủ tục thanh toán (ví dụ các

mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…)

- Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc

(khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ.

- Dự tính các trƣờng hợp phát sinh trong thanh toán phí vận chuyển (nhƣ

đi taxi hóa đơn không hợp lệ/ không có vé ô tô… ) để xin hƣớng giải quyết

trƣớc. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát

sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của ngƣời có trách nhiệm

chi trả các khoản phí này cho khách.

Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô

Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phƣơng tiện để đƣa đón khách mời tham

gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thƣờng liên quan đến các

phƣơng tiện vận chuyển đƣờng bộ trong đó chủ yếu là ô tô.

- Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an toàn, sang trọng, lịch sự thể hiện

sự tôn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tƣợng của sự kiện đối với

khách. Với loại này, ngƣời ta tạm chia thành các mức độ nhƣ: xe cho chính

khách, xe cho giới thƣợng lƣu, xe thông thƣờng… Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần

chú ý:

+ Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện

+ Căn cứ vào đối tƣợng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao

cấp phải đƣợc ƣu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trƣờng

hợp khách mời có vị thế xã hội gần nhƣ tƣơng đƣơng với nhau nên chọn cùng

một loại xe, ngƣợc lại trƣờng hợp ngƣời có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tƣ

lựa chọn các phƣơng tiện sang trọng cho những đối tƣợng này.

+ Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe

(Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm

sản xuất, các thông số kỹ thuật khác.

+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lƣợng khách

mời dự tính, sự phân bố số lƣợng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục

vụ…)

+ Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe nhƣ đồ uống, tạp chí, sách

báo, các tập gấp hay thông tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đƣờng, số điện

thoại liên hệ với ngƣời phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ

nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các

nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);

+ Trong một số trƣờng hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh,

đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trƣớc

khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của ngƣời lái xe,

việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời… đối với

nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trƣờng hợp cần thiết còn phải trực

tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe nhƣ: cách bố trí chỗ ngồi trong xe,

mùi điều hòa, độ ồn, độ giảm xóc, phƣơng tiện nghe nhìn, phƣơng tiện thông tin

liên lạc…

+ Ngƣời phụ trách về phƣơng tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện)

cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi

cùng mỗi xe…

+ Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các

chuyên gia về điều phối vận chuyển tƣ vấn cho công việc này (trong trƣờng hợp

các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lƣợng các chuyến xe lớn)

- Xe khách: có nhiều loại khác nhau nhƣ xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ,

45 chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tƣơng tự nhƣ xe con 4 chỗ

(đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau:

+ Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách

du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận

chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,

thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe- ví dụ: xe khách chất

lƣợng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tƣợng không

chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy không đƣợc tôn trọng đúng mức. Cũng vì

lý do tƣơng tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lƣợng xe (nhƣ không

dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, không có

mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hòa…)

+ Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe,

tuyến đƣờng cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có đƣợc phép

chạy trong thành phố không?...

+ Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lƣu ý, số lƣợng khách cho mỗi xe

nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố

chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách).

Các phương tiện vận chuyển khác

Ngoài các loại phƣơng tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện còn có

thể sử dụng một số loại phƣơng tiện khác nhƣ: xe đạp, xe máy, xích lô… tuy

nhiên cần lƣu ý các phƣơng tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự

mới lạ, tạo ấn tƣợng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng

trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đoàn

xích lô dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tƣợng khá thú vị.

Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nƣớc trên thế giới ngƣời ta đã

từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phƣơng tiện khác nhau nhƣ: máy bay trực

thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí là đi bộ

(ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngôi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều

chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách

nhất định)

Hộp 5.3. Khi không thể sử dụng các phương tiện vận chuyển

Trong lễ khai mạc buổi hòa nhạc về môi trường của một lễ hội thường

niên diễn ra ở (Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phương tiện

không thể đến gần địa điểm (cách 1 km). Nhà tổ chức sự kiện đã sáng tạo việc đi

từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành một cuộc diễu hành của khách mời dọc

theo bờ biển. Họ bố trí các tình nguyện viên, chào đón và hướng dẫn khách mời

tham gia cuộc diễu hành. Đó là một cảnh khá ấn tượng, hơn một nghìn người

trong đó có cả trẻ em vui vẻ đi dạo dọc theo bãi biển với những chiếc khăn đầy

màu sắc và những món ăn nhẹ nhàng.

Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phƣơng tiện vận chuyển công

cộng

Trong trƣờng hợp này, ngƣời có trách nhiệm đón khách nên tham khảo

quy trình sau:

1. Có mặt tại điểm đón trƣớc ít nhất 15 phút so với kế hoạch

2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách

3. Cầm bảng đón khách (nếu cần)

4. Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình.

5. Chào khách lịch sự, vui vẻ

6. Giới thiệu tên ngƣời đón

7. Làm quen với trƣởng đoàn (nếu có)

8 Làm quen với các thành viên khác trong đoàn

9. Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh sách đoàn

10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tƣ trang cá nhân.

11. Mời, hƣớng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)

12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận

13. Tặng hoa, quà cho trƣởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đoàn (nếu

có trong kịch bản).

14. Mời và sắp xếp khách lên xe

15. Kiểm tra xác số lƣợng khách lại lần cuối

16. Thông báo khởi hành với lái xe và đoàn khách

17. Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin

- Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện

- Hỏi thăm, quan tâm khách

- Giới thiệu khái quát về chƣơng trình của sự kiện

- Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách

- Thuyết minh trên đƣờng

- Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ đƣợc bố trí ăn nghỉ

- Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lƣu trú với đoàn khách

2. Phục vụ

2.1. Giải trí

- Văn hóa nghệ thuật: chèo, tuồng, nhạc trẻ, cải lƣơng, quan họ,…

- Trò chơi: Dân gian (kéo co, ném còn, đi cà kheo, nhảy dây, cƣớp cờ,…); Hiện đại

(game online, điện tử, điện thoại)

- Karaoke

- Phim

- Tạp chí, sách báo

- Các loại hình thể thao

2.2 Ăn uống

- Chƣơng trình ẩm thực

- Tiệc

- Ăn uống thông thƣờng

Cung ứng dịch vụ ăn uống

Ngoại trừ các hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản nhƣ tiệc

cofeebreak (tiệc nhẹ trong giờ giải lao của hội thảo/ hội nghị), hay các loại tiệc

rƣợu (chỉ có đồ ăn nhẹ thƣờng chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức

sự kiện có thể đứng ra để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ...); Còn

đối với các hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức sự kiện phải thông qua các nhà

cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách. Nhƣ vậy, cung

ứng dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện sẽ có hai hình thức cơ bản:

- Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ các nhà cung ứng bổ trợ

- Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách

Trƣớc tiên, là các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và kết hợp

với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, đó là các công việc nhƣ: Lập kế hoạch về

cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống;

Thƣơng lƣợng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp

cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá

hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống.

Các nội dung này đã trình bày tƣơng đối chi tiết ở phần đầu của chƣơng

này ( xem mục - 5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện),

ngoài ra cần chú ý các công việc có liên quan đến tổ chức sắp xếp ăn uống cho

khách. Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau:

1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống

đáp ứng các tiêu chuẩn:

- Thực đơn phong phú, đa dạng,

- Đảmbảo yêu cầu về mặt dinh dƣỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.

- Cơ cấu món ăn hợp lý

- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phƣơng.

- Thực đơn phải đƣợc thay đổi từng bữa

- Không đƣa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.

- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt

của khách.

- Ghi rõ số lƣợng món ăn trong từng bữa

- Lƣợng thức ăn cần dùng trong từng bữa

2. Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn

- Trƣớc bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi

diễn ra bữa ăn của đoàn

- Đảm bảo vệ sinh

- Bố trí bàn ăn chu đáo

- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn

- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.

3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn

- Hƣớng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ

- Đảm bảo vệ sinh

- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phƣơng (nguyên liệu, cách chế

biến.

- Chúc khách ăn ngon miệng

- Xử lý các vấn đề phát sinh.

4. Thông tin phản hồi về chất lƣợng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà

- Ký xác nhận số lƣợng suất ăn + đồ uống (nếu có).

2.3 Các hoạt động khác

- Tham quan

- Mua sắm (lƣu niệm, đặc sản)

- Hoạt động bên lề

3. Đảm bảo an toàn an ninh

3.1 An toàn

Đảm bảo an toàn trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là các sự việc phát sinh

diễn ra ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức sự kiện.

Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong cùng một loại hình

sự kiện với quy mô tƣơng tự nhau, nhƣng khi tiến hành triển khai thực tế có thể

xuất hiện các sự cố hoàn toàn khác nhau. Theo tính chất và vấn đề ảnh hƣởng

của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm cơ bản sau:

- Các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

- Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh trong

tổ chức sự kiện.

3.2 An ninh

Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

Trong quá trình dự tính và xử lý các sự cố liên quan đến chủ đề chính của

sự kiện có thể lƣu ý các nội dung cơ bản sau:

- Luôn tìm hiểu một cách kỹ lƣỡng các yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự

kiện: Đối với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hƣởng thƣờng rất đa dạng; nhƣ

các yếu tố về luật pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thƣờng

xuyên) nên nhà tổ chức sự kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này,

nhƣng khi tổ chức cho một sự kiện cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu

tố ảnh hƣởng.

3.3 Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp

Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì?

Sự cố trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là các sự việc phát sinh diễn ra

ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức sự kiện.

Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong cùng một loại hình

sự kiện với quy mô tƣơng tự nhau, nhƣng khi tiến hành triển khai thực tế có thể

xuất hiện các sự cố hoàn toàn khác nhau. Theo tính chất và vấn đề ảnh hƣởng

của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm cơ bản sau:

- Các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

- Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh trong

tổ chức sự kiện.

Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

Trong quá trình dự tính và xử lý các sự cố liên quan đến chủ đề chính của

sự kiện có thể lƣu ý các nội dung cơ bản sau:

- Luôn tìm hiểu một cách kỹ lƣỡng các yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự

kiện: Đối với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hƣởng thƣờng rất đa dạng; nhƣ

các yếu tố về luật pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thƣờng

xuyên) nên nhà tổ chức sự kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này,

nhƣng khi tổ chức cho một sự kiện cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu

tố ảnh hƣởng.

Hộp4.0 . Sự cố do không rành luật lệ

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà

tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp

báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho

doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy

ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy

định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh...

hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty

tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một

tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão! Bởi vì

thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo

ở 20 địa điểm.

- Quan tâm đến tính khả thi trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị sự

kiện: Tính khả thi không thể dựa vào đánh giá chủ quan của ngƣời lập kế hoạch

hay chuẩn bị sự kiện mà phải dựa trên những khảo sát thực tế. Thậm chí nó còn

phải có những ràng buộc nhất định đối với những đối tác có liên quan (nhƣ các

hợp đồng cung ứng dịch vụ; các bản yêu cầu chi tiết…) mới thực sự đảm bảo

đƣợc.

Hộp 4.10. Sự cố do chủ quan trong lập kế hoạch

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải

thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn.

Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện

nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách

sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa

nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ

được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt

quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và

Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và

Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-

400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất

giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống

máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng

lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy

thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn

được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá

thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc trong tổ chức sự

kiện:. Tƣơng tự nhƣ các quy trình nghề nghiệp khác tổ chức sự kiện cũng cần

phải có các quy trình rất cụ thể. (ví dụ: trong hƣớng dẫn du lịch ngƣời ta đã xây

dựng quy trình từ việc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hƣớng dẫn tham quan tại

điểm; hƣớng dẫn tham quan trên ô tô…). Việc xây dựng quy trình đòi hỏi kinh

nghiệm và hiểu biết tƣơng đối sâu rộng về nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức sự

kiện nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm cùa mình khi xây dựng quy trình sẽ không

đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần chú ý (đây cũng là kinh nghiệm của chúng

tôi khi xây dựng một số quy trình trong tài liệu này):

+ Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, các quy đã có từ

trƣớc, đây là cơ sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp tổ

chức sự kiện để tiến hành xây dựng một quy trình phù hợp cho mình;

+ Trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế, luôn quan tâm hoàn thiện các

quy trình; lƣu lại các quy trình đã thực hiện làm cơ sở khi có công việc tƣơng tự

ở các sự kiện khác;

+ Với các công việc chƣa có quy trình trƣớc (và không có nhiều tài liệu tham

khảo), cần liên hệ với các chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thông tin ở trên mạng

(qua các trang tiếng nƣớc ngoài), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý về quy

trình.

- Với các nội dung quan trọng luôn có các kế hoạch dự phòng song

song: Các nội dung quan trọng trong sự kiện nhƣ đón khách VIP chẳng hạn, nhà

tổ chức sự kiện luôn tính đến việc có thể do một biến cố đặc biệt nào đó, khách

có thể không tham gia hoặc đến muộn… trong trƣờng hợp đó đã có những kế

hoạch khác dự phòng (ví dụ cho một hoạt động khác xen vào, hay đôn một nội

dung khác lên trƣớc…).

Hộp.4.11. Sự cố do thiếu phương án dự phòng

Theo ý tưởng của nhà tổ chức sự kiện. Để tạo sự bất ngờ tất cả khách mời, trước giờ

khai mạc sẽ bịt mắt bằng một dãy băng. Sau khi MC đọc lời khai mạc, khách bước vào gian

phòng đã được dựng như cảnh thủy cung. Kịch bản là vậy, nhưng sau lời tuyên bố, đoàn

khách bị bịt mắt rồng rắn kéo nhau vào gian phòng thì… cúp điện. Sự cố mất điện không phải

1 phút mà tới 5 phút. Ông chủ người Singapore giận tím tái vì tin dị đoan, còn đơn vị tổ chức

event nháo nhào vì sự cố quá bất ngờ… Lần đó, công ty tổ chức event xem như phá sản mọi ý

tưởng. Và đây không phải là sự cố cá biệt!

Một nhân viên của một công ty event (có vốn nước ngoài) ở quận 1 kể rằng tháng

8.2004 công ty nhận thầu một event mang tầm cỡ quốc gia tại Hà Nội. M., phụ trách tổ chức

chương trình cho biết: "Sự kiện này diễn ra ba ngày tại Hà Nội. Ngày thứ nhất, máy lạnh hư.

Ngày thứ hai, đơn vị cho thuê mặt bằng báo là đang sửa và đến ngày thứ ba mới xong". Nhà

tổ chức than phiền đơn vị thi công dịch vụ. Đơn vị thi công dịch vụ đành trông chờ vào đơn vị

cho thuê mặt bằng, vì trên nguyên tắc về kỹ thuật điện phải do đơn vị cho thuê mặt bằng quản

lý. Nhưng đau hơn, khi thanh toán hoá đơn thì tiền máy lạnh vẫn… tính đủ. Chuyện thiệt hại

do hai ngày hư hỏng và sửa chữa máy lạnh bị đơn vị cho thuê mặt bằng… quên! M. nói: "ở

Hà Nội hiện nay, duy nhất địa điểm của họ có sức chứa lớn nên chúng tôi muốn than phiền

cũng không dám, vì sợ gây ồn ào thì lần sau quay lại họ không chịu ký hợp đồng cho thuê…".

- Với các nội dung liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian

cần phải có thỏa thuận và kiểm tra thống nhất từ trƣớc về thời gian, lịch

trình: Nhà tổ chức sự kiện thƣờng bị động trong việc kiểm soát một số công

việc này, ví dụ nhƣ các vấn đề về diễn giả, ngƣời dẫn chƣơng trình, diễn viên

nổi tiếng tham dự chƣơng trình… Để hạn chế các sự cố thuộc nhóm này, ngoài

việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo),

nhà tổ chức sự kiện còn phải thƣờng xuyên đôn đốc, kiểm tra và duy trì các mối

quan hệ hiệu quả với nhóm này

Hộp 4.12. Sự cố đến từ diễn giả và người dẫn chương trình

Sự cố đến từ diễn giả

Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm

giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê

dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất

nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội

thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người

nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.

Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc

trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá

hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty

cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều

bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó

khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra,

công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời

kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị

động.

Sự cố đến từ ngƣời dẫn chƣơng trình

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là

một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được

thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh

không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. ánh sáng trong thiết kế sân khấu

cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình

người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều;

trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì

không đượcđể đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có

khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình

sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn.

Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của

mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của

mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung

một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao”

thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không

đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình.

Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới,

“sao” mới chịu nghe. ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ,

đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có

những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa

phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười

mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia

tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với

trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là

làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp

thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

-

Khi thực hiện công việc luôn có bảng danh mục công việc (trong đó

có nội dung, tiến độ, quy trình cho công việc); ngoài ra nên thực hiện các công

việc kèm theo danh sách kiểm tra (check list). Việc xây dựng check list cho các

công việc sẽ hạn chế đƣợc những thiếu sót trong khâu chuẩn bị, tiến hành các công

việc trong tổ chức sự kiện.

Hộp 4.13. Những sự cố do thiếu kiểm tra chi tiết

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc

và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải

nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và

nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng

như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không

được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho

chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị

khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến

lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn

phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm

và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý

tình huống. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách

giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một

chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là

điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt

khác.

- Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố: Mỗi sự cố đều có những

cách thức tiến hành riêng, tuy nhiên nó vẫn có thể đƣợc thực hiện theo những

quy trình chung và quy trình cụ thể. Các nhà tổ chức sự kiện cần phải xây dựng

các quy trình và hƣớng dẫn những ngƣời thực hiện nắm vững các quy trình này

để có những hƣớng dẫn và tính chủ động trong việc giải quyết các sự cố.

Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập:

- Nội dung:

+ Đón tiếp

+ Phục vụ

+ Đảm bảo an toàn - an ninh

+ Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp

- Cách thức và phương pháp đánh giá:

+ Kiểm tra vấn đáp và giao bài tập thảo luận nhóm

+ 01 bài kiểm tra viết gồm câu hỏi trắc nghiệm và tự luận. Thang điểm 10.

- Gợi ý tài liệu học tập:

+ Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà

xuất bản Thống kê Hà Nội, 2005.

+ Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái bản lần 2), Nhà xuất bản

Thanh niên.

Ghi nhớ:

+ Đón tiếp

+ Phục vụ

+ Đảm bảo an toàn - an ninh

+ Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1. Liệt kê các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện.

2. Phân tích các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc sự kiện.

3. Mô tả các nội dung cơ bản trong điều hành diễn biến của sự kiện.

CHƢƠNG 5

CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN

Mã chƣơng: MH 24 – 05

Giới thiệu:

Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mô

nhỏ, chất lƣợng dịch vụ còn thấp, tính cạnh tranh chƣa cao, các doanh nghiệp

nƣớc ngoài cũng chƣa tham gia sâu vào thị trƣờng này. Theo đánh giá của nhiều

chuyên gia, xu hƣớng tất yếu sẽ có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự phong phú về sản

phẩm, đạt chất lƣợng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện

trên thị trƣờng Việt Nam.

Mục tiêu:

- Tóm tắt đƣợc các nội dung giai đoạn kết thúc sự kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm

bảo an toàn - an ninh.

- Trình bày đƣợc các quy trình và yêu cầu cơ bản để triển khai tốt giai đoạn kết thúc

sự kiện, chuẩn bị phƣơng tiện đƣa tiễn khách, chuẩn bị lễ bế mạc, tiễn khách, thu dọn

hội trƣờng, rút kinh nghiệm

- Tuân thủ các nghi lễ, nghi thức liên quan sự kiện. Chi tiết, cẩn thận, cởi mở, cầu thị

và nghiêm túc trong kết thúc và rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

Nội dung chính:

1. Chuẩn bi phƣơng tiện đƣa tiễn khách

1.1 Theo yêu cầu đặt trƣớc