Bài giảng Tổ chức sự kiện

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÌNH ĐỊNH



BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Giảng viên: Th.s Phan Bá Hương

BÌNH ĐỊNH 2019

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1.1.Tổ chức sự kiện là gì?

1.1.1.1. Sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có

rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý

nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang

xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng,

hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các

sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc

tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…

- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có

nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả

những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp

trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…

Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức

sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại,

kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng

đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

Như vậy sự kiện cần được hiểu:

- Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.

- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt

động.

- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ

chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.

Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu

về sự kiện như đã đề cập ở trên.

1.1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện

Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các

hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện.

Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ

các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát

(control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự

kiện đã đề ra.

Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy

rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế

hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự

kiện…

Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự

kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các

yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ

chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để

truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã

hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể

đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:

1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;

3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;

4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;

5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;

8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;

11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;

12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;

13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

14. Chăm sóc khách hàng;

15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện

Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ

chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên

với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần

nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà cung ứng

về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống…

Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về

các thành phần này.

Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá

nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động,

diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);

- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự

kiện);

- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa

cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;

- Khách mời (tham gia sự kiện);

- Khách vãng lai tham dự sự kiện;

- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.

Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số

trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ

chức). Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn thuần

là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân

nơi diễn ra sự kiện không đáng kể.

Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các

chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để

thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ

yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác

nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.

Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho

sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào

sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội.

Nhà tài trợ sự kiện sẽ có được những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một

số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; song song với nó họ cũng

sẽ phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn đề có liên quan với họ)

trong sự kiện.

Cần lưu ý:

- Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng

cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện.

- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một hay

nhiều nhà tài trợ cho sự kiện.

- Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ

chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…

- Trong tài liệu này, để thuận tiện cho việc trình bày chúng tôi xin phép được

gọi nhà tài trợ sự kiện vào nhóm các nhà đầu tư sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức,

doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực

hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định

trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện

phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết

thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng

dịch vụ với khách hàng của mình (xem sơ đồ 1.1)

Sơ đồ 1.1. Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện

Nhà cung ứng

các dịch vụ bổ

trợ

Nhà tổ chức

Khách hàng

của nhà tổ

sự kiện

chức sự kiện

Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ

chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình.

Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác

nhau. Ví dụ: một công ty bỏ tiền thuê một cuộc triển lãm hàng hóa thì khách hàng

là nhà đầu tư sự kiện. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức

một sự kiện nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật), khách

hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả (khách mời) tham gia sự kiện.

Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh

nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú,

ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ

chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được ký

kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định

liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện.

Do tính đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện, nên nhà tổ chức sự

kiện khó có thể đảm đương tự cung ứng tất cả các dịch vụ cho khách hàng trong sự

kiện. Vì vậy họ cần đến các nhà cung ứng dịch vụ cho sự kiện. Chúng tôi gọi

chung nhóm này là: nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện/ các nhà cung ứng

trung gian.

Thành phần này có thể được xem là nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện,

tuy nhiên để tránh nhầm lẫn với nhà tổ chức sự kiện (cũng là nhà cung cấp dịch vụ

tổ chức sự kiện) mặt khác để làm nổi bật vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện

trong quá trình cung ứng các hàng hóa, dịch vụ cho khách, trong tài liệu này chúng

tôi thống nhất gọi thành phần này là: các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự

kiện.

Một nhóm đối tượng thuộc sự chỉ đạo của nhà tổ chức sự kiện thường gặp ở

các sự kiện lớn đặc biệt là các sự kiện mang tính xã hội cao đó là: Tình nguyện

viên tham gia sự kiện.

Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia

vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ

chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức sự

kiện.

Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ

chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự

vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự

kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu

tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.

Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp

phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất

định về tinh thần hoặc vật chất.

Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, trong trường hợp sự kiện có

bán vé; Tuy nhiên có những đối tượng cũng là khán giả của các sự kiện nhưng

không phải là khách mời, nếu họ không phải là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện

muốn thu hút, họ chỉ tình cờ tham gia sự kiện với hình thức vô tình, vãng lai.

Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những

tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện

nhưng không thuộc các nhóm nói trên.

Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ

chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng

kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành

khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện.

Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới

hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự

kiện.

Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy

mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường

học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia…

Trên đây là các thuật ngữ cơ bản, các thuật ngữ này cùng với các thuật ngữ

chuyên môn khác có liên quan sẽ được mô tả chi tiết hơn ở những nội dung tiếp

theo.

1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN

Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương

mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng,

và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng như nội dung của nó.

Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh

doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm

khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định

được gọi là một loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân

loại sự kiện bao gồm:

- Quy mô, lãnh thổ

- Thời gian

- Hình thức và mục đích sự kiện

1.2.1.Theo quy mô, lãnh thổ

Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào

số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại

mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có

những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động

xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)

- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc

gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá

dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hương,

SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp…

- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn

trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của

ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội

nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp

cuối năm…

Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương

đối như trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa

sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình).

Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm

ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây

Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện quốc

tế (Lễ hội Olimpic…)

1.2.2.Theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.

- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia

thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày.

- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên- diễn ra vào các

năm thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ báo công,

hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội

thường niên…); Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có

hiện tượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào,

triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…)

1.2.3.Theo hình thức và mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện.

Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó

thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh

doanh của các doanh nghiệp.

+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)

+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh

nhật, ngày truyền thống của công ty…

+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)

+ Triển lãm (Exhibitions)

+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)

+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)

+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)

+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events)

+ Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)

+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers

Conferences, Conventions)

+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…

+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…

+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục,

khoa học như.

+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences,

Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…

+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học

sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc.

+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn

giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:

+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)

+ Cưới hỏi

+ Ma chay

+ Mừng thọ

+ Sinh nhật

+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội

+ Giao lưu văn hóa

+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày

thành lập…

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:

+ Entertainment events: Event giải trí

+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn

sân khấu chuyên nghiệp…)

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow

+ Festive events: Event lễ hội

+ Triển lãm nghệ thuật

+ Biểu diễn nghệ thuật

+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc.

+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…

- Sự kiện thể thao:

+ Thi đấu

+ Hội thi, hội khỏe…

+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…

+ Giao lưu thể thao

- Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự

kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các

cơ quan nhà nước.

+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương

+ Phát động phong trào

+ Hội thảo, hội nghị…

+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương

+ Đón tiễn…

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do

một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham

gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.

+ Lễ ghi nhận thương hiệu

+ Thu hút nhà tài trợ

+ Kỷ niệm

+ Gây quỹ

+ Phát động phong trào…

+ Họp báo, thông cáo báo chí…

Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối,

trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau. Ví

dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai

hay nhiều loại nói trên.

CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ

TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN

2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN

2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì?

Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát,

biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện.

Ví dụ: Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý II năm 2008

- Lễ khai trương siêu thị Việt…

Chủ đề của sự kiện không phải là một cụm từ cứng nhắc, công thức mà tùy

theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá của nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức

sự kiện nó có thể có những cách biểu đạt khác nhau.

Tuy nhiên, chủ đề của sự kiện là cơ sở để xây dựng các ý tưởng (tuy nhiên

các ý tưởng cũng là cơ sở để điều chỉnh chủ đề thậm chí từ ý tưởng mới xây dựng

nên chủ đề), chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự

kiện nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức sự

kiện, tên chủ đầu tư sự kiện hoặc nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự

kiện…Ví dụ: Lễ khai trương chợ Bình Tây, Lễ khởi công…, Gặp gỡ khách hàng

cuối năm…, Hội thảo du học Anh…

Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện

- Trong nhiều trường hợp người ta sử dụng chính chủ đề (có thể thu gọn lại,

khái quát hóa, biểu tượng hóa) để làm tên của sự kiện. Chính vì điều này, có thể có

những quan điểm đồng nghĩa tên của sự kiện với chủ đề sự kiện.

- Trong những trường hợp khác, tên của chủ đề có thể mang tính biểu tượng

cao hoặc với mục đích gây ấn tượng, mục đích tạo sự hiếu kỳ, mục đích sự dụng

tên theo hướng marketing người ta có thể đưa ra một cách ngắn gọn, ví dụ có

những sự kiện có tên: Duyên dáng Việt Nam, Ngày vui của bé… Những tên gọi

theo kiểu trên không thể là chủ đề của sự kiện được vì nó không đủ thông tin cho

việc lựa chọn hình thức, xây dựng chương trình, phát triển các ý tưởng trong tổ

chức sự kiện.

Song song với việc xây dựng chủ đề cho sự kiện, người ta có thể tiến hành

nêu ra, phát triển các ý tưởng tổ chức sự kiện, xây dựng tên gọi của sự kiện.

2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện

Thông thường chủ đề của sự kiện thường được các nhà đầu tư xác định từ

trước và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo.

Trong hoạt động tổ chức sự kiện ở các nước phát triển, nhà đầu tư sự kiện

thường đưa ra mục đích trong việc đầu tư sự kiện của mình, việc hình thành chủ đề

cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sự kiện, để tận dụng sự hiểu biết, kinh

nghiệm trong việc tiến hành sự kiện. Ví dụ: Một doanh nghiệp yêu cầu nhà tổ chức

sự kiện tổ chức một sự kiện nhằm giới thiệu một loại sản phẩm mới của doanh

nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn. Theo mục đích này nhà tổ chức sự kiện có thể đưa ra

nhiều chủ đề, hình thức tổ chức sự kiện khác nhau như: giới thiệu sản phẩm mới, tổ

chức hội thảo hội nghị về sản phẩm, gặp mặt các nhà đại lý…

Đa số các trường hợp người ta thường kết hợp cả hai hướng trên, nhà đầu tư

sự kiện với các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng với nhà tổ chức sự kiện

bàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau có

liên quan.

2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện

Từ chủ đề, mục đích, hình thức… của sự kiện, nhà tổ chức sẽ xây dựng

chương trình tổng thể cho sự kiện.

- Đối với các sự kiện chịu sự chi phối của các quy định khá chặt chẽ trong tổ

chức, như tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai trương,

khai mạc… nếu gắn với các doanh nghiệp nhà nước thì chủ đề thường được xác

định khá rõ ràng. Nội dung chương trình thường được xây dựng theo những quy

trình có sẵn, do đó các ý tưởng cho loại sự kiện này không nhiều.

- Đối với các sự kiện mang tính xã hội, chịu sự chi phối của phong tục tập

quán, văn hóa địa phương, tín ngưỡng- tôn giáo… như đám cưới, đám ma, mừng

thọ… nội dung cũng được xây dựng theo trình tự phổ biến trong cộng đồng, các ý

tưởng thường xuất hiện ở dạng đơn lẻ cho các hoạt động cụ thể. Ví dụ: như ý

tưởng về trang trí sân khấu, ý tưởng về đón cô dâu, về lịch trình… Nhìn chung các

loại sự kiện này không đòi hỏi có những ý tưởng thực sự mang tính hệ thống mà

thường đòi hỏi những đột phá nho nhỏ về ý tưởng trong xây dựng chương trình.

- Tuy nhiên đối với các sự kiện mang tính thương mại, mặc dù nó vẫn chịu

sự chi phối của những định chế nhất định nhưng lại đòi hỏi tính đột phá, tính sáng

tạo, tính mới mẻ, tính không lặp lại…đặc biệt phải mang lại sự thích thú cho người

tham dự và mang lại hiệu quả thiết thực cho việc tổ chức sự kiện, do đó để xây

dựng chương trình đảm bảo các yêu cầu này phải xuất phát từ các ý tưởng đầy sáng

tạo.

Mô hình phát triển các ý tưởng trong tổ chức sự kiện có thể tóm tắt theo sơ

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ về sự hình thành các ý tưởng và chủ đề sự kiện

đồ sau

Các yếu tố

ảnh hưởng

Nhà tổ chức

sự kiện

Cơ sở phát

triển ý

Hình thành

các ý tưởng

sơ phát

Phát triển ý

tưởng thành

chủ đề của

sự kiện

Chủ đề sự

kiện

tưởng

(xâu chuỗi

những hoạt

động liên

quan)

(Có kiểm tra

và thẩm định

từng phần)

(hoàntất quá

trìnhtư duy)

Nhà đầu tư

sự kiện

Mục đích

của sự kiện

2.3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾHOẠCH TỔNG THỂTỔCHỨC SỰKIỆN

2.3.1. Chương trình của sự kiện là gì?

Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ,

chương trình của sự kiện giống như một kịch bản cho một tác phẩm điện ảnh, hay

một chương trình du lịch trọn gói. Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở

để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức cũng như các dịch vụ cần thiết cho chương trình

sẽ được xác định cụ thể và có thể từ đây xác định được sơ bộ giá thành của chương

trình. Chương trình này sẽ được gửi đến nhà đầu tư sự kiện với bảng báo giá và

chờ sự phản hồi từ phía nhà đầu tư sự kiện. Thông thường, đối với nhà tổ chức sự

kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ

chức sự kiện với nhau và quyết định việc ký kết hợp đồng đối với nhà đầu tư sự

kiện. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn

phụ thuộc nhiều vào khâu lập kế hoạch và tổ chức tiến hành sự kiện .

Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đưa ra cùng một lúc

nhiều chương trình, kế hoạch khác nhau để nhà đầu tư sự kiện lựa chọn. Mặt khác,

khi nhà đầu tư sự kiện thông báo đấu thầu một sự kiện nào đó, có thể họ sẽ nhận

được nhiều chương trình từ các nhà tổ chức sự kiện khác nhau.

2.3.2. Xây dựng chương trình cho sự kiện

Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện có thể tiến hành theo những

cách khác nhau tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện,

ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Ngoài ra quy trình xây dựng

chương trình cho sự kiện còn phụ thuộc vào hình thức lập dự toán cũng như việc

ký kết hợp đồng công việc giữa chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện (xem

mục lập dự toán cho sự kiện)

Thông thường chương trình được xây dựng theo các quy trình sau:

Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng

Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện

Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách (kế hoạch) cho sự

kiện

Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự

kiện

Bước 5: Hoàn thiện chương trình

Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế

hoạch dự phòng (nếu cần thiết)

Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện

Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện

chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện.

Trong thực tế quy trình với đầy đủ các bước như trên thường áp dụng trong

trường hợp nhà đầu tư sự kiện không đưa ra hoặc đưa ra một giới hạn tương đối

hợp lý, rộng rãi cho tổng kinh phí tổ chức sự kiện. Trường hợp này, nhà tổ chức sự

kiện thường lập chương trình dựa trên các ý tưởng của sự kiện từ đó mới xác định

và điều chỉnh dự toán cho phù hợp. Quy trình trên cũng thích hợp trong trường hợp

nhà tổ chức sự kiện định giá cho các công việc liên quan đến hoạt động của mình

(như lập chương trình, lên kế hoạch, chuẩn bị, giám sát…) còn đối với tất cả các

dịch vụ khác có trong sự kiện sẽ do nhà đầu tư sự kiện trực tiếp chi trả.

2.4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.4.1. Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

2.4.1.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện là gì

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt kê và

tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ

chức sự kiện.

Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính giá thành thực tế của

sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phí

thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện, còn đã là dự toán nó sẽ mang ý

nghĩa là việc tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính.

Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ

bản quyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ

trong sự kiện, hay nói cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện.

2.4.1.2. Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự

kiện khi lập dự toán ngân sách

Khi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần:

- Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự

kiện.

- Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả

cho các hàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình.

- Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc

nhằm mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sự kiện.

- Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm trong việc lập chương

trình, kế hoạch, lập dự toán của sự kiện. Nếu có thể nên giao công việc này cho

một nhóm chuyên gia có chuyên môn dưới sự điều hành của một trưởng nhóm có

năng lực/ kinh nghiệm cao nhất.

Đối với nhà đầu tư sự kiện cần khẳng định được các yêu cầu sau:

- Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán kinh phí

- Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

- Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện

2.4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện phát sinh rất nhiều các khoản mục chi phí có liên

quan, thông thường người ta chia các khoản mục vào 4 nhóm cơ bản sau:

- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện

- Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện

- Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước

- Các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình.

Khi lập dự toán chi tiết cho các nhóm chi phí này, nhà đầu tư sự kiện sẽ hình

dung được tương đối chi tiết về các hàng hóa, dịch vụ mà họ sẽ mua để thực hiện

chương trình sự kiện. Do đó, họ dễ dàng chấp nhận hơn việc thay đổi dự toán kế

hoạch với việc tính giá thực tế (nếu có các khoản chi phí phát sinh tăng) trong quá

trình tổ chức sự kiện. Ví dụ: nếu tính chi phí trực tiếp cho 1 khách mời là 1 triệu,

số lượng khách mời dự tính là 100 người. Trong thực tế nếu số lượng khách mời là

150 người, chủ đầu tư sự kiện sẽ dễ dàng việc bổ sung kinh phí ngoài dự toán.

BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN)

Stt

Khoản mục chi

Đơn vị

tính

Số lượng

Đơn giá

(1000 VN Đ)

Thành

tiền

(1000 VN Đ)

Ghi chú

phí

I

Chi phí nhân

công

1.

2.

Lễ tân

Dẫn

ngày công

chương theo hợp

trình

đồng

3.

Kỹ thuật viên

…

buổi

Tổng cộng

Chi phí thuê

trang thiết bị

Phòng họp

II

ngày

Các thiết bị văn chiếc

phòng…

Tổng cộng:

Bảng 2.2. Bảng thống kê chi phí chi tiết cho từng khoản mục (dự toán)

BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN)

Loại chi phí: Chi phí ăn uống

Stt

Khoản mục chi

Đơn vị

tính

Số lượng

Đơn giá

(1000 VN Đ)

Thành

tiền

(1000 VN Đ)

Ghi chú

phí

1.

2.

3.

4.

Ăn tối ngày 1

Đồ uống

Ăn sáng ngày 2

Suất

chai

suất

Tiệc coffee break tiệc

Giải

lao

giữa

thảo

hội

5.

Ăn trưa ngày 2

…

suất

Tổng cộng

Các bảng dự toán chi phí cho các hạng mục chi phí khác như: thuê trang

thiết bị, tổ chức vận chuyển, lưu trú, giải trí… cũng được thực hiện tương tự. Sau

khi có bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng loại (hoặc từng công việc), cần có một

bảng dự toán chi phí tổng hợp.

Bảng 2.3. Bảng Dự toán ngân sách tổng thể

BẢNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔNG THỂ

Stt

A

Chỉ tiêu

Phương

án 1

Phương

án 2

Phương

án 3

…

Ghi chú

Chi phí thuê địa

điểm

A1 Tiền thuê địa

điểm

A2 Tiền thuê trang

trí

…

B

Nhân công

B1 Lễ tân

B2 Dẫn chương

trình

B3 An ninh

…

Tổng cộng

CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3.1.1.Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Nhiệm vụ hàng đầu của nhà tổ chức sự kiện đó là lập kế hoạch tổ chức sự

kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình xác định trước các công

việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân

sách sự kiện đã được xác định.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức

sự kiện. Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội

dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được

sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức

sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các

nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự

kiện.

3.1.2. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện có là một bản thiết kế những nội dung tổng quát,

được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ

Bài giảng Tổ chức sự kiện - Phan Bá Hương