Giáo trình Microsoft Access

Doanh nghiÖp t nh©n thanh s¬n

Gi¸o tr×nh: Microsoft Access

I,Microsoft Access

1, Khởi động Access

- Vµo Start → Programs → Microsoft Access.

- Më biÓu tîng

Desktop.

trªn mµn h×nh nÒn

Khi ®ã hép tho¹i Access hiÖn lªn ta chän Blank

Access database vµ chän OK. Sau ®ã hiÖn lªn

cña sæ File New Database:

+ Save in: chän ®Þa chØ muèn lu.

+ File name: nhËp tªn CSDL

sau ®ã chän Create.

2, Tho¸t khái Access

• Nh¸y chuét vµo Close gãc ph¶i mµn h×nh

chÝnh.

• Vµo menu File → chän Exit.

• Nh¸y kÐp vµo biÓu tîng cña ch¬ng tr×nh ë

gãc trªn tr¸i mµn h×nh.

• KÝch ph¶i chuét vµo thanh tiªu ®Ò cña ch¬ng

tr×nh → Close.

• n tæ hîp phÝm Alt + F4.

3. Më mét tµi liÖu cã s½n:

- B1: Vµo menu File → Chän Open

- B2: trong hép tho¹i Open

• Look in: ®Þa chØ File muèn më

• KÝch chuét vµo tµi liÖu nµo mµ ta cÇn më.

- B3: n Open.

* Cã thÓ thùc hiÖn bíc 1 b»ng c¸ch nhÊn tæ

hîp phÝm Ctrl + O (hoÆc nh¸y biÓu tîng

Open trªn thanh c«ng cô Standard)

II, Tables

1,Tạo bảng

Chọn đối tượng Table

sau đó chọn “ Create

table in Design view ”.

Hộp thoại xuất hiện:

- Field Name: nhập tên trường

- Data Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường.

- Description: Nhập chú thích cho trường.

Khai báo cấu trúc của bảng

ta ghi vào CSDL: File→Save.

Sau đó nhập tên bảng và chọn OK.

II, Tables

1,Tạo bảng(t)

Một số thuộc tính cho trường

• Field size: Để thiết lập kí ch thước dữ liệu.

• Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển

thị.

• Input Mark: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho

cá c trường.

• Default Value: Để thiết lập giá trị ngầm định cho

trường

• Caption: Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển

thị.

• Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tí nh

đúng đắn của dữ liệu

• Required: Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho

trường

Một số kiểu dữ liệu của trường

TT Kiểu dữ liệu

Độ lớn

Lưu trữ..

1 Number

Tuỳ thuộc kiểu cụ thể Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu

2 Autonumber 4 bytes

Số nguyên tự động được đánh số.

3 Text

tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu ký tự

4 Yes/No

1 bytes

Kiểu logic

5 Date/Time 8 bytes

Lưu trữ ngày, giờ

Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ

kiểu ghi nhớ

6 Currentcy

7 Memo

Sing

tuỳ thuộc giá trị

8 Hyperlink

9 OLE

tuỳ thuộc độ dài xâu Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink)

tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)

II, Tables

2,Tạo khóa cho các trường

Trong một bảng dữ liệu một trường có tí nh chất

khô ng được phé p nhập dữ liệu giống nhau cho

cá c bản ghi thì trường đó có tí nh chất khoá .

Trong Access mỗi bảng chỉ được tạo một trường

khó a duy nhất và gọi là Primany Key.

- Cá ch tạo khoá :

Chọn trường cần tạo khoá .

Vào Edit/Primany Key

Hoặc kí ch biểu tượng

II, Tables

3,Sửa cấu trúc bảng và nhập dữ liệu

Tại cửa sổ Database. Chọn bảng cần làm

việc

- Nút : mở bảng để xem và nhập dữ

liệu

- Nút : mở bảng ở chế độ xem và sửa

cầu trúc.

- Nút : Tạo một bảng mới.

- Nút : Xóa bảng.

II, Tables

4, Thiết lập quan hệ giữa các bảng.

B1: Vào Tool chọn RilationShips (hoặc kí ch

vào biểu tượng RilationShips

thoại Show Table hiện lên.

). Hộp

B2: Add cá c bảng cần thiết lập quan hệ ở hộp

thoại sau và chọn Close.

Chú ý: Nếu khô ng hiện

hộp thoại ta kí ch vào

biểu tượng .

III, Sử dụng Query

• Truy vấn trong Access cho phép thực

hiện hầu hết các công việc như:

- Truy cập dữ liệu từ một bảng hoặc

nhiều bảng để hiện thị những bản ghi

thoả mãn những điều kiện nào đó.

-Tính toán các trường dữ liệu trên bảng.

-Thêm, sửa và xoá các bản ghi từ các

bảng

III, Sử dụng Query

• Các loại Query (Truy vấn)

- Select Query

- Update Query

- CrossTab Query

- Make Table Query

- Append Query

- Delete Query

1, Select Query

a, Tạo truy vấn bằng Wizard

- B1: chọn thành phần Query và

chọn nút New

Sau đó hộp thoại xuất hiện

- B2: chọn Simple Query Wizard

→OK. Hộp thoại Simple Query Wizard

- B3: Trong hộp thoại Simple Query Wizard

+ Table/Query : chọn bảng để lấy cá c trường.

+ Available Fields: chứa cá c trường của bảng được

chọn Table/Query.

+ Select Fields: chứa cá c trường đã được chọn.

B4: chọn Next và nhập tên cho truy vấn sau đó chọn

Finish.

b, Tạo truy vấn bằng Design View

- B1: chọn thành phần Query và

chọn nút New

Sau đó hộp thoại xuất hiện

- B2: chọn Design View →OK.

Hộp thoại xuất hiện

- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn cá c bảng cần

lấy cá c trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta

có của sổ:

b, Tạo truy vấn bằng Design View

- B4:

+ Field:chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn (kích

chọn)

+ Table: Cho biết tên bảng chúa trường trong mục Field.

+ Sort: nếu cần sắp xếp các bản ghi theo trường nào đó.

+ Show: đánh dấu để trường đó xuất hiện khi chay truy

vấn.

+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.

+ Or: nhập điều kiện hoặc.

- B5: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).

- B6: Chạy truy vấn (Query/Run)

Một số phép toán dùng để đặt điều kiện truy vấn

=

>

-

MONTH(D)

YEAR(D)

*

>=

<

/

^

WEEKDAY()

DATE()

<=

<>

+

MOD

&

Between gt1 and gt2

In(gt1,gt2,…,gtn)

Like “gt”

DAY(D)

c, Sử dụng Query Select để tạo trường mới.

Để tạo thêm một trường mới ta thực hiện theo cú

pháp. Tại dòng Field:

<Tên trường mới>: <Công thức tạo trường mới>

VD: để tạo thêm trường DTB= (DT + DL +DH)/3.

Ta thực hiện như sau:

DTB= ([DT] + [DL] + [DH] )/3

Một số hàm sử dụng trong truy vấn

IIF Hàm điều kiện

SUM Tính tổng các giá trị trng trường

MAX Tính giá trị lớn nhất trong trường

MIN Tính giá trị nhỏ nhất trong trường

AVG Tính TB cộng các giá trị trong trường

COUNT Đếm các bản ghi của trường DL

d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu

- B1: chọn thành phần Query và

chọn nút New

Sau đó hộp thoại xuất hiện

- B2: chọn Design View →OK.

Hộp thoại xuất hiện

- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn cá c bảng cần

lấy cá c trường cho truy vấn. Sau đó chọn Close ta

có của sổ:

d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu

- B4: vào View chọn Totals

- B5: đặt các tuỳ chọn thống kê

+ Field: đặt các trường thống kê.

+ Total: sử dụng các lựa chọn thống kê.

• Group by: chọn cột cần nhóm dữ liệu.

• Hàm thống kê: chọn cột cần tính toán dữ kiện.

• Expression: chọn cho việc thành lập trường mới để

thống kê.

+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.

+ Or: nhập điều kiện hoặc.

- B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu).

- B7: Chạy truy vấn (Query/Run)

Giáo trình Microsoft Access - Thanh Sơn