Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Phần 2)
Bài 4.
CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX
Thời gian: 4h (LT:1h; TH: 3h)
A. MỤC TIÊU:
- Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy Fax;
- Cài đặt và thay đổi được các chế độ làm việc của máy fax;
- Sử dụng thành thạo máy Fax;
- Khắc phục được một số sự cố thường gặp;
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.
B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.
C. NỘI DUNG:
4.1. CHỨC NĂNG.
Máy Fax sử dụng kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ thống dây
dẫn điện. Máy Fax gồm một modem Máy Scan và máy in. Máy gửi có khả năng rà quét
bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một
nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy.
Kỹ thuật fax thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín. Ngày nay tuy fax dần dần bị
email thay thế trong nhiều lĩnh vực truyền thông, fax vẫn còn được sử dụng vì những
lợi điểm sau:
- Nhiều loại hồ sơ quan trọng không nên dùng email để tránh bị mất hay đánh cắp.
- Ở một số quốc gia chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký
trên giấy fax.
Ngoài ra, các hãng công ty lớn dùng fax servers, máy tính phục vụ với khả năng
chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu fax gửi đi, nhận fax, chuyển thành email và phát
vào máy tính cá nhân của nhân viên, không cần in ra giấy.
4.2. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG.
4.2.1. Phân loại.
Các loại máy Fax hiện nay được phân biệt với nhau thông qua công nghệ in mà
máy fax đó đang áp dụng. Mỗi công nghệ đều có những ưu nhược điểm riêng như sau:
4.2.1.1. Máy fax in nhiệt.
80
Đây là loại máy fax có kết cấu in đơn giản và hoạt động với độ ổn định cao. Máy
sử dụng loại giấy in riêng dạng cuộn. khi có tác động cơ học lên giấy - giống như khi ta
lấy móng tay vạch lên giấy nó sẽ tạo ra vết in trên đó. Cuộn giấy nhiệt đã được sản xuất
theo một tiêu chuẩn thống nhất nên khi ta dùng máy fax của hãng Sharp, Panasonic hay
một hãng máy Fax bất kỳ khi hết giấy chỉ cần mua cuộn giấy nhiệt tại các cửa hàng văn
phòng phẩm lắp vào là lại dùng tốt.
Hình 4.1: Máy Fax in nhiệt.
- Ưu điểm : Kết cấu đơn giản,dễ sử dụng, hoạt động tin cậy, giá mua máy thấp
- Nhược điểm: Đó là việc lưu trữ các bản Fax . Bản in trên loại giấy này để một
thời gian là sẽ mờ dần đi và mất hẳn. muốn lưu giữ lâu các bản in này họ thường phải
photo ra giấy hoặc quét lại vào máy tính.
Loại máy này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai không thành thạo về đồ công
nghệ và không có nhu cầu thường xuyên phải lưu trữ lại các bản fax .
4.2.1.2. Máy fax in phim.
Loại máy fax này sử dụng một cuộn phim in có kết cấu giống như một cuộn giấy
than để tạo ra hình ảnh in lên loại giấy A4 thông thường. Bản in có thể lưu trữ được.
Ưu điểm : Sử dụng loại giấy thường chung với máy in dễ dùng, sẵn có.
Nhược điểm : Chất lượng bản in phụ thuộc vào cuộn phim, với cuộn phim tiêu
chuẩn chỉ dùng một thời gian ngắn là hết. Các máy fax khác nhau lại sử dụng các cuộn
phim khác nhau nên sẽ là khó khăn cho những người ở những vùng xa trung tâm, sử
dụng fax nhiều mà không mua sẵn Film dự trữ.
Để tiết kiệm người dùng thường cuộn ngược lại cuộn phim giống như cách cuốn
ngược lại cuộn băng catset.
81
Giá của máy fax in phim cao hơn máy in nhiệt một chút. Nhưng xét về mức độ dễ
sử dụng và độ ổn định thấy không bằng.
4.2.1.3. Máy fax in phun.
Sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường khi in.
- Ưu điểm : Có thể tạo ra bản fax có mầu nếu chúng ta sử dụng hộp mực màu.
- Nhược điểm : Khi hộp mực lắp trên máy bị hết, bạn sẽ thấy rất căm ghét loại máy
fax này. Bởi vì giá thành cho mỗi hộp mực bé tí đó cũng khá cao ( Khoảng 26$) và rất
ít cửa hàng sẵn có mực cho loại máy này.
Giá bán của loại máy Fax này cỡ như máy Fax in Film. Nếu ai không ngại sự tốn
kém và bất tiện về mực và thích các bản Fax có màu thì nên mua loại này. Điển hình
của dòng máy loại này là các máy của Canon .
4.2.1.4. Máy fax in Laser.
Sử dụng công nghệ in Laser giống như các máy in thông dụng
- Ưu điểm : Chất lượng bản in khi nhận fax tốt nhất. Lượng mực in trong máy
nhiều dùng rất lâu mới phải thay mực in.
- Nhược điểm : Giá thành hơi cao
Điển hình dành cho các dòng máy loại này là các máy Panasonic, Canon..theo ý
kiến của tôi thì các bạn nên dùng của hãng Canon hoặc Brother bởi vì hộp mực của nó
rất giống mực máy in rất thông dụng và rẻ .
4.2.1.5. Máy in Laser đa năng tất cả trong một.
Đó là sự kết hợp của một cái máy Fax, một cái máy in và một cái máy quét ảnh.
Rất thích hợp cho các văn phòng cần sự gọn gàng, tập trung một chỗ.
- Ưu điểm: Đa năng, Gọn gàng. gía bán của loại máy này cũng chỉ cao hơn một
chút so với máy Fax Laser. Có chức năng gửi và nhận Fax từ máy tính rất tiện lợi.
- Nhược điểm : Buồn phiền nhất là khi nó hỏng, lúc đó sẽ là sự ra đi của tất cả
trong một !!!
4.2.1.6. Sử dụng Fax trên máy vi tính.
Rất nhiều người không biết rằng trên các máy tính xách tay đã có sẵn một thiết bị
có thể giúp bạn sẵn sàng cho việc gửi, nhận Fax. Đó chính là chiếc Modem 56K tích
hợp sẵn trên máy mà ta vẫn hay dùng để kết nối mạng Internet bằng kết nối quay số
82
1269. Các bản Fax khi nhận sẽ lưu trữ trên máy tính. Có thể đọc luôn hoặc in ra nếu
thấy cần.
- Ưu điểm : Là chiếc máy fax có giá bán thấp nhất (Bằng 0 VNĐ) khi bạn đang có
trong tay một chiếc máy tính xách tay và khoảng 40$ cho thiết bị dùng cho máy để bàn.
Rất tiện dụng khi cần nhận Fax tại bất cứ chỗ nào có dây điện thoại.
- Nhược điểm : Khi gửi văn bản sẵn có trong máy thì tuyệt, nhưng nếu cần xin
thêm chữ ký và dấu thì phải có máy quét ảnh để nhập dữ liệu vào máy tính.
Sử dụng sẽ là rất phức tạp với những người không thạo máy tính, và sẽ là rất điên
tiết khi đang cần nhận một bản fax quan trọng mà cái máy tính lại bị nhiễm Virus đang
nằm ỳ ra...
4.2.2. Cấu tạo.
Cấu tạo may fax gồm:
Hình 4.2: Cấu tạo máy Fax Panasonic KX-FP711.
(1) Speaker/ Loa.
(2) Document guides/ Khay hướng dẫn tài liệu.
(3) Paper tray/ Khay giấy. (4) Paper support/ Tấn tựa giấy.
(5) Recording paper entrance/ ghi vào giấy.
(6) Recording paper exit/ Ghi chép lối ra giấy.
(7) Tension plate/ tấm căng thẳng.
(8) Front cover/ bìa.
(9) Document exit/ thoát tài liệu.
(10) Document entrance/ lối vào tài liệu.
(11) Green button (Back cover release button)/ nút màu xanh lá cây (Trở lại
nút phát hành).
(12) Back cover/ Tấm che.
83
Hình 4.3: Các phím chức năng.
(1) [AUTO ANSWER] Để bật các thiết lập ON / OFF câu trả lời tự động.
(2) [REDIAL] [PAUSE] Để gọi lại số gọi gần nhất.
(3) [FLASH] Phím bật/ tắt đèn flash.
(4) Station keys phím trạm.
(5) [LOWER] Để chọn trạm 6-10 cho tính năng quay số một chạm.
(6) [STOP] Để ngăn chặn một phiên hoạt động hoặc lập trình.
(7) [FAX/START]/ FAX Để gửi hoặc nhận fax.
(8) [COPY] Để sao chép một tài liệu.
(9) [TONE] Để thay đổi giai điệu tạm thời.
(10) [HANDSET MUTE] Để tắt tiếng nói của mình trong một cuộc trò chuyện.
Nhấn một lần nữa để tiếp tục cuộc trò chuyện.
(11) [MONITOR] Để bắt đầu quay số mà không cần nâng chiếc điện thoại.
(12) [Caller ID] Để sử dụng tính năng gọi.
(13) ([BROADCAST] Để gửi một tài liệu cho nhiều bên.
(14) [SET] Để lưu trữ một thiết lập trong quá trình lập trình.
(15) Navigator key phím Navigator [] [] [] [] [] [] [BẠ ĐIỆN THOẠI] [VOLUME]
Để điều chỉnh âm lượng. Để tìm kiếm một mục lưu trữ.
(16) [MENU] Để bắt đầu hoặc thoát lập trình.
4.2.3. Nguyên lý hoạt động.
4.2.3.1. Cơ chế hoạt động của máy fax cũ.
Cho đến nay, chiếc máy fax đã được hơn 100 tuổi (Alexander Bain nhận bằng sáng
chế cho bản thiết kế chiếc máy fax đầu tiên năm 1843). Từ những thiết kế ban đầu này,
có thể hiểu được nguyên lý hoạt động của những chiếc máy fax.
84
Hình 4.2: Máy fax đầu tiên của thế giới.
Phần lớn những thiết kế buổi ban đầu của chiếc máy fax đều kèm theo một trống
quay.
- Để gửi fax, phải gắn mảnh giấy vào trống này, với mặt in quay ra ngoài.
- Một thiết bị cảm biến ánh sáng nhỏ với thấu kính và đèn.
- Thiết bị cảm biến ánh sáng được gắn vào cần và quay mặt vào tờ giấy cần gửi.
- Chiếc cần có thể chuyển động lên xuống dọc tờ giấy khi tờ giấy được quay trên
tấm bảng.
Bộ cảm biến ánh sáng có thể lấy tiêu điểm và nhận được những điểm rất nhỏ trên
giấy với diện tích khoảng 0.01 inch vuông (0.25mm2), màu trắng hoặc đen. Trống sẽ
quay để bộ cảm biến ảnh có thể kiểm tra lần lượt từng dòng trên giấy. Nó thực hiện việc
này theo dạng bậc thang hoặc theo đường xoáy ốc.
Để truyền thông tin qua đường điện thoại, những chiếc máy fax sơ khai sử dụng
kỹ thuật vô cùng đơn giản: nếu một điểm trên giấy là màu trắng, máy sẽ gửi một nhịp,
còn nếu nó là màu đen, máy sẽ gửi một nhịp khác. Ví dụ như, nó sẽ gửi một nhịp có tần
suất 800-Hertz cho điểm màu trắng và một nhịp 1,300-Hertz cho điểm màu đen.
Tại đầu dây bên kia cũng có một trống quay tương tự, và một thiết bị giống như
chiếc bút để đánh dấu lên tờ giấy. Khi chiếc máy fax nhận được nhịp có tần suất 1,300-
Hertz, nó sẽ chấm chiếc bút lên tờ giấy, và khi nhận được nhịp 800-Hertz, nó sẽ nhấc
chiết bút khỏi tờ giấy.
85
4.2.3.2. Máy fax hiện đại.
Hình 4.3: Máy fax hiện đại.
Máy fax hiện đại không có trống quay nhưng hoạt động nhanh hơn nhiều, dù vẫn
sử dụng nguyên tắc hoạt động cũ. Tại bên gửi, có một thiết bị cảm biến để đọc tờ giấy.
Thường thì một chiếc máy fax có một bộ phận nhận giấy để dễ dàng gửi những bản fax
dài. Có một số nguyên tắc tiêu chuẩn để mã hoá và gửi những điểm trắng hoặc đen mà
chiếc máy fax nhìn thấy do đó chúng có thể truyền qua đường dây điện thoại. Tại bên
nhận, có một thiết bị chuyên để đánh dấu những điểm đen lên tờ giấy.
Hiện nay, máy fax thông thường tại các văn phòng là loại máy CCITT (ITU-T)
Group 3 Facsimile. Điểm nổi bật của CCITT (ITU-T) Group 3 là nó có khả năng liên
lạc với bất kỳ chiếc máy Group 3 nào khác. Có độ phân giải theo chiều ngang là 203
pixel/inch (8 pixels/mm).
Những chiếc máy fax thường gặp đều có bộ cảm biến kiểu CCD hoặc mạng cảm
biến photo-diode, chứa 1728 bộ cảm biến (203 pixel/inch), vì thế nó có thể quét toàn bộ
dòng của văn bản cùng một lúc. Ngoài ra, một đèn huỳnh quang nhỏ sẽ giúp bộ cảm
biến nhìn rõ hơn.
Quy trình quét như sau: Thiết bị quét trong máy fax nhìn vào một điểm trên văn
bản. Dòng đang được quét có màu đỏ. Thiết bị quét sẽ nhận một nhóm gồm những điểm
trắng và đen, thể hiện trên thanh chữ nhật màu đỏ nằm cuối trang, sau đó mã hoá nhóm
điểm này rồi gửi chúng qua đường điện thoại.
4.3. CÁCH CÀI ĐẶT MÁY FAX.
Tùy theo mỗi loại máy fax mà cách cài đặt các chức năng của máy cũng khác nhau,
do vậy khi sử dụng máy nào chúng ta cần đọc kỹ hướng dẫn sử dung của máy đó. Sau
đây giới thiệu cách cài máy Fax PANASONIC KX-FP342.
86
4.3.1. Đặt thời gian cho máy fax.
- Bạn ấn lần lượt 03 phím [#] [0] [1].
- Màn hình hiển thị SET DATE & TIME.
- Bạn ấn phím [FAX/START].
- Màn hình hiển thị ngày tháng do nhà sản xuất cài, bạn có thể sử dụng bàn phím
để vào tháng - ngày- năm - giờ - phút cho máy, bạn nhớ định dạng Y:cho năm; M: cho
tháng và D: cho ngày.
- Bạn ấn phím [*] để chọn AM, hoặc phím [#] để chọn PM.
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
Hình 4.4: Máy Fax KX-FP342.
4.3.2. Đặt Logo.
- Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [2].
- Màn hình hiển thị YOUR LOGO: Bạn ấn phím [FAX/START] Khi đó bạn có thể
vào tên công ty, địa chỉ, số điện thoại bằng bàn phím trên máy.
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.3. Nhập số điện thoại của bạn.
- Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [3].
- Màn hình hiển thị YOUR TEL NO.
- Bạn ấn phím [FAX/START] Lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy
để bạn vào số Điện thoại hoặc số Fax của bạn.
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.4. Đặt chế độ in báo cáo.
- Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [4].
- Màn hình hiển thị SENDING REPORT.
87
- Bạn có thể ấn phím [FAX/START] để chọn vào chế độ.
- Bạn dùng nút [VOLUME] để lựa chọn các chế độ.
- MODE=OFF/ON/ERROR.
+ OFF: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực
hiện bản Fax.
+ ON: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình gửi bản fax.
+ ERROR: In báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi bị lỗi.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.5. Đặt chế độ nhận fax.
Máy Fax KX-FP342 có 2 chế độ nhận Fax sau:
4.3.5.1. Chế độ nhận FAX tự động.
Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [FAX ONLY MODE]
Lúc này bạn có thể hoàn toàn yên tâm đi ra ngoài mà không sợ bị nhỡ các bản FAX
khi người khác gửi đến.
4.3.5.2. Chế độ nhận FAX thủ công.
Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [TEL MODE] Khi này có
chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu FAX bạn chỉ cần thao tác ấn
phím [FAX/START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận FAX cho bạn.
4.3.5.3. Đặt hồi chuông để nhận fax.
- Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [6].
- Màn hình hiển thị FAX RING COUNT.
- Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn 1 đến 4 hồi chuông đổ.
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.5.3. Đặt chức năng thống kê của máy fax.
- Bạn ấn ba phím [#] [2] [2].
- Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn chế độ ON ( sẽ in báo cáo thống kê ),
hoặc chế độ OFF ( không in báo cáo hàng ngày ).
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.5.4. Đặt chức năng gửi fax theo giờ.
- Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [2] [5];
88
- Màn hình hiển thị DELAYED.
- Bấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị MODE = OFF.
(Có thể ấn phím [VOLUME] để chọn MODE= ON).
- Bạn ấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị NO= ; Sau đó, vào số Fax mà
bạn cần Fax.
- Bạn ấn phím [FAX/START].
Màn hình sẽ hiển thị TIME=12:00 AM ; Bạn có thể sử dụng bàn phím để cài đặt
giờ gửi Fax.
- Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
4.3.5.5. Khai thác bộ nhớ của máy.
Nhớ được 106 tên người và số điện thoại.
Lưư số điện thoại vào máy.
- Bạn ấn phím [MENU] cho đến khi màn hình hiển thị khung chữ:
DIRECTORY SET.
- Bạn nhấn phím mũi tên bên phải phím truy cập nhanh{NAVI}.
- Sử dụng bàn phím để vào tên ngời.
- Bạn ấn phím [SET].
- Vào số điện thoại.
- Bạn ấn phím [SET].
- Nhấn MENU để trở về trạng thái ban đầu.
4.3.5.6. Sửa chữa tên người đã lưu trong bộ nhớ.
- Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY].
- Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình.
- Nhấn phím MENU.
- Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#
- Bạn chọn ấn phím [*] để thay đổi tên của người đó; Sau đó thực hiện tuần tự như
quá trình nhớ số điện thoại.
4.3.5.7. Xóa tất cả lưu trữ trong bộ nhớ.
- Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY ].
- Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình.
- Nhấn phím MENU.
89
- Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#.
- Bạn chọn ấn phím [#] để xoá tên của người đó
4.4. CÁCH SỬ DỤNG VÀ THAY ĐỔI CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC.
Cách gửi bản fax.
- Bạn để tài liệu úp xuống khay;
- Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể bạn ấn phím[MONITOR];
- Quay số Fax mà bạn cần Fax.
Sau đó bạn chờ cho khi đến nghe tiếng rít u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím
[START] để gửi bản Fax đi; Hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay
số.
4.5. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC.
Chắc hẳn bạn sẽ vô cùng lo lắng, bực bội khi bạn đang cần nhận một bản fax quan
trọng từ phía đối tác để chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng chẳng hạn. Tuy nhiên máy
fax lại hỏng, bạn không còn đủ thời gian để gọi thợ sửa chuyên nghiệp đến để kiểm tra
lỗi. Vậy đây là việc tự khắc phục lỗi, tất nhiên đó sẽ là những lỗi đơn giản và phổ biến
mà ai cũng có thể tự khắc phục được sau khi đọc này. Hãy ghi nhớ thật kĩ để nếu có gặp
phải thì bạn có thể áp dụng ngay vào các tình huống khẩn cấp nhé, sau đây là một số lỗi
cơ bản thường gặp phải.
STT
Lỗi
Nguyên nhân
Thứ nhất dây cấp điện
hoặc dây điện thoại
Cách khăc phục
Cần kiểm tra lại các
kết nối thật kĩ.
Ghi chú
Không nhận
được cuộc gọi
hoặc fax.
chưa kết nối hoặc có thể Nếu máy fax nối qua
chúng bị hỏng, hoặc kết bộ chia điện thoại,
nối chưa chắc chắn.
hãy thử bỏ qua bộ
chia mà cắm máy
fax trực tiếp vào
1
đường dây chính. Nếu
máy hoạt động bình
thường thì do bộ chia
có vấn đề.
90
Đặt sai chế độ quay số. Chỉnh lại bằng cách
Không
thể
ấn # 13.
2
thực
hiện
cuộc gọi đi?
Khi máy fax
không hoạt
động.
Không nết nối.
Hãy rút máy fax ra
khỏi đường dây điện
thoại và cắm một
điện thoại khác vào
đường dây để kiểm
tra. Nếu điện thoại
sử dụng được là do
lỗi của máy fax.
trung tâm dịch vụ
của hãy để họ kiểm
tra máy fax.
3
Nếu điện thoại
không sử dụng được
hãy liên hệ với trung
tâm sử dụng dịch vụ
điện thoại.
Máy fax đang được sử
dụng ở chế độ FAX
ONLY.
Đối tác than
phiền lúc gọi
đến chỉ nghe
tiếng báo fax
mà không thể
đàm thoại.
Báo với đối tác số
điện này chỉ dùng
cho fax, không có
đàm thoại. Hoặc có
thể chuyển qua sử
dụng chế độ TEL
hoặc TEL/FAX.
4
5
Máy sử dụng hết giấy.
Máy fax phát
tiếng bíp ngắt
quãng.
Nhấn nút STOP để
nạp giấy và ngăn
tiếng kêu.
91
Thứ nhất dây điện thoại
có thể đang nối với
cổng EXT sau máy.
Không gửi tài
liệu đi được.
cắm chuyển qua
cổng LINE. Thứ
hai máy fax của đối
tác có thể đang bận
hoặc hết giấy. Thứ
ba, số của đối tác
không phải là máy
fax, cần kiểm tra lại.
6
92
Bài 5.
SỬ DỤNG VÀ VẬN HÀNH MÁY PHOTOCOPY
Thời gian 12h (LT:3h; TH:9h).
A. MỤC TIÊU:
- Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy
photocopy;
- Cài đặt được các chế độ làm việc của máy photocopy;
- Sử dụng thành thạo máy Photocopy;
- Xác định và khắc phục được một số sự cố thường gặp;
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.
B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.
C. NỘI DUNG:
5.1. CHỨC NĂNG
5.2. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG.
5.2.1. Phân loại.
- Xét về nguyên lý hoạt động thì có 2 loại máy photocopy: máy photocopy cơ và
máy photocopy kỹ thuật số.
+ Máy photocopy cơ: là máy photocopy sử dụng nguyên lý quang học tạo hình ảnh
trên bề mặt trống bằng điện tích, các hạt mực dựa vào điện tích này mà tạo ra hình ảnh
in ra, do công nghệ này đã lỗi thời nên cho đến hiện tại không còn hãng nào sử dụng
công nghệ này nữa.
+ Máy photocopy kỹ thuật số: là máy photocopy sử dụng nguyên lý quang – tín
hiệu số – tạo ảnh trên bề mặt trống bằng laser, hiện tại gần như tất cả các loại máy
photocopy trên thị trường sử dụng công nghệ này
- Xét về thương hiệu thì thị trường Việt Nam có 2 hãng có số lượng máy lớn và
chiếm lĩnh thị trường là ricoh và toshiba, ngoài ra còn rất nhiều hãng khác là xerox,
Canon, Sharp, Konica Minota….
93
- Xét về tốc độ thì có thể chia ra là 3 loại:
+ Máy photocopy tốc độ thấp: có tốc độ nhỏ hơn 30trang/phút: những máy này
phù hợp với văn phòng nhỏ có nhu cầu in ấn, sao chụp với một lượng không lớn, máy
được thiết kế với độ bền vừa phải nên giá thành rẻ nhất.
+ Máy photocopy tốc độ trung bình: có tốc độ từ 30-50trang/phút: những máy này
phù hợp với công ty cỡ trung bình.
+ Máy photocopy tốc độ cao: >50trang/phút: dòng máy này phù hợp với những
công ty lớn có nhu cầu in ấn sao chụp rất nhiều, hoặc các cửa hàng chuyên làm công
việc photocopy, loại máy này chi phí cao nhất nhưng đáp ứng được nhu cầu về tốc độ
và độ bền mong muốn.
5.2.2. Cấu tạo.
5.2.2.1. Trống (Drum).
Hình 5.1: Trống Drum.
Trống là bộ phận chính của máy Photocopy làm nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh.
Trống còn có tên gọi là trống từ, trống OPC (Organic Photo Conductor: quang dẫn hữu
cơ). Trống được gọi là trống từ vì sử dụng từ tính trong quá trình tạo hình ảnh, gọi là
trống OPC vì bề mặt trống có phủ lớp quang dẫn.
5.2.2.1.1. Cấu tạo của trống.
- Lõi trống: bằng kim loại phi từ tính (chủ yếu bằng nhôm)
- Mặt trống: bề mặt trống được phủ lớp quang dẫn.
Chất quang dẫn là một hợp chất đặc biệt có hai tính chất.
- Nhiễm điện: dễ nhiệm điện tích âm và bảo lưu được điện tích trong bóng tối.
94
- Cảm quang: sẽ bị mất điện tính khi có ánh sáng chiếu vào, ánh sáng càng mạnh
thì điện tích mất đi càng nhiều và ngược lại (tỉ lệ thuận với cường độ ánh sáng chiếu
vào).
Dựa vào đặc điểm này của chất quang dẫn để chê tạo ra trống OPC. Trống OPC
có ưu điểm là không sinh khí Ozon. Các loại trống của máy Photocopy đời cũ không
dùng loại trống này nên trong quá trình sao chụp sẽ sinh ra khí Ozon, loại khí có ích cho
môi trường trong việc ngăn chặn các tia cực tím bức xạ từ mặt trời có hại cho da con
người, làm trái đất nóng lên (hiệu ứng nhà kính) nhưng khi con người tiếp xúc trực tiếp
hay hít ngửi loại khí này lại rất có hại cho sức khoẻ.
5.2.2.1.2. Chú ý về trống.
Do đảm nhiệm vai trò chính trong quá trình sao chụp nên trống phải được bảo
quản, bảo dưỡng tốt, chỉ bị một vết xước nhỏ trên bề mặt trống thì trên bản chụp sẽ có
vệt đen tức thì.
Trong quá trình sao chụp, trống luôn cọ xát với các bộ phận khác nên lớp quang
dẫn sẽ bị mòn đi. Khi lớp quang dẫn bị mòn quá nhiều thì phải thay trống (khoảng
150.000 - 200.000 bản chụp) tuỳ thuộc vào chế độ chụp và cách bảo quản.
Trên trống có một thanh gạt gọi là gạt mực, có nhiệm vụ gạt sạch mực và bột giấy
còn sót lại sau khi chụp. Khi thay trống mới, ta cần phải thay luôn thanh gạt này để đảm
bảo trống mới không bị xước do thanh gạt cũ.
5.2.2.2. Mực (Toner).
Mực là một loại chất làm nhiệm vụ thể hiện hình ảnh trên giấy mực. Mực của máy
Photocopy ở dạng bột và có màu đen, thành phần chủ yếu là Cacbon (nguyên liệu có
sẵn, dồi dào và có màu đen tự nhiên).
Mực có hai tính chất :
- Nhiễm điện: mực cũng có khả năng nhiễm điện tích dương khi được cọ sát với
từ.
- Chảy dính: Khi gặp nhiệt độ cao (từ 160oC trở lên) mực sẽ bị nóng chảy. Khi bị
nóng chảy, mực có độ kết dính cao và dính chặt vào giấy, tạo nên hình ảnh trên giấy.
Chú ý về mực
Do trực tiếp tạo nên bản chụp nên chất lượng của mực rất quan trọng, ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng bản chụp. Mặt khác, trong quá trình sao chụp, mực tiếp xúc trực
95
tiếp với một số bộ phận như lô sấy, lô ép và một số hạt mực có thể rơi vãi xuống trống.
Vì vậy, độ mịn của mực và chất lượng của mực là rất quan trọng, cần phải quan tâm.
Hiện nay, trên thị trường có lưu hành nhiều loại mực giả với giá rẻ. Khi dùng loại
mực này, các bộ phận của máy như trống từ, lô sấy, lô ép sẽ bị ảnh hưởng và giảm tuổi
thọ nhanh chóng do mực không mịn và chảy dính không đều.
5.2.2.3. Bột từ (Developer).
Bột từ là những hạt sắt cực nhỏ có từ tính cao (bản chất là những hạt nam châm
vĩnh cửu điện tính âm) làm nhiệm vụ mang mực đến sát trống. Sau khi đưa mực đến sát
trống, do bề mặt trống nhiễm điện tích âm nên sẽ hút mực, đồng thời đẩy từ trở lại hộp
từ để tiếp tục chuyển các hạt mực khác. Do vậy, bột từ tiêu hao không nhiều trong quá
trình chụp mà chỉ bị giảm từ tính. Khi còn tốt, một hạt từ có thể mang được 2-3 hạt mực.
Lượng mực cung cấp cho trống sẽ thay đổi tỷ lệ và gây cho bản chụp bị mờ hoặc bẩn,
khi đó sẽ phải thay từ mới.
Chú ý về từ:
Cũng như mực, từ hiện nay cũng bị làm giả, hàng nhái, hàng kém phẩm chất rất
nhiều. Khi ta sử dụng hàng giả, hàng nhái, độ từ tính sẽ bị suy giảm rất nhanh và gây ra
hai hiện tượng:
- Từ mang được ít mực nên bản chụp sẽ bị mờ.
- Từ không hút mực chặt nên các hạt mực rất dễ bị rơi vãi trên đường vận chuyển.
Các hạt mực rơi vãi lung tung trong máy sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tuổi thọ của
các bộ phận và bản chụp bị lem nhem.
5.2.2.4. Ru lô sấy (Hot Roller).
Là một trục tròn, thường có màu đen bằng kim loại dẫn nhiệt tốt (thường làm bằng
hợp kim nhôm) có nhiệm vụ sinh nhiệt để làm mực nóng chảy.
Lô sấy bao gồm: đèn nhiệt, thăm nhiệt, cầu chì nhiệt.
Đèn nhiệt sinh ra nhiệt để lô sấy toả nhiệt ra bề mặt lô sấy.
Thăm nhiệt có nhiệm vụ đo nhiệt để báo về bộ xử lí.
Cầu chì nhiệt có nhiệm vụ bảo vệ đèn nhiệt.
5.2.2.5. Ru lô ép (Presurre Roller).
96
Lô ép là một trục tròn bằng vật liệu đàn hồi (thường làm bằng cao su) có nhiệm vụ
ép dính mực sau khi đã nóng chảy lên trên bề mặt giấy. Lô ép được đặt song song với
lô sấy, tiếp xúc trực tiếp với bề mặt lô sấy. Trong quá trình chụp, hai lô này quay ngược
chiều nhau. Do vậy, nếu một trong hai lô này bị phồng lên hay sứt mẻ thì lô còn lại cũng
bị ảnh hưởng nếu không được khắc phục sớm.
5.2.2.6. Cao áp.
Cao áp là bộ phận có nhiệm vụ sinh ra từ trường lớn để hút các bộ phận khác hay
làm cho các bộ phận khác nhiễm điện.
Các loại cao áp trong máy Photocopy là:
- Cao áp nạp: nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống.
- Cao áp hút: hút mực từ trống xuống bề mặt giấy.
- Cao áp tách: tách giấy ra khỏi bề mặt trống.
5.2.2.7. Các bộ phận khác.
Trong máy Photocopy còn có hàng loạt các bộ phận khác như Sensor, cò tách giấy,
các bánh răng, hệ thống gương, đèn quét, cuộn hút ... đảm nhận các vai trò khác nhau
trong quá trình hoạt động của máy.
5.2.2.7.1. Nạp điện tích (Drum Charge).
Trong bóng tối, bộ phận cao áp nạp nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống.
Điện tích trên bề mặt trống được duy trì bởi lớp quang dẫn phủ trên bề mặt trống có khả
năng lưu được điện tích cao trong bóng tối.
5.2.2.7.2. Lộ sáng (Expuse).
Hình ảnh của bản gốc được phản chiếu đến trống qua hệ thống gương và thấu kính.
Điện tích đã được nạp trên bề mặt trống bị xoá tương ứng bởi cường độ mạnh của ánh
sáng phản xạ, bằng cách này hình ảnh bản gốc được in trên bề mặt trống dạng âm bản
(không quan sát bằng mắt thường được).
5.2.2.7.3. Xoá vùng (Eraser).
Ánh sáng từ đèn xoá vùng chiếu xuống vùng điện tích được nạp trên bề mặt trống
mà không sử dụng cho hình ảnh copy. Điện tích của bề mặt trống trong vùng chiếu sáng
sẽ bị giảm và lực hút tĩnh điện trong vùng đó bị tiêu tan. Đèn xóa vùng còn làm nhiệm
vụ xóa trong các chức năng xóa gáy, xóa mép, xóa cỡ giấy.
97
5.2.2.7.4. Hiện ảnh (Developement).
Mực mang điện tích dương (điện tích dương được hình thành bởi sự ma sát giữa
từ và mực) sẽ bị từ (mang điện tích âm) hút và đưa đến sát bề mặt trống. Vùng điện tích
âm trên trống hút mực (do sự trái dấu của các điện tích) đồng thời đẩy từ quay trở lại
(do sự cùng dấu của các điện tích) và do lực hút tĩnh điện của trống lớn hơn của từ. Hình
ảnh bản gốc đã hiện rõ trên bề mặt trống có thể nhìn thấy bằng mắt thường.
5.2.2.7.5. Hút ảnh (Image Transfer).
Giấy được cuốn đến sát bề mặt trống tương ứng vị trí của giấy và hình ảnh trên
trống. Cao áp hút có điện thế âm sẽ hút mực từ trên trống rơi xuống bề mặt giấy do lực
hút tĩnh điện của cao áp hút lớn hơn lực hút tĩnh điện của trống.
5.2.2.7.6. Tách giấy (Separate).
Cao áp tách (cao áp xoay chiều) ở dưới giấy vừa làm giảm điện tích trên tờ giấy
vừa phá huỷ lực hút tĩnh điện giữa trống và giấy. Sau đó, phần đầu giấy được tách ra
khỏi trống và được các cò tách giấy giúp tách giấy dễ dàng ra khỏi bề mặt trống.
5.2.2.7.7 Làm sạch (Cleaning).
Thanh gạt mực sẽ bóc mực còn sót lại trên bề mặt trống mà không được hút hết
xuống giấy và gạt sạch mực vào hộp mực thải. Có một số Model, hộp chứa mực thải có
bộ phận cơ khí guồng mực quay trở lại hộp cấp mực, hộp mực gần như được sử dụng
100% mà không bị lãng phí.
5.2.2.7.8. Xoá điện tích (Quenching).
Ánh sáng từ đèn xoá sẽ xoá trung hoà điện tích trên bề mặt trống, hoàn thành một
chu kỳ chụp.
5.2.2.7.9. Định ảnh (Image Fix).
Lô sấy làm mực nóng chảy và lô ép sẽ ép mực dính chặt vào giấy.
5.3. CÁCH CÀI ĐẶT MÁY PHOTOCOPY
5.4. CÁCH SỬ DỤNG VÀ THAY ĐỔI CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC.
Tùy theo loại máy photocopy khác nhau mà cách sử dụng cũng khác nhau, do vậy
để dùng máy photo hiệu quả thì bạn cần phải hiểu rõ cấu tạo cũng như chức năng cơ bản
của máy và đọc kỹ hướng dẫn sử dụng. Sau đây là hướng dẫn sử dụng máy photocopy
toshiba.
98
Quy trình thực hiện:
TÊN BƯỚC CÔNG
VIỆC
YÊU CẦU
KỸ THUẬT
THIẾT BỊ, DỤNG CỤ, VẬT
LIỆU
TT
Bước 1: Đầu tiên bạn đặt Nhấn đúng
1
bản gốc úp lên mặt kính, phím,
bấm phím FC (Function lần.
clear) để mọi hoạt động của
máy trở về mặc định.
một
Bước 2: Tiếp đến bạn sẽ Chọn đúng.
chọn khay giấy. Chọn khay
giấy là A4 nếu muốn coppy
ra A4. Chọn khay giấy A3
nếu muốn coppy ra A3.
2
Bước 3: Chọn chế độ thu Chọn đúng.
phóng, gồm chế độ thu
phóng mặc định, hoặc chế
độ % mặc định (25%,
50%,…400%), chọn % theo
từng % (từ 25% đến 400%).
Nếu không dùng chế độ thu
phóng thì bỏ qua bước này.
Bước 4: Tiếp đến là chọn Chọn đúng.
chế độ photo đảo mặt, nếu
không sử dụng thì bỏ qua
bước này.
3
4
5
Bước 5: Chọn phím số bảng Chọn đúng.
tài liệu cần photocopy,
1,2,3,…999 để chọn số bộ
tài liệu cần photo.
99
Tải về để xem bản đầy đủ
39 trang
70560
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_su_dung_thiet_bi_van_phong_phan_2.pdf
