Giáo trình Microsoft Excel 2007 - Bài 1: Làm quen với bảng tính - Trần Thanh Phong
2007
Microsoft Excel
Cung cấp những kiến thức cần thiết
giúp làm việc hiệu quả trên bảng tính
Trần Thanh Phong - Trần Thanh Thái
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright
10/05/2007
Mục lục
Bài 1. LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH...................................................................................1
1.1. Giới thiệu Excel.............................................................................................................1
1.1.2. Ribbon là gì?............................................................................................................4
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu).................................................................5
1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ .......................................................6
1.2.1. Mở Excel..................................................................................................................6
1.2.2. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel................................................................................6
Thu nhỏ cửa sổ Excel.....................................................................................................6
Phóng to cửa sổ Excel....................................................................................................6
1.2.3. Thoát khỏi Excel......................................................................................................7
1.3. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt ........................................................7
1.3.1. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang .........................................................................7
1.3.3. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển...............................................................8
1.3.4. Truy cập Ribbon bằng bàn phím..............................................................................8
1.4. Thao tác với workbook.................................................................................................9
1.4.1. Tạo mới workbook...................................................................................................9
1.4.2. Mở workbook có sẵn trên đĩa ..................................................................................9
1.4.3. Lưu workbook........................................................................................................10
1.4.4. Đóng workbook .....................................................................................................12
1.4.5. Sắp xếp workbook..................................................................................................12
1.5. Thao tác với worksheet...............................................................................................12
1.5.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook .............................................................12
1.5.2. Đổi tên worksheet ..................................................................................................13
1.5.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet ................................................................................13
1.5.6. Chọn màu cho sheet tab.........................................................................................14
1.5.7. Ẩn/ Hiện worksheet ...............................................................................................14
1.5.8. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác.............................................15
Sử dụng thanh Zoom....................................................................................................15
Sử dụng Watch Window..............................................................................................17
1.6. Thao tác với ô và vùng...............................................................................................17
1.6.1. Nhận dạng ô và vùng (cells, range) .......................................................................17
1.6.2. Chọn vùng..............................................................................................................18
1.6.3. Sao chép và di chuyển vùng...................................................................................18
1.6.4. Dán đặc biệt (Paste Special) ..................................................................................19
1.6.5. Đặt tên vùng...........................................................................................................20
1.6.7. Chèn, xóa ô, dòng và cột........................................................................................21
Chèn ô trống.................................................................................................................21
Chèn dòng....................................................................................................................22
Chèn cột .......................................................................................................................22
Xóa các ô, dòng và cột.................................................................................................23
1.6.8. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng................................................................23
1.6.9. Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split).......................................................................24
Nối nhiều ô thành một ô...............................................................................................24
Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô .............................................................................24
1.7. Nhập liệu, hiệu chỉnh..................................................................................................25
1.7.1. Nhập liệu................................................................................................................25
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm..................................................................25
Nhập các ký tự đặc biệt................................................................................................26
1.7.2. Hiệu chỉnh nội dung...............................................................................................26
Xóa nội dung các ô ......................................................................................................26
Nhập đè lên ô có sẵn nội dung.....................................................................................27
Hiệu chỉnh nội dung các ô ...........................................................................................27
1.7.3. Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu........................................................................27
Sử dụng chức năng AutoFill........................................................................................27
Sử dụng chức năng Automatic Completion.................................................................29
Sử dụng chức năng AutoCorrect..................................................................................29
1.8. Định dạng.....................................................................................................................30
1.8.1. Định dạng chung....................................................................................................30
Sử dụng Wrap Text......................................................................................................33
Xoay chữ (Orientation)................................................................................................34
Định dạng khung (border)............................................................................................34
1.8.3. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ...........................................36
1.9. In ấn..............................................................................................................................37
1.9.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel....................................................................37
1.9.2. Thiết lập thông số cho trang in ..............................................................................38
Chiều trang in (Orientation).........................................................................................39
Khổ giấy (Size) ............................................................................................................39
Canh lề giấy (Margins) ................................................................................................39
Ngắt trang (Page Break)...............................................................................................39
Thêm hình nền (Background)......................................................................................39
In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers).......................................................39
In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang .....................................................................40
Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in ..................................................................40
In đường lưới của các ô................................................................................................40
1.9.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print..........................................................................42
1.9.4. Các lưu ý khác .......................................................................................................42
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Bài 1
LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH
1.1. Giới thiệu Excel
1.1.1. Excel là gì?
icrosoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy
chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng
hơn trong việc thực hiện:
Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
Tự động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán
khác nhau.
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính
toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng
tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ
trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy
thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được
gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột
và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một
chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Workbook
…
Worksheet
Worksheet
…
Chartsheet
Chartsheet
1048576 doøng
Cells
16384 coät
Hình 1.1. Các thành phần của Workbook
Trần Thanh Phong
1
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp
việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn
trước đây là “.XLS”.
Hộp tên
các vùng
hay ô
Phóng to/ thu Đóng
nhỏ cửa sổ
cửa sổ
Excel
Danh mục
nút lệnh chia
theo nhóm
Thoát
Excel
Phóng to/ thu
nhỏ cửa sổ
làm việc
Thanh lệnh
truy cập
nhanh
Thanh
tiêu đề hành
Ô hiện
Nút lệnh
Office
Thanh
công thức
Thanh
trạng
thái
Bộ nút điều
hướng giữa
các sheet
Các
sheet
Các
dòng
Các
cột
Các kiểu Thanh
Phóng
to, thu
nhỏ
Thanh
cuốn
dọc
hiển thị
cuốn
trang
ngang
Hình 1.2. Giao diện Excel và các thành phần
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,
lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như
thực đơn File của các phiên bản trước. (Xem hình 1.3)
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử
dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và
vào các lệnh cần cho hiện lên
thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu chê các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn
chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh. (Xem
hình 1.3 và 1.4)
Trần Thanh Phong
2
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Hình 1.3. Các lệnh trong thực đơn Office và bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
Hình 1.4. Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Trần Thanh Phong
3
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.1.2. Ribbon là gì?
ibbon: Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn
truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi
là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,
Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Hình 1.5. Thanh công cụ Ribbon
Trần Thanh Phong
4
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng
thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán,
sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn,
chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc
dữ liệu,…
Khi bạn trỏ chuột vào nút
lệnh nào đó trên Ribbon,
bạn sẽ thấy xuất hiện
thông tin về nút lệnh đó,
báo cho bạn biết công
dụng của nút lệnh đang
muốn sử dụng. Khi muốn
sử dụng nút lệnh đó bạn
hãy nhấp trái chuột vào
nút đó một lần.
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như:
bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị
bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc
tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích
dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các
thiết lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn
hình, …
Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,
những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel
Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình
vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn
hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
Thanh thực đơn nhỏ phía
trên thực đơn ngữ cảnh
nếu thấy không cần thiết
bạn có thể tắt đi:
Nhấp nút Office Excel
Options Popular
Bỏ chọn Show Mini
Toolbar on selection.
Hình 1.6. Thực đơn ngữ cảnh
Trần Thanh Phong
5
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ
1.2.1. Mở Excel
Thao tác:
B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái
B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn
Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2007 thì dừng
lại.
B3. Nhấp chuột vào biểu tượng
để khởi động Excel.
Hình 1.7. Các bước khởi động Microsoft Excel
1.2.2. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Phóng to
Thu nhỏ
Đóng
Hình 1.8. Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Thao tác:
Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to
Nhấp chuột chuột vào nút
ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn
lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.
Phóng to cửa sổ Excel
Thao tác:
Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel
bên phía dưới màn hình.
trên thanh Taskbar
Trần Thanh Phong
6
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.2.3. Thoát khỏi Excel
Thao tác:
Nhấp chuột vào nút
ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát
Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel.
1.3. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt
Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các
tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính.
1.3.1. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang
hanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi
vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác,
nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh
cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.
Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên
và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống.
Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình
dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.
Hình 1.6. Thanh cuốn ngang
Thao tác:
Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.
Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải.
1.3.2. Thanh Sheet tab
ể di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab.
Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet
hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành.
Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút
trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối
cùng thì bạn nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó
trong trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh
tên sheet cần đến.
và chọn
Đến sheet đầu
Về sheet trước
Đến sheet sau
Sheet hiện hành
Đến sheet cuối
Tạo sheet mới
Hình 1.7. Thanh sheet tab
Trần Thanh Phong
7
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.3.3. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển
ể đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn
ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng 1.1. bên dưới
để giúp di chuyển được nhanh hơn.
Bảng 1.1. Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
Nhấn phím
Hoặc Tab
Hoặc Shift + Tab
Di chuyển
Sang một ô bên phải
Sang một ô bên trái
Lên một dòng
Xuống một dòng
Home
Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
Mở hộp thoại Go To
Ctrl + Home
Ctrl + End
Alt + Page Up
Alt + Page Down
Page Up
Page Down
F5
End + hoặc Ctrl + Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + hoặc Ctrl + Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành
Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
End + hoặc Ctrl +
End + hoặc Ctrl +
Ctrl + Page Up
Ctrl + Page Down
1.3.4. Truy cập Ribbon bằng bàn phím
Bật/ tắt thanh
Ribbon <Ctrl+F1>
ới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tưởng rằng phải
sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp
<ALT+ký tự đại diện> vì không có các ký gạch chân như các phiên bản trước. Tuy nhiên
thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím.
Hình 1.8. Các ký tự đại diện của nhóm lệnh và các nút lệnh
Trần Thanh Phong
8
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn
phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ
hiện lên, bạn chỉ cần nhấn phím trên bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập.
Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các phím để di chuyển trong thanh Ribbon.
Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, bạn hãy nhấn nhấn tổ hợp phím <ALT + ký tự đại
diện của nhóm lệnh>. Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký tự đại diện là P) <ALT+P>.
Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển ( ) đến
lệnh đó và nhấn phím Enter hay dùng <ALT + Ký tự đại diện cho nút lệnh>.
Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn
phím ESC.
Tạo nhanh workbook
1.4. Thao tác với workbook
1.4.1. Tạo mới workbook
<Ctrl+N>
họn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên
dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo
mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn
Blank workbook và nhấp nút Create.
Hình 1.9. Minh họa tạo mới workbook
1.4.2. Mở workbook có sẵn trên đĩa
Gọi nhanh hộp thoại
Open <Ctrl+O>
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
1. Chọn nút Office chọn tên tập tin trong danh sách Recent
Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần
đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office Excel Options
Advance phần Display Show this number of Recent Documents ).
2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp
chuột hai lần lên tên tập tin.
3. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải
tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open
để mở tập tin.
Trần Thanh Phong
9
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only
(Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open
in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng
trong trường hợp tập tin bị lỗi).
Nơi lưu workbook
Chọn workbook
Tùy chọn Open
Các kiểu tập tin
Hình 1.10. Minh họa mở tập tin
1.4.3. Lưu workbook
ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại
công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian
nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất
tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn
nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện
lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một
lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office
Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save
Để lưu tập tin <Ctrl+S>
hoặc <Shift+F12>
Để lưu tập tin với tên
khác nhấn <F12>
AutoRecover information every
minutes.
Một số cách lưu workbook:
1. Chọn nút Office Save
2. Nhấp chuột lên nút
(Quick Access Tollbar).
3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
trên thanh lệnh truy cập nhanh
Để các phiên bản Excel
trước mở được tập tin tạo
bởi Excel 2007, bạn nên
lưu tập tin theo kiểu
Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các
phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì
hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy
chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại
hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó
nhấn nút Save để lưu trữ.
Excel 97-2003 Workbook (*.xls)
Cài thêm Office 2007
Compatibility Pack cho
Office 2003 và Office XP
để đọc được định dạng
mới của Excel 2007
Trần Thanh Phong
10
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Nơi lưu workbook
Đặt tên workbook
Các kiểu tập tin
Ra lệnh lưu
Các tùy chọn Lưu
Hình 1.11. Minh họa lưu tập tin
Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows.
Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập
tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |
Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo
vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở
tập tin (trừ những cách tà đạo!).
Mật mã dài tối đa 15 ký
tự và có phân biệt chữ
hoa và chữ thường.
B1. Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As
hiện ra.
B2. Nhấn nút Tools chọn General Options…, hộp
thoại General Options hiện ra
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai
mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó
nhấn nút OK
Để tăng bảo mật ta dùng:
Office Prepare
Encrypt Document
đặt mật mã 2 lần.
B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK
B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK
B6. Nhấn nút Save để hoàn tất.
Hình 1.12. Dùng mật mã bảo vệ workbook
Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk
trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify
(mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
Trần Thanh Phong
11
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.4.4. Đóng workbook
Một số cách đóng workbook:
1. Chọn nút Office Close
2. Dùng chuột chọn nút
ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>.
Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.
1.4.5. Sắp xếp workbook
Di chuyển giữa các
hi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua
workbook <Ctrl+F6>
lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào
hoặc <Ctrl+Tab>
nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố
trí thích hợp.
Hình 1.13. Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
1.5. Thao tác với worksheet
1.5.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook
Có nhiều cách thực hiện:
1. Nhấn vào nút
trên thanh sheet tab
2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
3. Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet
4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn
Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.
Trần Thanh Phong
12
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Hình 1.14. Minh họa chèn sheet mới
1.5.2. Đổi tên worksheet
Mặc định Excel mở
workbook mới có 3
sheet, để thay đổi vào:
Office Excel Options
Popular Include
this many sheets <số
sheet>
hấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet
tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím
Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng
khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt
tên như: : / \ ? *
1.5.3. Xóa worksheet
Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:
1. Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet
2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
1.5.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet
Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:
1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn
Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh
sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.
Hình 1.15. Minh họa sắp xếp Sheet1 đến trước Sheet6
Trần Thanh Phong
13
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
1.5.5. Sao chép worksheet
hấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy… chọn vị trí đặt bản sao trong vùng
Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy nhấn nút OK. Ngoài ra để sao
chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép giữ trái
chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab thả trái chuột.
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước
khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để
chọn sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau
đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn
workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).
Hình 1.16. Minh họa sao chép sheet Baitap3 thêm một bản trước khi tính toán
1.5.6. Chọn màu cho sheet tab
iệc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn
chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn
màu thích hợp.
Hình 1.17. Minh họa tô màu cho sheet tab Baitap3
1.5.7. Ẩn/ Hiện worksheet
hi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi.
Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị
ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần và chọn Hide thế là
sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet
Trần Thanh Phong
14
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và
nhấn nút OK.
Để ngăn cản người sử
dụng cho hiện lại, xóa,
chèn thêm, đổi tên, sao
chép sheet bạn vào:
Nhóm Review Nhóm
Changes Protect
Workbook Protect
Structure and Windows
chọn Structure
nhập mật mã và xác nhận
lại.
Hình 1.18. Minh họa cho hiện lại sheet Baitap3
1.5.8. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác
rong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa
sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều
góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều ngăn để dễ dàng tham chiếu, hay
giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,…
Sử dụng thanh Zoom
Excel 2007 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng
tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to
khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn
vào nút dấu trừ.
Hình 1.19. Thanh Zoom
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong
cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn
thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm View Window New Window
Hình 1.20. Xem đồng thời Stock2 và DellStock trong cùng workbook
Trần Thanh Phong
15
Microsoft Excel 2007
Bài 1. Làm quen với bảng tính
Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm View Window
View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa
sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View Window
Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật).
Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề
Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải
thực hiện nhiều việc tham chiếu.
Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View
Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp
chuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có
một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng
(công cụ chia nhanh khung bảng
tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính.
Hình 1.21. Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang
Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ
làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta
luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới để nhập liệu. Để cố
định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View Window Freeze
Panes chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn:
Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành
Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
Hình 1.22. Minh họa cố định các tiêu đề
Để bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
Trần Thanh Phong
16
Tải về để xem bản đầy đủ
47 trang
22820
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Microsoft Excel 2007 - Bài 1: Làm quen với bảng tính - Trần Thanh Phong", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_microsoft_excel_2007_bai_1_lam_quen_voi_bang_tinh.pdf
