Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Nghiên cứu hiện trạng của hệ thống thông tin

Chương 2

NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG

CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1 Một số vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống

Trong thực tế gần 75% các hệ thống thông tin lớn và phức tạp đã hoạt

động yếu kém, không đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Những yếu kém này

thường rơi vào các vấn đề cơ bản sau:

▪ Sai lầm về thiết kế: không hiểu biết đầy đủ các yêu cầu thông tin của tổ

chức. Nhiều chức năng của tổ chức không được đáp ứng. Giao diện

người-máy nghèo nàn, khó sử dụng. Cấu trúc rối rắm, phức tạp khó bảo

trì và hạn chế công việc phát triển. Chương trình không mềm dẻo.

Nguyên nhân của sai lầm này thực chất là do việc phân tích không đầy đủ

về hệ thống.

▪ Sai lầm về dữ liệu: Dữ liệu trong hệ thống không thống nhất, không đầy

đủ hoặc không thích hợp cho mục đích của hệ thống, đôi khi còn sai lệch

vô nghĩa.

▪ Hoạt động yếu kém: hệ thống hoạt động không hiệu quả, làm mất nhiều

thời gian để bảo trì sửa chữa, chưa đáp ứng chức năng của một hệ hỗ trợ

ra quyết định. Không đạt được yêu cầu các chuẩn về thông tin, người

dùng không muốn sử dụng.

▪ Không bảo đảm tính năng hoàn vốn đầu tư: hệ thống hoạt động với chi

phí cao, tốn kém nhân lực. Đôi khi không sử dụng hệ thống còn tốt hơn,

nhanh hơn.

Những vấn đề trên đã được nghiên cứu và cải thiện từng bước tương ứng với

mỗi nguyên nhân gây ra chúng. Cách thức giải quyết các vấn đề trên tập trung

vào ba mặt:

- Nâng cao kỹ năng của các nhà phát triển hệ thống.

- Không ngừng hoàn thiện và phát triển công nghệ, tăng cường sử dụng

các công cụ tiện ích để tự động hoá ngày càng nhiều các hoạt động phát triển,...

làm cho hệ thống có tính mở (openning) cao.

- Hoàn thiện quá trình quản lý các dự án phát triển phần mềm.

2.2 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa

Mỗi tập thể hoặc cá nhân tham gia vào việc phát triển hệ thống thường có

những quan điểm khác nhau tuỳ theo vị trí của họ trong hệ thống.

Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo): với tư cách là người đại diện cho

quuyền lợi của tổ chức, người lãnh đạo quan niệm hệ thống theo khía cạnh lợi

ích có tính chiến lược. Các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt ra đối với những

người phát triển hệ thống là:

. Hệ thống thông tin tin học hoá phải phù hợp với chiến lược hoạt động

của tổ chức. Yêu cầu cầu này là hiển nhiên, vì mục đích của việc tin học hoá là

22

làm thế nào để có những thông tin chính xác và nhanh nhất để phục vụ cho quá

trình ra quyết định phù hợp với hoạt động của tổ chức.

. Hệ thống thông tin tin học hoá phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định

và giảm thời gian ra quyết định. Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng, một

công việc nào đó được thực hiện trên máy tính là một hệ thống thông tin, ví dụ

nhập điểm và in điểm cho sinh viên ở một trường đại học, nhập số KW điện tiêu

thụ hàng của khách hàng để in ra hoá đơn tiền tiền điện,... chỉ là một công đoạn

nào đó trong hệ thống thông tin bởi vì kết quả của công đoạn này không có chức

năng hỗ trợ ra quyết định.

. Hệ thống thông tin tin học hoá phải cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới tốt

hơn. Ví dụ nếu hệ thống thông tin quản lý trong ngân hàng không được tin học

hoá thì việc chuyển khoản, thanh toán không có hiệu quả tức thời, cũng không

nãy sinh ra các dịch vụ tiện lợi khác như rút tiền tự động trên các máy ATM,

Credit Card, mua hàng hoá trừ vào tài khoản,...

. Khả năng hoàn vốn đầu tư: không nên hiểu hoàn vốn là chuyển nhượng

hệ thống thông tin này cho những tổ chức khác để thu lợi nhuận. Một hệ thống

thông tin có khả năng hoàn vốn đầu tư nếu hệ thống đó có thể đem lại cho tổ

chức nhiều dịch vụ, tạo ra ưu thế cạnh tranh, đưa ra thông tin có giá trị giúp cho

tổ chức có những chiến lược đúng đắn.

Yêu cầu từ phía người sử dụng: người sử dụng đầu cuối thường quan niệm hệ

thống như là một sự mô phỏng công việc thường ngày chỉ có khác là có sự tham

gia của máy tính. Các yêu cầu mà người sử dụng thường đặt ra đối với những

người phát triển hệ thống là:

. Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng. Nghĩa là hệ thống phải làm

được các công việc của người sử dụng đầu cuối. Ví dụ, trong hệ thống thông tin

“Quản lý nhân sự” có thể in ấn và thống kê theo một hoặc nhiều điều kiện khác

nhau của cán bộ công chức trong cơ quan.

. Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử

dụng: hệ thống phải làm cho người sử dụng thấy được sự nổi trội, hơn hẳn so

với khi chưa sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, người phát triển hệ thống phải làm

thế nào để hệ thống thân thiện và dễ sử dụng nhất.

. Hệ thống phải có độ tin cậy cao

Người kỹ thuật viên quan niệm hệ thống như là sự tổ chức lại các công

việc theo mục đích xử lý thông tin. Các quan niệm này đôi khi mâu thuẩn nhau

mà sự thành công của hệ thống đòi hỏi chúng ta phải dung hoà các quan niệm có

thể rất khác nhau.

Quan niệm đúng đắn nhất là hệ thống thông tin đã tồn tại ngay trong hoạt

động của tổ chức, và nó phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức. Như vậy

đối với hệ thống thông tin tin học hoá thì trước hết phải phục vụ cho mục đích

chiến lược của tổ chức sau đó mới đến nhu cầu cụ thể của người sử dụng cũng

như nhân viên kỹ thuật.

2.2 Quy mô tin học hóa

23

Quy mô tin học hoá của một tổ chức cho biết trình độ quản lý và mức độ

tin học hoá của tổ chức đó, nó phụ thuộc vào các yếu tố sau:

. Tổ chức có nhu cầu tin học hoá nhiều hay ít.

. Trình độ quản lý của tổ chức cao hay thấp.

. Quy mô hoạt động của tổ chức

Trong thực tế việc tin học hoá một hệ thống thông tin xẩy ra một trong

hai dạng: tin học hoá toàn thể và tin học hoá từng bộ phận.

Việc tin học hoá toàn thể thường đòi hỏi một tập thể người phân tích đồng

thời tham gia và phải có một đầu tư lớn ban đầu, thời gian xây dựng đối với tin

học hoá loại này cũng dài hơn. Một khó khăn đối với tin học hoá toàn bộ là vấn

đề tâm lý, bởi vì nó thay đổi hầu như toàn bộ các hoạt động cơ bản của tổ chức

và thói quen của người sử dụng. Nhưng có một ưu điểm là hệ thống đồng hoạt

động đồng bộ, không manh múm, chắp vá.

Việc tin học hoá từng bộ phận thường xẩy ra đối với tổ chức lớn. Phương

pháp này có nhiều ưu điểm: không gây xáo trộn hoạt động của tổ chức, đầu tư

dần dần. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là sự không nhất quán

giữa các phân hệ thông tin trong hệ thống. Điều này thường xẩy ra đối với các

hệ thống thông tin mà những người phát triển hệ thống không cùng trong một

tập thể phân tích hoặc hoạt động độc lập lẫn nhau.

2.3 Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một hệ thống thông

tin là tập thể và cá nhân tham gia vào quá trình phát triển hệ thống. Thông

thường có sáu đối tượng tham gia vào công việc này.

2.3.1 Người quản lý hệ thống thông tin:

Đó là những người được lãnh đạo của tổ chức giao trách nhiệm đưa ra các

yêu cầu chi tiết cho phân tích viên và triển khai tổ chức thực hiện khi hệ thống

hoạt động. Đối với các hệ thống thông tin vừa và nhỏ thì người quản lý hệ thống

thông tin thường là các trưởng phòng ban chức năng có nhiệm vụ cung cấp tình

hình, số liệu, phương thức xử lý, công thức tính toán,... trong hoạt động nội bộ

của phòng mình và mối quan hệ thông tin giữa phòng mình với các bộ phận

khác.

2.3.2 Người phân tích hệ thống

Là người chủ chốt trong quá trình phát triển hệ thống, những người nầy sẽ

quyết định vòng đời của hệ thống. Trong các hệ thống thông tin vừa và nhỏ một

phân tích viên có thể là là người lập trình cho hệ thống. Tuy nhiên đối với các

HTTT lớn thì bộ phận phân tích viên phải là một tập thể, vì như thế mới có đủ

khả năng nắm bắt các lĩnh vực và hoạt động của tổ chức. Một phân tích viên

được gọi là có năng lực nếu họ hội đủ các điều kiện sau:

. Có kỹ năng phân tích: có thể hiểu được tổ chức và sự hoạt động của nó.

Có thể xác định được các vấn đề đặt ra và giải quyết chúng. Có khả năng suy

nghĩ mang tính chiến lược và hệ thống.

24

. Có kỹ năng kỹ thuật: hiểu biết về thiết bị và phần mềm. Biết chọn lựa

các giải pháp phần cứng và mềm cho các ứng dụng đặc biệt nơi cần tin học hoá.

Hiểu biết công việc của người lập trình và người sử dụng đầu cuối.

. Có kỹ năng quản lý: có khả năng quản lý nhóm làm việc, biết được điểm

mạnh, điểm yếu của những người làm việc trong nhóm. Biết lắng nghe, đề xuất

và giải quyết vấn đề. Có khả năng lập kế hoạch, điều phối các nguồn lực.

. Có kỹ năng giao tiếp: phân tích viên phải đóng vai trò chính trong việc

liên kết giữa các đối tượng: chủ đầu tư, người sử dụng, người lập trình và các

thành phần khác trong hệ thống. Kỹ năng giao tiếp của phân tích viên thể hiện ở

chổ: năng lực diễn đạt và thuyết phục, khả năng hoà hợp với mọi người trong

nhóm làm việc. Có khả năng tổ chức và điều hành các cuộc họp.

2.3.3 Người lập trình

Là tập thể hoặc cá nhân có nhiệm vụ mã hoá các đặc tả được thiết kế bởi

phân tích viên thành các cấu trúc mà máy tính có thể hiểu và vận hành được.

Người lập trình cũng phải viết các tài liệu chương trình và các chương trình thử

nghiệm hệ thống, chuẩn bị các số liệu giả để kiểm định độ chính xác của hệ

thống.

2.3.4 Người sử dụng đầu cuối

Trong quá trình phân tích thiết kế phân tích viên phải làm việc với người

sử dụng để biết được chi tiết các thông tin của từng bộ phận, từng mảng công

việc trong hệ thống. Người sử dụng sẽ cho phân tích viên biết ưu điểm và nhược

điểm của hệ thống thông tin cũ, cho nên những ý kiến của họ có ý nghĩa quan

trọng đến việc sử dụng hệ thống một cách có hiệu quả.

2.3.5 Kỹ thuật viên

Là bộ phận phụ trách về mảng kỹ thuật của hệ thống như: bảo đảm sự

hoạt động của phần cứng máy tính, đường truyền dữ liệu từ bộ phận này đến bộ

phận khác trong hệ thống và từ hệ thống đến môi trường ngoài.

2.3.6 Chủ đầu tư

Thường là thành phần quyết định của tổ chức, là người cung cấp cho phân

tích viên những thông tin chung của tổ chức. Hệ thống thông tin tin học hóa bao

giờ cũng có chức năng hỗ trợ ra quyết định, chức năng này giúp cho lãnh đạo

của tổ chức những thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định.

2.4 Nghiên cứu hiện trạng

2.4.1 Mục đích

Trong thực tế một hệ thống thông tin mới được xây dựng là nhằm để thay

thế hệ thống thông tin cũ đã bộc lộ nhiều yếu kém. Vì vậy mà việc tìm hiểu nhu

cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống

cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại và đang hoạt động nên chúng ta gọi là

hiện trạng. Nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin là nhằm các mục đích

sau:

. Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.

. Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.

25

. Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống để kế thừa và các khuyết điểm của hệ

thống để nghiên cứu khắc phục.

Tóm lại, mục đích của việc nghiên cứu hiện trạng là trả lời cho được các câu hỏi

sau:

. Hệ thống đang làm gì? Gồm những công việc gì? Đang quản lý cái gì?

. Những công việc trong hệ thống do ai làm? Làm ở đâu? Khi nào làm?

. Mỗi công việc được thực hiện như thế nào? Mỗi công việc liên quan đến

dữ liệu nào?

. Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc?

. Đánh giá các công việc hiện tại: tầm quan trọng như thế nào? Các thuận

lợi, khó khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn?

2.4.2 Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện trạng

Với mục đích đã nói trên, để nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin,

phân tích viên nên khảo sát các nội dung sau:

. Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. Nghiên

cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống đó.

. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và

điều hành, sự phân cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đồ tổ chức).

. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu cùng với các

phương thức xử lý các thông tin đó.

. Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các quy tắc,

các công thức tính toán,...

. Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch. Mô tả các luồng thông tin

và tài liệu giao dịch được luân chuyển như thế nào.

. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.

. Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống thông tin cũ và

những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai.

. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hệ

thống thông tin là giai đoạn nghiên cứu hiện trạng của hệ thống. Điều này đòi

hỏi phân tích viên phải làm việc nghiêm túc và chính xác.

2.4.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin

2.4.3.1 Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong khảo sát hiện trạng

▪ Điểm công tác (nơi làm việc)

Là các điểm, đầu mối phát sinh hoặc thu nhận thông tin. Thông thường thì

điểm phát sinh hoặc thu nhận thông tin cũng là nơi lưu trữ và xử lý nó. Có hai

loại điểm công tác: điểm công tác trong và điểm công tác ngoài. Điểm công tác

trong có thể là nơi lưu trữ, xử lý, thu nhận và phát sinh thông tin. Trong khi đó

điểm công tác ngoài chỉ có thể là nơi phát sinh hoặc thu nhận thông tin. Trong

SADT điểm công tác trong và điểm công tác ngoài còn được gọi là tác nhân

trong và tác nhân ngoài. Ví dụ, trong HTTT “Quản lý kho hàng” thì điểm công

26

tác Kế toán kho là điểm công tác trong, vì đây là nơi lưu trữ, xử lý, phát sinh và

thu nhận thông tin. Trong khi đó điểm công tác Nhà cung cấp phải là điểm công

tác ngoài, vì ở đây không cần thiết phải lưu trữ thông tin của hệ thống mà chỉ là

nơi phát sinh hoặc thu nhận thông tin mà thôi.

▪ Tài liệu

Được dùng với ý nghĩa là mọi giá mang thông tin được sử dụng trong hệ

thống. Ví dụ: tài liệu giấy như hoá đơn, hồ sơ,...; tài liệu số hoá như các file dữ

liệu, ảnh số,...

▪ Tài liệu lưu trữ-Kho dữ liệu

Các thông tin được lưu trữ để phục vụ cho các chức năng công việc của hệ

thống.

▪ Chức năng-Công việc

Một chức năng được hiểu là một hoặc nhiều công việc nhằm thực hiện một

nhiệm vụ ở một phạm vi nào đó có tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin

của hệ thống đó. Những tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin thường được

nhắc đến như: cập nhật, lưu trữ, truyền thông tin, xử lý và biểu diễn thông tin.

Kết thúc một chức năng thường cho một sản phẩm cũng là thông tin và có thể là

sản phẩm trung gian hoặc sản phẩm cuối cùng. Ví dụ, trong HTTT “Quản lý đào

tạo” ở một trường đại học, chức năng Xếp loại sinh viên được thực hiện khi các

công việc Nhập điểm thi, Tính điểm trung bình được thực hiện. Kết thúc của

chức năng này là một danh sách (thông tin) sinh viên đã được xếp loại.

▪ Quy tắc nghiệp vụ

Quy tắc nghiệp vụ là những quy định hoặc những hướng dẫn được chấp nhận

mà chúng sẽ chi phối các hoạt động của tổ chức nhằm bảo đảm cho hoạt động

của tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể. Các quy

tắc nghiệp vụ được chia làm 3 loại:

a. Quy tắc về quản lý: là các quy tắc quy định mục tiêu và ràng buộc của

hệ thống. Các quy tắc này có thể được áp đặt từ bên ngoài hệ thống,

cũng có thể là do tổ chức quy định. Ví dụ, “Sinh viên có có số tiết vắng

học lơn hơn 1/3 tổng số tiết của học phần thì không được dự thi kết

thúc học phần” hoặc “Doanh nghiệp phải đóng thuế VAT là 5% và

thuế lợi tức là 35%” là các quy tắc về quản lý được áp đặt từ bên

ngoài hệ thống. Xét quy tắc, “ Sinh viên có thể học lại lần thứ 3 theo

phương pháp tự học.” là quy tắc do hệ thống quy định.

b. Quy tắc về tổ chức: là các quy tắc liên quan đến giải pháp hoạt động

của hệ thống. Đây là các quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để

đạt được mục tiêu trong điều kiện của tổ chức. Ví dụ, quy tắc “Chỉ tổ

chức thi lần 2 cho sinh viên sau khi đã hoàn tất việc thi lần 1“ là một

quy tắc tổ chức.

c. Quy tắc về kỹ thuật: là các quy tắc liên quan đến các yêu cầu kỹ thuật

để bảo đảm sự hoạt động của hệ thống. Ví dụ, quy tắc “máy in không

được sử dụng liên tục quá 1 giờ” là một quy tắc kỹ thuật.

27

Để xác định hiện trạng của hệ thống thông tin, phân tích viên cần nghiên

cứu, tìm hiểu để nắm được tình trạng hoạt động của HTTT cũ, các công việc,

quy tắc hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó để quyết định

phải làm gì và làm như thế nào. Có nhiều phương pháp để nghiên cứu hiện trạng

một HTTT như: phương pháp quan sát, phương pháp điều tra bằng phiếu thăm

dò, phương pháp phỏng vấn,...

2.4.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

a. Phương pháp quan sát

Phương pháp này phân tích viên có thể quan sát trực tiềp hoặc gián tiếp

(quan sát qua phương tiện hoặc đọc tài liệu) về hiện trạng hệ thống thông tin.

Với phương pháp này phân tích viên phải ghi chép lại các yêu cầu sau:

- Các bộ phận trong tổ chức

- Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong tổ chức

- Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận

- Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận

- Khối lượng công việc của mỗi bộ phận

- Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi của dự án mà trong

giai đoạn lập kế hoạch trước đây chúng ta chưa lường được hết.

Phương pháp này có nhiều khiếm khuyết:

- Mang lại một kết quả có tính chủ quan do sự thiếu hiểu biết của người

phân tích.

- Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu vi phân tích viên có phần thụ

động trước các hiện tượng.

- Chỉ có thể nắm bắt được các yếu tố bên ngoài

- Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát

Tuy nhiên, phương pháp này cho một bức tranh khái quát về hệ thống thông

tin tương lai. Chúng ta nên sử dụng phương pháp quan sát kết hợp với các

phương pháp khác thì có hiệu quả hơn.

b. Phương pháp điều tra bằng phiếu thăm dò

Phương pháp này thường được sử dụng trong xã hội học, những điều tra

mang tính vĩ mô. Đối với việc nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin

phương pháp này ít được sử dụng, nó chỉ thích hợp với mục đích điều tra tần

suất trong nghiên cứu khả thi. Thông thường phương pháp này chỉ lấy những

thông tin mang tính định hướng.

c. Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này thường được sử dụng trong các hệ thống thông tin kinh

tế xã hội, bởi vì nó mang lại những thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình

phân tích và thiết kế. Phân tích viên cần phải phỏng vấn: Ban lãnh đạo và các

điểm công tác.

▪ Phỏng vấn lãnh đạo:

28

Mục đích là nắm các thông tin chung nhất của tổ chức, có thể là cần nắm:

- Nhiệm vụ chung của tổ chức

- Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽ cho danh sách các điểm công tác và vai

trò của chúng trong hệ thống

- Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô của hệ thống

- Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin

sắp được xây dựng

▪ Phỏng vấn các điểm công tác:

Mục đích là thu thập các thông tin chi tiết liên quan đến các hoạt động cụ

thể và tất cả các thông tin liên quan đến hệ thống thông tin. Tại mỗi điểm

công tác cần phải mô tả và liệt kê các quy trình của công việc phải thực

hiện. Mỗi qui trình phải nắm cho được:

- Phương thức hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ

công.

- Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các

quy tắc thực hiện công việc.

- Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được

khởi động.

- Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc: công việc được thực hiện

khi nào và khoảng thời gian bao lâu thi công việc được thực hiện

lại.

Ngoài ra, phân tích viên cũng phải nắm:

- Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác để thiết kế giao diện

người-máy giữa người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai.

- Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm công tác này đến điểm

công tác khác hoặc đến môi trường ngoài của hệ thống.

▪ Tổ chức phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn phân tích viên nên thông báo trước thời gian, địa

điểm và nội dung phỏng vấn với người được phỏng vấn. Phỏng vấn với lãnh đạo

và các điểm công tác không phải là một lần duy nhất, nên phân tích viên phải

tạo tạo quan hệ tốt với người được phỏng vấn. Cần mở đầu hợp lý, biểu lộ thiện

cảm, sự tin cậy và tôn trọng đối với người được phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn

xong, phân tích viên phải tóm tắt nội dung đã phỏng vấn, khẳng định các thoả

thuận, để ngỏ khả năng tranh luận để phát huy tính tích cực của người được

phỏng vấn.

Để có được tài liệu tổng kết giai đoạn nghiên cứu hiện trạng, sau mỗi lần

phỏng vấn phân tích viên phải ghi chép lại các thông tin về cuộc phỏng vấn như:

người được phỏng vấn, chức vụ, chủ đề phỏng vấn, tên dự án, ai hỏi, thời gian

hỏi, địa điểm hỏi, các câu hỏi, các câu trả lời tương ứng, đánh giá của người

phỏng vấn, ngày tháng năm phỏng vấn,... các thông tin này nên tổ chức trên các

phiếu phỏng vấn như sau:

29

Tên dự án: <..............> PHIẾU PHỎNG VẤN

Số: <......>

Tên dự án con: <................................> Nơi phỏng vấn: <........................>

Nội dung phỏng vấn (các câu hỏi và các câu trả lời)

........................................................................................................................

Các thoả thuận tiếp theo

........................................................................................................................

Một số đánh giá của người phỏng vấn

........................................................................................................................

Người phỏng vấn (Họ tên và chữ ký) <........................................................>

Nội dung một phiếu phỏng vấn

d. Nghiên cứu các tài liệu

Nghiên cứu tài liệu cũng là một phần công việc của nghiên cứu hiện

trạng. Qua các tài liệu của hệ thống phân tích viên có thể nắm được:

• Các chức năng của tổ chức.

• Các quy tắc, công thức tính toán,... tại mỗi điểm công tác.

• Các tài liệu nghiên cứu bao gồm:

- Các văn bản pháp quy, quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.

- Các văn bản pháp quy, quy định về tiêu chuẩn, quy tắc, phương thức

làm việc.

- Các chủ trương chính sách của tổ chức nhà nước đã ban hành.

- Các báo cáo, báo biểu, thống kê đã có.

Phân tích hiện trạng một hệ thống thông tin là việc làm rất quan trọng,

quyết định sự thành công của dự án, thông thường phân tích viên phải sử dụng

tất cả các phương pháp trên một cách khéo léo để đạt được mục tiêu đề ra.

2.5 Các công việc sau khảo sát hiện trạng

Sau khi dùng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và dữ liệu

liên quan đến hệ thống tương lai, phân tích viên phải xử lý sơ bộ, phân loại và

tổng hợp các dữ liệu thu được để tiện việc theo dõi, quản lý, phục vụ trực tiếp

quá trình khảo sát và làm tư liệu cho các bước tiếp theo.

2.5.1 Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát

Dữ liệu thu thập được trong quá trình khảo sát hiện trạng là một khối các

dữ liệu thô, phân tích viên phải xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được. Công

việc này bao gồm việc phân loại, sắp xếp, bổ sung,... làm cho nó trở nên đầy đủ,

30

chính xác, cân đối, gọn gàng, dễ kiểm tra và dễ theo dõi. Phát hiện chổ thiếu để

bổ sung, chổ sai để sửa chữa. Những việc cần làm là:

. Làm rõ các chức năng của hệ thống: qua khảo sát hoặc bằng kinh

nghiệm phân tích viên có thể xác định được các chức năng và dữ liệu của hệ

thống: như các đối tượng, các điểm công tác, các hoạt động. Đối với mỗi chức

năng cần làm rõ: điều kiện khởi động, kết quả thu được, thời gian thực hiện, tần

số, chu kỳ, các quy tắc phải tuân thủ.

. Rà soát lại dữ liệu: ngoài các kết quả của phỏng vấn, phân tích viên nên

sao chụp lại các bảng biểu, tài liệu để tách các thông tin cần sử dụng. Kiểm tra

lại các thông tin sau về dữ liệu:

- Tên dữ liệu: do người phân tích lựa chọn

- Định nghĩa về dữ liệu: mô tả bằng lời hoặc bằng công thức

- Kiểu dữ liệu (số, chuỗi,...)

- Loại: là dữ liệu cơ sở hay dữ liệu được suy từ dữ liệu khác.

- Ràng buộc về giá trị

2.5.2 Tổng hợp kết quả khảo sát

Việc phỏng vấn tại các điểm công tác chưa nói lên được mối quan hệ giữa

các điểm công tác với nhau như thế nào. Lúc này người phân tích cần tổng hợp

lại để có được một bức tranh tổng thể của hệ thống. Việc tổng hợp được tiến

hành theo hai loại: tổng hợp các xử lý và tổng hợp theo dữ liệu.

2.5.2.1 Tổng hợp các xử lý

Mục đích của tổng hợp các xử lý là làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của

các yếu tố liên quan đến công việc khi phỏng vấn. Có hai cách tổng hợp các xử

lý: tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức và tổng hợp tách rời các yếu tố tổ chức.

▪ Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức

Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức sẽ kết hợp các chức năng với điểm

công tác. Tổng hợp này cho phép chúng ta kết nối được những công việc

cùng thuộc một chức năng chung nhưng liên quan đến nhiều điểm công tác.

Thông qua tổng hợp này chúng ta sẽ rà soát được các khiếm khuyết của việc

điều tra tại các điểm công tác khác nhau. Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ

chức dựa trên cơ sở lĩnh vực hoạt động trong hệ thống. Lĩnh vực hoạt động

là một tập hợp các nhiệm vụ cùng liên quan đến một tập dữ liệu và một

nhóm quy tắc quản lý. Để tách ra một lĩnh vực hoạt động cần phải:

- Nhóm các hoạt động có mối quan hệ với nhau theo mục đích

- Kết hợp các hành động đó với một tập hợp các quy tắc quản lý

chung.

- Kết hợp các hành động đó với một tập hợp các dữ liệu chung.

▪ Tổng hợp tách rời các yếu tố tổ chức

Mục đích của tổng hợp loại này là làm xuất hiện mức bất biến cao nhất

(mức quan niệm) của hệ thống. Nếu bỏ đi các yếu tố tổ chức (như các điểm

31

công tác) và yếu tố kỹ thuật thì hệ thống chỉ còn lại các điểm công tác ngoài,

các chức năng và thông tin về các đối tượng được xử lý.

2.5.2.2 Tổng hợp các dữ liệu

Mục đích của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan

đến hệ thống nhằm xây dựng một từ điển dữ liệu chung cho toàn nhóm phân

tích. Nếu không sau này có thể gây nhiều rắc rối khi xây dựng quan niệm và mã

hoá hệ thống. Các mục từ đưa vào từ điển cần phải chọn lọc và chính xác hoá,

loại bỏ những từ đồng nghĩa và đa nghĩa.

Ví dụ: Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu theo thực thể dữ liệu

STT

Tên - vai trò

Công việc liên quan

1

2

PHIẾU VẬT TƯ: ghi hàng hoá xuất hoặc nhập

T1

ĐƠN ĐẠT HÀNG: ghi lượng hàng hoá đặt gửi

nhà cung cấp

3

4

PHIẾU GIAO HÀNG: ghi số lượng hàng của

Nhà cung cấp phát ra

T2,T3

SỔ ĐẶT HÀNG: tập hợp các đơn hàng đã đặt

T1,T2

.....

..... .....

Ví dụ: Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu

ST

T

Tên gọi-

Ý nghĩa

Kiểu cỡ

Khuôn

dạng

Lĩnh

vực

Quy tắc, ràng

buộc

1

2

SỐ HOÁ ĐƠN

TÊN HÀNG

ký tự

8

Kế toán Chữ hoa

Kế toán

20

8

3

NGÀY HOÁ ĐƠN ngày

..... .....

dd-mm-yy Kế toán

..... .....

.....

2.5.3 Hợp thức hoá kết quả khảo sát

Mục đích của việc hợp thức hoá kết quả khảo sát là nhằm xác định tính

đúng đắn của thông tin và dữ liệu phản ánh yêu cầu thông tin của hệ thống và

bảo đảm tính pháp lý của nó cho việc sử dụng sau này. Hợp thức hoá kết quả

khảo sát bao gồm các công việc:

- Hoàn chỉnh và trình bày các dữ liệu thu được để người sử dụng xem xét

và cho ý kiến.

- Tổng hợp các tài liệu để các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo đánh giá và

bổ sung.

- Đề đạt thêm một số quy tắc mới (như các quy tắc về an toàn hệ thống,

các yêu cầu về nhân sự,...) Do đó hợp thức hoá còn mang ý nghĩa là sự thoả

thuận các quy tắc mới.

Hợp thức hóa là một khâu không thể bỏ qua, nếu không có thể sẽ đối mặt

với những khó khăn không lường trước được khi triển khai dự án.

32

2.6 Giới thiệu nghiên cứu hiện trạng của một số HTTT

Dưới đây chúng ta hãy xét một số nghiên cứu hiện trạng của hệ thống

thông tin thông thường trong thực tế. Các hệ thống thông tin này được sử dụng

trong các chương sau.

2.6.1 Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng"

Một công ty sản xuất bánh kẹo, có nhiều kho để chứa vật tư và hàng hoá:

. Kho nguyên liệu: chứa đường, bột, hương liệu, bao bì,...

. Kho nhiên liệu: chứa xăng, dầu, than

. Kho phụ tùng: chứa các thiết bị thay thế

. Kho thành phẩm: chứa bánh kẹo đã sản xuất được

Mỗi kho đều có thủ kho chuyên trách. Nhiệm vụ của thủ kho là xuất nhập

vật tư hàng hoá theo phiếu xuất hoặc phiếu nhập do người quản lý kho viết ra.

Ví dụ, phiếu xuất hoặc phiếu nhập kho thành phẩm do bộ phận kinh doanh viết,

phiếu xuất hoặc phiếu nhập kho nguyên liệu do phòng cung ứng viết theo công

việc thực tế. Ngoài ra định kỳ, người thủ kho phải kiểm kê và báo cáo tồn kho

từng loại mặt hàng trong kho. Báo cáo tồn kho được dùng với mục đích sau:

. Để làm kế hoạch sản xuất, ví dụ xem xét khả năng có thể đáp ứng một

hợp đồng hay không.

. Đối chiếu với các chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù

hợp với tồn kho theo chứng từ hay không. Công việc này nhằm mục đích xem

có thất thoát về vật tư hoặc có nhầm lẫn về chứng từ không.

. Để bảo đảm sản xuất ổn định, một số mặt hàng và vật tư phải đạt được

một độ dự trữ lớn hơn một mức nào đó được gọi là dự trữ tối thiểu, nếu mức dự

trữ này thấp hơn thì quản lý kho phải làm đơn đạt hàng bổ sung. Mô số mặt

hàng nào đó cũng quy định một mức gọi là dự trữ tối đa, nếu tồn kho vượt quá

mức này thì phải có biện pháp khắc phục để tránh đọng vốn trên nguyên vật liệu

hoặc hàng hoá không tiêu thụ được.

Nếu không có sự phù hợp giữa thực tế và theo chứng từ thì hoặc có sự

thất thoát về vật tư hàng hoá hoặc có sự nhầm lẫn về chứng từ. Cần kiểm tra. Để

tiện theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mỗi mặt hàng một thẻ

kho. Mỗi lần xuất hoặc nhập hàng đều ghi vào thẻ kho đó số lượng xuất, số

lượng nhập, số lượng tồn kho tương ứng. Bản báo cáo tồn kho có dạng như

trong tài liệu A và thẻ khó có dạng như trong tài liệu B.

Người quản lý kho không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà chỉ là nơi phát

sinh các chứng từ xuất nhập. Các chứng từ chủ yếu là chứng từ xuất hoặc nhập.

Khi có nhu cầu về vật tư, người quản lý kho tiếp xúc với Nhà cung cấp để làm

đơn đặt hàng. Khi hàng về, sau khi giám định chất lượng, người quản lý kho viết

phiếu nhập lưu lại một bản, một bản gửi cho kế toán để thanh toán, một bản gửi

cho Nhà cung cấp và một bản cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho. Đối với kho

thành phẩm, việc nhập kho chỉ là thủ tục nội bộ theo thông báo của các phân

xưởng dưới sự kiểm tra của nhà máy. Một phiếu nhập kho cũng có thể có nhiều

33

mặt hàng nhưng chỉ từ một Nhà cung cấp hoặc từ một phân xưởng mà thôi.

Phiếu nhập kho có dạng như tài liệu C.

Đối với kho nguyên liệu hoặc kho nhiên liệu, phiếu xuất kho được thực

hiện theo yêu cầu của sản xuất do Ban giám đốc ra lệnh.

Đối với kho thành phẩm, việc xuất kho chính là bán hàng, phiếu xuất kho

được viết theo lệnh của Phòng kinh doanh. Một phiếu xuất cũng gồm bốn bản

như phiếu nhập. Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho có dạng như tài liệu D.

Công ty không bán lẻ mà bán buôn cho một số đại lý có hợp đồng với

công ty, vì vậy các phiếu xuất không nhất thiết phải thanh toán ngay. tuy nhiên,

nếu khách hàng thanh toán ngay sẽ được một khoản khấu trừ trên giá gọi là

chiết khấu. Hồ sơ khách hàng (lập từ hợp đồng đại lý) cũng được lưu trữ để xác

nhận khi họ đến lấy hàng. Hồ sơ có dạng như trong tài liệu E

Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) người

quản lý kho phải báo cáo với Ban lãnh đạo biến động của kho hàng bao gồm:

tồn kho mỗi mặt hàng đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất trong kỳ và tồn kho

cuối kỳ. Ban lãnh đạo căn cứ vào các số liệu này để nắm tình hình kinh doanh

của công ty. Báo cáo tồn kho có dạng như trong tài liệu F.

Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng".

Tài liệu A

Công ty Hải Hà BÁO CÁO TỒN KHO TÍNH ĐẾN NGÀY ..............

Stt

1

2

3

4

Tên hàng

Bánh Chocola A01

Kẹo chanh B07

Bánh quy bơ A12

.... ....

Mã hàng Đơn vị Đơn giá Tồn kho Ghi chú

Kg

....

356

250

57

....

Tài liệu B

Công ty Hải Hà

THẺ KHO SỐ .....

Tên kho: Kho Thành phẩm

Tên vật tư hàng hoá: Kẹo Chocola

Dự trữ tối thiểu: 50Kg

Mã hàng: A01

Đơn giá: 2500đ

Đơn vị tính: Kg

Xuất Tồn

25

Dự trữ tối đa:

500Kg

Số chứng từ

Tồn đầu kỳ

8345

Ngày

Nhập

200

12/01/2004

16/01/2004

02/03/2004

225

75

5467

150

20

2345

55

34

...

Tài liệu C

Công ty Hải Hà

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày .....

Kho Nguyên liệu

Số phiếu: 015

Họ tên người giao: Tô thị Đẹp

Địa chỉ: 16 Phan Đình Phùng

Đơn vị: Công ty Nông sản thực phẩm Tỉnh TT Huế

Theo Hợp đồng số: 1234/KT Ngày 12/10/2004

Stt

Tên hàng

Đường RE

Bột mì Pháp

Sữa Hà lan

...

Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền

1

C09

B14

B16

Kg

Lit

5000

2500

8000

12000

5000

1500

60000000

12500000

12000000

2

3

...

Tổng cộng:

84500000

Người giao

Người kiểm tra

Thủ kho

Thủ trưởng

Tài liệu D

Công ty Hải Hà

Kho Thành phẩm

HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO

Số phiếu: 215

Ngày xuất.....

Họ tên người nhận: Hoàng Dùi

Đơn vị: Đại lý số 4

Địa chỉ: 18 Hùng vương

ngày 12/02/2004

Theo Hợp đồng đại lý số : 124/HDDL

Stt

Tên hàng

Kẹo Chôcôla

Bánh quy bơ

Kẹo sữa

Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền

1

A09

A14

C16

Kg

7000

3000

8000

120

50

840000

150000

80000

2

3

10

...

Tổng cộng:

1070000

Người nhận

Người viét phiếu

Kế toán

Thủ kho

Thủ trưởng

35

Tài liệu E

Công ty Hải Hà

DANH SÁCH ĐẠI LÝ

Mã

Tên đại lý

Địa chỉ

Số hợp Ngày ký Đại diện

đồng

Số

CMND

D1 Cửa hàng 1-5

01-Lê Duẫn

12 Lê lợi

1356

5678

1/2/03

4/6/02

Bà Năm 1234567

Chị Tèo 9876544

D2 Bà Nọi

D3

...

Tài liệu F

Công ty Hải Hà

Kho Thành phẩm

BẢNG CÂN ĐỐI KHO

Tính từ ngày ......... đến ngày ...........

Stt

Tên vật tư

hàng hoá

Mã

Đơn

vị

Tồn đầu

Lượng

xuất

Lượng

nhập

Tồn cuối

kỳ

1

2

3

Kẹo Chôcôla A09

Bánh quy bơ A14

Kg

120

80

200

150

70

20

0

60

90

Kẹo sữa

C16

...

40

250

300

...

2.6.2 Hệ thống thông tin " Quản lý công chức"

Một cơ quan hành chính sự nghiệp cần tin học hoá việc quản lý cán bộ

công chức của cơ quan mình. Qua nghiên cứu hiện trạng phân tích viên đã nắm

được các thông tin sau:

Mỗi công chức được cơ quan quản lý các thông tin sau đây: Họ tên, đơn vị công

tác, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, chính trị, trình độ

văn hóa, ngoại ngữ, loại hình đào tạo, cựu chiến binh, ngày vào cơ quan, ngày

vào biên chế, cha mẹ, vợ chồng, con, khen thưởng, kỷ luật.

Trong lý lịch, quản lý:

36

Nơi sinh chỉ quản lý cấp huyện và tỉnh.

Địa chỉ được phân làm hai loại: Nếu địa chỉ thành thị thì quản lý số nhà, đường

phố. Nếu địa chỉ nông thôn thì quản lý xã, huyện.

Cha mẹ bao gồm Tên, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ của cha và mẹ.

Vợ chồng bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan và chức vụ của vợ hay

chồng.

Con bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp của từng đứa con.

Chính trị bao gồm Đoàn viên, Đảng viên. Nếu là Đảng viên thì quản lý: Ngày

VĐ, ngày CT, nơi vào Đảng (Tỉnh).

Đi nước ngoài vào thời gian nào, nước đi.

Cựu chiến binh: Ngày NN, ngày XN, binh chủng, cấp bậc khi xuất ngũ.

Công việc tin học hoá hệ thống nhằm đáp ứng:

. Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin chính xác về tình hình

công tác, lí lịch của một công chức.

. Thống kê theo mọi lĩnh vực.

2.5.3 Hệ thống thông tin "Quản lý đào tạo"

Một trường đại học dân lập cần tin học hoá việc quản lý đào tạo của

trường, qua nghiên cứu hiện trạng, một phân tích viên đã nắm được các thông

tin như sau:

Trường đại học dân lập này chỉ gồm một bộ máy quản lý, còn toàn bộ

giáo viên phải thuê từ các trường đại học khác và các viện nghiên cứu dưới danh

nghĩa cộng tác viên. Trường đã lập sẵn một hồ sơ các cộng tác viên gồm tên,

tuổi, giới tính, địa chỉ, trình độ chuyên môn (cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ). Tùy theo

trình độ, cộng tác viên được trả một thù lao (tính theo tiết) khác nhau.

Trường có một số lớp, mỗi lớp có thể có số sinh viên khác nhau. Các môn

học được tuân theo một chương trình đào tạo được Bộ GD & ĐT phê duyệt về

nội dung chuyên môn và số tiết cần thiết. Trường phải thuê một số phòng học ở

nhiều nơi nên phải có một hồ sơ về các phòng học bao gồm số phòng và địa chỉ.

Việc xếp lịch học cho các lớp phải phù hợp với số chổ của mỗi phòng học.

Đầu năm học, hội đồng nhà trường lập một bảng phân công giảng dạy

gồm thầy nào, dạy lớp nào, môn nào. Còn giáo vụ phải xếp lịch học và phòng

học. Dĩ nhiên một thầy có thể dạy nhiều môn và nhiều lớp khác nhau. Do thời

gian của giáo viên phụ thuộc rất nhiều thời gian công tác của họ tại cơ quan, nên

thời khóa biểu chỉ có thể lập và điều chỉnh theo từng tuần. Giáo viên phải đề đạt

yêu cầu của họ vào thứ năm hàng tuần để kịp làm lịch học cho tuần sau. Trong

thời khóa biểu sẽ chỉ ra thứ mấy, từ tiết nào đến tiết nào, ai dạy lớp nào, môn

nào, ở phòng học nào. Trong thời khóa biểu phát cho các lớp, mỗi ô của thời

khóa biểu đều có để một khoảng trống để giáo viên ký xác nhận giảng dạy. Vì

vậy những bản này cũng gọi là phiếu giảng dạy. Cuối tuần các lớp phải nộp lại

cho giáo vụ phiếu giảng dạy này.

Hàng tháng căn cứ vào bảng xác nhận, nhà trường làm bảng thanh toán

cho giáo viên trên cơ sở số giờ thực dạy. Đôi khi cũng phải lập bảng thanh toán

37

theo yêu cầu của giáo viên hay hiệu trưởng trong những trường hợp đặc biệt, ví

dụ như giáo viên chấm dứt hợp đồng giảng dạy giữa tháng.

Cuối mỗi học kỳ, giáo vụ căn cứ vào bảng xác nhận để xác định số giờ đã

dạy của mỗi môn. Nếu môn nào của lớp nào dạy chưa đủ thời gian thì lập kế

hoạch dạy bù.

Ngoài việc quản lý và thanh toán giảng dạy, hệ thống thông tin này còn

phải đáp ứng được các thông tin về giáo viên, học sinh, môn học, các phòng học

cơ hữu và các phòng học thuê mướn của trường.

2.7 Phân tích hệ thống về chức năng

Để có thể mô tả các kết quả nghiên cứu qua từng giai đoạn và mô tả các

chức năng nghiệp vụ của hệ thống, người phân tích cần sử dụng một số phương

tiện và mô hình được nói dưới đây.

2.7.1 Các mức độ diễn tả chức năng

Chức năng được nói ở đây là các chức năng xử lý thông tin trong các hệ

thống thông tin quản lý. Tuỳ theo ngữ cảnh mà việc mô tả các chức năng của hệ

thống được thể hiện ở nhiều mức độ khác nhau.

▪ Mô tả vật lý và mô tả logic: mô tả chức năng ở mức độ vật lý đòi hỏi phải

nói rõ mục đích và cách thực hiện của quá trình xử lý, nghĩa là phải trả lời câu

hỏi: làm gì? và làm như thế nào?. Sự mô tả chức năng ở mức độ logic lại đơn

giản hơn, chỉ cần trả lời đầy đủ câu hỏi làm gì? Nghĩa là chỉ diễn tả mục đích,

bản chất của quá trình xử lý mà không cần quan tâm đến các yếu tố về thực hiện,

cài đặt như phương pháp, phương tiện, tác nhân, thời điểm, thời gian,... Thông

thường mô tả vật lý được sử dụng trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có

sẵn, còn mô tả logic được sử dụng trong giai đoạn thiết kế. Có thể thấy sự thay

đổi mức độ mô tả vật lý/logic trong hình dưới đây, trong đó các bước chuyển đổi

(1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích còn bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết

kế.

Mô tả HT cũ làm

như thế nào?

Mô tả HT mới làm

như thế nào?

(1)

(3)

Mức vật lý

Mức logic

Mô tả HT cũ làm

Mô tả HT mới

(2)

gì?

làm gì?

Một trình tự mô hình hoá hệ thống

▪ Mô tả đại thể và mô tả chi tiết: ở mức độ đại thể một chức năng được mô tả

dưới dạng hộp đen. Nội dung bên trong hộp đen không được chỉ rõ mà chỉ

mô tả các thông tin vào và ra hộp đen đó. Ví dụ quá trình “lập hoá đơn” để

xuất hàng được mô tả qua hộp đen như sau:

38

Đơn đặt hàng

Phiếu xuất kho

Lập

Hoá đơn

Thông tin về tồn kho

Ở mức độ chi tiết thì nội dung của quá trình xử lý phải được chỉ rõ hơn.

Thông thường thì cần chỉ ra các chức năng con, các mối quan hệ thông tin và điều

khiển giữa những chức năng đó. Nếu một chức năng có nhiều chức năng con thì

để mô tả chi tiết người phân tích phải phân rã các chức năng con này thành nhiều

mức. Các mức này được biểu diễn qua biểu đồ phân cấp chức năng dưới đây.

2.7.2 Biểu đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram)

Biểu đồ chức năng nghiệp vụ là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân

rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong

biểu đồ là một chức năng, các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và

chúng được nối với nhau bằng các cung để tạo nên một cấu trúc cây.

Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống thông tin “quản lý

doanh nghiệp”

Quản lý

Doanh nghiệp

Quản lý

Nhân sự

Quản lý

Vật tư

Quản lý

Tài chính

Tài sản

cố định

Thiết

bị

Lương

tiền

Kế

toán

Có hai dạng để biểu diễn mô hình chức năng nghiệp vụ là dạng phân cấp chức

năng và dạng phân tích công ty.

a. Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng:

Để hình thành biểu đồ phân cấp chức năng người ta phân chia một chức năng của

một bộ phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:

▪ Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng được phân rã từ một chức

năng ở mức trên phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng

đã phân rã ra nó. Do đó, để hình thành một mức tiếp theo, người phân tích

phải đặt câu hỏi “để hoàn thành chức năng này thì các chức năng con nào sẽ

được thực hiện?”

▪ Tính đầy đủ của mỗi chức năng con: Việc thực hiện các chức năng ở mức kế

tiếp phải bảo đảm thực hiện được chức năng mức trên đã phân rã ra chúng

▪ Bố trí, sắp xếp các chức năng: khi thiết lập biểu đồ BFD không nên có quá 6

mức, một hệ thống nhỏ thông thường có khoảng 3 mức. Mỗi chức năng

39

trong mô hình có thể có nhiều chức năng con. Ở mỗi mức các chức năng con

nên đặt trên cùng một hàng. Sơ đồ nên cân bằng, nghĩa là các chức năng

cùng một mức nên có kích thước và độ phức tạp tương đương nhau.

▪ Đặt tên cho chức năng: Mỗi chức năng nên có một tên riêng đơn giản

nhưng thể hiện bao quát các chức năng con và phản ánh được thực tế nghiệp

vụ của nó.

▪ Mô tả chi tiết chức năng lá: các chức năng cuối cùng của một BFD được gọi

là chức năng lá. Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ

thống nên nó cần phải được mô tả một cách trình tự và chi tiết.

Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe”

Quản lý trông giữ xe

1. Nhận xe

2. Trả xe

3. Giải quyết sự cố

1.1 Nhận dạng xe

3.1 Kiểm tra sổ gửi

2.1 Kiểm tra vé

1.2 Ktra chổ trống

1.3 Ghi vé xe

3.2 Ktra hiện trường

3.3 Lập biên bản

2.2 Đối chiếu vé

2.3 Thanh toán

1.4 Ghi số xe vào

2.4 Ghi số xe ra

3.4 Thanh toán sự cố

b Xây dựng BFD theo dạng công ty:

BFD dạng công ty được sử dụng để mô tả chức năng tổng quát của tổ chức,

thường được sử dụng trong các hệ thống lớn, đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ

liệu phải được xử lý và sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống. Để mô tả BFD

dạng công ty phân tích viên phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ ở mức

cao nhất của tổ chức và chú ý rằng bất kỳ dự án nào cũng là bộ phận của một

hoặc nhiều chức năng cao nhất này.

Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất (dạng công ty) của hệ thống

thông tin quản lý đào tạo trong một trường đại học.

Quản lý

Đào tạo

Quản lý

Sinh viên

Giáo viên

Môn học

40

Chú ý: cần phân biệt một BFD với một sơ đồ tổ chức của một cơ quan. Sơ đồ tổ

chức của một cơ quan mô tả các bộ phận, các tổ chức hợp thành của cơ quan đó

nên cũng có dạng hình cây. Sơ đồ tổ chức thường dùng để mô tả luồng thông tin

đi từ bộ phận này đến bộ phận khác trong tổ chức.

2.8 Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống

Trong quá trình phân tích, một yêu cầu thông tin cần phải được mô tả khi

hệ thống vận hành đó là các luồng dữ liệu đi từ vị trí này đến vị trí khác của tổ

chức. Hai loại biểu đồ thường được các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

sử dụng là sơ đồ ngữ cảnh và các loại biểu đồ luồng dữ liệu. Chúng thể hiện việc

chuyển tải, lưu trữ thông tin trong hệ thống, giúp phân tích viên hình dung được

các loại thông tin được sử dụng và lưu chuyển như thế nào.

2.8.1 Sơ đồ ngữ cảnh

a. Các biểu tượng để trình bày tài liệu

Điểm công

tác trong

Điểm công

tác ngoài

Tài liệu

lưu trữ

Luồng dữ liệu

CSDL

Nhiệm vụ hoặc

Sự kiện

chức năng

b. Sơ đồ ngữ cảnh: là sơ đồ hình học được xây dựng theo điểm công tác nào đó

dùng để làm rõ mối quan hệ thông tin giữa các điểm công tác của hệ thống. Điểm

trung tâm là điểm đang xét, các điểm công tác khác có liên hệ thông tin với điểm

trung tâm sẽ được mô tả bằng mũi tên và ghi chú kèm theo.

Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán "quản lý kho". Điểm trung tâm là Người

quản lý kho

Thủ kho

Phiếu

Xuất/Nhập

Kế toán

Đại lý

Phiếu Xuất

Phiếu

Xuất/Nhập

Người quản

lý kho

Phiếu

Xuất/Nhập

Báo cáo

Phiếu Nhập

Phân xưởng

Lãnh đạo

41

Nhà cung cấp