Giáo án Microsoft Word - Nguyễn Sơn Hải
PhÇn 1: Microsoft word
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶i
Trung t©m tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o
Bµi më ®Çu
1. Giíi thiÖu phÇn mÒm Microsoft Winword
So¹n th¶o v¨n b¶n lµ c«ng viÖc ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong c¸c c¬ quan, xÝ
nghiÖp còng nh− nhu cÇu cña bÊt kú c¸ nh©n nµo hiÖn nay.
Tõ thña xa x−a con ng−êi ®· biÕt sö dông m¸y mãc vµo viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n
(m¸y gâ ch÷). Gâ ®Õn ®©u, v¨n b¶n ®−îc in ra ngay ®Õn ®ã trªn giÊy. C¸c c«ng viÖc
dÞch chuyÓn trªn v¨n b¶n, còng nh− c¸c kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n cßn rÊt th« s¬, ®¬n
gi¶n. §Ó t¹o ra ®−îc mét v¨n b¶n, ®ßi hái ng−êi so¹n th¶o ph¶i cã nh÷ng kü n¨ng sö
dông m¸y gâ rÊt tèt (kh«ng nh− m¸y tÝnh b©y giê, hÇu nh− ai còng cã thÓ häc vµ so¹n
th¶o ®−îc mét c¸ch râ rµng). So¹n th¶o lµ nh− vËy, cßn vÒ in Ên còng cã v« cïng khã
kh¨n. §ã lµ ngµy x−a, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin cßn ch−a ph¸t triÓn.
Ngµy nay, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin ®ang ph¸t triÓn rÇm ré, c«ng nghÖ thay ®æi
tõng ngµy, nh÷ng bµi to¸n, nh÷ng khã kh¨n cña con ng−êi ®ang dÇn dÇn ®−îc m¸y
tÝnh ho¸, th× viÖc so¹n th¶o nh÷ng v¨n b¶n b»ng m¸y tÝnh ®· trë thµnh nh÷ng c«ng
viÖc rÊt b×nh th−êng cho bÊt kú ai biÕt sö dông m¸y tÝnh. Mét trong nh÷ng phÇn mÒm
m¸y tÝnh ®−îc sö dông réng r·i nhÊt hiÖn nay lµ Microsoft Word cña h·ng Microsoft
hay cßn gäi phÇn mÒm Winword.
Ra ®êi tõ cuèi nh÷ng n¨m 1980, ®Õn nay phÇn mÒm Winword ®· ®¹t ®−îc tíi sù
hoµn h¶o trong lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n còng nh− trong lÜnh vùc v¨n phßng cña bé
phÇn mÒm Microsoft Office nãi chung. Cã thÓ liÖt kª c¸c ®Æc ®iÓm næi bËt cña phÇn
mÒm nµy nh− sau:
- Cung cÊp ®Çy ®ñ nhÊt c¸c kü n¨ng so¹n th¶o vµ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®a d¹ng, dÔ
sö dông;
- Kh¶ n¨ng ®å ho¹ ®· m¹nh dÇn lªn, kÕt hîp víi c«ng nghÖ OLE (Objects
Linking and Embeding) b¹n cã thÓ chÌn ®−îc nhiÒu h¬n nh÷ng g× ngoµi h×nh
¶nh vµ ©m thanh lªn tµi liÖu word nh−: biÓu ®å, b¶ng tÝnh,.v.v.
- Cã thÓ kÕt xuÊt, nhËp d÷ liÖu d−íi nhiÒu lo¹i ®Þnh d¹ng kh¸c nhau. §Æc biÖt
kh¶ n¨ng chuyÓn ®æi d÷ liÖu gi÷a Word víi c¸c phÇn mÒm kh¸c trong bé
Microsoft Office ®· lµm cho viÖc xö lý c¸c øng dông v¨n phßng trë nªn ®¬n
gi¶n vµ hiÖu qu¶ h¬n.
- DÔ dµng kÕt chuyÓn tµi liÖu thµnh d¹ng HTML ®Ó chia sÎ d÷ liÖu trªn m¹ng
néi bé, còng nh− m¹ng Internet.
2. C¸ch khëi ®éng
Cã rÊt nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Word. Tuú vµo môc ®Ých lµm
viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi
®éng:
C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word
C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word
nÕu
nh− nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nµo: trªn thanh t¸c vô (task bar), trªn mµn h×nh nÒn cña
Windows, vv..
C¸ch 3: NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn
m¸y tÝnh ®ang lµm viÖc, cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word)
cÇn më. Khi ®ã Word sÏ khëi ®éng vµ më ngay tÖp v¨n b¶n võa chØ ®Þnh.
3. M«i tr−êng lµm viÖc
Sau khi khëi ®éng xong, mµn h×nh lµm viÖc cña Word th−êng cã d¹ng nh− sau:
HÖ thèng b¶ng
chän
HÖ thèng thanh
c«ng cô
Th−íc kÎ
Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu
Thanh tr¹ng
th¸i
Th−êng th× m«i tr−êng lµm viÖc trªn Word gåm 4 thµnh phÇn chÝnh:
- Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu: Lµ n¬i ®Ó chÕ b¶n tµi liÖu. B¹n cã thÓ gâ v¨n b¶n,
®Þnh d¹ng, chÌn c¸c h×nh ¶nh lªn ®©y. Néi dung trªn cöa sæ nµy sÏ ®−îc in ra
m¸y in khi sö dông lÖnh in.
- HÖ thèng b¶ng chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña
Word trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i
khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän.
- HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng
cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. VÝ dô: khi
so¹n th¶o v¨n b¶n, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô chuÈn Standard vµ
thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formating; hoÆc khi vÏ h×nh cÇn ®Õn thanh c«ng cô
Drawing ®Ó lµm viÖc.
- Th−íc kÎ: gåm 2 th−íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n. Sö dông th−íc nµy b¹n
cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc lÒ trang v¨n b¶n, còng nh− thiÕt lËp c¸c ®iÓm dÞch (tab)
mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ trùc quan.
- Thanh tr¹ng th¸i: gióp b¹n biÕt ®−îc mét vµi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt khi lµm
viÖc. VÝ dô: b¹n ®ang lµm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu, .v.v.
4. T¹o mét tµi liÖu míi
Lµm viÖc víi word lµ lµm viÖc trªn c¸c tµi liÖu (Documents). Mçi tµi liÖu ph¶i
®−îc cÊt lªn ®Üa víi mét tÖp tin cã phÇn më réng .DOC. Th−êng th× c¸c tÖp tµi liÖu
cña b¹n sÏ ®−îc cÊt vµo th− môc C:\My Documents trªn ®Üa cøng. Tuy nhiªn, b¹n cã
thÓ thay ®æi l¹i th«ng sè nµy khi lµm viÖc víi Word.
Th«ng th−êng sau khi khëi ®éng Word, mét mµn h×nh tr¾ng xuÊt hiÖn. §ã còng lµ
tµi liÖu míi mµ Word tù ®éng t¹o ra. Tuy nhiªn ®Ó t¹o mét tµi liÖu míi, b¹n cã thÓ sö
dông mét trong c¸c c¸ch sau:
- Më môc chän File | New..;
hoÆc
- NhÊn nót New
trªn thanh c«ng cô Standard;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.
5. Ghi tµi liÖu lªn ®Üa
§Ó ghi tµi liÖu ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau:
- Më môc chän File | Save..;
hoÆc
- NhÊn nót Save
trªn thanh c«ng cô Standard;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S.
SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra:
NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi
mét tÖp tin míi:
Gâ tªn tÖp
tin vµo ®©y!
H·y x¸c ®Þnh th− môc (Folder)- n¬i sÏ chøa tÖp tin míi nµy råi gâ tªn tÖp tin vµo
môc File name: (vÝ dô Vanban1 råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi néi dung tµi
liÖu.
NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vµo mét tÖp, khi ra lÖnh cÊt tÊt c¶ nh÷ng sù thay
®æi trªn tµi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa.
B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi so¹n tµi liÖu, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu
khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.
6. Më tµi liÖu ®∙ tån t¹i trªn ®Üa
Tµi liÖu sau khi ®· so¹n th¶o trªn Word ®−îc l−u trªn ®Üa d−íi d¹ng tÖp tin cã
phÇn më réng lµ .DOC. §Ó më mét tµi liÖu Word ®· cã trªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét
trong c¸c c¸ch sau ®©u:
- Më môc chän File | Open;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O.
Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn:
H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tµi liÖu cÇn më trªn ®Üa, chän tÖp tµi liÖu, cuèi
cïng nhÊn nót lÖnh
Word.
®Ó tiÕp tôc. TÖp tµi liÖu sÏ ®−îc më ra trªn mµn h×nh
MÆt kh¸c, b¹n còng cã thÓ thùc hiÖn më rÊt nhanh nh÷ng tÖp tµi liÖu ®· lµm viÖc
gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh− sau:
NhÊn chuét lªn tÖp
tµi liÖu cÇn më !
TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tµi liÖu cÇn më.
7. Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc
Khi kh«ng lµm viÖc víi Word, b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau:
- Më môc chän File | Exit
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.
Ch−¬ng 1:
so¹n th¶o c¬ b¶n
1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n
1.1.1 NhËp v¨n b¶n
NhËp v¨n b¶n lµ kh©u ®Çu tiªn trong qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu. Th«ng th−êng
l−îng v¨n b¶n (Text) trªn mét tµi liÖu lµ rÊt nhiÒu, b¹n tiÕp cËn ®−îc cµng nhiÒu
nh÷ng tÝnh n¨ng nhËp v¨n b¶n th× cµng tèt, bëi lÏ nã sÏ lµm t¨ng tèc ®é chÕ b¶n tµi
liÖu.
a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt
Ban ®Çu, m¸y tÝnh ch−a cã b¶ng m· tiÕng ViÖt mµ chØ cã duy nhÊt b¶ng m·
chuÈn ASCCI. B¶ng m· nµy bao gåm 128 kü tù La tinh (c¸c phÝm ch÷, c¸c phÝm sè
vµ mét sè c¸c ký hiÖu ®Æc biÖt).
§Ó cã thÓ ®−a ®−îc tiÕng ViÖt sö dông trªn m¸y tÝnh, c¸c nhµ lËp tr×nh ph¶i x©y
dùng phÇn mÒm gâ tiÕng ViÖt vµ c¸c bé ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt ®i kÌm.
HiÖn nay cã kh¸ nhiÒu c¸c bé gâ tiÕng ViÖt ®ang ®−îc sö dông nh−: VNI- ®−îc
sö dông réng r·i ë phÝa Nam, VietWare- ®−îc sö dông nhiÒu ë miÒn Trung vµ
ABC, Vietkey th× ®−îc sö dông réng r·i ngoµi B¾c.
Do mçi n¬i sö dông nh÷ng bé gâ riªng (b¶ng m· tiÕng ViÖt còng kh¸c nhau) nªn
viÖc trao ®æi th«ng tin gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Míi ®©y ChÝnh phñ ®· khuyÕn c¸o
sö dông bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ Unicode. Víi hÖ thèng míi nµy viÖc trao ®æi th«ng
tin ®· trë nªn ®¬n gi¶n h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn nã vÉn gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n
v× tÝnh t−¬ng thÝch víi c¸c hÖ thèng phÇn mÒm cò trªn m¸y tÝnh kh«ng cao. TÊt
nhiªn, Unicode sÏ lµ gi¶i ph¸p tiÕng ViÖt trong t−¬ng lai.
PhÇn mÒm tiÕng ViÖt chóng t«i giíi thiÖu trong cuèn gi¸o tr×nh nµy lµ ABC hoÆc
Vietkey víi kiÓu gâ Telex. M¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc gµi ®Æt phÇn mÒm nµy ®Ó
cã ®−îc bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm.
Khi nµo trªn mµn h×nh cña b¹n xuÊt hiÖn biÓu t−îng:
hoÆc
lµ khi b¹n
cã thÓ gâ ®−îc tiÕng ViÖt. NÕu biÓu t−îng xuÊt hiÖn ch÷ E
(kiÓu gâ tiÕng Anh),
b¹n ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t−îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z
®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é gâ tiÕng ViÖt. Qui t¾c gâ tiÕng ViÖt nh− sau:
Gâ
aa
§−îc ch÷
Gâ
§−îc dÊu
huyÒn
s¾c
©
¨
«
¬
−
f
s
r
aw
oo
ow
w
hái
x
j
ng·
nÆng
VÝ dô:
Muèn gâ tõ:“ Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam”
B¹n ph¶i bËt tiÕng ViÖt vµ gâ lªn tµi liÖu nh− sau:
“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”
* NÕu gâ z, tõ tiÕng ViÖt sÏ bÞ bá dÊu.
b. Sö dông bµn phÝm
BËt tiÕng ViÖt (nÕu b¹n muèn gâ tiÕng ViÖt) vµ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o
th«ng th−êng ®Ó so¹n th¶o tµi liÖu nh− lµ:
- C¸c phÝm ch÷ a, b, c, .. z;
- C¸c phÝm sè tõ 0 ®Õn 9;
- C¸c phÝm dÊu: ‘,><?[]{}…
- Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ in hoa vµ mét sè dÊu;
- Sö dông phÝm Caps Lock ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vµ ch÷ th−êng;
- Sö dông phÝm ↵ Enter ®Ó ng¾t ®o¹n v¨n b¶n;
- Sö dông phÝm Tab ®Ó dÞch ®iÓm Tab;
- Sö dông phÝm Space Bar ®Ó chÌn dÊu c¸ch;
- Sö dông c¸c phÝm mòi tªn: ←↑↓→ ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tµi liÖu;
- Sö dông phÝm Page Up vµ Page Down ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi
tõng trang mµn h×nh;
- PhÝm Home, End ®Ó ®−a con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n;
- PhÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá;
- PhÝm Backspace ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr−íc ®iÓm trá
1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n
Môc nµy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåm : sao
chÐp, c¾t d¸n, di chuyÓn khèi v¨n b¶n. Gióp lµm t¨ng tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n.
a. Sao chÐp
Sao chÐp khèi v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh t¹o mét khèi v¨n b¶n míi tõ mét khèi v¨n
b¶n ®· cã s½n. Ph−¬ng ph¸p nµy ®−îc ¸p dông khi b¹n cÇn ph¶i gâ l¹i mét ®o¹n v¨n
b¶n gièng hÖt hoÆc gÇn gièng víi mét ®o¹n v¨n b¶n ®· cã s½n trªn tµi liÖu vÒ mÆt
néi dung còng nh− ®Þnh d¹ng (chóng ta sÏ t×m hiÓu kh¸i niÖm ®Þnh d¹ng ë phÇn
tiÕp theo). C¸ch lµm nh− sau:
B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn sao chÐp. §Ó lùa chän khèi v¨n
b¶n b¹n lµm nh− sau:
- Di chuét vµ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän;
hoÆc
- Dïng c¸c phÝm mòi tªn ←↑↓→ kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift ®Ó chän vïng v¨n
b¶n. Chän ®Õn ®©u b¹n sÏ thÊy v¨n b¶n ®−îc b«i ®en ®Õn ®ã.
B−íc 2: Ra lÖnh sao chÐp d÷ liÖu b»ng mét trong c¸c c¸ch:
- Më môc chän Edit | Copy ;
hoÆc
- NhÊn nót Copy
trªn thanh c«ng cô Standard;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C;
B−íc 3: D¸n v¨n b¶n ®· chän lªn vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n lµm nh− sau:
§Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn d¸n v¨n b¶n, ra lÖnh d¸n b»ng mét trong c¸c c¸ch sau:
- Më môc chän Edit | Paste ;
hoÆc
- NhÊn nót Paste
trªn thanh c«ng cô Standard;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V.
B¹n sÏ thÊy mét ®o¹n v¨n b¶n míi ®−îc d¸n vµo vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n cã thÓ thùc
hiÖn nhiÒu lÖnh d¸n liªn tiÕp, d÷ liÖu ®−îc d¸n ra sÏ lµ d÷ liÖu cña lÇn ra lÖnh Copy
gÇn nhÊt.
b. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n
Víi ph−¬ng ph¸p sao chÐp v¨n b¶n, sau khi sao chÐp ®−îc ®o¹n v¨n b¶n míi th×
®o¹n v¨n b¶n cò vÉn tån t¹i ®óng vÞ trÝ cña nã. NÕu muèn khi sao chÐp ®o¹n v¨n
b¶n ra mét n¬i kh¸c vµ ®o¹n v¨n b¶n cò sÏ ®−îc xo¸ ®i (tøc lµ di chuyÓn khèi v¨n
b¶n ®Õn mét vÞ trÝ kh¸c), ph−¬ng ph¸p nµy sÏ gióp lµm ®iÒu ®ã. Cã thÓ thùc hiÖn
theo hai c¸ch nh− sau:
C¸ch 1:
B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn;
B−íc 2: Ra lÖnh c¾t v¨n b¶n cã thÓ b»ng mét trong c¸c c¸ch sau:
- Më môc chän Edit | Cut ;
hoÆc
- NhÊn nót Cut
trªn thanh c«ng cô Standard;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + X.
V¨n b¶n ®· chän sÏ bÞ c¾t ®i, chóng sÏ ®−îc l−u trong bé nhí ®Öm (Clipboard)
cña m¸y tÝnh.
B−íc 3: Thùc hiÖn lÖnh d¸n v¨n b¶n (Paste) nh− ®· giíi thiÖu ë trªn vµo vÞ trÝ
®Þnh tr−íc.
C¸ch 1:
B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn;
B−íc 2: Dïng chuét kÐo rª vïng v¨n b¶n ®ang chän vµ th¶ lªn vÞ trÝ cÇn di
chuyÓn ®Õn.
Ph−¬ng ph¸p nµy gäi lµ kÐo – th¶ (drag and drop).
1.1.3 ThiÕt lËp Tab
Tab lµ c«ng cô ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong viÖc nhËp v¨n b¶n. Ngoµi kh¶ n¨ng
dÞch chuyÓn ®iÓm trá theo tõng b−íc nhÈy, môc nµy sÏ giíi thiÖu c¸ch sö dông Tab
cho viÖc t¹o mét v¨n b¶n hiÓn thÞ d−íi d¹ng c¸c cét.
Bµi to¸n ®Æt ra: h·y t¹o b¶ng d÷ liÖu nh− sau:
STT
Hä vµ tªn
§Þa chØ
1
2
3
4
NguyÔn V¨n Quang
Hå H¶i Hµ
123, T©y S¬n
68, NguyÔn Du
23/10 NguyÔn Tr·i
32/7 NguyÔn Tr·i
D−¬ng Quèc To¶n
NguyÔn Anh §øc
C¸c b−íc lµm nh− sau:
B−íc 1: §Þnh nghÜa kho¶ng c¸ch cho c¸c cét cña b¶ng bëi hép tho¹i Tab nh−
sau:
Më b¶ng chän Format | Tab.., hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn:
- Hép Default tab stops: ®Ó thiÕt lËp b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh cña Tab. H×nh trªn
b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh lµ 0.5 cm (tøc lµ mçi khi nhÇn phÝm Tab, con trá sÏ dÞch
mét ®o¹n 0.5 cm trªn mµn h×nh so¹n th¶o). B¹n cã thÓ thay ®æi gi¸ trÞ b−íc
nh¶y ngÇm ®Þnh Tab trªn mµn h×nh so¹n th¶o Word b»ng c¸ch gâ mét gi¸ trÞ
sè ( ®¬n vÞ lµ cm) vµo hép nµy;
- B¶ng trªn cã 3 cét, mçi cét sÏ ®−îc b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cã kho¶ng c¸ch cè
®Þnh ®Õn lÒ tr¸i trang v¨n b¶n mµ ta ph¶i thiÕt lËp ngay sau ®©y. Gi¶ sö cét
STT c¸ch lÒ tr¸i 1cm, cét Hä vµ tªn c¸ch lÒ tr¸i 3 cm, cét §Þa chØ c¸ch lÒ tr¸i 8
cm. Khi ®ã ph¶i thiÕt lËp c¸c th«ng sè nµy trªn hép tho¹i Tab nh− sau:
Hép Tab stop position: gâ 1 (gâ kho¶ng c¸ch tõ cét STT ®Õn mÐp lÒ tr¸i
trang v¨n b¶n; ë môc Alignment- chän lÒ cho d÷ liÖu trong cét nµy (cét STT):
Left – canh lÒ d÷ liÖu bªn tr¸i cét, Right- canh lÒ bªn ph¶i cét, Center – c¨n lÒ
gi÷a cét, h·y chän Center. Chän xong nhÊn nót Set. T−¬ng tù lÇn l−ît khai
b¸o vÞ trÝ Tab cho c¸c cét cßn l¹i: Hä vµ tªn (3) vµ cét §Þa chØ (8). §Ðn khi
hép tho¹i Tab cã d¹ng:
Cuèi cïng nhÊn nót Ok ®Ó hoµn tÊt viÖc thiÕt lËp tab cho c¸c cét vµ cã thÓ sö
dông chóng nót Clear- ®Ó xo¸ bá ®iÓm Tab ®ang chän; nót Clear All - ®Ó xo¸
bá toµn bé c¸c ®iÓm tab ®ang thiÕt lËp trªn hép tho¹i).
B−íc 2: C¸ch sö dông nh÷ng ®iÓm Tab võa thiÕt lËp ë trªn ®Ó t¹o b¶ng d÷
liÖu:
C¸c vÞ trÝ ®iÓm tab võa thiÕt lËp!
Khi con trá ®ang n»m ë ®Çu dßng v¨n b¶n, nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét STT.
NhËp xong nhÊn Tab, con trá sÏ chuyÓn ®Õn vÞ trÝ tab tiÕp theo (vÞ trÝ cét hä vµ
tªn) vµ nhËp tiÕp d÷ liÖu Hä vµ tªn. NhËp xong nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét §Þa
chØ. Lµm t−¬ng tù víi c¸c dßng tiÕp theo, b¹n ®· cã thÓ t¹o ®−îc b¶ng d÷ liÖu
nh− yªu cÇu ë trªn.
§Æc biÖt, chØ cÇn dïng chuét xö lý trªn th−íc kÎ n»m ngang (Vertical Ruler)
b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp vµ ®iÒu chØnh c¸c ®iÓm tab nh− võa råi. C¸ch lµm nh−
sau:
§Ó t¹o ®iÓm tab cho cét STT (cã kho¶ng c¸ch lµ 1cm, lÒ gi÷a), h·y nhÊn chuét
tr¸i lªn vÞ trÝ 1 cm trªn th−íc kÎ n»m ngang. Mét ®iÓm Tab cã kho¶ng c¸ch 1cm,
lÒ tr¸i (Left) ®· ®−îc thiÕt lËp nh− sau:
.
Muèn thay ®æi lÒ cho ®iÓm tab nµy lµ gi÷a (Center), lµm nh− sau:
NhÊn kÐp chuét lªn ®iÓm tab võa thiÕt lËp, hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn. TiÕp theo
chän lÒ cho ®iÓm tab ®ang chän trªn hép tho¹i nµy ë môc Alignment lµ Center
Chän Center
NhÊn Set ®Ó thiÕt lËp
TiÕp theo nhÊt nót Set ®Ó thiÕt lËp.
T−¬ng tù, h·y t¹o tiÕp c¸c ®iÓm tab cho cét Hä tªn vµ cét §Þa chØ.
Muèn xo¸ bá mét ®iÓm tab nµo ®ã, chØ viÖc dïng chuét kÐo chóng (®iÓm tab ®ã)
ra khái th−íc kÎ.
1.2 C¸c kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n
NhËp v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c ®Ó gâ ®−îc v¨n b¶n lªn tµi liÖu. Cßn ®Þnh d¹ng
v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c gióp b¹n lµm ®Ñp v¨n b¶n theo ý muèn.
1.2.1 §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n
Gióp b¹n cã ®−îc nh÷ng kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®Çu tiªn, ®¬n gi¶n nhÊt nh−
lµ: ph«ng ch÷, mµu s¾c, cì ch÷, lÒ v.v.
H·y gâ ®o¹n v¨n b¶n sau:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
a. Chän ph«ng ch÷
§Ó chän ph«ng ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau:
B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;
B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font
trªn thanh c«ng cô
Standard. Mét danh s¸ch c¸c kiÓu ph«ng ch÷ xuÊt hiÖn:
B¹n cã thÓ chän mét kiÓu phï hîp. VÝ dô, sau khi chän kiÓu ph«ng .VnTimeH,
®o¹n v¨n b¶n ®· chän sÏ cã d¹ng:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
- B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + F ®Ó gäi nhanh b¶ng chän ph«ng ch÷;
- Víi bé gâ Vietkey hoÆc ABC, nh÷ng ph«ng ch÷ cã tªn b¾t ®Çu bëi dÊu chÊm (.) lµ ph«ng ch÷ tiÕng
ViÖt. VÝ dô: .vnTime, .vnArial, .vnTimeH;
- Ph«ng tiÕng ViÖt kÕt thóc bëi ch÷ in hoa H, sÏ chuyÓn v¨n b¶n ®ang chän thµnh ch÷ in hoa. VÝ dô:
.vnTimeH- lµ mét trong nh÷ng ph«ng ch÷ in hoa.
b. Chän cì ch÷
§Ó chän cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau:
B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;
B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Size
trªn thanh c«ng cô Standard. Mét
danh s¸ch c¸c cì ch÷ xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa. HoÆc còng cã thÓ gâ trùc tiÕp cì
ch÷ vµo môc Size nµy.
VÝ dô: sau khi chän cì ch÷ 18 (lóc ®Çu lµ cì 14), ®o¹n v¨n b¶n trªn sÏ trë thµnh:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + P ®Ó ®Þnh vÞ nhanh ®Õn hép thiÕt lËp cì ch÷.
c. Chän kiÓu ch÷
§Ó chän kiÓu ch÷ (kiÓu ch÷ bÐo, kiÓu ch÷ nghiªng, kiÓu ch÷ cã g¹ch ch©n) cho
®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau:
B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;
B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn thanh c«ng cô Standard:
KiÓu ch÷ bÐo (phÝm nãng Ctrl + B)
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
KiÓu ch÷ nghiªng (phÝm nãng Ctrl + I)
:
:
:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
KiÓu ch÷ g¹ch ch©n (phÝm nãng Ctrl + U)
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
MÆt kh¸c cã thÓ thiÕt lËp v¨n b¶n bëi tæ hîp nhiÒu kiÓu ch÷: võa bÐo, võa
nghiªng hoÆc võa cã g¹ch ch©n nh− lµ:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
d. Chän mµu ch÷
§Ó chän mµu s¾c ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau:
B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;
B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color
Standard. Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa:
trªn thanh c«ng cô
B¹n cã thÓ chän lo¹i mµu phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän.
Ngoµi ra, b¹n cã thÓ chän nh÷ng mÉu mµu ®éc ®¸o h¬n khi nhÊn nót
:
ThÎ Standard cho phÐp chän mµu cã s½n cã thÓ chän;
H¬n n÷a, thÎ Custom cho phÐp ®Þnh nghÜa mµu cho riªng m×nh:
Xem mµu ®ang
chän ë ®©y.
B¹n cã thÓ chän mµu ë b¶ng c¸c ®iÓm mµu, ®ång thêi còng cã thÓ ®iÒu chØnh
®−îc tû lÖ c¸c mµu ®¬n trong tõng gam mµu (Red- tû lÖ mµu ®á; Green- tû lÖ mµu
xanh lµ c©y; Blue- tû lÖ mµu xanh da trêi).
e. Chän mµu nÒn v¨n b¶n
§Ó chän mµu nÒn cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, vÝ dô nh−:
MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng
h·y lµm nh− sau:
B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;
B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Hight light
Standard. Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa:
trªn thanh c«ng cô
Cã thÓ chän lo¹i mµu nÒn phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän.
NÕu chän None- t−¬ng ®−¬ng viÖc chän mµu tr¾ng.
f. Hép tho¹i Font
Ngoµi nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng c¨n b¶n ë trªn, hép tho¹i Font cung cÊp nh÷ng
tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt h¬n. §Ó më hép tho¹i Font, kÝch ho¹t môc chän
Format | Font..
ThÎ Font: Cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng c¨n b¶n vÒ ph«ng ch÷ nh− ®· tr×nh
bµy ë trªn, vÝ dô:
- Hép Font- cho phÐp chän ph«ng ch÷;
- Hép Font style- chän kiÓu ch÷: Regular- kiÓu ch÷ b×nh th−êng; Italic- kiÓu
ch÷ nghiªng; Bold – kiÓu ch÷ bÐo; Bold Italic – kiÓu võa bÐo, võa nghiªng;
- Hép Size- chän cì ch÷;
- Font color- chän mµu cho ch÷;
- Hép Underline style: ®Ó chän kiÓu ®−êng g¹ch ch©n (nÕu kiÓu ch÷ ®ang chän
lµ underline).
- Ngoµi ra, môc Effect cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng ch÷ ®¬n gi¶n, b¹n cã
thÓ chän chóng vµ xem thÓ hiÖn ë môc Preview.
- NÕu nhÊn nót Default – kiÓu ®Þnh d¹ng nµy sÏ ®−îc thiÕt lËp lµ ngÇm ®Þnh cho
c¸c ®o¹n v¨n b¶n míi sau nµy;
Chän kiÓu
hiÖu øng !
KÕt qu¶ sÏ
thu ®−îc !
ThÎ Text Effect: cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng tr×nh diÔn s«i ®éng cho
®o¹n v¨n b¶n. H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations: vµ xem tr−íc kÕt
qu¶ sÏ thu ®−îc ë hép Preview.
1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n
ë môc 1.2.1 chóng ta ®· lµm quen víi c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cho vïng
v¨n b¶n ®· ®−îc chän (®−îc b«i ®en). Trong phÇn nµy, chóng ta t×m hiÓu c¸ch ®Þnh
d¹ng v¨n b¶n trªn cïng ®o¹n v¨n b¶n.
Mçi dÊu xuèng dßng (Enter) sÏ t¹o thµnh mét ®o¹n v¨n b¶n. Khi ®Þnh d¹ng ®o¹n
v¨n b¶n, kh«ng cÇn ph¶i lùa chän toµn bé v¨n b¶n trong ®o¹n ®ã, mµ chØ cÇn ®Æt
®iÓm trá trong ®o¹n cÇn ®Þnh d¹ng.
§Ó më tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, më môc chän Format | Paragraph,
hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn:
Môc Aligment: chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n:
- Justified – c¨n ®Òu lÒ tr¸i vµ lÒ ph¶i;
- Left – c¨n ®Òu lÒ tr¸i
- Right – c¨n ®Òu lÒ bªn ph¶i
- Center – c¨n gi÷a 2 lÒ tr¸i vµ ph¶i.
Môc Indentation: thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ mÐp lÒ ®o¹n so víi lÒ trang:
- Left – kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®o¹n ®Õn lÒ tr¸i cña trang v¨n b¶n;
- Right- kho¶ng c¸ch tõ lÒ ph¶i cña ®o¹n ®Õn lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n
NgÇm ®Þnh, hai kho¶ng c¸ch nµy ®Òu lµ 0.
- Trong môc Special nÕu chän:
• First line: khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n
vµo môc By:
§©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt ®Çu dßng (First line)
so víi c¸c dßng tiÕp theo trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm.
• Hanging: ®Ó thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng thø 2 trë ®i trong ®o¹n so víi
dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®−îc gâ vµo môc By:.
- §©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt cña c¸c dßng thø 2
trë ®i (Hanging) so víi dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5
cm.
• None: ®Ó hñy bá chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n.
§©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n khi kh«ng thiÕt lËp chÕ ®é thôt ®Çu dßng
trªn ®o¹n (None).
- NÕu môc Special lµ First line, khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng
®Çu tiªn trong ®o¹n vµo môc By:
- Môc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng:
- Before – kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng
cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã;
- After- ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng gi÷ dßng cuèi cïng cña ®o¹n víi dßng
®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã;
- Line Spacing - ®Ó chän ®é d·n dßng. NgÇm ®Þnh ®é d·n dßng lµ 1 (Single);
Mµn h×nh Preview cho phÐp xem tr−íc nh÷ng kÕt qu¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n võa thiÕt
lËp.
NhÊn Ok ®Ó chÊp nhËn nh÷ng thuéc tÝnh võa thiÕt lËp cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang
chän; tr¸i l¹i nhÊn Cancel ®Ó huû bá c«ng viÖc võa lµm.
1.3 ThiÕt lËp Bullets vµ numbering
PhÇn nµy sÏ h−íng dÉn c¸ch thiÕt lËp c¸c lo¹i ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n (Bullets) vµ c¸ch
®¸nh sè chØ môc (Numbering) cho c¸c tiªu ®Ò trªn tµi liÖu word.
1.3.1 ThiÕt lËp Bullets
§Ó ®¸nh dÊu ®Çu dßng mét ®o¹n v¨n b¶n, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y:
B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh dÊu ®Çu dßng vµ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng
®¸nh dÊu ®Çu dßng b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Numbering ..,
hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:
B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ dÊu ®Çu dßng ë thÎ Bulleted nh− sau:
Dïng chuét nhÊn lªn kiÓu Bullet muèn thiÕt lËp (®o¹n v¨n b¶n nµy ®ang sö
dông kiÓu bullet chän ë h×nh trªn);
NhÊn nót Picture.., ®Ó chän mét kiÓu bullet lµ c¸c h×nh ¶nh kh¸c, khi ®ã hép
tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:
Chän mét lo¹i bullet råi nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt.
Cã thÓ nhÊn nót Customize.. ®Ó thùc hiÖn mét vµi thao t¸c ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt
cho bullet ®ang chän:
- Cã thÓ chän l¹i kiÓu bullet ë danh s¸ch Bullet character;
- NhÊn nót Font.. ®Ó chän lo¹i ph«ng ch÷ cho bullet;
- NhÊn nót Bullet.. ®Ó cã thÓ chän bullet lµ mét ký tù ®Æc biÖt (Symbol);
- Môc Bullet position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dÊu bullet so víi mÐp trong lÒ
bªn tr¸i tµi liÖu;
- Môc Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ v¨n b¶n (text) tíi mÐp trong lÒ
tr¸i cña tµi liÖu.
Nót lÖnh Bullet
trªn thanh c«ng cô chuÈn sÏ gióp b¹n thiÕt lËp nhanh hoÆc bá thiÕt lËp ®Þnh
d¹ng ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n v¨n b¶n.
1.3.2 ThiÕt lËp Numbering
§Ó ®¸nh sè chØ môc cho c¸c tiªu ®Ò tµi liÖu, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y:
B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh sè chØ môc vµ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh
sè chØ môc b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Nubering .., hép tho¹i
sau ®©y xuÊt hiÖn:
B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ ®¸nh sè chØ môc ë thÎ Numbered nh− sau:
H·y dïng chuét nhÊn lªn kiÓu ®¸nh sè chØ môc muèn thiÕt lËp ;
Nót Customize..., ®Ó ®Þnh d¹ng cho sè chØ môc nµy bëi hép tho¹i sau:
ý nghÜa c¸c môc tin trªn hép tho¹i nµy nh− sau:
- Nót Font…, cho phÐp chän kiÓu ph«ng ch÷ cho sè chØ môc;
- Môc Start at: ®Ó chän chØ môc ®Çu tiªn cÇn ®¸nh sè: nÕu chän 1, sÏ thùc hiÖn
®¸nh chØ môc lµ 1, 2, ..; nh−ng nÕu chän lµ 5 th× sÏ ®¸nh sè tõ 5 trë ®i lµ 5, 6,
7..;
- Môc Number position ®Ó thiÕt lËp vÞ trÝ cña chØ môc trªn ®o¹n v¨n b¶n;
- Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch v¨n b¶n so víi mÐp lÒ cña trang tµi
liÖu.
Tải về để xem bản đầy đủ
92 trang
24740
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo án Microsoft Word - Nguyễn Sơn Hải", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_an_microsoft_word_nguyen_son_hai.pdf
