Tài liệu học tập Tin ứng dụng trong kinh doanh
BỘ CÔNG THƢƠNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Tài liệu học tập
TIN ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH
HÀ NỘI, 2019
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU.....................................................................................................1
1.1.1. Lập một trang tính đơn giản ..........................................................................3
1.1.2. Định dạng và chỉnh trang dữ liệu..............................................................8
Lập trang tính đơn giản................................................................................3
1.2. Các hàm thông dụng......................................................................................... 43
1.2.2. Các hàm ký tự:............................................................................................... 55
1.2.3. Các hàm toán học:.........................................................................................57
1.2.4. Các hàm thống kê..........................................................................................63
1.2.5. Các hàm về lôgic............................................................................................64
1.2.6. Các hàm về thông tin (kiểm tra): .................................................................66
1.2.7. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu.................................................................67
1.2.8. Các hàm tài chính .........................................................................................75
CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ DỮ LIỆU ............................................................................81
2.1. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu............................................................................... 81
2.2. Các thao tác cơ bản trên Cơ sở dữ liệu ............................................................ 81
2.3. Sắp xếp trên Cơ sở dữ liệu: .............................................................................. 82
2.4. Tính tổng các nhóm (SubTotal ): ..................................................................... 84
2.5. Các hàm trên Cơ sở dữ liệu.............................................................................. 86
2.6. Đặt lọc dữ liệu:.................................................................................................. 92
2.6.1. Các thông số cơ bản để thực hiện việc lọc dữ liệu:........................................ 92
2.6.2. Các kiểu lọc :.................................................................................................. 94
2.7. Tạo bảng tổng hợp Pivot Table ...................................................................... 101
2.7.1. Công dụng:................................................................................................... 101
2.7.2. Các thông số cơ bản của PivotTable: .......................................................... 105
2.7.3. Tạo mới 1 bảng tổng hợp:............................................................................ 106
2.7.4. Sửa đổi 1 bảng tổng hợp: ............................................................................ 107
2.7.5. Thay đổi hàm số tính toán: ......................................................................... 108
2.8.2. Chèn đồ thị vào bảng tính............................................................................ 109
3.1. Tính năng Goal Seek: ..................................................................................... 122
3.2. Tính năng Solver: ........................................................................................... 131
3.2.1. Các thông số cơ bản của Solver:................................................................. 131
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
BẢNG
Bảng 1.1 : Thao tác chèn thêm 1 bảng tính ..............................................................9
Bảng 1. 2 : Thao tác xóa bớt 1 bảng tính ........................................................................... 9
Bảng 1.3 : Thao tác đổi tên 1 bảng tính ............................................................................. 9
Bảng 1.4 : Thao tác sao chép/ di chuyển 1 bảng tính........................................................ 10
Bảng 1.5: Các tách bảng tính............................................................................................ 10
Bảng 1.6 : Thao tác ẩn và hiện lại bảng tính.................................................................. 11
Bảng 1.7 : Thao tác tạo khóa bảo vệ/ bỏ tình trạng bảng tính ....................................... 12
Bảng 1.8 : Các trƣờng hợp chọn bảng tính..................................................................... 12
Bảng 1.9 : Xử lý dữ liệu dạng chuỗi trong bảng tính....................................................... 13
Bảng 1.10 : Xử lý dữ liệu dạng số trong bảng tính .......................................................... 13
Bảng 1.11 : Xử lý dữ liệu dạng công thức trong bảng tính............................................. 13
Bảng 1.12 : Xử lý dữ liệu dạng thời gian trong bảng tính .............................................. 14
Bảng 1.13 : Các phép toán trong công thức với dữ liệu số ............................................. 14
Bảng 1.14 : Các phép toán nối chuỗi................................................................................ 15
Bảng 1.15 : Các phép toán so sánh .................................................................................. 15
Bảng 1.16 : bảng chuỗi ngày, tháng tăng.......................................................................... 17
Bảng 1.17 : Ví dụ dữ liệu kiểu công thức.......................................................................... 19
Bảng 1.18 : Ví dụ dữ liệu kiểu công thức.......................................................................... 19
Bảng 1.19 : Ví dụ dữ liệu kiểu công thức.......................................................................... 20
Bảng 1.20 : Ví dụ dữ liệu kiểu công thức.......................................................................... 20
Bảng 1.21 : Thao tác sửa, xóa dữ liệu............................................................................... 21
Bảng 1.22 : Thao tác đánh dấu ( chọn) khối .................................................................... 21
Bảng 1.25 : Thao tác copy, xóa, dán khối........................................................................ 22
Bảng 1.26 : Thao tác copy, di chuyển khối dùng chuột................................................... 23
Bảng 1. 27 : Thao tác xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính................................................. 24
Bảng 1. 28 : Thao tác chèn thêm cột , hàng , ô trong bảng tính ..................................... 24
Bảng 1. 29 : Thao tác xóa cột, hàng, ô trong bảng tính................................................... 25
Bảng 1. 30 : Thao tác chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại ............................................. 25
Bảng 1. 31 : Thao tác ẩn / hiện cột hàng.......................................................................... 26
Bảng 1. 32 : Thao tác định dạng dữ liệu........................................................................... 28
Bảng 1. 33 : Định dạng số ................................................................................................. 29
Bảng 1.34 : Các thao tác định dạng số theo kiểu Việt Nam............................................. 29
Bảng 1.35 : Các thao tác căn biên dữ liệu........................................................................ 30
Bảng 1. 36 : Ý nghĩa của Horizontal................................................................................ 32
Bảng 1. 37 : Ý nghĩa của Vertical..................................................................................... 32
Bảng 1.38 : Các thông số khác của hộp thoại Format Cells............................................. 32
Bảng 1. 39 : Các thao tác kẻ khung .................................................................................. 33
Bảng 1. 40 : Các thao tác tô màu...................................................................................... 34
Bảng 1.44 : Tác dụng của đặt tên cho ô hay nhóm ô........................................................ 37
Bảng 1. 45 : Thao tác đặt tên cho ô hay nhóm ô bằng tay .............................................. 37
Bảng 1. 46 : Thao tác đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) ........................... 38
Bảng 1. 48 : Thao tác xoá tên............................................................................................ 40
Bảng 1. 49 : Thao tác ghi chú cho ô (Comment) .............................................................. 41
Bảng 1. 50 : Thao tác tạo bảo vệ cho ô ............................................................................. 42
Bảng 1.51 : Các chức năng cơ bản của auditing .............................................................. 42
Bảng 1.52 : Các thao tác phân tích và thống kê dữ liệu................................................... 43
Bảng 1. 53 : Các quy tác sử dụng hàm ............................................................................. 44
Bảng 1.54 : Các loại địa chỉ ô............................................................................................ 45
Bảng 1.55 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 46
Bảng 1.55 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 47
Bảng 1.56 : Thao tác minh họa......................................................................................... 48
Bảng 1.57: Thao tác minh họa.......................................................................................... 50
Bảng 1.58 : Thao tác nhập hàm vào bảng tính................................................................. 52
Bảng 1. 60 : Các hàm thời gian......................................................................................... 54
Bảng 1. 61 : Các hàm ký tự............................................................................................... 57
Bảng 1.62 : Các hàm toán học .......................................................................................... 58
Bảng 1.63 : Các hàm Loga................................................................................................ 59
Bảng 1. 64 : Các hàm lƣợng giác...................................................................................... 60
Bảng 1. 65 : Các hàm tính toán có điều kiện.................................................................... 60
Bảng 1.66 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 61
Bảng 1.67 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 62
Bảng 1.68 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 62
Bảng 1.69 : Ví dụ minh họa .............................................................................................. 63
Bảng 1. 70 : Các hàm thống kê......................................................................................... 64
Bảng 1. 71 : Các hàm logic................................................................................................ 65
Bảng 1. 72 : ví dụ minh họa .............................................................................................. 66
Bảng 1.73 :Các hàm về thông tin (kiểm tra) .................................................................... 67
Bảng 1. 74 : Các hàm tìm kiếm và tham chiếu................................................................. 68
Bảng 1. 75 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu ....................................... 69
Bảng 1. 76 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu ....................................... 70
Bảng 1. 77 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu ....................................... 72
Bảng 1. 78 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu ....................................... 73
Bảng 1. 79 : Ví dụ minh họa các hàm INDEX.................................................................. 74
Bảng 1. 80 : Ví dụ minh họa các hàm INDEX.................................................................. 74
Bảng 1. 81 : Các hàm tài chính ........................................................................................ 78
Bảng 1. 83 : Thao tác sửa công thức mảng....................................................................... 79
Bảng 1. 84 : Thao tác sửa công thức mảng....................................................................... 79
Bảng 1. 85 : Thao tác chọn ( bôi đen ) 1 dãy mảng .......................................................... 79
Bảng 2.1. Bảng thông số của hộp thoại sửa cơ sở dữ liệu................................................. 82
Bảng 2.4. Các hàm trên Cơ sở Dữ liệu ............................................................................. 88
Bẩng 2.5. Các bƣớc thực hiện vùng điều kiện trên CSDL............................................... 90
Bảng 2.6. Các bƣớc thực hiện hàm Dsum ........................................................................ 90
Bảng 2.7. Các bƣớc thực hiện hàm Daverage .................................................................. 90
Bảng 2.8. Các bƣớc thực hiện hàm Dmin......................................................................... 91
Bảng 2.9. Các bƣớc thực hiện hàm Dmax........................................................................ 91
Bảng 2.10. Các bƣớc thực hiện hàm Dcount.................................................................... 92
Bảng 2.11. Các bƣớc thực hiện hàm Dcounta .................................................................. 92
Bảng 2.12. Các thông số của lọc 1 vùng CSDL ................................................................ 93
Bảng 2.13. Các nguyên tắc tạo lập vùng tiêu chuẩn trực tiếp ......................................... 93
Bảng 2.14. Các nguyên tắc tạo lập vùng tiêu chuẩn gián tiếp ......................................... 94
Bảng 2.15. Các bƣớc thực hiện lọc dữ liệu tự động ......................................................... 95
Bảng 2.16. Thông số của Menu lọc tự động...................................................................... 95
Bảng 2.17. Các bƣớc lọc tự động Autofilter khi chọn Custom ........................................ 96
Bảng 2.18. Các thông số trong hộp thoại lọc tự động Autofilter ..................................... 97
Bảng 2.19. Khôi phục lại dữ liệu ban đầu.......................................................................... 97
Bảng 2.20. Các bƣớc thực hiện lọc nâng cao..................................................................... 97
Bảng 2.21. Các thông số trong hộp thoại Advance Filter ................................................. 98
Bảng 2.22. Các bƣớc thực hiện lọc bằng Advace Filter .................................................. 100
Bảng 2.24. Các bƣớc thực hiện Pivot Table.................................................................... 104
Bảng 2.25. Các thông số cơ bản của PivotTable: ........................................................... 106
Bảng 2.26. Các bƣớc thực hiện tạo mới 1 bảng Pivot Table ......................................... 107
Bảng 2.28. Các bƣớc sửa 1 bảng tổng hợp ..................................................................... 108
Bảng 2.29. Điều chỉnh bảng tổng hợp khi dữ liệu gốc thay đổi..................................... 108
Bảng 2.30. Doanh thu của các sản phẩm qua các năm .................................................. 109
Bảng 3.1. Các thao tác thực hiện Goal Seek................................................................... 122
muốn................................................................................................................................ 127
Bảng 3.9. Các bƣớc thực hiện tính năng Solver............................................................. 132
Bảng 3.10. Các điều kiện ràng buộc để sản xuất của bác Ba Phi .................................. 133
cho ví dụ 1 ....................................................................................................................... 136
Bảng 3.15. Bảng giá trị tham chiếu của biến X.............................................................. 143
Bảng 3.16. Bảng tham chiếu giờ chuẩn sản xuất áo....................................................... 144
Bảng 3.18. Bảng tham chiếu giá và thuế ........................................................................ 148
Bảng 3.19. Thống kê các trị giá hàng theo mẫu bảng trên ............................................ 148
Hình 1.1: Giới thiệu về cửa sổ bảng tính Excel ................................................................................... 5
Hình 1.2: Ý nghĩa 1 số biểu tƣợng trên thanh công cụ (ToolBar) ....................................................... 7
Hình 1.3: Ý nghĩa 1 số biểu tƣợng trên thanh định dạng (Formating) ............................................... 7
Hình 1.4: Ý nghĩa các thành phần của thanh công thức (Formula bar) ............................................. 8
Hình 1.5: Một ví dụ về việc chia tách bảng tính................................................................................. 11
Hình 1.6: Tự tạo 1 kiểu danh sách...................................................................................................... 18
Hình 1.7: Tính Lƣơng, và tỷ lệ % của từng ngƣời so với Tổng Lƣơng ............................................. 19
Hình 1.8: Chuyển cột thành hàng sử dụng tính năng Tranpose........................................................ 26
Hình 1.9: Định dạng dữ liệu ............................................................................................................... 27
Hình 1.12: Định dạng dữ liệu.............................................................................................................. 30
Hình 1.13: Hộp thoại Format Cells trợ giúp căn chỉnh dữ liệu ......................................................... 31
Hình 1.14: Hộp thoại Format Cells trợ giúp kẻ đƣờng viền .............................................................. 33
Hình 1.15: Sử dụng tính năng định dạng tự động AutoFormat ........................................................ 35
Hình 1.16: Đặt tên cho vùng dữ liệu................................................................................................... 36
Hình 1.17: Sử dụng hộp thoại Define Name đặt tên cho vùng dữ liệu............................................... 38
Hình 1.18: Sử dụng tên để dán vào công thức.................................................................................... 39
Hình 1.20: Hộp thoại Format Cells giúp bảo vệ dữ liệu .................................................................... 42
Hình 1.21: Báo cáo doanh thu tháng 5 năm 2007............................................................................... 45
Hình 1.22 : Các bƣớc tính doanh thu từng loại sản phẩm................................................................. 46
Hình 1.23: Tính tổng doanh thu ......................................................................................................... 47
Hình 1.24 : Tính % theo tổng doanh thu............................................................................................ 48
Hình 1.26: Hộp thoại Insert Function trợ giúp nhập hàm................................................................ 52
Hình 1.27: Hộp thoại Function Arguments trợ giúp nhập các đối số cho hàm................................. 53
Hình 1.29: Bảng quy định xét duyệt hạn ngạch ................................................................................. 65
Hình 1.30: Bảng quy định xét thƣởng ................................................................................................ 68
Hình 1.33: Cách thức sử dụng hàm index .......................................................................................... 74
Hình 1.34: Lập 1 công thức mảng ...................................................................................................... 78
Hình 2.2: Hộp thoại sửa đổi 1 CSDL.................................................................................................. 82
Hình 2.3: Hộp thoại Sort sắp xếp 1 CSDL ......................................................................................... 83
Hình 2.4: Tính tổng 1 nhóm (SubTotal)............................................................................................. 84
Hình 2.5: Hộp thoại trợ giúp SubTotal .............................................................................................. 86
Hình 2.6: Kết quả trên bảng tính khi sử dụng chức năng SubTotal ................................................. 86
Hình 2.7: Sử dụng các hàm trên CSDL.............................................................................................. 88
Hình 2.8: Điền dữ liệu vào các vùng điều kiện................................................................................... 89
Hình 2.9: Lọc tự động Autofilter........................................................................................................ 94
Hình 2.10: Hộp thoại lọc tự động Autofilter khi chọn Custom.......................................................... 96
Hình 2.11: Hộp thoại lọc Advanced Filter.......................................................................................... 98
Hình 2.12: Minh hoạ cách sử dụng lọc Advanced Filter (vùng điều kiện trực tiếp) ......................... 99
Hình 2.13: Minh hoạ cách sử dụng lọc Advanced Filter (vùng điều kiện gián tiếp) ........................100
Hình 2.14: Minh hoạ cách tạo bảng tổng hợp Pivot Table ...............................................................102
Hình 2.15: Kết quả khi tạo 1 bảng tổng hợp Pivot Table .................................................................102
Hình 2.16: Hộp thoại Pivot Step1 ......................................................................................................104
Hình 2.17: Hộp thoại Pivot Step2 ......................................................................................................104
Hình 2.18: Hộp thoại Pivot Step3 ......................................................................................................105
Hình 2.19: Hộp thoại Layout để thực hiện kéo thả ...........................................................................105
Hình 2.20. Đồ thị doanh thu sản phẩm trong 3 năm.........................................................................109
Hình 2.21. Hộp thoại các kiểu đồ thị .................................................................................................110
Hình 2.22. Hộp thoại lựa chọn kiểu bố trí dữ liệu.............................................................................111
Hình 2.23. Hộp thoại hiển trị các thông số để vẽ đồ thị ....................................................................111
Hình 2.24. Hộp thoại thể hiện tiêu đề các trục ..................................................................................112
Hình 2.25. Hộp thoại hiện trục tọa độ ..............................................................................................112
Hình 2.26. Hộp thoại thuộc tính các lƣới kẻ ô ...................................................................................112
Hình 2.27. Hộp thoại thuộc tính chú giải: legend.............................................................................113
Hình 2.28. Hộp thoại thuộc tính chọn nhãn cho dữ liệu ...................................................................113
Hình 2.29. Hộp thoại thuộc tính khác hiển thị bảng dữ liệu.............................................................114
Hình 2.32. Hộp thoại định dạng lại font, màu cho đồ thị..................................................................116
Hình 2.33. Hộp thoại thêm dữ liệu và đƣờng hồi quy vào đồ thị .....................................................116
Hình 2.34: Hộp thoại Consolidate trợ giúp tổng hợp dữ liệu ...........................................................118
Hình 2.35: Dữ liệu File TONGHOP ..................................................................................................118
Hình 2.36: Dữ liệu File PHANXUONG1...........................................................................................119
Hình 2.37: Dữ liệu File PHANXUONG2...........................................................................................119
Hình 2.38: Dữ liệu File PHANXUONG3...........................................................................................119
Hình 3.1: Hộp thoại Goal Seek ..........................................................................................................123
Hình 3.2: Minh hoạ cách sử dụng Goal Seek để tìm điểm hoà vốn (ví dụ 2)....................................124
Hình 3.3: Minh hoạ cách sử dụng Goal Seek để tìm điểm hoà vốn (ví dụ 4)....................................128
Hình 3.4: Minh hoạ cách sử dụng Goal Seek để giải phƣơng trình (ví dụ 5) ...................................130
Hình 3.6: Hộp thoại Solver Parameters trợ giúp nhập các thông số ................................................132
Hình 3.7: Minh hoạ cách sử dụng Solver để bài toán lập kế hoạch sản xuất (ví dụ 1) .......................134
Hình 3.8: Hộp thoại Solver Parameters trợ giúp nhập các thông số cho ví dụ 1 .............................134
Hình 3.9: Minh hoạ cách sử dụng Solver để bài toán sử dụng vật tƣ (ví dụ 2) ................................137
Hình 3.10: Hộp thoại Solver Parameters trợ giúp nhập các thông số cho ví dụ 2 ...........................137
Hình 3.12: Hộp thoại Solver Parameters trợ giúp nhập các thông số cho ví dụ 3 ...........................141
Hình 3.13. Minh họa dữ liệu cho bài 1...............................................................................................144
Hình 3.14. Minh họa dữ liệu cho bài 2...............................................................................................145
Hình 3.15. Minh họa dữ liệu cho bài 3...............................................................................................146
Hình 3.16. Minh họa dữ liệu cho bài 4...............................................................................................147
Hình 3.17. Minh họa dữ liệu cho bài 5...............................................................................................148
Hình 3.18. Minh họa dữ liệu cho bài 6...............................................................................................149
LỜI GIỚI THIỆU
Kinh doanh là 1 hoạt động đòi hỏi đƣợc quản lý một cách khoa học, để có thể thực
hiện tốt công việc kinh doanh ngƣời quản trị phải có các kỹ năng cơ bản đó là phân tích và
ra quyết định. Nhƣ vậy, việc phân tích các thông tin đóng vai trò then chốt để đƣa ra các
quyết định kinh doanh hiệu quả.
Cách đây chƣa lâu, do các công cụ trợ giúp tự động chƣa ra đời, việc phân tích các
thông tin kinh doanh đa phần đều đƣợc làm bằng thủ công và dựa trên kinh nghiệm là chủ
yếu, khi lƣợng thông tin cần xử lý là lớn, hoặc phức tạp sẽ khiến cho ngƣời quản trị mất rất
nhiều thời gian để xử lý mà hiệu quả công việc cũng không cao.
Ngày nay, với sự phát triển nhanh chóng của KHKT, các công cụ trợ giúp cho công
việc kinh doanh ra đời trong đó có máy vi tính, cùng với máy vi tính là 1 loạt các phần mềm
ứng dụng phục vụ cho các chuyên ngành nhƣ quản trị, tài chính, kỹ thuật, y học ...và các
phần mềm đó chất lƣợng ngày càng cao. Riêng với lĩnh vực quản trị thì nổi bật nhất là
Microsoft Excel nhờ các tính năng mạnh mẽ của nó, hiệu quả của Excel là không thể phủ
nhận thể hiện qua sự ứng dụng rộng rãi của phần mềm này trong văn phòng của các công ty
tại Việt Nam.
Hầu hết các chuyên gia đều nhận định rằng mọi ngƣời đều không sử dụng quá 20% các
tính năng mà Excel cung cấp. Các chức năng cơ bản của Excel là tính toán dữ liệu trên các
bảng, quản lý các cơ sở dữ liệu, vẽ đồ thị. Bên cạch các chức năng truyền thống đó, Excel
còn có 1 loạt các chức năng đặc biệt hơn là tạo bảng tổng hợp, tạo báo cáo theo tình huống,
phân tích và đánh giá số liệu. Tất cả các chức năng đó đều rất có ích cho ngƣời quản trị
trong việc phân tích các thông tin kinh doanh.
Để đáp ứng với yêu cầu học tập của sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh,
trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật công nghiệp tổ chức biên soạn tài liệu học tập „‟Tin ứng
dụng trong kinh doanh‟‟. Đây là một học phần cơ bản của sinh viên chuyên ngành Quản trị.
Học phần cung cấp những kiến thức cơ bản về Tin học mà cụ thể là Excel để từ đó giúp cho
sinh viên vận dụng vào thực tế để đạt đƣợc hiệu quả phân tích kinh doanh cao nhất.
Tài liệu đƣợc biên soạn theo đúng chƣơng trình đào tạo và các quy định về cách trình
bày của Nhà trƣờng. Kết cấu của tài liệu bao gồm 3 chƣơng, nội dung chủ yếu nhƣ sau:
Chƣơng 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel
Chƣơng 2: Cơ sở dữ liệu
Chƣơng 3: Một số tính năng cao cấp
Tài liệu học tập đƣợc thực hiện bởi tập thể giảng viên môn Tin ứng dụng trong kinh
doanh khoa Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế - Kỹ thuật công nghiệp. Cụ thể là: Ths
Hoàng Hiếu Thảo (chủ biên), Ths Mai Hoàng Thịnh, Ths Nguyễn Thị Thanh Hoa, Ths Đỗ
Thị Hƣờng, Ths Nguyễn Văn Kỷ.
1
Do thời gian và trình độ có hạn, nên tài liệu khó có thể tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Chúng tôi luôn mong nhận đƣợc sự góp ý của bạn đọc để tài liệu học tập có thể hoàn
thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
T/M TẬP THỂ TÁC GIẢ
Hoµng HiÕu Th¶o
2
CHƢƠNG I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL
MỤC ĐÍCH CỦA CHƢƠNG:
Sau khi nghiên cứu và học tập chƣơng này sinh viên nắm đƣợc:
Các chức năng cơ bản của bảng tính.
Các thao tác định dạng trên bảng tính.
Phân biệt đƣợc địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
Cách sử dụng các hàm cơ bản.
NỘI DUNG CHƢƠNG
1.1. Lập trang tính đơn giản
1.1.1. Lập một trang tính đơn giản
1.1.1.1. Giới thiệu về Microsoft Excel:
Phần mềm Microsoft Excel là sản phẩm tiêu biểu nằm trong bộ Microsoft Office nổi
tiếng của hãng Microsoft. Microsoft Excel đƣợc coi là mạnh nhất trong tất cả các phần
mềm tƣơng tự nhƣ Lotus, Quattro... và rất phù hợp với các công việc văn phòng, quản trị
dữ liệu của các công ty. Ba chức năng cơ bản nhất của Microsoft Excel là:
Tạo lập và tính toán trên các bảng tính (Spreadsheet).
Quản lý các cơ sở dữ liệu đơn giản (Simple database).
Thống kê và tạo lập các biểu đồ, đồ thị (Graph).
Bên cạnh những chức năng truyền thống của một bảng tính thông thƣờng, Microsoft
Excel còn có một loạt các chức năng đặc biệt hơn các phần mềm khác là các chức năng tạo
bảng tổng hợp (Pivot Table), tạo báo cáo theo tình huống (Scenario manager), phân tích và
đánh giá số liệu (Goal seek, Solver manager) ...Các công cụ nâng cao này sẽ đƣợc tiến hành
trong thực tập nâng cao trên bộ số liệu các bạn đƣợc thu thập khi đi doanh nghiệp.
1.1.1.2. Khởi động
Sau khi khởi động Windows làm theo một trong các cách sau:
Nếu dùng Win 98, nháy vào Start / Programs / Microsoft Excel.
Nếu dùng Win XP, chọn Start /All Programs /Microsoft Office /Microsoft Office
3
Excel 2003.
1.1.1.3. Màn hình
* Các thành phần của màn hình Excel:
Màn hình của Excel là một cửa sổ đã đƣợc phóng to và trông gần giống màn hình của
Word, bao gồm các thành phần sau :
Thanh Tiêu đề (Title bar): ở dòng trên cùng của màn hình, khi mới khởi động
Excel tại đây ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta đặt tên cho bảng tính, tên này kèm theo
phần mở rộng .xls sẽ thay thế từ Book1.
Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng giống nhƣ của Word. Phần lớn các biểu
tƣợng trên các thanh này có công dụng ý nghĩa nhƣ trong Word, ý nghĩa của một số biểu
tƣợng dùng riêng cho Excel đƣợc giải thích ở phần dƣới.
Thanh Công thức (Formula bar): Là dòng thứ năm của màn hình hiển thị toạ độ
(địa chỉ hoặc tên) ô, nút huỷ bỏ, nút lựa chọn, nội dung dữ liệu trong ô hiện tại (ô có khung
viền chung quanh).
Thanh Trạng thái (Status bar): Là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động
của Excel :
- Ready: Đang sẵn sàng làm việc.
- Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức.
- Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
- Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs): là dòng ngay trên thanh trạng thái, hiển thị
tên của các bảng tính (khi chúng chƣa đƣợc đặt tên, tại đây ghi (Sheet1, Sheet2, ..., Sheet7).
Bên trái là các nút chuyển tới.
Thanh cuộn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (Horizontal Scroll Bar):
giống nhƣ trong Word.
Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window): là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu,
tính toán, vẽ đồ thị nhƣ sau:
4
Nh¾p chuét vµo ®©y ®Ó
chän toµn bé b¶ng tÝnh
Tªn c¸c cét
Sè thø tù c¸c hµng
¤ chuÈn bÞ nhËp d÷ liÖu
Nót chuyÓn tíi, lui b¶ng tÝnh
B¶ng tÝnh hiÖn t¹i
Hình 1.1: Giới thiệu về cửa sổ bảng tính Excel
1.1.1.4. Các thành phần của cửa sổ Bảng tính:
Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc đƣợc đánh thứ tự
bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột).
Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang đƣợc đánh thứ tự
bằng số từ 1 đến 16.384.
Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác định bằng cột
trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25.
Ô hiện tại: Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải
dƣới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này đƣợc
hiển thị trên thanh công thức.
Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ đƣợc chèn
vào.
5
Con trỏ chuột có các dạng sau:
- Dấu | : Dùng để đƣa con trỏ ô về vị trí nào đó.
- Dấu : Dùng để chọn lệnh, biểu tƣợng, vẽ hình hoặc cuộn bảng tính.
1.1.1.5. Dịch chuyển con trỏ ô trong bảng tính:
Theo một trong các cách sau :
Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái.
Ấn các phím mũi tên: Chuyển tới các hàng, cột lân cận.
- PgUp, PgDn : Lên hoặc xuống một màn hình.
- Home: Về ô A1.
- Tab: Sang phải một màn hình
- Shift + Tab: Sang trái một màn hình.
- End + Home: Đến ô cuối cùng của bảng tính.
F5, địa chỉ ô, : Về ô đó, ví dụ để về ô H22, ta ấn phím F5, gõ H22 rồi ấn
Chú ý: Các thao tác trên chỉ thực hiện đƣợc khi chọn lệnh Tools, Option, Transition,
kích chọn ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys.
1.1.1.6. Ra khỏi Excel:
Theo một trong các cách sau :
Chọn File/Exit hoặc ấn Alt + F4.
Nháy đúp chuột tại dấu nhân (X) ở góc trái trên của màn hình để trở về Windows.
6
AutoSum: TÝnh tæng
Sort Acsending: S¾p xÕp t¨ng
Xem tr íc khi in
Help: Trî gióp
Sort Decsending: S¾p xÕp gi¶m
Chart Wizard: VÏ ®å thÞ
Ghi file Excel ®ang lµm
vµo æ ®Üa
Më 1 file Excel cã s½n
Drawing: VÏ mét h×nh
T¹o míi 1 file Excel
Zoom control: Phãng to, thu nhá cöa sæ b¶ng tÝnh
Hình 1.2: Ý nghĩa 1 số biểu tƣợng trên thanh công cụ (ToolBar)
Chän cì Font vµ kiÓu ch÷
®Ëm, nghiªng, g¹ch ch©n
Font Color:
MÇu ch÷
Hîp nhÊt nhiÒu «
thµnh 1 « duy nhÊt
Chän kiÓu Font
Color: Chän mÇu nÒn
cho «
Currency Style:
§iÒn dÊu tiÒn tÖ
Decrease Decimal: Bít ®i
1sâ thËp ph©n
Percent Style: Nh©n víi
100 vµ ®iÒn dÊu %
Borders: Chän kiÓu
® êng viÒn cho «
Increase Decimal: T¨ng
thªm 1sâ thËp ph©n
Comma Style: DÊu ph©n
c¸ch hµng ngh×n
Hình 1.3: Ý nghĩa 1 số biểu tƣợng trên thanh định dạng (Formating)
7
Chän kiÓu
hµm
N¬i thÓ hiÖn néi dung cña « ®ang nhËp d÷
liÖu
Nót gäi hµm
Huû néi
dung võa gâ
Xem kÕt qu¶
Hình 1.4: Ý nghĩa các thành phần của thanh công thức (Formula bar)
1.1.2. Định dạng và chỉnh trang dữ liệu
1.1.2.1. Lưu (ghi) bảng tính lên đĩa:
Chọn biểu tƣợng Save trên thanh công cụ hoặc mục File / Save.
Nếu đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho
bảng tính trong ô File Name, Excel sẽ tự gán kiểu đuôi là .xls cho nó. Tên bảng tính sẽ xuất
hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ. Sau đó trong quá trình làm việc, ta thƣờng xuyên ghi
bảng tính lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó.
Nếu ta cần lƣu giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File /Save As và đặt tên mới
cho nó.
1.1.2.2. Mở bảng tính đã có trên đĩa:
Chọn biểu tƣợng Open hoặc mục File/Open. Xuất hiện hộp thoại Open với danh
sách các bảng tính trong khung File Name đƣợc xếp theo thứ tự A,B,C. Ta chọn tệp cần
thiết rồi chọn OK. Nếu bảng tính ta cần lại ở trên đĩa khác hoặc thƣ mục khác, ta chọn đĩa từ
ô Drives, nháy đúp tại thƣ mục cần thiết của khung Directories.
Excel còn có cách mở bảng tính khác: Chọn mục File, xuất hiện Menu dọc với danh
sách những File mới làm gần nhất ở phía dƣới. Ta chọn tệp cần thiết từ danh sách này. Danh
sách các bảng tính này có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào ngƣời cài đặt.
8
1.1.2.3. Đóng bảng tính:
Trƣớc khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau
đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File /Close. Nếu quên chƣa ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ
hỏi :
Do you want to save change to <FileName>.xls ?
- Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho bảng tính.
1.1.2.4. Chèn thêm 1 bảng tính (thêm sheet)
Các cách
Thao tác
Cách 1
Insert / Worksheet
Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau
đây chúng ta quy ƣớc gọi thao tác này là [Menu tắt]), chọn Insert
Worksheet
Cách 2
Cách 3
Tools/Option/ tab General/ Sheets in new workbook/ Gõ số lƣợng sheet
mong muốn vào, giả sử 50
Bảng 1.1 : Thao tác chèn thêm 1 bảng tính
1.1.2.5. Xoá bớt 1 bảng tính
Các cách
Thao tác
Cách 1
Cách 2
Edit/ Delete Sheet
[Menu tắt], Delete Sheet
Bảng 1. 2 : Thao tác xóa bớt 1 bảng tính
1.1.2.6. Đổi tên bảng tính
Các cách
Thao tác
Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy
ƣớc gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên, gõ vào tên mới.
Cách 1
Cách 2
Cách 3
Format /Sheet /Rename, gõ vào tên mới.
[Menu tắt], Rename, gõ vào tên mới
Bảng 1.3 : Thao tác đổi tên 1 bảng tính
9
1.1.2.7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính:
Các cách
Thao tác
Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet khác).
Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ đƣợc chuyển đi.
Cách 1
Cách 2
Edit, Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trƣớc bảng
tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào Creat a
Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không chuyển nó.
Bảng 1.4 : Thao tác sao chép/ di chuyển 1 bảng tính
Lƣu ý: Chỉ dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thấy thẻ
tên của chúng cùng một lúc).
1.1.2.8. Tách bảng tính:
Các cách
Thao tác
Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị
trí cần tách.
Cách 1
Cách 2
Cách 3
Đƣa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Split. Sau đó để bỏ
tách chọn Window / Remove Split
Đƣa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes. Sau
đó để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes
Bảng 1.5: Các tách bảng tính
Lƣu ý: Việc tách bảng tính ra có ý nghĩa rất quan trọng, khi ta làm việc với những
bảng tính có nhiều hàng, nhiều cột có những hàng hay cột ta luôn muốn quan sát để tiện làm
việc thì ta phải sử dụng tính năng chia tách bảng tính
10
Tải về để xem bản đầy đủ
161 trang
22920
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu học tập Tin ứng dụng trong kinh doanh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_hoc_tap_tin_ung_dung_trong_kinh_doanh.pdf
