Giáo trình Microsoft Word 2010

Mục lục Word 2010  
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010  
1. Tối ưu Ribbons  
Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía  
trên cửa sổ thì hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.  
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng  
biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ.  
Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của  
Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng thể tạo  
thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình.  
Menu Ribbon trên Word 2010  
thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy  
nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu  
trên Office 2003.  
   
2. Hệ thống menu mới lạ  
Trước đây, Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các  
phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chương trình thì giờ đây,  
Office 2010 lại tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công cụ của  
chương trình. Khi lựa chọn trên menu công cụ, thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây,  
 
toàn bộ cửa sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như  
Save, Open, Close, Preview…  
Và trên cùng, hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước  
tập tin, và các thông tin về sửa đổi file…. Thêm vào đó một cửa sổ cho phép bạn xem  
trước tài liệu ở dạng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý  
bạn. Nói một đơn giản: Hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rất  
nhiều.  
3. Chức năng Backstage View  
Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong  
cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View  
sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên  
phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó.  
 
4. Chức năng Paster Preview  
Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát  
hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn văn  
bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình.  
Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào  
văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp  
lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo. đó là lý do tính năng Paste  
Preview được ra đời.  
 
Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một  
nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính  
năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng  
hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán.  
5. Chức năng Text Effect  
Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ  
đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều người dùng cũng có thêm  
nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính  
năng WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự  
vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.  
Với tính năng Text Effect bạn thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của  
WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉ cần  
lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượng của Text  
Effect trên thanh công cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn  
các hiệu ứng cần áp dụng  
bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của mình.  
Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người dung  
thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản hiệu ứng của WordArt  
 
Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu…  
với văn bản mang hiệu ứng của WordArt  
Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có  
định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự  
động bị gỡ bỏ khỏi văn bản  
6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn  
Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx…  
thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt  
thêm Add-in nào như Office 2007  
7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button  
Để biết thông tin về file văn bản bạn đang làm việc bạn chỉ việc nhấp chuột vào nút  
Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối  
   
cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người  
tạo…  
8. Khả năng mở rộng màn hình  
Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng  
Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc  
của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1  
 
9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng  
Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng:  
Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office 2010 còn  
biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ. Cụ thể, bạn thể dễ dàng chỉnh  
sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong Microsoft  
PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới.  
Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tính năng bạn thể làm được với các file  
media. Mặc dù nó sẽ không phải phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như  
Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo chỉnh sửa nội dung các hình  
ảnh dễ dàng hơn.  
 
10.Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản  
Đây một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy nút  
lệnh Screenshot.  
Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng  
đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ.  
Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và  
chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp chuột vào đối tượng để được bức  
ảnh chèn vào văn bản. Người dùng cũng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa  
chọn Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn hình  
máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột và  
khoanh một vùng cần chụp vùng đó sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có  
được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.  
11.Xử ảnh như một chương trình chuyên nghiệp  
Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ hiệu ứng cho  
đối tượng picture được chèn vào văn bản. Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó vào Menu  
   
Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hiệu  
ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.  
12.Phát triển chức năng tìm kiếm  
Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác  
biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá  
linh hoạt tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay  
nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp  
thoại tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các  
từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần  
đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có  
từ đang tìm kiếm  
 
13.  
Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ  
Bạn luôn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép? Điều này  
sẽ được hạn chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấp những tính  
năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra còn  
cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ” (protection mode) để tránh việc bạn vô tình sửa  
nội dung của file ngoài ý muốn. Office 2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số những  
người nhận được tài liệu của bạn được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có  
quyền chỉnh sửa.  
 
II. Nội dung chính  
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010  
1. Tạo mới văn bản  
Tương tự như Word 2007, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N.  
Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn  
đúp chuột mục Blank document.  
Tạo một tài liệu mới từ mẫu sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn  
New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.  
     
2. Mở một văn bản tạo sẵn  
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng thể vào  
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.  
3. Lưu một văn bản đã soạn thảo  
Lưu tài liệu  
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office  
Button (hoặc Tab File), chọn Save.  
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và  
chọn nơi lưu.  
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button  
(hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007).  
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước  
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC  
bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word  
2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word  
2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng  
Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-  
2003 Document).  
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft  
Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong  
   
khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003  
Document (*.doc). Nhấn OK.  
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ  
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao  
lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options,  
chọn Save  
4. Thao tác với chuột và bàn phím  
4.1 Thao tác với chuột:  
a. Sao chép dạng văn bản:  
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút hình  
cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn  
văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là  
tiện lợi nhất.  
Đầu tiên đánh khối văn bản dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu  
muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào  
nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ  
cần đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó  
bạn bấm kép nút Format Painter).  
b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table:  
Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì  
thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di  
 
chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà  
bạn muốn.  
c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang:  
Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang  
hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công dụng khác không kém phần thú vị tiện  
lợi, đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề,  
cạnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm giữ  
chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải  
sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu.  
d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản:  
Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn thể dùng  
cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Ở đây không cần phải nói gì  
thêm về phương pháp này (vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này), nhưng chỉ  
lưu ý một điều để thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing  
(menu Tools-Options-thEdit) phải được đánh dấu.  
e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu:  
Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh  
Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn  
có 3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách  
nhấn giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).  
f. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup:  
Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp  
thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bạn lại phải dùng đến hộp thoại  
Page Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page  
Setup, bạn thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh  
thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs  
hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup).  
g. Đánh khối toàn bộ tài liệu:  
Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà bạn sẽ làm là  
đánh khối toàn bộ chúng và bạn thể dùng những cách như bấm menu Edit-Select All  
hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bạn hãy thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản  
(mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) bấm nhanh 3 lần cũng thể chọn toàn bộ tài  
liệu được đấy.  
4.2 Thao tác với bàn phím  
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:  
Các phím di chuyển con trỏ:  
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.  
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.  
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một tự.  
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một tự.  
Các phím xoá ký tự:  
Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ).  
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ.  
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự.  
Các phím điều khiển:  
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ.  
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ.  
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình.  
Tải về để xem bản đầy đủ
doc 143 trang baolam 09/05/2022 7140
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Microsoft Word 2010", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • docgiao_trinh_microsoft_word_2010.doc