Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Phần 2)

Chương 3.

VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY.

Thời gian: 16h (LT: 4h;TH: 11h; KT: 1h)

A. MỤC TIÊU:

Sau khi học xong người học có khả năng:

- Trình bày được các khái niệm về văn bản, Phân biệt được các loại văn bản;

- Soạn thảo, định dạng văn bản đúng thể thức theo quy định.

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

tạo.

B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

THÔNG

SỐ KT

SỐ

LƯỢNG

TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

TT

I

ĐƠN VỊ

GHI CHÚ

THIẾT BỊ- MÁY MÓC

Máy chiếu.

1

2

3

Cái

1

Máy tính

Máy tính học viên

18

II DỤNG CỤ

Bảng viết (bảng từ)

1

3.6x1.25m

cái

01

III VẬT LIỆU

1

2

3

Phấn viết bảng.

MIC

Viên

Tờ

Giấy A1 làm bài tập nhóm.

Giấy cắt làm thẻ màu.

A1

8

A4 Pgrand

Tờ

10

Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Băng keo giấy

Thiên long -

WB03

2cm

4

5

Cây

8

1

Cuộn

C. NỘI DUNG:

3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN.

3.1.1. Khái niệm.

3.1.1.1. Khái niệm về văn bản.

60

Văn bản là một phương tiện ghi thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn

ngữ (hay ký hiệu) nhất định.

3.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước.

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm

quyền và đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục và quy chế luật định cụ thể theo thông

tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Thông tư này hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp

dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ

chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan,

tổ chức).

3.1.1.2.1. Thể thức văn bản.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những

thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong

những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định

của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

3.1.1.2.2. Kỹ thuật trình bày văn bản.

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu

trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn

thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp

hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không

áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm

khác.

3.1.1.2.3. Phông chữ trình bày văn bản.

61

Phông (Font) chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ

tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

3.1.1.2.4. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày.

- Khổ giấy.

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297

mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển

được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn

(khổ A5).

- Kiểu trình bày.

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định

hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng

không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều

rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4).

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4

được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông

tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang

giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại phụ lục trên.

3.1.1.2.5. Nhận dạng các loại văn bản.

Nhận biết văn bản quản lý nhà nước với văn bản của các tổ chức chính trị, các

tổ chức khác trong hệ thống chính trị:

62

- Văn bản quản lý nhà nước: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành,

đó là những quyết định quản lý thành văn nhằm thực hiện quyền hành pháp và hành

chính.

- Văn bản lãnh đạo: Do các cơ quan Đảng các cấp ban hành đó là những văn

bản mang tính chất chủ trương, đường lối, chiến lược chung tạo ra sự thống nhất

trong hành động. Văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội khác chủ yếu dùng để

điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ.

- Văn bản quản lý nhà nước mang tính chất quyền lực đặc biệt và có tác dụng

đơn phương một chiều. Các văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội không mang

tính quyền lực nhà nước mà chủ yếu dùng phương thức giáo dục tuyên truyền, vận

động…

Ý nghĩa:

- Là hình thức pháp luật chủ yếu trong các hình thức quản lý nhà nước, chứa

đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành.

- Là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý hành chính và

là công cụ điều hành của các cơ quan và các nhà lãnh đạo trong hệ thống cơ quan

nhà nước.

- Là những căn cứ pháp lý để các khách thể hiện quyết định của các chủ thể

quản lý nhà nước, và là những chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể trong

việc thực hiện các quyết định của mình.

Chính vì vậy, văn bản quản lý nhà nước không chỉ có ý nghĩa truyền đạt các

quyết định quản lý, mà nó còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước.

3.1.1.3. Văn bản quản lý hành chính.

Là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý

nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm

63

điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nước giữa các cơ quan nhà nước

với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

3.1.2. Phân loại văn bản.

Có nhiều tiêu chí để phân loại văn bản như: phân loại theo tên loại văn bản,

phân loại theo nội dung, theo tác giả, theo hiệu lực pháp lý, hoặc theo mục đích ban

hành văn bản… Dưới đây, ta phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý của văn bản.

3.1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL).

3.1.2.1.1 Khái niệm.

- Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được

áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả

nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền

quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.

- Văn bản quy phạm pháp luật là hình thức thể hiện của các quyết định pháp

luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự và dưới hình thức

nhất định, có chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh một loại quan hệ

xã hội nhất định, đước áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đời sống và việc thực hiện

văn bản đó không làm chấm dứt hiệu lực của nó.

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) đã được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22

tháng 6 năm 2015. Tại điều 02 Luật ban hành văn bản QPPL số: 80/2015/QH13 quy

định:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban

hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.

Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm

quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản

quy phạm pháp luật.

64

3.1.2.1.2. Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 15. Luật, nghị quyết của Quốc hội

1. Quốc hội ban hành luật để quy định:

a) Tổ chức và hoạt động của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân

dân, Viện kiểm sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán nhà nước, chính

quyền địa phương, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt và cơ quan khác do Quốc

hội thành lập;

b) Quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân mà theo Hiến

pháp phải do luật định, việc hạn chế quyền con người, quyền công dân; tội phạm và

hình phạt;

c) Chính sách cơ bản về tài chính, tiền tệ quốc gia, ngân sách nhà nước; quy

định, sửa đổi hoặc bãi bỏ các thứ thuế;

d) Chính sách cơ bản về văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi

trường;

đ) Quốc phòng, an ninh quốc gia;

e) Chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo của Nhà nước;

g) Hàm, cấp trong lực lượng vũ trang nhân dân; hàm, cấp ngoại giao; hàm, cấp

nhà nước khác; huân chương, huy chương và danh hiệu vinh dự nhà nước;

h) Chính sách cơ bản về đối ngoại;

i) Trưng cầu ý dân;

k) Cơ chế bảo vệ Hiến pháp;

l) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

2. Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định:

a) Tỷ lệ phân chia các khoản thu và nhiệm vụ chi giữa ngân sách trung ương

và ngân sách địa phương;

65

b) Thực hiện thí điểm một số chính sách mới thuộc thẩm quyền quyết định của

Quốc hội nhưng chưa có luật điều chỉnh hoặc khác với quy định của luật hiện hành;

c) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần luật, nghị

quyết của Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, bảo

đảm quyền con người, quyền công dân;

d) Quy định về tình trạng khẩn cấp, các biện pháp đặc biệt khác bảo đảm quốc

phòng, an ninh quốc gia;

đ) Đại xá;

e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

Điều 16. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

1. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành pháp lệnh để quy định những vấn đề

được Quốc hội giao.

2. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định:

a) Giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh;

b) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần pháp lệnh,

nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát

triển kinh tế - xã hội;

c) Bãi bỏ pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; trường hợp

bãi bỏ pháp lệnh thì Ủy ban thường vụ Quốc hội có trách nhiệm báo cáo Quốc hội

tại kỳ hợp gần nhất;

d) Tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp

trong cả nước hoặc ở từng địa phương;

đ) Hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân;

e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

Điều 17. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

Chủ tịch nước ban hành lệnh, quyết định để quy định:

66

1. Tổng động viên hoặc động viên cục bộ, công bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp

căn cứ vào nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; công bố, bãi bỏ tình trạng

khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương trong trường hợp Ủy ban thường

vụ Quốc hội không thể họp được;

2. Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước.

Điều 18. Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính

phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ và Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung

ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành, nghị quyết liên tịch để quy định chi tiết

những vấn đề được luật giao.

Điều 19. Nghị định của Chính phủ.

Chính phủ ban hành nghị định để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội,

pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ

tịch nước;

2. Các biện pháp cụ thể để tổ chức thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của

Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định

của Chủ tịch nước; các biện pháp để thực hiện chính sách kinh tế - xã hội, quốc

phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, giáo

dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công

chức, viên chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền

quản lý, điều hành của Chính phủ; những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn

của từ hai bộ, cơ quan ngang bộ trở lên; nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của

các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm

quyền của Chính phủ;

67

3. Vấn đề cần thiết thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc

hội nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu

cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh, tế, quản lý xã hội. Trước khi ban hành nghị định

này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

Điều 20. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định để quy định:

1. Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành

chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, chế độ làm việc với các thành viên

Chính phủ, chính quyền địa phương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ

tướng Chính phủ;

2. Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm

tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chính quyền

địa phương trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp

luật của Nhà nước.

Điều 21. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành, nghị quyết để hướng

dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử thông qua tổng kết việc áp dụng

pháp luật, giám đốc việc xét xử.

Điều 22. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành thông tư để thực hiện việc quản

lý các Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự về tổ chức và những vấn đề khác được

Luật tổ chức Tòa án nhân dân và luật khác có liên quan giao.

Điều 23. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư để quy định,

những vấn đề được Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân và luật khác có liên quan

giao.

68

Điều 24. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành thông tư để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội,

pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ

tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

2. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình.

Điều 25. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện

trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm

sát nhân dân tối cao

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối

cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư liên tịch để quy định

về việc phối hợp giữa các cơ quan này trong việc thực hiện trình tự, thủ tục tố tụng.

Điều 26. Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước

Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành quyết định để quy định chuẩn mực kiểm

toán nhà nước, quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán.

Điều 27. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh

Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành nghị quyết để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên;

2. Chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật, văn bản quy

phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên;

3. Biện pháp nhằm phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh

ở địa phương;

69

4. Biện pháp có tính chất đặc thù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã

hội của địa phương.

Điều 28. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên;

2. Biện pháp thi hành Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên,

nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách,

quốc phòng, an ninh ở địa phương;

3. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương.

Điều 29. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị

hành chính - kinh tế đặc biệt

Hội đồng nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghị quyết,

Ủy ban nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định theo

quy định của Luật này và các luật khác có liên quan.

Điều 30. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã

Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao.

3.1.2.2. Văn bản cá biệt.

Hiện nay chưa có một khái niệm chính thống thế nào là văn bản cá biệt, nhưng

hầu hết các khoa học hành chính, pháp lý đều thống nhất rằng: Văn bản cá biệt là

loại văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để

ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thể.

Sự khác nhau giữa văn bản QPPL và văn bản cá biệt

Văn bản QPPL

Văn bản cá biệt

70

Đặt ra những quy phạm pháp Không đặt ra những QPPL, mà căn cứ

Về nội

dung

luật, được áp dụng nhiều lần.

vào văn bản QPPL để giải quyết những

vụ việc cụ thể, được áp dụng một lần.

Mang tính cưỡng chế, tức là buộc Không hẳn mang tính cưỡng chế, tức là

mọi cơ quan nhà nước, mọi tổ không bắt buộc mọi cơ quan nhà nước,

chức kinh tế, xã hội và mọi công mọi tổ chức kinh tế, xã hội và mọi công

Về tính

chất

dân nghiêm chỉnh thi hành.

Do cơ quan nhà nước có thẩm Cơ quan nào cũng có thẩm quyền ban

quyền ban hành mới có giá trị hành nếu xét thấy cần thiết để giải quyết

(được quy định trong luật ban công việc trong phạm vi quyền hạn của

Về

thẩm

quyền

ban

hành văn bản).

mình và không chịu sự điều chỉnh của

luật ban hành văn bản QPPL.

hành

3.1.2.3. Văn bản hành chính thông thường.

Là văn bản dùng để thực thi các văn bản QPPL hoặc thực hiện các tác nghiệp

hành chính. Những văn bản hành chính thông thường dùng trong cơ quan đơn vị

bao gồm như sau:

3.1.2.3.1. Công văn.

Công văn hành chính dùng để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước

với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, đơn vị và công dân...Đây là loại

văn bản không có tên loại và độc lập theo một thể thức nhất định.

Mẫu số 1: Công văn

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_______________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

Số :

/ĐV-..(1)...

Bình dương, ngày

tháng

năm 20…

V/v .....(2) ……

Kính gửi : ……… (3)……………………………

71

………………………………………(4)……………………………………

……..............

…………………………………………………………………………………

………..

…………………………………………………………………………………

…………..

Nơi nhận:

- Như trên ;

ĐƠN VỊ

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Hoặc KT. TRƯỞNG

- Lưu ...(5)..., VT.

PHÓ TRƯỞNG ĐƠN

VỊ

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

(1) Tên viết tắt của đơn vị soạn thảo

(2) Trích yếu văn bản;

(3) Nơi nhận văn bản;

(4) Nội dung văn bản;

(5) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.2. Thông cáo.

Là văn bản do cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và Nhà nước dùng để công

bố quyết định hay một sự kiện quan trọng.

3.1.2.3.3. Thông báo.

Là văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để công bố, thông tin cơ quan

cho tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc

các vấn đề khác để thực hiện hoặc biết.

Mẫu số 3: Thông báo

ĐƠN VỊ SOẠN THẢO

_______________________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

___________________________

72

Số :

/TB-ĐVST

Bình dương, ngày

tháng

năm 20...

THÔNG BÁO

V/v ...................(1)..............................

………………………………………(2)……………………………………

…….......

…………………………………………………………………………………

………

…………………………………………………………………………………

………

…………………………………………………………………………………

………

Nơi nhận:

TRƯỞNG ĐV

- .....(3)........

- Lưu . (4)..., VT.

Hoặc KT. TRƯỞNG ĐV

PHÓ TRƯỞNG ĐV

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

_

(1) Trích yếu của thông báo;

(2) Nội dung thông báo;

(3) Nơi nhận thông báo;

(4) Lưu nơi soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.4. Chương trình.

Là văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến về những hoạt động theo một

trình tự nhất định trong thời gian nhất định, chương trình được trình bày một cách

tóm tắt.

Mẫu số 7: Chương trình

73

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB

_____________

___________________________

Số :

/CTr-CĐCNNLNB

Bình dương, ngày

tháng

năm 20…

CHƯƠNG TRÌNH

..........................(1)..............................

…………………………………………(2)………………………………………...

………………………………………………………………………………………

Nơi nhận:

- .....(3)....

HIỆU TRƯỞNG

Hoặc KT. HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

- .......

- Lưu ...(4)..., VT.

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

________

(1) Tên loại chương trình (chương trình làm việc, cuộc họp, hội nghị; chương trình hành động để thực

thi một chủ trương lớn của cấp trên đã được duyệt ...)

(2) Nội dung chương trình;

(3) Nơi nhận văn bản;

(4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản.

3.1.2.3.5. Kế hoạch công tác.

Là văn bản trình bày hệ thống dự kiến về một chương trình công tác, một công

việc hay một tổ chức trong thời gian nhất định.

Mẫu 3: Kế hoạch

74

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ..................................... ⁽¹⁾

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_______________________

_________________________________________________________________

Số:

/KH-..... ⁽²⁾

Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20…

KẾ HOẠCH

...................................................................... ⁽³⁾

___________________________

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.....................................................................................................⁽⁴⁾.......................................

.....................................

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

./.

GIÁM ĐỐC ⁽⁵⁾

Nơi nhận:

- ……………;

(Chữ ký, dấu)

- ……………;

- Lưu: VT ⁽⁶⁾, ... ⁽⁷⁾.

Nguyễn Văn A

Ghi chú:

⁽¹⁾Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

⁽²⁾Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

⁽³⁾Trích yếu nội dung kế hoạch

⁽⁴⁾Nội dung kế hoạch.

⁽⁵⁾Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào

trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường

hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01.

⁽⁶⁾Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây.

⁽⁷⁾Chữ viết tắt tên đơn vị tham mưu soạn thảo.

3.1.2.3.6. Đề án.

Là văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần

làm được nêu lên thảo luận thông qua.

75

3.1.2.3.7. Phương án.

Là văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công

việc trong điều kiện, hoàn cảnh nào đó.

3.1.2.3.8. Báo cáo.

Là văn bản dùng để phản ảnh tình hình chấp hành công việc của cấp dưới lên

cấp trên và ngược lại hoặc để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài trước

hội nghị, trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ quy định.

Mẫu 1: BÁO CÁO

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG..................................... ⁽¹⁾

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_______________________

_________________________________________________________________

Số:

/BC-........ ⁽²⁾

Đà Nẵng, ngày ….. tháng ….. năm 20…

BÁO CÁO

................................................................... ⁽³⁾

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

............⁽⁴⁾............................................................................

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.................................................................................................................. ./.

HIỆU TRƯỞNG ⁽⁵⁾

Nơi nhận:

- ……………;

(Chữ ký, dấu)

- ……………;

- Lưu: VT ⁽⁶⁾, ... ⁽⁷⁾.

Nguyễn Văn A

Ghi chú:

⁽¹⁾Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

⁽²⁾Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

⁽³⁾Trích yếu nội dung báo cáo

⁽⁴⁾Nội dung báo cáo.

76

⁽⁵⁾Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào

trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường

hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01.

⁽⁶⁾Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây.

⁽⁷⁾Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (theo quy ước đã thống nhất ví dụ: Phòng Hành chính–

Tổng hợp = HCTH, Phòng Đào tạo = ĐT, Phòng Công tác Sinh viên = CTSV/Phòng Công

tác học sinh, sinh viên = HSSV; riêng Phòng Khoa học, Sau Đại học và Hợp tác quốc tế,

tùy tính chất của quyết định, chọn một trong những cách viết tắt sau: Khoa học Công nghệ

= KHCN, Đào tạo Sau Đại học = SĐH, Hợp tác quốc tế = HTQT).

3.1.2.3.9. Tờ trình.

Là văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất một vấn đề nào đó lên cơ quan cấp

trên; phê chuẩn về chủ trương, phương án, chế độ chính sách, tiêu chuẩn, định hướng

hoặc sửa đổi chế độ, chính sách.

Mẫu 5: Tờ trình

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

________________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

Số :

/TTr-ĐVST

Bình Dương, ngày

tháng

năm 20….

TỜ TRÌNH (*)

................................(1)..................................

………………………………………(2)…………………………………………...

………………………………………………………………………………………

Nơi nhận:

- ......(3)........

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Hoặc KT. TRƯỞNG ĐƠN VỊ

77

- Lưu ...(4)..., VT.

PHÓ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

(1) Trích yếu của tờ trình;

(2) Nội dung tờ trình

(3) Nơi nhận văn bản ( * dùng để cấp dưới trình lên cấp trên về một vấn đề nào đó xin chủ trương

giải quyết, nội dung tờ trình phải ghi rõ trình vấn đề gì, đề nghị giải quyết như thế nào ...)

(4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.10. Biên bản.

Là văn bản ghi lại đầy đủ hoặc phần diễn biến và kết quả của một hội nghị,

một cuộc họp có xác nhận của người chủ tọa và thư ký; hoặc ghi lại một việc có xác

nhận của đương sự và người làm chứng có liên quan đến vụ việc đó.

Mẫu Biên bản

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_________________________________________________________________

CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

_______________________

Số:

/BB-ĐHĐN

Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20…

BIÊN BẢN

................................................................. ⁽¹⁾

___________________________

Cuộc họp bắt đầu lúc ..... giờ ..... ngày ..............................................................

Địa điểm: .........................................................................................................

Thành phần tham dự:

....................................................................................................................................

........................

Chủ trì (chủ tọa): ..............................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản): ............................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp):

78

....................................................................................................................................

..........................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng …..

năm …… ./.

THƯ KÝ

CHỦ TỌA

(Chữ ký)

[Chữ ký, dấu (nếu có)]

............................ ⁽²⁾

Họ và tên

Nơi nhận:

- ……….;

- Lưu: VT, hồ sơ.

⁽¹⁾Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

⁽²⁾Ghi chức vụ chính quyền (Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v...), nếu cần.

3.1.2.3.11. Công điện.

Là văn bản dùng để thông tin hay truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hay người

có thẩm quyền trong những trường hợp cần thiết.

Mẫu 1.9 – Công điện

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số:

/CĐ- … (3)….

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

CÔNG ĐIỆN

………….. (5)………………

………….. (6) điện

79