Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 4: Quản lý dự án

10/28/2016

Chương 4

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nhập môn về kỹ thuật

1

MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG 3

NỘI DUNG

3.1. Giới thiệu chung

3.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án

3.3. Các công cụ quản lý dự án

• Nhằm cung cấp cho sinh viên hiểu biết cơ bản về

các nguyên tắc và công cụ sử dụng trong quản lý

dự án.

• Giúp sinh viên nâng cao khả năng làm việc hiệu

quả trong một nhóm thực hiện dự án, hoặc trong

vai trò người quản lý dự án.

• Cải thiện kỹ năng giao tiếp của sinh viên thông qua

thảo luận, báo cáo và thuyết trình đồ án.

• Sinh viên có khả năng sử dụng các phần mềm như

Excel, Microsoft Project…để lập kế hoạch thực hiện

một dự án đã cho (đồ án môn học).

3‐3

3‐4

1

10/28/2016

3.1 Giới thiệu

Quản lý dự án là gì?

• Dự án là gì?

Quản lý dự án là khoa học (hay nghệ thuật) tổ

chức thực hiện các thành phần (nhiệm vụ) của

một dự án.

 Là tập hợp các nguyên tắc, phương pháp, và

kỹ thuật nhằm lập kế hoạch hiệu quả cho công

việc được định hướng mục tiêu.

– Dự án là một tập hợp các hoạt động được phối hợp

thống nhất, với các điểm bắt đầu và kết thúc xác

định, được tiến hành bởi một cá nhân hay tổ chức

nhằm đáp ứng các mục tiêu cụ thể trong vòng lịch

trình, chi phí, và các thông số hiệu quả qui định.

(BS 6079-1 “Guide to Project Management”)

– Một dự án không phải là một phần công việc bình

thường hàng ngày. Đây là công việc có tính nhất thời

và đặc biệt “nó có sự bắt đầu và kết thúc”.

– Một dự án tiêu tốn các nguồn lực như con người,

tiền bạc, vật liệu, và thời gian…tất cả đều có giới hạn.

3‐5

3‐6

Các nội dung của quản lý dự án

Quản lý dự án là gì?

• Là phương pháp tổ chức và thực hiện các

nhiệm vụ

• Là khung cấu trúc nhằm trợ giúp một nhóm

làm việc hiệu quả

• Là các công cụ để trợ giúp thiết lập trình tự

thực hiện các công việc, phân tích mối liên

quan, các nguồn lực, xây dựng kế hoạch etc.

• Là công cụ theo dõi tiến độ dự án.

3‐7

3‐8

2

10/28/2016

Các yêu cầu kỹ năng quản lý dự án hiệu quả

Một dự án được thực hiện thành công, tức là:

1. Dự án phải được hoàn thành đúng thời hạn;

2. Dự án phải được thực hiện trong chi phí ngân

sách;

3. Dự án phải đáp ứng các yêu cầu chất lượng

theo quy định.

• Giải quyết xung đột

• Tính sáng tạo và linh hoạt

• Khả năng điều chỉnh để thay đổi

• Lập kế hoạch tốt

Các mục tiêu trên được thể hiện bởi tam giác quản

lý dự án: Mục tiêu - Kế hoạch - Nguồn lực

• Thương lượng

3‐9

3‐10

3.2.2 Các câu hỏi cần thiết cho quá trình

lập kế hoạch:

3.2. Lập kế hoạch dự án

3.2.1. Tại sao cần phải lập kế hoạch dự án

và quản lý dự án?

• Việc đầu tiên mà nhóm thực hiện dự án nên làm là gì?

• Việc tiếp theo là gì?

• Dự án này cần bao nhiêu người để hoàn thành?

• Để hoàn thành dự án này, bạn cần cung cấp những

vật tư gì?

• Bạn dự kiến dự án sẽ diễn ra trong khoảng thời gian

• Lập kế hoạch dự án tốt là một trong những yếu tố quan

trọng nhất góp phần cho sự thành công của dự án và

của nhóm.

• Các dự án kỹ thuật thường phức tạp, yêu cầu nhiều

nhiệm vụ khác nhau được hoàn thành bởi những con

người khác nhau tại những thời điểm khác nhau. Các

nhiệm vụ này cần phải đồng hành với nhau đến tận

cùng và đáp ứng thời hạn cho trước và nhu cầu khách

hàng.

bao lâu?

• Khi nào thì nhóm của bạn sẽ hoàn thành dự án?

• Làm sao bạn biết là nhóm của bạn đã hoàn thành dự

• Do đó dự án cần phải được tổ chức và tiến hành thực

hiện một cách có hệ thống nhằm đảm bảo sự thành

công.

án?

3‐11

3‐12

3

10/28/2016

3.2.3 Các bước tiến hành khi lập kế

hoạch dự án (2)

3.2.3 Các bước tiến hành khi lập kế hoạch

dự án (1)

• Đánh giá thời gian thực hiện

• Xác định mục tiêu dự án (xuất phát từ việc

phân tích các yêu cầu đặt ra).

• Xác định các nhiệm vụ của dự án.

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ.

• Lập tiến trình thực hiện (biểu đồ Gantt, Pert,

…)

• Xác định các mốc thời gian phải hoàn

thành một nhiệm vụ nào đó.

• Xác định chi phí nguồn lực (con người, tiền,

nguyên vật liệu)

• Theo dõi và giám sát thực hiện dự án.

3‐13

3‐14

Xây dựng điều lệ dự án

Xác định mục tiêu của dự án

• Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch dự án là

xây dựng Tóm tắt dự án.

• Các nội dung trong Tóm tắt dự án bao gồm :

• Phác thảo các mục tiêu cần đạt được của

dự án.

• Mô tả các kết quả cuối cùng của dự án và

ảnh hưởng của nó đến tổ chức thực hiện

dự án.

– Kết quả cần đạt được? Thời gian thực hiện?

– Thông tin kế hoạch:

• Các nhiệm vụ và thời gian cần thiết để thực hiện

• Các mốc thời gian

• Nhóm dự án và vai trò của các thành viên

3‐15

3‐16

4

10/28/2016

Xác định các mốc thời gian

Xác định các nhiệm vụ

• Để việc lập kế hoạch đạt hiệu quả cao thì các nhiệm

vụ cần phải được định nghĩa chi tiết, dễ hiểu.

• Ví dụ:

• Mốc thời gian mà các nhiệm vụ phải hoàn thành.

• Quá trình thực hiện dự án cần được giám sát.

• Thời gian hoàn thành các công đoạn của dự án.

– Lập kế hoạch

– Hình thành ý tưởng

– Thiết kế

– Chế tạo

– Giao hàng…

• Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và trình tự

tiến hành

• Mối quan hệ giữa các nhóm nhiệm vụ

3‐17

3‐18

Xác định thời gian

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

•Xác định thời gian cần thiết để

hoàn thành các nhiệm vụ.

• Xác định các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

và thứ tự của các nhiệm vụ.

• Nhóm các nhiệm vụ.

• Để tổ chức tốt các nhiệm vụ bạn có thể sử

dụng các công cụ như: biểu đồ Gantt, PERT

•Đối với sinh viên, có thể chia công

việc theo đơn vị tuần.

•Nên chia các nhiệm vụ thành

những giai đoạn ngắn.

•Hãy trung thành với thời gian mà

bạn đã xác định.

3‐19

3‐20

5

10/28/2016

3.3 Các công cụ dùng để quản lý dự án

Ví dụ biểu đồ PERT

• Biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review

Technique): được Hải quân Mỹ (US Navy) phát

triển vào những năm 1950s.

• Trên biểu đồ Pert, mỗi nhiệm vụ được thể hiện

bởi 1 ô chữ nhật mô tả ngắn gọn công việc và

khoảng thời gian thực hiện.

• Các mốc thời gian cũng được thể hiện trong ô.

Mối liên hệ giữa các nhiệm vụ được thể hiện bằng

các đường thẳng (hoặc mũi tên).

• Ví dụ 

3‐21

22

3.3 Các công cụ dùng để quản lý dự án

• Biểu đồ GANTT: do kỹ sư người Mỹ Henry L.Gantt

phát triển vào năm 1917, là một trong những công cụ

phổ biến được sử dụng để lập kế hoạch dự án.

Sử dụng các phần mềm xây dựng các

biểu đồ như:

• Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh nằm ngang, mỗi

hàng thể hiện một nhiệm vụ nhất định. (xem ví dụ)

• Thời gian thể hiện trên trục nằm ngang, nằm trên

thanh trên cùng của biểu đồ, thể hiện ngày – tháng –

năm hoặc tuần, hoặc theo một tỉ lệ thời gian xác định

(ví dụ theo quí, 6 tháng…).

• Excel

• Microsoft Project

• Gantt Project

• Open Workbench

• OmniPlan

• Nhiệm vụ được chia nhỏ và đặt theo hàng kế tiếp nhau

theo trình tự thực hiện.

• Các mốc thời gian được thể hiện bởi các mầu khác

nhau.

3‐23

3‐24

6

10/28/2016

Ví dụ biểu đồ GANTT

Nhóm số …

Tên thành viên

Nhiệm vụ

Tham gia

1-8/3/12 8-15/3/12 15-22/3/12 22-29/3/12 29/3-5/4/12 5-12/4/12 12-19/4/12 19-26/4/12

Thảo luận ý tưởng

Nhóm

Nghiên cứu, thiết

kế

Nhóm

Thời gian thực hiện

Nhiệm vụ

(Tuần 1)

(Tuần 2)

(Tuần 3)

(Tuần 4)

(Tuần 5)

(Tuần 6)

(Tuần 7)

(Tuần 8)

Thiết kế hoàn

thiện

Nhóm

Tham gia

Nhóm

Từ…..đến

Vật liệu

Thịnh, Duy, Vĩnh, An

Nhóm

Thảo luận ý tưởng

Nghiên cứu -thiết kế

Thiết kế hoàn thiện

Tập hợp vật liệu

Xây dựng mẫu

Thử mẫu

Thịnh,

Vĩnh, An

Thiết kế mẫu

Thịnh, Vĩnh, An

Tạo mẫu

Thử mẫu

Thịnh,An

Thịnh, An

Hiệu chỉnh, sửa

đổi

Thịnh, Duy,

Vĩnh

Thịnh, Duy, Vĩnh

Thịnh, An

Nhóm

Báo cáo sơ bộ

Duy, An

Nhóm

Báo cáo hoàn

chỉnh

Báo cáo sơ bộ

Báo cáo hoàn chỉnh

Báo cáo và làm mẫu

Thi

Nhóm

Sửa đổi lần cuối

Nhóm

Thi

Nhóm

3‐25

3‐26

Bài tập về nhà

Vai trò của các thành viên trong nhóm

Dự án: Thiết kế chế tạo xe chạy bằng năng lượng

lò xo.

Yêu cầu:

• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên đúng

sở trường của từng người.

• Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ mới phân

nhiệm vụ cho từng thành viên.

• Phân công công việc phải hợp lý giữa các

- Thời gian hoàn thành 10 tuần.

- Xe chạy được tối thiểu 10m, xa nhất có thể được.

Yêu cầu:

1. Xác định nhiệm vụ của dự án.

2. Vẽ biểu đồ PERT cho dự án này.

3. Ước lượng thời gian tối đa để hoàn thành dự án.

4. Dùng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch cho dự án.

thành viên.

• Hàng tuần nên cập nhật công của từng các

nhân được phân công.

3‐27

3‐28

7

10/28/2016

Tài liệu tham khảo của Chương 3

[1] Oakes, Leone, Gunn, Engineering Your Future, A

Comprehensive Approach, 5th Edition, Great Lake

Press, 2006.

[2] Ho, Nhut. "Course ME101 - Introduction to Mechanical

Engineering." Department of Mechanical Engineering,

California State University, Northridge, USA. Course

URL: www.csun.edu/~me101

4‐29

8