Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 6: Giải quyết vấn đề

2016-12-19

Khái niệm

• Vấn đề cần giải quyết = tình huống mà ta không có

phương cách rõ ràng để đạt đến một mục tiêu nào đó.

Thường vấn đề đòi hỏi vượt qua một số khó khăn và

chướng ngại nào đó để đi đến đích.

Ví dụ:

Giải quyết vấn đề

- Việc học môn toán gặp khó khăn.

- Cần tìm đường đi ít bị kẹt xe nhất từ nhà đến trường

Nhập môn về kỹ thuật

Khác biệt giữa “Giải quyết vấn đề” và

“Đưa ra quyết định”

Cấu trúc vấn đề cần giải quyết

Một vấn đề sẽ bao gồm:

• Đưa ra quyết định = quá trình chọn lựa một phương cách

(1) Mục tiêu: nơi ta cần đạt đến/ cái ta muốn có khi

giải quyết xong vấn đề.

tốt nhất để đạt mục tiêu.

• Giải quyết vấn đề = quá trình vượt các chướng ngại

vật/khó lkhăn để tìm ra phương cách rõ ràng để đạt đến

một mục tiêu nào đó.

(2) Khởi đầu: nơi ta đang đứng/ cái ta đang có khi

phải đối mặt với vấn đề cần giải quyết.

(3) Hành động (thường là các ý tưởng): các việc cần

phải làm xuất phát từ khởi đầu để đạt mục tiêu.

Ra quyết định

Giải quyết vấn đề

Vấn đề đơn giản: trạng thái ban đầu, mục tiêu cần đạt tới và

ràng buộc rõ ràng (ví dụ: bài toán tháp Hà Nội, phép nhân

62 và 34)

Vấn đề phức tạp: một hoặc nhiều yếu tố về trạng thái ban

đầu, mục tiêu cần đạt tới và ràng buộc không rõ ràng (ví

dụ: tìm đường thủy từ Sài Gòn đến Đồng Tháp).

Đưa ra các

giải pháp

khác nhau

Lựa chọn

giải pháp

có lợi nhất

Áp dụng giải

pháp được

lựa chọn

Xác định

vấn đề

Xem xét lại tính hiệu quả của giải pháp

được lựa chọn

1

2016-12-19

Phương pháp giải quyết vấn đề

Quá trình giải quyết vấn đề

Mô hình 8 bước:

Đơn giản: sử dụng một phương pháp giải quyết vấn

đề thường dùng mà không mất nhiều thời gian suy

nghĩ (ví dụ: tìm tích của 62 và 34)

- Làm rõ vấn đề

- Thu thập dữ kiện

Suy luận: suy nghĩ về vấn đề suốt một thời gian dài

và bất ngờ một yếu tố nào đó làm nảy ra lời giải. (ví

dụ: nhận xét về sự dâng lên của nước đã kích hoạt

giải pháp của Archimet để đo thể tích của vương

miện)

- Định rõ kết quả mong chờ

- Để ý các hạn chế và ràng buộc

- Tìm các lời giải có thể có

- Chọn lời giải tốt nhất

- Áp dụng cái ta chọn

- Theo dõi kết quả

Nhập môn về kỹ thuật

Mô tả cụ thế mô hình 8 bước

1. Làm rõ vấn đề

3. Xác định mục tiêu cuối cùng

• Giải pháp thỏa mãn nhất là gì?

• Vấn đề thuộc kiểu dạng gì?

• Có vấn đề gì sai?

• Có cần gấp hay không? Có gì ưu tiên không?

• Nguyên nhân nảy sinh vấn đề?

4. Để ý giới hạn và ràng buộc

• Cảm nhận thế nào về vấn đề?

• Thái độ của những người khác về vấn đề?

• Ta có thể làm gì?

2.Thu thập dữ liệu

• Liên quan đến ai?

• Liên quan đến cái gì?

• Cái gì ta không biết?

• Có bao nhiêu thời gian?

• Nguồn lực thế nào?

• Cái gì có thể có thể đơn giản hóa?

• Đang có cái gì?

• Vấn đề có thay đổi gì so với vấn đề tương tự?

2

2016-12-19

Mô tả cụ thế mô hình 8 bước

5. Tìm các giải pháp khác nhau

• Những gì có thể được thực hiện?

• Xác suất thành công?

Mô tả cụ thế mô hình 8 bước

6. Chọn lựa hành động phù hợp

• Điều gì sẽ được thực hiện?

• Thực hiện như thế nào?

• Khi nào nó sẽ được thực hiện?

• Trong trường hợp nào/ở đâu?

• Ai sẽ làm điều đó và với những nguồn lực gì?

• Hậu quả?

• Những gì nên được thực hiện ngay bây giờ?

• Những gì nên được thực hiện sau này?

• Ai sẽ bị ảnh hưởng?

Mô tả cụ thế mô hình 8 bước

7. Áp dụng giải pháp đã chọn

Kỹ năng cần thiết để giải quyết

vấn đề

• Chiến lược/chiến thuật gì nên dùng và dùng thế

nào?

• Đánh giá.

• Nguồn lực đã sẵn sàng chưa?

• Phân tích.

• Kế hoạch dự phòng là gì và đã sẵn sàng chưa?

• Đưa ra quyết định.

• Thu thập thông tin.

• Lập kế hoạch.

• Tôi / chúng ta có tích cực với hành động hay

không?

8. Theo dõi kết quả

• Đáp ứng được mục tiêu cuối hay không?

• Cần thay đổi gì?

• Có tác dụng phụ không/vấn đề mới nảy sinh?

Nhập môn về kỹ thuật

3

2016-12-19

Tính chất “Hợp tác” và “Sáng tạo” trong việc giải

Các thủ thuật cần dùng

quyết vấn đề

#1 Nhận dạng vấn đề và các mục tiêu

Phải chắc chắn rằng ta đã hiểu vấn đề và có thể

diễn tả vấn đề một cách đơn giản. Lưu ý mục tiêu.

#2 Chia sẻ ý tưởng / Động não

Nhập môn về kỹ thuật

Các thủ thuật cần dùng

#4 Môđun hóa giải pháp

#3 Cùng làm việc

Phân tách giải

pháp phức tạp

Xây dựng nhóm làm việc và phân

công tổ chức công việc tốt

Thành các giải pháp nhỏ

4

2016-12-19

Các thủ thuật cần dùng

Các công cụ sáng tạo

Tái cấu trúc ma trận/Reframing Matrix: nhìn vấn đề ở

nhiều góc độ khác nhau, nhận thức vấn đề bằng nhiều

cách khác nhau.

#5 Lập tài liệu về quá trình tìm giải pháp

Động não

SCAMPER: Cải tiến cái đã có

Nhập môn về kỹ thuật

Reframing Matrix

Động não

Nhận thức vấn đề ở các hướng/quan điểm/tư cách khác nhau. Điều này cho

phép đạt được một số lớn các giải pháp để chọn lựa.

Vẽ một khung ở trung tâm và viết vào đó câu hỏi. Vẽ một khung nhiều ô bao

quanh câu hỏi trung tâm và viết vào mỗi ô các hướng giải quyết theo quan

điểm hay tư cách khác nhau.

Từ khi chúng ta động não, không

còn những ý tưởng ngốc nghếch

nữa. Nhưng nếu ta không động

não thì thật sự sẽ có những ý

tưởng rất rất là ngô nghê!

Từ quan điểm sản

phẩm

-Kỹ thuật hoàn hảo?

-Mẫu mã hấp dẫn?

-Giá cả phải chăng?

Từ quan điểm kế hoạch

-Chọn lựa thị trường đúng

chưa?

4 Ps approach

- Chiến lược bán hàng

đúng chưa?

Vấn đề: sản phẩm mới

bán không chạy

Từ phía khách hàng

- Nhìn nhận sản phẩm thế

nào?

- Cảm thấy tin cậy vào sản

phẩm?

- Tại sao chọn loại khác?

Từ quan điểm về tiềm

năng

- Làm thế nào chúng ta

có thể nâng cao việc

bán hàng

5

2016-12-19

SCAMPER: Cải tiến cái đã có

SCAMPER: Substitute (thay thế) + Combine (kết hợp) +

Adapt (đáp ứng) + Modify (chỉnh sửa)+ Put to another use

(dùng vào việc khác)+ Eliminate (giới hạn)+ Reverse (chuyển

đổi).

Gây dựng danh sách các thay đổi từ sản phẩm/dịch vụ có sẵn

để dùng cho nhiều yêu cầu/cơ hội khác

Gián tiếp:

-Đề nghị trong 3 đến 5 phút tuỳ nội dung, mỗi người động não

để liệt kê tối đa những dữ kiện mình tìm ra cho vấn đề đã nêu.

- Hết thời gian, thu phiếu giao cho một thư ký tổng hợp và hệ

thống lại, cùng với các thư ký các Toán kia dán tạm các tờ

phiếu lên bảng theo từng cột của từng vấn đề.

- Đúc kết toàn bộ chủ đề trên bảng, lượng giá thành quả động

não.

Trực tiếp:

- Nêu vấn đề và lần lượt từng thành viên cho y kiến, nếu chưa

suy nghĩ ra thì chuyển quyền nêu ý kiến cho người kế tiếp.

- Lặp đi lặp lại nhiều vòng.

- Tổng kết lại các ý tưởng.

SCAMPER: Cải tiến cái đã có

Ví dụ: nhà sản xuất bu-lông và đai ốc

đang tìm kiếm các sản phẩm khác.

SCAMPER gợi ý:

6 công cụ quản lý và lập kế hoạch

• Giản đồ liên hệ gần gũi (phương

pháp Jiro Kawakita)

Substitute – dùng vật liệu công nghệ

cao cho các thị trường thích hợp, chẳng

hạn như thép tốc độ cao? sợi carbon?

nhựa? thủy tinh? vật liệu “trơ”

• Sơ đồ hình cây, nhánh + 5

“why”

• Ma trận ưu tiên

• Biểu đồ ma trận

Combine – tích hợp các đai ốc và bu-

lông? bu-lông và vòng đệm? bu-lông và

khóa tay?

• Biểu đồ quyết định quá trình -

Process Decision Program

Chart

Adapt – đặt khóa vặn, đầu sao hay đầu chìm?

Modify – sản xuất bu-lông cho đồng hồ hay cầu? Các hình dạng khác nhau?

Put to another use – bu-lồng dùng như bản lề? Dùng như trục/cốt?

Eliminate – giảm/bỏ đai ốc, vòng đệm, đầu, ren.

• Sơ đồ mạng hoạt động

Reverse – làm ta-rô, bộ cán ren,…

Nhập môn về kỹ thuật

6

2016-12-19

Sơ đồ quan hệ

Sơ đồ quan hệ qua lại

• Sơ đồ quan hệ cho phép sắp xếp một lượng lớn các

dữ kiện thành các nhóm tương ứng các mối quan

hệ tự nhiên.

• Sơ đồ này biểu diễn các

quan hệ nhân quả, các

yếu tố liên quan đến vấn

đề phức tạp và các kết

quả mong muốn.

• Còn có tên sơ đồ

• Ô chữ nhật – nguyên

nhân; Mũi tên tới – kết

quả.

Jiro Kawakita.

Giản đồ cây

• Giản đồ cây cho phép: chia nhỏ/ phân loại ở mức sâu hơn

(tinh).

• Giản đồ cây cho phép bản đồ hóa các hành động với mức độ

chính/phụ để hoàn thành nhiệm vụ.

• Giúp chuyển mức độ suy nghĩ từ tổng qua xuống chi tiết hay

ngược lại.

• Dùng cho truy tìm nguyên nhân, lập kế hoạch hành động để

giải quyết vấn đề.

Ishikawa –

Xương cá

(Fishbone)

7

2016-12-19

5 “why”

1. Viết ra vấn đề cụ thể. Viết ra các yếu tố giúp hình

dung được vấn đề và mô tả thật kỹ để cả nhóm có thể

tập trung vào cùng một vấn đề.

Vấn đề: khách hàng không hài lòng vì sản phẩm nhận được không đáp ứng yêu cầu

của họ.

1. Tại sao khách hàng nhận được sản phẩm kém chất lượng?

- Vì nhà sản xuất chế tạo sản phẩm theo yếu cầu khác với những gì khách hàng và

người bán hàng đã thỏa thuận.

2. Tại sao nhà sản xuất lại chế khác đi như vậy?

2. Hỏi “Tại sao vấn đề xảy ra?” và viết ra các câu trả

lời ngay phía dưới vấn đề.

- Vì người bán hàng nhận đặt hàng tại cửa hàng và gọi ngay cho người trưởng bộ

phận chế tạo để xúc tiến việc sản xuất, tuy nhiên đã có lỗi xẩy ra khi các yêu cầu

được truyền đạt bằng lời nói hay ghi chép.

3. Tại sao người bán hàng gọi điện trực tiếp cho người trưởng bộ phận chế tạo yêu

cầu xúc tiến việc sản xuất mà không theo trình tự quy định của công ty?

- Vì việc chế tạo sản phẩm yêu cầu sự cho phép của trưởng bộ phận bán hàng

trước khi bắt đầu chế tạo có thể làm trì trệ quá trình chế tạo ( có thể bị dừng lại do

trưởng bộ phận không tại nhiệm sở).

3. Nếu câu trả lời chưa xác định được nguyên nhân

gốc rễ của vấn đề ở bước 1 thì hỏi lại “Tại sao” và

viết câu trả lời ra ngay dưới đó.

4. Tại sao các mẫu bán hàng lại cần sự cho phép của trưởng bộ phận bán hàng?

- Vì trưởng bộ phận bán hàng cần cập nhật thường xuyên số liệu bán hàng để báo

cáo và thảo luận với giám đốc điều hành.

4. Lặp đi lặp lại bước số 3 cho đến khi cả nhóm đồng

ý rằng nguyên nhân gốc rễ đã được xác định (có thể

nhiều hay ít hơn 5 câu hỏi).

Trong trường hợp này chỉ cần 4 câu hỏi là đã phát hiện ra rằng: chữ ký vô giá trị của

trưởng bộ phận bán hàng là nguyên nhân gây ra “chỗ lủng”của quá trình sản xuất

theo đơn đặt hàng.

Ma trận biểu thị thứ tự ưu tiên

Sơ đồ ma trận

• Ma trận này cho phép mô tả các hạng mục theo

trọng số và từ đó xác định thứ tự ưu tiên.

• Cho thấy quan hệ giữa

các yếu tố với nhau.

• Nếu kết hợp với biểu đồ dạng cây thì ma trận này

cho phép đánh giá chính xác các hạng mục và thu

hẹp các chọn lựa tới các chọn lựa có hiệu quả nhất.

• Có nhiều dạng X, Y, L, C, T

8

2016-12-19

Biểu đồ quyết định quá trình

Biểu đồ quyết định quá trình cho phép dự đoán các sai sót có

thể xảy ra trong các giải pháp hoặc chỉnh sửa kế hoạch hành

động để tránh lặp lại các sai sót.

Sơ đồ mạng các hoạt động

• Công cụ này cho phép lên kế hoạch trình tự thực hiện/lịch

trình các nhiệm vụ có tính đến nhiệm vụ đi trước, theo sau,

song hành, nhóm nhiệm vụ con, thời gian mỗi nhiệm vụ,…

• Sơ đồ cho phép xác định thời gian thực hiện từ đầu đến cuối

hay đến điểm trung gian cụ thể. Cho phép tìm con đường

ngắn nhất.

Sơ đồ mạng các hoạt động

Phân tích nguyên nhân

Root cause analysis

Gantt chart

9

2016-12-19

Sơ đồ tư duy - MIND MAP

Ví dụ về Mind map: Hoạch định một chuyến công tác.

MIND MAP – diễn tả từ ngữ/ý tưởng/nhiệm vụ/…có liên

kết với và bố trí xung quanh từ ngữ/ý tưởng/ nhiệm

vụ/… trung tâm.

Mind map tạo ra,

cho phép hình

dung ra, kết cấu

hóa và phân loại

các ý tưởng. Nó

giúp cho việc

nghiên cứu và tổ

chức thông tin của

quá trình giải quyết

vấn đề, ra quyết

định hay viết lách.

Không đóng khung suy nghĩ

Thinking outside the box

Chuẩn bị cho việc điều đình cho việc quảng cáo

“Thinking outside the box” là:

- Suy nghĩ khác đi, không theo thông lệ và ở một hướng

nhìn khác.

- Nhìn xa hơn và tránh suy nghị theo những sự việc

“hiển nhiên”.

Ví dụ: thử nối 9 nút ở hình vẽ lại

bằng một nét gồm tối đa 4 đường

gạch thẳng mà không nhấc viết ra

khỏi tờ giấy và không lập các

đoạn thẳng.

Bài tập: nêu ra một số advertising slogans.

10

2016-12-19

11