Giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc dạy thực hành Microsoft Word

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC DẠY THỰC HÀNH

MICROSOFT WORD

Pham Thi Huyen

Hanoi University

Tóm tắt: Trong thời đại công nghệ số hiện nay việc thành thạo các kỹ năng tin học đang

được nước ta ngày càng chú trọng nhằm nâng cao cơ hội học hỏi và hội nhập với thế giới. Việc

đưa Tin học cơ sở vào môi trường giảng dạy đã được triển khai trên các cấp đào tạo, đặc biệt là

cấp Đại học/ Cao đẳng. Thực hành Microsoft Word là một phần quan trọng trong chương trình

Tin học cơ sở giúp sinh viên nắm vững kiến thức về lý thuyết và thành thạo hơn trong kỹ năng

thực hành. Tài liệu hướng dẫn thực hành Microsoft Word của Bộ môn Tin học Cơ sở - Khoa

CNTT Trường Đại học Hà Nội là giải pháp nhằm hỗ trợ sinh viên rèn luyện tốt hơn kỹ năng thực

hành soạn thảo Word..

Từ khóa: tài liệu hướng dẫn thực hành, Microsoft Word, Tin học cơ sở, Khoa CNTT.

I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tin học là môn học liên quan chặt chẽ với sử dụng máy tính, thao tác trên các ứng

dụng phần mềm. Đối với môn tin học đặc trưng quan trọng là kiến thức lý thuyết đi đôi

với các thao tác thực hành. Ngoài việc phải nghiên cứu lý thuyết để có thể ứng dụng

thành thạo Tin học ở bên ngoài thực tế hoặc với những sinh viên còn hạn chế về khả

năng thực hành thì cần phải luyện tập các kỹ năng thực hành thường xuyên. Để đảm bảo

công tác giảng dạy, Bộ môn Tin học Cơ sở - khoa CNTT đã nghiên cứu, biên soạn

Chương trình môn học Tin học cơ sở cùng hệ thống giáo trình lý thuyết và bài tập thực

hành nhằm cung cấp đủ kiến thức lý thuyết, các dạng bài tập thực hành giúp sinh viên

rèn luyện kỹ năng thực hành tốt hơn. Thực hành Microsoft Word là một phần quan

trọng trong chương trình Tin học cơ sở. Việc đổi mới hoạt động giảng dạy trong thực

hành là việc làm có ý nghĩa rất thiết thực. Nếu trong thực hành tin học cơ sở chỉ có bài

tập, sinh viên sẽ tự thực hành dẫn đến hiệu quả không cao.Việc vận dụng lý thuyết để

luyện các kỹ năng thực hành bài tập sẽ tạo cơ hội cho sinh viên bổ sung kiến thức, nắm

vững nội dung bài học lý thuyết, đồng thời giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng soạn thảo

Word được thành thạo. Xây dựng tài liệu hướng dẫn các bài tập thực hành trong môn

Tin học cơ sở nói chung và phần soạn thảo văn bản Word nói riêng giúp nâng cao hiệu

quả trong hoạt động thực hành của sinh viên trong quá trình học tập.

II. ĐỀ XUẤT SỬ DỤNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

MICROSORFT WORD TRONG MÔN TIN HỌC CƠ SỞ TẠI KHOA CNTT -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

1. Thực trạng tài liệu thực hành

Hiện nay, Nhà trường đã có tất cả những giáo trình biên soạn, những công trình

nghiên cứu được công bố... đều là những kho kiến thức đáng quý, là cơ sở nền tảng cho

136

mỗi người học để có thể nghiên cứu và có những đóng góp, bổ sung tri thức. Điều này

cũng đặt ra tình huống trái ngược cho những người thầy đang đứng trên giảng đường:

truyền đạt những kiến thức chung theo yêu cầu phát triển của xã hội thì phù hợp với

giáo trình; nhưng đối với những yêu cầu cụ thể đặt ra của người học, đáp ứng nghề

nghiệp chuyên môn cụ thể của họ, đáp ứng cho yêu cầu tuyển dụng lao động của người

có nhu cầu thì kết quả đạt được hay chưa thì cần phải xem xét và đánh giá một cách

nghiêm túc.

Thực trạng đã chứng minh, sinh viên học lực khá giỏi, thậm chí cả những người

học tốt nghiệp từ những trường nghề, khi đi vào thực tế công việc đều chưa đáp ứng

một cách căn bản, phần lớn họ đều phải trải qua một giai đoạn làm việc thực tế, thậm

chí một số người học sau khi được tiếp nhận, người tuyển dụng phải cho đi đào tạo lại,

hoặc bản thân người học phải tự đi học thêm những khóa đào tạo ngắn hạn ở các trung

tâm, đáng lẽ ra những chương trình này họ phải được tiếp thu ngay trong thời gian khi

họ đang ngồi trên giảng đường đại học. Một trong những nguyên nhân đó chính là sự

thiếu sót trong cập nhật phần mềm, đi sâu vào những nội dung “gần gũi đối với thực tế”

trong giáo trình. Những thiếu sót này, theo tôi, hầu hết các cơ sở đào tạo đều nhận thấy

nhưng chưa có giải pháp khắc phục tận gốc. Những giải pháp mà các cơ sở đào tạo và

đội ngũ giảng viên đang cố gắng thực hiện trong thời gian qua là tăng cường các học

phần thực hành, nhưng lại thiếu sót tiền đề căn bản để đảm bảo thống nhất nội dung

cũng như nâng cao chất lượng là tài liệu học tập được nghiên cứu đảm bảo tính khoa

học, chính là các giáo trình mang nội dung và bài tập thực hành phù hợp.

Để phục vụ cho việc giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên, nhà trường

đã ban hành hệ thống giáo trình lý thuyết và bài tập cho môn tin học cơ sở. Theo thời

gian, hệ thống giáo trình lý thuyết cũng như bài tập thực hành tin học cơ sở không còn

phù hợp sử dụng trong giai đoạn hiện nay, mà phải đòi hỏi biên soạn lại dựa trên phiên

bản phần mềm cập nhật cao hơn. Vì vậy, khi thực hành môn học này sinh viên chưa có

hệ thống giáo trình lý thuyết và bài tập thực hành cập nhật phù hợp với phần mềm hiện

nay để phục vụ cho học tập.

Qua thời gian trực tiếp giảng dạy chương trình môn Tin học cơ sở nói chung, phần

ứng dụng Microsoft Word nói riêng, tôi nhận thấy rằng nhiều sinh viên còn lúng túng

trong vấn đề vận dụng lý thuyết vào thực hành, cũng như phải hoàn thành các bài tập

rèn luyện kỹ năng thực hành Word. Từ thực tế trên, tôi luôn mong muốn tìm ra biện

pháp hỗ trợ sinh viên trong quá trình thực hành, giúp các em sau những giờ thực hành

đạt được kỹ năng theo yêu cầu đề ra. Vì vậy trong quá trình giảng dạy, tôi cung cấp cho

sinh viên tài liệu hướng dẫn thực hành, trong tài liệu đã có tóm tắt nội dung lý thuyết và

bài tập thực hành có hướng dẫn cụ thể từng bước nhằm giúp sinh viên thao tác nhanh,

nắm bắt được kỹ thuật trình bày chuẩn, đạt hiệu quả cao hơn trong học tập.

2. Giải pháp biên soạn tài liệu hướng dẫn thực hành Microsoft Word

Biên soạn tài liệu hướng dẫn thực hành Microsoft Word sử dụng cho sinh viên

137

trong giai đoạn hiện nay có thể được xem là lựa chọn tốt nhất giúp hỗ trợ nâng cao hiệu

quả giảng dạy thực hành Microsoft Word nói riêng và môn Tin học cơ sở nói chung tại

Khoa CNTT Trường Đại học Hà Nội. Tài liệu có thể được xem như là một giải pháp

nâng cao hiệu quả trong việc rèn luyện kỹ năng thực hành Word cho sinh viên.

III. KẾT LUẬN

Qua thực tế áp dụng tài liệu hướng dẫn thực hành Microsoft Word trong môn Tin

học cơ sở cho sinh viên tôi nhận thấy rằng tài liệu đã hỗ trợ đắc lực cho các em rèn

luyện các thao tác, các kỹ năng trong thực hành Word. Đồng thời, khi sử dụng tài liệu

đó sinh viên đã hạn chế được những sai sót, hoàn thiện được nhanh chóng các bài tập

thực hành theo đúng yêu cầu đề ra. Việc áp dụng tài liệu này vào các giờ thực hành của

môn Tin học cơ sở, tôi thấy nó đem lại hiệu quả rõ rệt, giúp sinh viên thực hành tốt hơn

các kỹ năng cơ bản trên Word, góp một phần nâng cao hiệu quả trong công tác giảng

dạy của bộ môn tại Khoa CNTT của Trường Đại học Hà Nội.

IV. PHỤ LỤC

Một số bài tập trong bộ tài liệu hướng dẫn thực hành Microsoft Word.

Bài 1: Soạn thảo văn bản và định dạng Font chữ theo văn bản sau.

PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP Ở ĐẠI HỌC

T ài li ệu, sách v ở, khối l ượn g ki ế n thứ c cần ti ếp thu ở bậc

Đại học (ĐH) rất đ ồ sộ. T hông th ường, ở b uổi học mở đầu

của môn họ c, t hầy cô sẽ gi ới thi ệu các quyể n s ách cầ n

dung, cá c qu yển t ha m kh ảo ch o học phần . Bạn k hông cần

mua tất cả nh ữn g quy ển sá ch, nhưng nên h ọp nhó m v à

chi a nhau mua mu a đầ y đủ các sá ch mà th ầy c ô nêu ra .

Có một nhóm bạn cùng nhau học và hỗ trợ nhau trong học tập, sinh hoạt đời sống

sinh viên (SV) là điều nên và cũng có thể nói là cần thiết. Nhóm học tập sẽ giúp nhau

cùng ôn bài khi thi, cùng nhau mua tài liệu. Học cùng nhau có thể tăng sự hứng thú

khi lên lớp.

Nhiều SV vẫn than phiền cách dạy ĐH ở Việt Nam vẫn còn mang nặng lý

thuyết, thiếu thực hành. Không thể phủ nhận nhưng thực tế, đã cơ những

chương trình, hội nhóm, câu lạc bộ (CLB) tại các trường được lập ra để

SV trau dồi và rèn luyện những kỹ năng của mình. Ở các trường khối kinh

tế - xã hội có CLB Doanh nghiệp trẻ, CLB Sinh viên ngiên cứu khoa học,…

Vì vậy, học ở ĐH, SV cần chủ động đi tìm và bổ xung kiến thức cho mình. Nhìn lại,

chìa khóa thành công ở bậc ĐH không ở đâu xa, nó nằm trong chính bản thân người

138

SV, chính là cách học chủ động, thái độ sống tích cực, lành mạnh và trách nhiệm với

bản thân mình.

Hướng dẫn:

1. Thiết lập lề và khổ giấy cho trang văn bản.

Bước 1: Chọn Tab Layout 

Bước 2: Click vào nút ở góc dưới phải của phần Page Setup. Các thiết lập cơ bản

trong tab Margin trong bảng thoại này như sau:

Chọn Margins:

-

Margin: Thiết lập căn lề:

+ Top: 2cm

+ Bottom: 2cm

+ Left: 3cm

+ Right: 2cm

-

Orientation: thiết lập khổ giấy đứng hoặc

ngang.

Chọn Pages: Xác định khổ giấy: A4

Bước 3: Chọn Ok

2. Soạn thảo nội dung văn bản

3. Thay đổi định dạng Font chữ

Bước 1: Chọn văn bản cần thay đổi

Bước 2: Vào Home  Chọn Font (Ctrl+D)

+ Tab Font: Thay đổi font chữ, cỡ chữ,…

+ Tab Advanced: Thay đổi khoảng cách, tỉ lệ,

vị trí của văn bản

Bước 3: Chọn Ok.

139

Bài 2: Tạo văn bản có dạng dưới đây và lưu tên

PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN

ord là cách nói gọn của từ Wordprocessor (phần mềm xử lý văn bản).

Quá trình xử lý văn bản bao gồm hai giai đoạn chính: Soạn thảo (Editing)

và xử lý (Processing). Soạn thảo văn bản là công việc rất thường gặp

W

trong văn phòng và là công việc rất nhàm chán khi người ta còn dùng máy đánh chữ

(typewriter) để thực hiện.

ới máy đánh chữ, mỗi lần bạn

gõ một phím thì lập tức các ký

tự được in ra giấy. Khi gõ hết

phải canh bằng tay và mắt. Một văn bản

đã được tạo xong, nếu có lỗi thì phải gõ

lại từ đầu và có thể mắc phải khuyết điểm

như lần trước (càng gõ càng sai).

V

một hàng, bạn phải kéo cần để xuống

hàng. Muốn canh lề cho ngay ngắn, bạn

màn hình để bạn kiểm tra những công cụ (tool) xử lý

ới máy vi tính

và hiệu chỉnh cho đúng.

văn bản như: Tìm và thay

thế (Find and Replace), sắp

xếp (Sort), sao chép

và Word, mãi

đến lúc bạn ra Mỗi khi bạn gõ đến cuối

lệnh in, có thể hàng, chế độ Wordwrap sẽ

V

(Copy),

di

chuyển

vẫn chưa có vết nào trên tự động mang trọn từ

giấy mà đòi hỏi bạn phải (word) xuống hàng và tự

xác nhận lại lần nữa mới động sắp xếp các mức canh

in. văn bản chỉ hiện ra trên lề (margin) đã được khai

báo trước đó. Ngoài ra, với

(Move),… làm cho Word

trở thành người bạn đồng

hành không thể thiếu của

người thư ký văn phòng

Hướng dẫn:

1. Thiết lập khổ giấy

2. Soạn thảo văn bản

3. Định dạng đoạn văn bản

4. Chia chột văn bản: Layout  Columns: Chọn kiểu cần chia

5. Tạo chữ hoa đầu đoạn: Insert  Drop Cap Dropped

Bài 3: Tạo các bảng sau và định dạng đường viền bảng

1. Tạo Table như sau:

Họ và tên

Nguyễn Văn A

Lê Thị B

Mức lương

333

Phụ cấp

12.00

13.50

Thực lĩnh

?

359

140

Trần Viết C

Nguyễn Trần D

Lê Thanh E

Tổng cộng:

333

405

333

?

10.00

18.50

19.00

?

2. Chèn thêm một cột vào trước cột đầu tiên có tiêu đề là STT và đánh số thứ tự

cho danh sách Hướng dẫn: Home / Bullets and Numbering.

3. Dùng công thức tính cột Thực lĩnh = Mức lương + Phụ cấp.

Hướng dẫn: chọn Layout trong Table Tools / Formula… =SUM(left)

4. Sắp xếp danh sách theo thứ tự Mức lương tăng dần, đối với những người có

cùng mức lương thì sắp xếp theo thứ tự Phụ cấp giảm dần.

Hướng dẫn: Chọn Layout trong Table Tools  Sort

5. Tính dòng Tổng cộng (Hướng dẫn: Layout trong Table Tools / Formula…).

Bài 4: Dùng Mail Merge để trộn văn bản sau:

1. Tạo tệp với tên csdl.docx lưu bảng dữ liệu sau:

Ho_ten

Phạm Thị Vân Anh

Phan Thanh Tùng

Nguyễn Văn Hạnh

Trần Duy Linh

Co_Quan

Dia_chi

Hà Nội

Đà Nẵng

Thanh Hóa

Hà Nội

Tp. HCM

Đà Nẵng

Quảng Ninh

Hà Nội

Công ty cổ phần & thương mại Thành Long

Công ty TNHH Hưng Thịnh

Công ty TNHH công nghệ Phạm Minh

Trung tâm phát triển công nghệ ASIA

Công ty TNHH thương mại Đức Nghĩa

Công ty phần mềm ADHN

Lê Thị Nụ

Nguyễn Thị Thanh Hoa

Đặng Cao Tùng

Hoàng Đức Quang

Công ty máy tính Cao Tùng

Viện nghiên cứu & phát triển khoa học

2. Mẫu văn bản:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-----o0o-----

Công ty Công nghệ tin học Bắc Hà Trân trọng kính mời

Ông (bà):

Đơn vị:

Địa chỉ:

Tới dự buổi lễ ra mắt sản phẩm máy tính cá nhân thương hiệu Việt nam của

chúng tôi!

141

Vào lúc 8 giờ 30 phút ngày ..... tháng ..... năm 2019

Tại trụ sở chính số 81 phố Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội.

Sự có mặt của Quý vị là niềm vinh dự và là sự cổ vũ lớn cho chúng tôi trong sự

nghiệp phát triển máy tính Việt Nam!

Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày .... tháng .... năm 2019.

T/M CÔNG TY

GIÁM ĐỐC

Hướng dẫn:

1. Soạn thảo mẫu văn bản 1 lưu thành csdl.docx

2. Soạn thảo mẫu văn bản 2 lưu thành giaymoi.docx

3. Mở văn bản giaymoi.docx và thực hiện các bước:

B1: Vào Maillings Chọn Start Mail Merge Chọn Step by Step Mail Merge

Wizard…

B2: Xuất hiện cửa sổ Mail Merge: Thực hiện lần lượt 6 bước

trong cửa sổ:

+ Tạ bước 1: Chọn Next chuyển bước 2

+ Tại bước 2: Chọn Next chuyển bước 3

+ Tại bước 3: Chọn Brown để mở file danh sách

Xong chọn Next chuyển bước 4

+ Tại bước 4:

-

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

Chọn More Items…, Chọn tên trường cần chèn

142

- Chọn Insert, chọn Close.

- Lặp lại cho các vị trí còn lại.

- Chọn Next chuyển bước 5

+ Tại bước 5: Kiểm tra các vị trí chèn và đinh dạng

Chọn Next chuyển bước 6

+ Tại bước 6: Chọn Edit indidual letters để trộn

Xuất hiện hộp thoại và chọn một số hoặc tất cả để trộn

Chọn Ok.

143