Bài giảng Tin học cơ bản 2 - Chương 2: Sử dụng bảng tính cơ bản

CHƯƠNG 2

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

(Tổng số: 24, Lý thuyết: 12, Bài tập: 12)

NỘI DUNG

1.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính

1.2. Sử dụng phần mềm bảng tính

1.3. Thao tác với ô tính

1.4. Thao tác trên trang tính

1.5. Biểu thức và hàm

1.6. Định dạng một ô, một dãy ô

1.7. Biểu đồ

1.8. Kết xuất và phân phối bảng tính, trang tính

CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

Tiết thứ: 21,22,23,24

2.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính

2.2. Sử dụng phần mềm bảng tính

Giảng viên: ThS. Mai Ngọc Tuấn

Email: [email protected]

Điện thoại - Zalo: 0938398997

2.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính

2.1.1 Khái niệm bảng tính

Bảng tính là một tờ giấy hiển thị số liệu và sự tính toán trong các hàng và cột.

• Trong kế toán: một bảng tính là một bảng giá trị được tổ chức trong hàng

và cột để phân tích và trình bày dữ liệu tài chính.

• Trong máy tính: là phần mềm cho phép nhập dữ liệu trong các ô (giao giữa

hàng và cột) để tạo điều kiện phân tích và thao tác với các công thức toán

học, cách hiển thị dữ liệu như là biểu đồ và đồ thị.

• Trong một bảng tính, các hàng (rows) thường được gán nhãn bằng các chữ

số (1, 2, 3, …), các cột được gán nhãn bằng các kí tự (A, B, C, …), giao

giữa hàng và cột được gọi là ô (cell). Các ô (cells) được gán một nhãn địa

chỉ như A5, C9, …, và có thể tham chiếu tới các ô khác.

2.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính

2.1.2 Phần mềm bảng tính

• Phần mềm bảng tính được sử dụng cho tính toán, phân tích, tổng hợp số

liệu và tạo ra các đồ thị và biểu đồ.

• Một trong đặc điểm cơ bản của phầm mềm bảng tính là khả năng tính toán

lại nhanh chóng, dễ dàng mà không cần người dùng can thiệp khi bất kỳ

phần tử trong bảng tính thay đổi.

• Khi dữ liệu được sử dụng trong một phép tính hoặc công thức được thay

đổi, thì các kết quả phân tích trong bảng tính được cập nhật tự động.

2.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính

2.1.2 Phần mềm bảng tính

• LANPAR [1969] là bảng tính điện tử đầu tiên

trên máy tính lớn và máy tính chia sẻ thời gian.

• VisiCalc là bảng tính điện tử đầu tiên trên

máy vi tính

• Lotus 1-2-3 là bảng tính hàng đầu khi trên

máy tính sử dụng HĐH MS DOS.

• Quattro Pro của Corel

• LibreOffice Writer

• Microsoft Excel, Google Sheet

2.2. Sử dụng phần mềm bảng tính

2.2.1 Làm việc với phần mềm bảng tính

• Sử dụng phần mềm ứng dụng Excel để thực hiện

• Ưu điểm:

• Cài đặt trên máy tính với các HĐH khác nhau

• Miễn phí cài đặt

• Giao diện, chức năng tương đồng với các ứng dụng bảng tính khác

• Hỗ trợ nhiều công thức, hàm để giải quyết các bài toán thống kê, báo cáo

và phân tích …

• Nhược điểm: Chỉ phù hợp với nhu cầu sử dụng nhỏ, tính bảo mật kém, chỉ

làm việc cho 1 cá nhân vào 1 thời điểm, khó khăn trong tra cứu, tìm kiếm …

2.2.2 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

 Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng,

mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng

tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

. Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

. Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

. Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

. Vẽ đồ thị và các sơ đồ

. Tự động hóa các công việc bằng các macro

. Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại

hình bài toán khác nhau.

2.2.2 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

1. Khởi động Excel 2010

• Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office

Excel 2010

• Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop

• Cách 3: Start  Run  Excel.exe

(Biểu tượng Excel)

2. Thoát khỏi Excel

• Cách 1: File  Exit.

• Cách 2: Click vào nút Close ().

• Cách 3: Alt+F4.

2.2.2 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

Thanh tiêu đề (Title bar)

3. Giao diện Excel 2010

Thanh Menu (Menu bar)

Thanh công thức (Formula)

Ribbon

Ô (Cell) hiện hành

Tên bảng tính (Sheet Tab)

2.2.2 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

3. Giao diện Excel 2010

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực

đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay

trên màn hình gọi là Ribbon.

VFioerwm:uTlhaisế:t Clậhpècnácôcnhgếtđhộứch,iểđnặtthtêịncủvaùnbgản(gratnínghe)n,hcưô:ngphcóụnkgiểtmo, trhautnhheỏo,dcõhiia

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng t ờng xuyên trong quá trình làm

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

DReavtaie:wCá:cCnácútnlúệtnlhệnthhakoiễđmốilvỗới ichdíữnhliệtuả,throỗntgrợvàdịncghotàừi,Etxhcêeml, cháúc dthaínch sváàcohc,ác

mcôànghtìnhhứ…c, điều khiển việc tính toán của Excel.

việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay

pô,hâcánctítchhiếdtữlậlpiệbuả,…o vệ bảng tính.

ký hiệu, …

xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …

2.2.2 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

3. Giao diện Excel 2010

Excel còn có thanh công thức (Formula Bar) dung để nhập dữ liệu, công thức

• Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di

chuyển đến ô/vùng

• Nút thanh công thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel)

và (Enter)

• Thanh nội dung: thanh trắng dài, chứa nội dung công thức

Cấu trúc của một Workbook

• Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một

Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet).

• Worksheet: một bảng tính gồm các cột và hàng.

• Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (2²⁰) hàng, được đánh số thứ tự từ 1, 2,

3, …, 1048575, 1048576

• Cột (Column): Có tối đa là 16.384 (2¹⁴) cột, được đánh số từ A, B,…, Z,

AA, AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD.

• Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1, B27

• Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi

địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10

• Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.

Di chuyển con trỏ trong bảng tính

Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím

Di chuyển tới

Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.

Về ô liền kề phía dưới

, , , 

Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl + 

Enter

Tab

Về ô liền kề bên phải

Shift + Enter

Home

Về ô liền kề phía trên

Về cột A trong cùng hàng

Lên một màn hình

PageUp

PageDown

Xuống một màn hình

Alt + PageDown

Alt + Page Up

Ctrl + Home

Ctrl + End

Sang phải một màn hình

Sang trái một màn hình

Tới ô A1

Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu

Di chuyển con trỏ trong bảng tính

Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home 

(Editing) Find & Select  Go To (F5)

Gõ địa chỉ ô cần đến

Ô chứa giá trị đặc biệt

Một số thao tác trên bảng tính (Sheet)

- Chọn Sheet làm việc: click vào tên Sheet hoặc

nhấn Ctrl+Page Up/Ctrl+Page Down để di chuyển

giữa các Sheet

- Đổi tên Sheet:

• Cách 1: D_Click ngay tên Sheet cần đổi

tên, sau đó nhập vào tên mới, gõ Enter

để xác nhận

• Cách 2: R_Click lên tên Sheet cần đổi

tên, chọn Rename

• Cách 3: Click chọn Sheet cần đổi tên,

chọn lệnh Home Format Rename

Sheet.

Một số thao tác trên Sheet

- Chèn thêm một Sheet mới:

• Cách 1: Click nút New Sheet.

• Cách 2: R_Click lên vị trí muốn chèn Sheet mới, chọn

Insert  Worksheet OK

• Cách 3: Chọn vị trí muốn chèn Sheet mới, chọn lệnh Home

 Insert  Insert Sheet.

- Xóa một Sheet:

• Cách 1: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh

Home  Delete  Delete Sheet

• Cách 2: R_Click lên Sheet muốn xóa,

chọn Delete

Một số thao tác trên Sheet

- Di chuyển Sheet:

• Cách 1: Drag tên Sheet đến vị trí mới

• Cách 2: R_Click lên tên Sheet muốn di chuyển, chọn Move or Copy

• Cách 3: Click chọn Sheet muốn di chuyển, chọn lệnh Home Format 

Move or Copy Sheet

Chọn vị trí di chuyển

hoặc sao chép đến

Tích chọn sao chép

Một số thao tác trên Sheet

- Tô màu tên Sheet: dùng để đánh dấu các Sheet

quan trọng hoặc các Sheet cần chú ý

• Cách 1: Chọn Sheet muốn tô màu tên Sheet,

chọn lệnh Home  Format  Tab Color

• Cách 2: R_Click lên tên Sheet, chọn Tab Color

Chèn siêu liên kết (Hyperlink)

 Chọn vị trí (ô hoặc dòng văn bản) liên kết

 Thực hiện lệnh siêu liên kết

 Cách 1: Home  (Link) Hyperlink

 Cách 2: Click phải chuột  Hyperlink

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K

Dòng văn bản liên kết

Chọn liên kết đến tệp khác

Chọn đường dẫn đến

tệp liên kết

Chọn liên kết đến Sheet

khác trong cùng tệp

Chọn tệp liên kết đến

Tạo tệp mới để liên kết đến

Liên kết đến một địa chỉ

Email

Bài giảng Tin học cơ bản 2 - Chương 2: Sử dụng bảng tính cơ bản - Mai Ngọc Tuấn