Giáo trình Outlook 2010
Mục lục:
1. Làm quen Outlook 2010 ....................................................................................6
c. Tìm hiểu về Ribbon.....................................................................................10
d. Thanh công cụ mini .....................................................................................11
e. Calendar- lịch làm việc ................................................................................12
f. Tác dụng của Contacts..................................................................................12
2. Các thao tác cơ bản.............................................................................................13
b. Một số khái niệm: ........................................................................................18
d. Đính kèm file vào Email..............................................................................21
h. Tạo email trả lời tự động (auto reply)..........................................................24
k. Sử dụng nút voting.......................................................................................35
l. Theo dõi e-mail gửi đi ..................................................................................39
a. Tạo một contact (thông tin liên hệ)..............................................................43
b. Tạo Contact từ email đã nhận......................................................................45
3.Tạo chữ ký cho Email......................................................................................55
a. Nội dung chữ ký Email................................................................................56
b. Cách tạo chữ ký trong Email .......................................................................57
c. Đưa hình ảnh vào chữ ký .............................................................................59
d. Đưa Business Card vào chữ ký....................................................................60
e. Chèn một chữ ký tự động ............................................................................60
f. Chèn chữ ký bằng tay ..................................................................................61
4.Các tính năng khác...........................................................................................61
a. Ưu tiên theo dõi email bằng cờ....................................................................61
c. Cách tắt, mở TO-DO BAR...........................................................................64
e. Sắp xếp hộp thư bằng màu sắc ....................................................................64
f. Tạo các thư mục chuyên nghiệp...................................................................72
• Cách tạo thư mục.........................................................................................72
i. Xóa các thư mục chứa Email........................................................................80
LƯU TRỮ...............................................................................................................82
a. Dung lượng của Email .................................................................................83
b. Xem dung lượng hộp thư.............................................................................83
f. Tác dụng của Junk Mail................................................................................90
a. Căn bản về kho lưu trữ.................................................................................90
c. Cách tạo các thư mục cá nhân......................................................................93
f. Lưu trữ emai ra ổ đĩa ....................................................................................97
g. Phân loại thư ................................................................................................99
3. Lưu trữ các thư từ cũ.....................................................................................106
a. Làm quen với AutoArchive........................................................................106
a. Tạo các mục trong Calendar ......................................................................110
b. Kiểm tra Calendar......................................................................................113
d. Tạo các cuộc hẹn........................................................................................116
e. Tạo lịch cho các cuộc họp..........................................................................118
f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo............................................................118
g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ................................................................121
i. Hiển thị lại các nhiệm vụ............................................................................123
j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ..............................................................123
k. Chọn cách nhắc nhở...................................................................................125
l. Tô màu cho các hạng mục ..........................................................................126
2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc ................................................................128
a. Tạo một Calendar mới................................................................................128
b. Quản lý các thư mục cá nhân.....................................................................129
e. Sử dụng và chia sẻ Calendar ......................................................................131
Chương VI: Thủ thuật: .........................................................................................150
2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn........................................................150
3. Gửi thư số lượng lớn với Word.....................................................................151
4. Tạo hộp thư tìm kiếm....................................................................................151
6.Skylook 2.0....................................................................................................153
7.Cấu hình tài khoản gmail...............................................................................154
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar.....................................................................158
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ ...........................................................159
11. Tùy biến thanh Ribbon................................................................................159
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email................................................................160
13. Bỏ các add-in không cần thiết.....................................................................161
14. Các phím tắt ................................................................................................161
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì ..............................................................................162
16. Kích phải bất cứ thứ gì................................................................................162
17. Tìm kiếm mọi thứ........................................................................................162
CHƯƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010
1. Làm quen Outlook 2010
a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi
Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thư nhiều. Đồng bộ hóa các loại
email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ như Hotmail, Gmail hoặc
chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010.
b. Social Networking Integration:
Microsoft nhận ra xu hướng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm
Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social
Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin
và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lưới xã hội của bạn tốt
hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu.
Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang
chủ của mình cho một thư mục.
Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng
đồng bộ đúng với lịch hiện tại.
Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa
chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng.
Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm
việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.
Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản
lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.
Khi nâng cấp lên phiên bản mới, người dùng chỉ cần thực hiện thông
qua quá trình cài đặt.
Thậm chí nếu gỡ bỏ version cũ thì phần setting vẫn được duy trì.
c. Tìm hiểu về Ribbon
Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn
đã sử dụng Microsoft Office Word 2010, các giao diện sẽ quen
thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2010 được soạn thảo dựa
trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn
soạn nội dung trên Outlook.
Ribbon của outlook 2010 được sắp xếp như sau:
1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình
trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và
các nút lệnh.
2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể
gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic
Text.
3 Trong hộp Font chữ có chứa các kiểu chữ dùng để định dạng
các kiểu chữ.
d. Thanh công cụ mini
Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và
nhanh chóng hơn.
1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó
Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra.
2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ
đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng
văn bản.
e. Calendar- lịch làm việc
Tính năng Calendar cần thiết cho ai thường xuyên phải sắp xếp thời gian
gặp khách hàng, hội họp. Người dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc
theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn)…
Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thư mục dùng chung còn giúp
người dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm…
f. Tác dụng của Contacts
Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa
chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng
lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm.
Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts.
2. Các thao tác cơ bản
a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC
Show Profiles
Nhấn nút Add
b. Một số khái niệm:
Các giao thức gửi và nhận Email
a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao thức chuyển
thư đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các
máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc
chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư
điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có
thể được lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao
thức POP hay giao thức IMAP.
b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) -- hay là giao thức truy
nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý
các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email
có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời
có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư
về.
c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức
năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ được phát triển bởi đại học
Standford năm 1986.
d. POP (từ chữ Post Office Protocol) -- hay là giao thức phòng thư. Giao
thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA
đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao
thức mới hơn là IMAP.
Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành
tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi
các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể được dùng mà không
cần tới SMTP.
- Mục Inbox: Là hộp thư đến, cho biết số lượng thư đã gửi đến, khi chọn
mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thư của
người gửi đến.
- Mục Drafts: Là mục lưu các nội dung thư đã soạn nhưng chưa hoàn chỉnh
và không gởi đi.
- Mục Outbox: Là hộp thư đi, sẽ lưu địa chỉ, nội dung thư đã gởi đi (chú ý là
phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lưu).
- Mục Sent Items: Là mục lưu các nội dung thư đã gởi đi thành công
- Mục Deleted Items: Các thư đã xóa, khi xóa thư thì địa chỉ và nội dung
thư đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chưa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn
xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted
Items.
- Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thư điện tử
không mời mà đến
- Mục Outbox: Là hộp thư đi, sẽ lưu địa chỉ, nội dung thư đã gởi đi (chú ý là
phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lưu).
- Mục RSS Feeds: RSS (Really Simple Syndication) Dịch vụ cung cấp
thông tin cực kì đơn giản. Dành cho việc phân tán và khai thác nội
dung thông tin Web từ xa (ví dụ như các tiêu đề, tin tức). Sử dụng
RSS, các nhà cung cấp nội dung Web có thể dễ dàng tạo và phổ
biến các nguồn dữ liệu ví dụ như các link tin tức, tiêu đề, và tóm tắt.
Một cách sử dụng nguồn kênh tin RSS được nhiều người ưa thích là
kết hợp nội dung vào các nhật trình Web (weblogs, hay "blogs").
Blogs là những trang web mang tính các nhân và bao gồm các mẩu
tin và liên kết ngắn, thường xuyên cập nhật.
c. Gởi email cho nhiều người nhưng dấu tên người nhận
Thư điện tử (email) có 1 điểm ưu việt so với thư thường là ta có thể gởi 1
thư cho rất nhiều người cùng lúc mà thời gian gởi đi cũng không khác gởi
cho 1 người. Thông thường, ta để tất cả địa chỉ email của người nhận vào
mục To hay CC nhưng như vậy thì những người nhận thư đều thấy toàn bộ
danh sách người nhận, khá là bất tiện nếu có người muốn giấu địa chỉ email
của mình. Dưới đây là một cách gởi thư cho nhiều địa chỉ nhưng giấu danh
sách địa chỉ này không cho người nhận thư xem.
Một thư điện tử thường có các mục: địa chỉ người nhận (To); chủ đề của
thư (Subject); bản sao đồng gởi thường (Cc - Carbon Copy), bản sao đồng
gởi bí mật (Bcc - Blind Carbon Copy). Khi bạn gởi thư đi, tất cả những gì
ghi trong mục To, Cc và Subject sẽ được hiển thị đầy đủ trong e-mail của
người nhận. Riêng nội dung trong mục Bcc sẽ không được hiển thị trong
thư khi nhận.
Chú ý: khi có nhiều địa chỉ trong các mục To, Cc, Bcc; các địa chỉ phải
cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Không nên gởi cho quá nhiều địa chỉ cùng
lúc vì các nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn chặn vì tưởng là bạn đang gieo rắc
thư rác. Tất cả các dịch vụ Web mail đều cung cấp sẳn tính năng Bcc trong
cửa sổ soạn thảo email.
- Trong cửa sổ soạn thảo emai của Outlook, bạn mở menu Options rồi
chọn View Bcc.
d. Đính kèm file vào Email
Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file
Word, Exel) bạn làm các bước sau:
1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO
2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject
3 Nhấp vào biểu tượng Attach file,
chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi.
Nhấn Insert hoặc phím Enter.
f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email
Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bước sau:
1 Chọn hình ảnh bạn đã đưa vào trong email.
2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh
nó.
3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc
tin nhắn.
Tải về để xem bản đầy đủ
153 trang
16240
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Outlook 2010", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_outlook_2010.doc
