Bài giảng môn Nhập môn về kỹ thuật - Chương 3: Quản lý dự án

Nhập môn về kỹ thuật

1

Chương 3

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nhập môn về kỹ thuật

MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG

• Nhằm cung cấp cho sinh viên hiểu biết cơ bản về

cá c nguyên tắc và cô ng cụ sử dụng trong quản lý

dự á n.

• Giúp sinh viên nâ ng cao khả năng làm việc hiệu

quả trong một nhó m thực hiện dự á n, hoặc trong

vai trò người quản lý dự á n.

• Cải thiện kỹ năng giao tiếp của sinh viên thô ng

qua thảo luận, bá o cá o và thuyết trì nh đồ á n.

• Sinh viên có khả năng sử dụng cá c phần mềm

như Excel, Microsoft Project…để lập kế hoạch

thực hiện một dự á n đã cho (đồ á n mô n học).

3-3

NỘI DUNG

3.1. Giới thiệu chung

3.2. Lập kế hoạch thực hiện dự á n

3.3. Cá c cô ng cụ quản lý dự á n

3-4

3.1 Giới thiệu

• Dự á n là gì ?

– Dự á n là một tập hợp cá c hoạt động được phối hợp

thống nhất, với cá c điểm bắt đầu và kết thúc xá c định,

được tiến hành bởi một cá nhâ n hay tổ chức nhằm đáp ứng

cá c mục tiêu cụ thể trong vò ng lịch trì nh, chi phí , và cá c

thô ng số hiệu quả qui định.

(BS 6079-1 “Guide to Project Management”)

– Một dự á n khô ng phải là một phần cô ng việc bì nh

thường hàng ngày. Đây là cô ng việc có tí nh nhất thời và

đặc biệt “nó có sự bắt đầu và kết thúc”.

– Một dự á n tiêu tốn cá c nguồn lực như con người, tiền

bạc, vật liệu, và thời gian…tất cả đều có giới hạn.

3-5

Quản lý dự á n là gì ?

Quản lý dự á n là khoa học (hay nghệ thuật) tổ chức

thực hiện cá c thành phần (nhiệm vụ) của một dự

á n.

 Là tập hợp cá c nguyên tắc, phương phá p, và kỹ

thuật nhằm lập kế hoạch hiệu quả cho cô ng việc

được định hướng mục tiêu.

3-6

Quản lý dự á n là gì ?

• Là phương phá p tổ chức và thực hiện cá c nhiệm

vụ

• Là khung cấu trúc nhằm trợ giúp một nhó m làm

việc hiệu quả

• Là cá c cô ng cụ để trợ giúp thiết lập trì nh tự thực

hiện cá c cô ng việc, phâ n tí ch mối liên quan, cá c

nguồn lực, xâ y dựng kế hoạch etc.

• Là cô ng cụ theo dõ i tiến độ dự á n.

3-7

Cá c mảng của quản lý dự á n

3-8

Cá c yêu cầu kỹ năng quản lý dự á n hiệu quả

• Giải quyết xung đột

• Tí nh sá ng tạo và linh hoạt

• Khả năng điều chỉnh để thay đổi

• Lập kế hoạch tốt

• Thương lượng:

– win-win versus win-lose

3-9

Một dự á n được thực hiện thành cô ng, tức là:

1. Dự án phải được hoàn thành đúng thời hạn;

2. Dự án phải được thực hiện trong chi phí ngân

sá ch;

3. Dự án phải đáp ứng các yêu cầu chất lượng theo

quy định.

Cá c mục tiêu trên được thể hiện bởi tam giá c quản lý

dự á n: Mục tiêu - Kế hoạch - Nguồn lực

3-10

3.2. Lập kế hoạch dự á n

3.2.1. Tại sao cần phải lập kế hoạch dự á n và

quản lý dự á n?

• Lập kế hoạch dự á n tốt là một trong những yếu tố quan

trọng nhất gó p phần cho sự thành cô ng của dự á n và của

nhó m.

• Cá c dự á n kỹ thuật thường phức tạp, yêu cầu nhiều

nhiệm vụ khá c nhau được hoàn thành bởi những con

người khá c nhau tại những thời điểm khá c nhau. Cá c nhiệm

vụ này cần phải đồng hành với nhau đến tận cùng và đáp

ứng thời hạn cho trước và nhu cầu khá ch hàng.

• Do đó dự á n cần phải được tổ chức và tiến hành thực

hiện một cá ch có hệ thống nhằm đảm bảo sự thành cô ng.

3-11

3.2.2 Cá c câ u hỏi cần thiết cho quá trì nh lập kế

hoạch:

• Việc đầu tiên mà nhó m thực hiện dự á n nên làm là gì ?

• Việc tiếp theo là gì ?

• Dự á n này cần bao nhiêu người để hoàn thành?

• Để hoàn thành dự á n này, bạn cần cung cấp những vật tư

gì ?

• Bạn dự kiến dự á n sẽ diễn ra trong khoảng thời gian bao

lâ u?

• Khi nào thì nhó m của bạn sẽ hoàn thành dự á n?

• Làm sao bạn biết là nhó m của bạn đã hoàn thành dự á n?

3-12

3.2.3 Cá c bước tiến hành khi lập kế hoạch dự á n (1)

• Xác định mục tiêu dự án (xuất phát từ việc phân

tích các yêu cầu đặt ra).

• Xác định các nhiệm vụ của dự án.

• Xác định các mốc thời gian phải hoàn thành

một nhiệm vụ nào đó.

3-13

3.2.3 Cá c bước tiến hành khi lập kế

hoạch dự á n (2)

• Đánh giá thời gian thực hiện (timelines)

• Tổ chức thực hiện cá c nhiệm vụ.

• Lập tiến trì nh thực hiện (biểu đồ Gantt, Pert…)

• Xá c định chi phí nguồn lực (con người, tiền,

nguyên vật liệu)

• Theo dõ i và giá m sá t thực hiện dự á n.

3-14

Xâ y dựng điều lệ dự á n

• Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch dự á n là

xâ y dựng Điều lệ dự á n.

• Điều lệ dự á n là một bản tó m tắt dự á n

• Cá c yếu tố trong điều lệ bao gồm :

– Kết quả cần đạt được? Thời gian thực hiện?

– Thô ng tin kế hoạch:

• Cá c nhiệm vụ và thời gian cần thiết để thực hiện

• Cá c mốc thời gian

• Nhó m dự á n và vai trò của cá c thành viên

3-15

Xá c định mục tiêu của dự á n

• Phá c thảo (outline) cá c mục tiêu cần đạt được

của dự á n.

• Mô tả cá c kết quả cuối cùng của dự á n và ảnh

hưởng của nó đến tổ chức thực hiện dự á n.

3-16

Xá c định cá c nhiệm vụ

• Để việc lập kế hoạch đạt hiệu quả cao thì các nhiệm

vụ cần phải được định nghĩa chi tiết, dễ hiểu.

• Ví dụ:

– Lập kế hoạch

– Hì nh thành ý tưởng

– Thiết kế

– Chế tạo

– Giao hàng…

• Xá c định mối quan hệ giữa cá c nhiệm vụ và trì nh tự

tiến hành

• Mối quan hệ giữa cá c nhó m nhiệm vụ

3-17

Xá c định cá c mốc thời gian

•Mốc thời gian mà cá c nhiệm vụ phải hoàn thành.

•Quá trì nh thực hiện dự á n cần được giá m sá t

•Thời gian hoàn thành cá c cô ng đoạn của dự á n

3-18

Xá c định thời gian

•Xá c định thời gian cần thiết để hoàn

thành cá c nhiệm vụ.

•Đối với sinh viên, có thể chia cô ng

việc theo đơn vị tuần.

•Nên chia cá c nhiệm vụ thành những

giai đoạn ngắn.

•Hã y trung thành với thời gian mà

bạn đã xá c định.

3-19

Tổ chức thực hiện cá c nhiệm vụ

• Xác định cá c mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và

thứ tự của các nhiệm vụ.

• Nhó m các nhiệm vụ.

• Để tổ chức tốt các nhiệm vụ bạn có thể sử dụng

các công cụ như: biểu đồ Gantt, PERT

3-20