Bài giảng Tin học cơ bản 2 - Chương 1: Xử lý văn bản cơ bản

CHƯƠNG 1

XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

(Tổng số: 24, Lý thuyết: 10, Bài tập: 14)

NỘI DUNG

1.1. Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo

và xử lý văn bản

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.3. Định dạng văn bản

1.4. Nhúng các đối tượng khác nhau vào văn bản

1.5. Kết xuất và phân phối văn bản

1.6. Soạn thông điệp và văn bản hành chính

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.1 Khái niệm văn bản

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.1 Khái niệm văn bản

 Văn bản:

• Văn bản là là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng

ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định.

• Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy

theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà

văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.

• Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.

• Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và

hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu

giao tiếp nhất định

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.1 Khái niệm văn bản

 Các thành phần trong văn bản:

• Chữ cái

• Chữ số

• Ký tự đặc biệt (symbol)

• Hình ảnh

• Bảng biểu

• Biểu đồ

• Các liên kết

• Các đối tượng khác …

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.1 Khái niệm văn bản

 Phương pháp định dạng văn bản:

• Tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và in ấn tài liệu.

• Sao chép, dán, di chuyển và xóa văn bản trong một tài liệu

• Định dạng văn bản như loại font chữ, in đậm, gạch chân hoặc nghiêng.

• Tạo và chỉnh sửa bảng (table)

• Chèn các yếu tố từ các phần mềm khác như hình ảnh minh họa.

• Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp

• Xử lý văn bản bao gồm một số công cụ để định dạng các trang. Ví dụ, bạn

có thể sắp xếp văn bản theo

• dạng các cột, thêm số trang, …

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.1 Khái niệm văn bản

 Thực hành/thực hiện định dạng văn bản:

• Yêu cầu: Máy tính cần cài đặt chương trình soạn thảo văn bản  Kể tên

các phần mềm soạn thảo văn bản thông dụng

• Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey …

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

 Kể tên một số phần mềm soạn thảo văn bản thông dụng:

Ngày nay, có nhiều ứng dụng xử lý văn bản khác nhau. Một trong những ứng

dụng được sử dụng rộng rãi nhất là Word, là một phần mềm của Microsoft

Office. Một phần mềm được sử dụng rộng rãi khác là WordPerfect của

Corel. Ấn phẩm kế tiếp là Writer, là một phần của OpenOffice của Apache

và LibreOffice Writer do The Document Foundation phát triển. Hai phần

mềm đầu tiên là phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice là mã

nguồn mở và có thể được tải về và sử dụng miễn phí. Cuối cùng, phần mềm

Pages, là một phần của iWork của Apple.

1.1. Kiến thức cơ bản về VB, soạn thảo và xử lý VB

1.1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản:

• In văn bản

• Tạo mới văn bản

• Làm việc với Headers và Footers

• Sử dụng công cụ định dạng chế bản

• Thao tác với Đồ họa

• Thao tác trên khối văn bản

• Định dạng văn bản

• Cài đặt Tabs và Indents

• Kiểm tra văn bản

• Thao tác với Bảng

• Định dạng văn bản

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.1 Mở đóng phần mềm xử lý văn bản

 Giới thiệu phần mềm Word 2010:

• Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến hiện nay

của hãng Microsoft.

• Phần mềm cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông

chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện

khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận

tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn

ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng,…

• Có thể sử dụng Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay

Intranet cục bộ.

• Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft

Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.1 Mở đóng phần mềm xử lý văn bản

 Mở (khởi động) Word 2010: Khởi động Microsoft Word bằng cách

• Cách 1: Start  All Programs Microsoft Office 2010 Microsoft

Office Word 2010

• Cách 2: Run  winword

• Cách 3: Double Click icon trên Desktop

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

Các Tab chuẩn trong hệ thống Ribbon

1. File: Chứa các lệnh liên quan đến việc quản lý các tập tin và các tùy chọn chương trình

2. Home: Là Tab mặc định., chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng nhất như soạn thảo,

copy, cắt, dán, tìm kiếm văn bản; định dạng font, đoạn, …

3. Insert: Chứa các lệnh liên quan đến tất cả các đối tượng để có thể chèn vào tài liệu.

4. Design: Chứa các lệnh liên quan đến việc thay đổi sự xuất hiện tổng thể của một tài liệu.

5. Page Layout: Chứa các lệnh liên quan đến việc thay đổi bố cục của tài liệu.

6. References: Chứa các lệnh liên quan để tham chiếu thông tin mà bạn có thể thêm vào

một tài liệu.

7. Mailings: Chứa các lệnh liên quan đến việc tạo thư (mailing)

8. Review: Chứa các lệnh liên quan đến bản nháp một tài liệu, thêm chú thích (comment),

theo dõi và giải quyết (tracking and resolving) các thay đổi tài liệu, và bảo vệ tài liệu.

9. View: Chứa các lệnh liên quan đến việc thay đổi hiển thị và các khía cạnh trình bày khác.

Trình bày hiển thị văn bản

Với Word, bạn có thể hiển thị văn bản theo nhiều cách khác nhau. Sự thay đổi

chế độ hiển thị không làm thay đổi nội dung văn bản, nó chỉ thay đổi cách nhìn

của bạn đối với văn bản.

 Chế độ hiển thị văn bản

Word cung cấp nhiều chế độ khác nhau để trình bày văn bản trên màn hình. Bạn

có thể sử dụng các nút trên thanh trượt ngang

Trình bày hiển thị văn bản

 Chế độ Print Layout

View  Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, văn bản và đồ họa được hiển thị

chính xác như khi chúng xuất hiện trên trang in, bao gồm các định dạng đặc biệt

như nhiều cột, dấu ngắt trang, các tiêu đề đầu và cuối trang. Chế độ này thường

dùng để kiểm tra cách trình bày thiết kế, bố cục, xử lý văn bản và đồ họa trước

khi in.

Trình bày hiển thị văn bản

 Chế độ Web Layout

View  Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc

trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc

đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường.

Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ. Các

dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay

hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.

 Chế độ Outline

View  Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho phép

bạn xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách nhanh chóng.

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.1 Mở đóng phần mềm xử lý văn bản

 Đóng (Thoát) Word 2010:

Trước khi thoát cần phải lưu nội dung các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu

không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì

Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát.

+ Save: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.

+ Don’t Save: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.

+ Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.1 Mở đóng phần mềm xử lý văn bản

 Đóng (Thoát) Word 2010:

Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

- Chọn lệnh File/ Close.

- Click vào nút close nằm ở góc trên, bên phải của thanh tiêu đề.

- Double_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.2 Mở, lưu, xóa văn bản

 Tạo một tập tin mới

 Thực hiện các cách sau

- Chọn File  New  Blank Document.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

1.2. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản

1.2.2 Mở, lưu, xóa văn bản

 Mở một tập tin đã có trên đĩa

 Thực hiện các cách sau

- Chọn File  Open hoặc dùng tổ hợp phím

Ctrl + O

- Chọn Computer, tiếp tục chọn Browse. Xuất

hiện hộp thoại sau

- Chọn tập tin muốn mở và chọn Open hoặc

D_Click vào tập tin muốn mở.

Bài giảng Tin học cơ bản 2 - Chương 1: Xử lý văn bản cơ bản - Mai Ngọc Tuấn (Buổi 1)