›
›

Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 5: In ấn và trộn tài liệu - Vũ Thương Huyền

Download
Bài 5  
IN ẤN VÀ  
TRỘN TÀI LIỆU  
Môn  
: Tin học văn phòng  
Giảng viên : Vũ Thương Huyền  
Khoa Công nghệ thông tin – ĐH Thủy Lợi  
: huyenvt@wru.edu.vn  
Bài giảng : http://huyenvt2211.wix.com/khmt#!ms-office/c21td  
Email  
NỘI DUNG  
• In ấn  
– Quy trình để in ấn  
– Tính năng Page Setup  
– Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang  
– Chèn số trang tự động  
– Xem tài liệu trước khi in  
– In tài liệu  
• Trộn tài liệu  
– Khái niệm  
– Chuẩn bị dữ liệu  
– Soạn mẫu tài liệu trộn  
– Chèn các trường tin lên tài liệu  
– Thực hiện trộn  
– Thanh công cụ Mail Merge  
QUY TRÌ NH IN  
Định dạng  
trang in  
Soạn thảo  
tài liệu  
Thiết lập  
tiêu đề  
Xem tài  
liệu trước  
khi in  
Thực hiện  
in  
IN ẤN – Thiết lập trang in  
• Mở hộp thoại Page Setup:  
– Vào ribbon Page Layout → Ấn vào  
biểu tượng gó c bên phải phần  
Page Setup  
• Thiết lập trang in:  
– Margin: căn lề  
– Orientation: Chiều khổ giấy  
• Thiết lập khổ giấy:  
– Vào tab Paper  
– Page size:Chọn cá c kí ch cỡ giấy in  
Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối  
• Tạo tiêu đề đầu  
– Vào ribbon Insert → Chọn Header  
– Chọn một định dạng tiêu đề đầu  
– Nhập tiêu đề đầu ở phí a trên cùng  
trang  
Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối  
• Tạo tiêu đề cuối  
– Vào ribbon Insert → Chọn  
Footer  
– Chọn một định dạng tiêu đề  
cuối  
– Nhập tiêu đề ở phí a dưới cùng  
trang  
Thêm các trường  
• Thêm ngày thá ng hiện tại:  
– Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường  
– Vào ribbon Design → chọn Date & Time  
– Chọn định dạng thời gian/ngày thá ng  
• Thêm số thứ tự trang:  
– Vào ribbon Design → chọn Page Number  
XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN  
• Vào File → Print:  
– Bên phải sẽ nhì n thấy trang in hiển thị  
• Ấn Ctrl + P:  
THIẾT LẬP IN  
1. In tất cả các trang  
2. In vùng đang chọn  
3. In trang hiện thời  
4. In các trang tự chọn  
5. In các trang lẻ  
6. In các trang chẵn  
THIẾT LẬP IN  
2.Chọn số bản in  
1.Chọn má y in  
3.In  
TRỘN TÀI LIỆU  
Mục đích  
• Tạo nhiều file văn bản giống nhau chỉ  
khác một vài thông tin  
Các kiểu trộn tài liệu  
• Email  
• Nhã n  
• Phò ng bì  
TRỘN TÀI LIỆU  
Quy trình trộn tài liệu  
1. Thiết lập file văn bản gốc trên word  
2. Kết nối văn bản gốc với file dữ liệu trên  
excel  
3. Chè n dữ liệu vào văn bản  
4. Sửa đổi format và căn chỉnh font chữ  
5. Kiểm tra hoàn thiện trộn  
TRỘN TÀI LIỆU  
Thiết lập file văn bản gốc  
• Tạo 1 file văn bản mới  
• Vào ribbon Mailings  
• Ấn vào Start Mail Merge để chọn loại  
văn bản cần trộn  
• Letter: Viết thư  
• Email Message: Gửi thư  
• Enverlopes: Bì thư  
• Labels: Nhã n  
TRỘN TÀI LIỆU  
Lựa chọn dữ liệu kết nối  
• Vào ribbon Mailings  
• Kích vào Select Recipients, chọn các  
lựa chọn sau:  
– Type New List: Nhập thông tin bằng tay  
– Use Existing List: Chọn file dữ liệu có sẵn  
– Select From Outlook Contacts: lấy thông tin từ  
Outlook  
• Chỉnh sửa lại danh sách dữ liệu  
• Chọn Edit Recipient List  
TRỘN TÀI LIỆU  
Sửa dữ liệu kết nối  
• Checkbox: Chọn những dòng dữ liệu cần trộn  
• Sort: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự  
• Filter: Lọc dữ liệu theo điều kiện mong muốn  
• Find duplication: Tìm những dòng dữ liệu bị trùng  
• Find recipient: Tìm thông tin cụ thể  
TRỘN TÀI LIỆU  
Đưa các trường thông tin lên văn bản  
• Tạo mẫu văn bản cần trộn  
• Chọn các trường thông tin hiển thị: vào ribbon Mailings  
→ Insert Merge Field  
• Chỉnh sửa font chữ, kích thước cho phù hợp  
TRỘN TÀI LIỆU  
Thêm điều kiện hiển thị  
• Để hiển thị nội dung khi có điều kiện từ dữ liệu đầu vào  
• Chọn ribbon Mailings  
• Ấn chọn Rules  
TRỘN TÀI LIỆU  
Xem văn bản trước khi hoàn thiện  
• Vào ribbon Mailings  
• Ấn vào nút Preview Result  
• Sử dụng mũi tên để xem cá c văn bản khá c sinh ra  
TRỘN TÀI LIỆU  
Thực hiện trộn  
• Vào ribbon Mailings  
• Ấn vào nút Finish & Merge  
• Edit Individual Documents: Tạo ra file văn bản mới  
• Print Documents: Thực hiện in  
• Send Email Messages: Cho phép gửi mail (dùng cho trộn để  
gửi email)  
TRỘN BÌ THƯ  
Thao tá c  
• Vào ribbon Mailings  
• Ấn vào nút Start Mail Merge  
– Evelope size: lựa chọn kích cỡ  
– Delivery address: chọn font chữ và  
vị trí địa chỉ người nhận  
– Return address: chọn font chữ và  
vị trí địa chỉ người gửi  
• Các bước sau tương tự  
Tải về để xem bản đầy đủ
ppt 21 trang baolam 11/05/2022 5580
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 5: In ấn và trộn tài liệu - Vũ Thương Huyền", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pptbai_giang_tin_hoc_van_phong_bai_5_in_an_va_tron_tai_lieu_vu.ppt