Giải pháp quản lý hồ sơ minh chứng phục vụ công tác kiểm định chất lượng đào tạo theo chuẩn AUN - QA
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ MINH CHỨNG PHỤC VỤ CÔNG TÁC
KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO THEO CHUẨN AUN - QA1
ThS. Nguyễn Văn Hiệp, ThS. Trần Đình Anh Huy,
ThS. Nguyễn Danh Minh Trí, ThS. Nguyễn Tấn Công
Trường Đại học KHXH&NV, ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh
Tóm tắt: Hòa vào xu thế hội nhập quốc tế và khẳng định chất lượng giáo dục, bên cạnh việc
từng bước nâng cao chất lượng giảng viên, cơ sở vật chất, cải tiến chương trình đào tạo,… hiện nay
các trường cũng đã quan tâm nhiều hơn đến vấn đề kiểm định chất lượng. Bên cạnh việc kiểm định
theo các tiêu chí của Bộ Giáo dục-Đào tạo, AUN-QA đang được rất nhiều trường hướng tới như một
chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, để việc kiểm định đạt hiệu quả còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó
công tác quản lý hồ sơ minh chứng đóng một vai trò quan trọng nhằm hỗ trợ quá trình đánh giá đạt kết
quả cao. Bài viết khái quát về hệ thống đảm bảo chất lượng các trường đại học Đông Nam Á-AUN-
QA, cơ chế lưu trữ minh chứng theo AUN- QA, từ đó đưa ra bài toán ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác lưu trữ minh chứng và kết quả ứng dụng tại Khoa Thư viện-Thông tin học.
Từ khóa: Kiểm định chất lượng; cơ sở dữ liệu minh chứng AUN - QA
Evidence management for AUN-QA education quality assurance
Abstract: Aiming at becoming more internationally integrated as well as more assured of
the eduation quality, higher educational institutions in Vietnam have implemented solutions such as
improving the quality of lecturers and infrastructure, renovating educational programs...Among them,
quality assurance is considered a priority and conducted based on the indicators of the Ministry of
Education and Training as well as on the international AUN-QA standard. The success of quality
assuranceisdependedonmanyfactors, oneofwhich, evidencemanagementplaysaveryimportance
role. The article provides overview on the ASEAN University Network-Quality Assurance-AUN-QA,
the AUN-QA evidence management mechanism and solutions to apply information technology into
evidence management and premilinary results at the Department of Library - Information Sciences.
Keywords: Quality assurance; AUN - QA evidence database
Lời nói đầu
lượng theo các tiêu chí do Bộ Giáo dục và
Đào tạo đưa ra được coi là dấu mốc cơ bản
đối với những trường muốn khẳng định chất
lượng đào tạo. Tuy nhiên, xu thế hội nhập
quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng buộc
các trường đại học phải tìm cho mình những
thước đo mới tầm cỡ quốc tế.
Từ những năm 2000, việc hướng tới một
chuẩn chất lượng đã được ngành giáo dục
và đào tạo nói chung và các trường đại học
Việt Nam nói riêng đặt ra như một vấn đề
trọng tâm cần giải quyết. Kiểm định chất
1
Bài báo là sản phẩm của đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở, mã số T2017-10.
17
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
AUN-QA là chuẩn kiểm định chất lượng
dành cho mạng lưới các trường đại học thuộc
khối ASEAN (ASEAN University Network -
Quality Assurance) được thông qua từ năm
1998 và được triển khai liên tục từ năm 1999
đến nay, với khá nhiều hoạt động và thành
tựu, trong đó có sự tham gia tích cực của hai
Đại học Quốc gia của Việt Nam [4].
Bộ trưởng Giáo dục và các hiệu trưởng của
các trường đại học hàng đầu khu vực Đông
Nam Á. Đầu tiên mạng lưới có 11 thành viên,
sau đó tăng lên 17 thành viên vào năm 1999.
Tính đến nay (20/12/2017), mạng lưới này
đã có 30 thành viên đến từ 10 quốc gia, và
việc kết nạp thành viên mới yêu cầu phải qua
đánh giá chất lượng (17 thành viên đầu tiên
không cần đánh giá). Việt Nam có 03 trường
(Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, Đại học
Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Cần
Thơ) tham gia vào AUN [3]. AUN ra đời với
mục đích thúc đẩy sự hợp tác và nâng cao
chất lượng đào tạo và nghiên cứu giữa các
trường đại học trong khu vực và là đầu mối
phối hợp các hoạt động để thực hiện nhiệm
vụ xây dựng tiêu chuẩn chất lượng giáo dục
và tìm kiếm các biện pháp cải tiến liên tục
chất lượng của các trường đại học trong khu
vực Đông Nam Á.
Kể từ khi thành lập mạng lưới các trường
đại học ASEAN (AUN), chất lượng được
xem là một mục tiêu quan trọng nhằm khẳng
định với quốc tế về sự hội nhập của giáo
dục đại học Đông Nam Á, mặt khác tạo ra
sự liên thông và công nhận lẫn nhau giữa
các trường trong AUN. Chuẩn kiểm định chất
lượng AUN đang là cái đích mà nhiều trường
đại học tại Việt Nam và trong khu vực Đông
Nam Á hướng tới. Mục tiêu của các trường
đại học không chỉ là thu hút học viên mà còn
khẳng định chất lượng đào tạo, dần tiến tới
việc xây dựng văn hóa chất lượng của một
trường đại học [1].
Nhằm đẩy mạnh công tác đảm bảo chất
lượng bên trong các trường đại học trong
khu vực, AUN đưa ra sáng kiến đánh giá
chất lượng giáo dục đại học theo những tiêu
chuẩn đảm bảo chất lượng chung của khu
vực ASEAN. Với mục đích trên, năm 1998,
Hệ thống đảm bảo chất lượng các trường
đại học Đông Nam Á (AUN-QA - ASEAN
University Network Quality Assurance) được
ban hành [5]. Từ năm 2000 đến nay, bộ tiêu
chuẩn AUN - QA được áp dụng, bắt đầu từ
cấp chương trình đào tạo.
Để kiểm định thành công chất lượng một
chương trình đào tạo theo chuẩn AUN - QA
không phải là chuyện một sớm một chiều. Đó
phải là cả một quá trình, với rất nhiều công
việc, công đoạn khác nhau, trong đó quá trình
thu thập hồ sơ minh chứng phục vụ cho công
tác viết báo cáo tự đánh giá là việc làm vô
cùng cần thiết và quyết định trực tiếp tới việc
thành bại của công tác kiểm định này. Tuy
nhiên, với 11 tiêu chuẩn và 50 tiêu chí (AUN-
QA phiên bản 3.0) thì việc lưu trữ, quản lý
các minh chứng này không phải chuyện dễ
dàng, đặc biệt nếu các Khoa, Bộ môn lưu trữ
theo cách thủ công. Chính vì vậy, việc ứng
dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản
lý các hồ sơ minh chứng này là việc làm vô
cùng cần thiết.
Từ khi ra đời, AUN - QA đã trải qua 3 lần
cập nhật và sửa đổi. AUN-QAđược ban hành
lần 1 vào năm 2000 với 18 tiêu chuẩn và 72
tiêu chí; lần 2 năm 2011 với 15 tiêu chuẩn và
68 tiêu chí và phiên bản mới nhất được ban
hành trong tháng 10 năm 2015 với 11 tiêu
chuẩn và 50 tiêu chí thuộc các nhóm yếu tố
khác nhau: đầu vào (input), quá trình (pro-
cess) và đầu ra (output) theo một chu trình
khép kín PDCA (Viết tắt từ tiếng Anh: Plan-
Do - Check - Act, nghĩa là kế hoạch - thực
hiện - kiểm soát - hành động) để liên tục cải
tiến, nâng cao dần chất lượng đào tạo.
1. AUN và kiểm định chất lượng theo
AUN - QA
1.1. Tổng quan về Mạng lưới các
trường Đại học Đông Nam Á và Hệ thống
đảm bảo chất lượng các trường đại học
Đông Nam Á
AUN quy định mỗi tiêu chí được đánh giá
theo một thang 7 điểm; mỗi điểm số mang ý
nghĩa như sau:
Mạng lưới các trường đại học Đông Nam
Á (AUN - ASEAN University Network) được
thành lập vào tháng 11 năm 1995 bởi các
18
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
1 = Chưa có gì (văn bản, kế hoạch,
minh chứng).
sắp xếp một cách khoa học, chính xác và
đầy đủ để quá trình đánh giá chương trình
đào tạo được thuận lợi nhất.
2 = Mới chỉ đưa vào kế hoạch.
1.2. Tiêu chuẩn AUN - QA và cơ chế lưu
trữ cơ sở dữ liệu minh chứng phục vụ
đánh giá theo AUN-QA
3 = Có tài liệu/văn bản nhưng không có
minh chứng triển khai rõ ràng.
4 = Có tài liệu/văn bản và có minh chứng
triển khai rõ ràng.
Như đã trình bày ở phần trên, trong quá
trình phát triển bộ tiêu chuẩnAUN-QA, khung
đánh giá đã trải qua nhiều phiên bản khác
nhau. Hiện tại phiên bản mới nhất của sự
thay đổi này là phiên bản 3. Và trong bài viết
này, nhóm tác giả sẽ sử dụng phiên bản mới
nhất cũng như tập trung vào mô hình đảm
bảo chất lượng (ĐBCL) cấp chương trình
đào tạo (CTĐT).
5 = Đang triển khai có hiệu quả với đầy
đủ minh chứng.
6 = Mẫu mực, có thể xem là thực tiễn tốt.
7 = Xuất sắc, được coi là thực tiễn tối ưu
(tầm quốc tế).
Nhìn vào thang điểm với 7 mức ở trên ta
có thể thấy rằng, việc cung cấp minh chứng
là vô cùng cần thiết. Cho dù nội dung và cấu
trúc chương trình đào tạo, chiến lược giảng
dạy và học tập, kiểm tra đánh giá sinh viên,
chất lượng đội ngũ giảng viên, chất lượng
đội ngũ hỗ trợ, chất lượng sinh viên,… có tốt
đến đâu đi nữa nhưng không đưa ra được
các minh chứng cụ thể thì việc đạt chuẩn
AUN - QA là rất khó khăn. Tuy nhiên, với 50
tiêu chí thì việc lưu trữ các minh chứng này
theo cách truyền thống không phải là một lựa
chọn tốt. Do vậy, đòi hỏi cần có một cơ chế
1.2.1 Mô hình đảm bảo chất lượng cấp
chương trình đào tạo theo AUN-QA
Mô hình ĐBCL cấp CTĐT theo AUN-QA
được minh họa trong Hình 1 và chất lượng
của các hoạt động đào tạo được đánh giá ở
những khía cạnh sau:
- Chất lượng đầu vào.
- Chất lượng quá trình đào tạo.
- Chất lượng đầu ra.
Hình 1. Mô hình ĐBCL cấp CTĐT theo AUN-QA phiên bản 3.0
[Phạm Thị Bích, và cộng sự, 2016]
19
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
1.2.2. Danh sách bộ tiêu chuẩn trong
AUN-QA phiên bản 3.0
Đảm bảo chất lượng cấp CTĐT gồm
11 tiêu chuẩn. Đây là cơ sở đánh giá chất
lượng từ việc tổ chức, quản lý dạy và học
theo tiêu chuẩn AUN-QA phiên bản 3.0.
Danh sách các tiêu chuẩn này được liệt kê
ở Bảng 1.
Bảng 1. Các tiêu chuẩn trong AUN-QA 3.0
Danh mục 11 tiêu chuẩn trong AUN-QA 3.0
- Tiêu Chuẩn 1:
- Tiêu Chuẩn 2:
- Tiêu Chuẩn 3:
- Tiêu Chuẩn 4:
- Tiêu Chuẩn 5:
- Tiêu Chuẩn 6:
- Tiêu Chuẩn 7:
- Tiêu Chuẩn 8:
- Tiêu Chuẩn 9:
- Tiêu Chuẩn 10:
- Tiêu Chuẩn 11:
Kết quả học tập mong đợi
Mô tả chương trình đào tạo
Cấu trúc và nội dung chương trình đào tạo
Phương thức dạy và học
Kiểm tra, đánh giá sinh viên
Chất lượng giáo viên
Chất lượng đội ngũ cán bộ hỗ trợ
Chất lượng sinh viên và các hoạt động hỗ trợ sinh viên
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Nâng cao chất lượng
Đầu ra
1.2.3. Danh sách các tiêu chí trong mỗi
tiêu chuẩn
Ứng với mỗi tiêu chuẩn cụ thể sẽ có tập
các tiêu chí con đánh giá cho tiêu chuẩn đó.
Bảng 2 liệt kê số lượng tiêu chí của từng tiêu
chuẩn trong AUN-QA. Để minh họa, liệt kê
chi tiết các tiêu chí của tiêu chuẩn 1 được
trình bày trong Bảng 3.
Hệ thống lưu trữ các tiêu chuẩn, tiêu chí
này được tổ chức theo các thư mục. Mỗi
tiêu chí lại chứa các thư mục con khác
được gọi là thư mục minh chứng. Các thư
mục minh chứng này sẽ lưu trữ những tập
tin minh chứng.
Bảng 2. Số lượng tiêu chí của từng tiêu chuẩn trong AUN - QA 3.0
Danh sách tiêu chuẩn
Số lượng tiêu chí tương ứng
Tiêu Chuẩn 1
Tiêu Chuẩn 2
Tiêu Chuẩn 3
Tiêu Chuẩn 4
Tiêu Chuẩn 5
Tiêu Chuẩn 6
Tiêu Chuẩn 7
Tiêu Chuẩn 8
Tiêu Chuẩn 9
Tiêu Chuẩn 10
Tiêu Chuẩn 11
3
3
3
3
5
7
5
5
5
6
5
11 Tiêu chuẩn
50 tiêu chí
20
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Bảng 3. Các tiêu chí trong tiêu chuẩn 1:
2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ
minh chứng tại khoa Thư viện-Thông tin
học phục vụ công tác kiểm định chất
lượng theo chuẩn AUN-QA
2.1. Thực trạng quản lý hồ sơ minh
chứng tại Khoa Thư viện-Thông tin học
Kết quả học tập mong đợi
Tiêu chuẩn 1: Kết quả học tập mong đợi
Hồ sơ minh chứng là một yếu tố then
chốt nhằm tạo nên một nền tảng vững chắc
giúp cho công tác kiểm định chất lượng
theo chuẩn AUN-QA đạt hiệu quả cao. Hồ
sơ minh chứng được lưu tại Khoa Thư viện-
Thông tin học theo từng vị trí công việc
khác nhau và bởi nhiều cán bộ giảng viên.
Có hai phương thức lưu trữ chính: lưu trên
máy cục bộ và lưu hồ sơ giấy trong các
tập thư mục. Do hồ sơ được lưu theo từng
mảng công việc khác nhau nên có một sự
khó khăn khi cần gom chung lại để làm các
báo cáo hoặc sắp xếp theo trật tự mới. Việc
lưu trữ trên máy cục bộ, hồ sơ minh chứng
sẽ ở dưới dạng các thư mục và tập tin theo
cấu trúc phân cấp.
Tiêu
Nội dung tiêu chí
chí
Kết quả học tập mong đợi được
xây dựng rõ ràng, tương thích
với tầm nhìn và sứ mạng của
nhà trường.
Tiêu Chí
1.1
Kết quả học tập mong đợi bao
Tiêu Chí
gồm cả đầu ra chuyên ngành
1.2
và đầu ra tổng quát (kỹ năng
mềm).
Một ví dụ minh họa lưu trữ hồ sơ cho các
mảng công việc trong hoạt động dạy học
tại Khoa Thư Viện-Thông Tin học được tổ
chức theo các thư mục lớn (cấp 1) trình bày
trong Hình 2
Tiêu Chí
1.3
Kết quả học tập mong đợi phản
ánh rõ ràng yêu cầu của các
bên liên quan.
Hình 2. Quản lý hồ sơ minh chứng theo các thư mục trên máy tính
Trongcácthưmụclớncócácthưmụccon
cấp 2 chứa nội dung các minh chứng theo
từng mảng công việc khác nhau (Hình 3).
Và hơn thế nữa, sự phân cấp này có thể
mở rộng bởi các thư mục con cấp 3 và sâu
hơn. Nhằm phân định rõ các nhiệm vụ của
các tài liệu minh chứng.
21
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Hình 3. Thư mục con chứa các minh chứng
Ở cấp lưu trữ thư mục nhỏ nhất và chi
tiết nhất là các tập tin minh chứng. Tập tin
minh chứng có thể là tập tin đa phương tiện
như: báo cáo, văn bản, thống kê, số liệu,
thuyết trình, ảnh, video… với nhiều kiểu tập
tin khác nhau như docx, ppt, excel,… Do đó,
cách lưu trữ này sẽ hạn chế số lượng cán
bộ tham gia quản lý minh chứng vì chúng
được lưu trên máy cục bộ.
đổi cán bộ tham gia quản lý minh chứng thì
họ dễ gặp khó khăn trong việc bàn giao.
Người mới nhận nhiệm vụ cũng khó tiếp
cận với danh mục các minh chứng đã được
lưu trữ do cách thức lưu trữ còn nhiều điểm
yếu, rời rạc, ít đồng bộ và còn nhiều thiếu
sót. Hồ sơ minh chứng sẽ tăng lên ngày
càng nhiều theo sự phát triển của khoa và
bộ môn. Do vậy, nếu lưu trữ thủ công theo
cách truyền thống nêu trên sẽ dẫn đến
nhiều bất cập và dễ xảy ra sai sót.
3.2. Các khó khăn của công tác lưu trữ
minh chứng tại Khoa Thư viện-Thông tin học
4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc lưu trữ cơ sở dữ liệu minh chứng
phục vụ công tác kiểm định chất lượng
theo AUN-QA
Hồ sơ minh chứng được lưu trữ theo cách
thủ công là chủ yếu, tuy có lưu tập tin trên
máy cục bộ nhưng vẫn còn rời rạc. Do vậy,
việc tìm kiếm gặp khó khăn vì không có bộ
danh mục tra cứu được tổ chức tốt. Điều
này dẫn đến hiệu quả quản lý thấp và tốn
nhiều thời gian. Ngoài ra, trong quá trình
lưu trữ sẽ phát sinh những minh chứng khó
hoặc không thể xác định được loại danh
mục để lưu trữ cho hợp lý và rõ ràng về mặt
ngữ nghĩa. Việc lưu trữ thủ công và lưu trữ
trên máy cục bộ còn thiếu đồng bộ, gây ra
sự khó khăn khi cần bổ sung và sửa đổi.
Như đã phân tích ở trên, việc lưu trữ một
khối lượng lớn minh chứng thật không hề
đơn giản. Để giải quyết bài toán đó, Khoa
Thư viện-Thông tin học đã tìm hiểu và đưa
ra một giải pháp lưu trữ minh chứng hiệu
quả, thân thiện và khoa học nhất: đó là triển
khai và sử dụng bộ phần mềm Sharepoint
của Microsoft.
SharePoint, một sản phẩm phần mềm
web được triển khai trên môi trường mạng
Một hạn chế khác nữa là, khi cần thay
22
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Intranet, giúp việc lưu trữ, chia sẻ được dễ
dàng và thuận tiện hơn. Với sức mạnh lưu
trữ không giới hạn và tính năng tạo lập môi
trường làm việc cộng tác tốt, SharePoint là
một giải pháp hoàn toàn phù hợp để xây
dựng một hệ thống lưu trữ dữ liệu minh
chứng nhất quán và hoạt động hiệu quả.
nhiều thành viên, cần có một môi trường
cộng tác giúp các thành viên có thể làm
việc phối hợp với nhau trên thư mục dữ
liệu mà mình quản lý trong kho dữ liệu. Hệ
thống cần cung cấp khả năng phân chia
quản lý dữ liệu cho các thành viên trong
kho, cung cấp cơ chế làm việc cộng tác
trên tập tin thư mục, giúp quá trình cập nhật
và quản lý kho tiện lợi và nhanh chóng hơn.
4.1. Yêu cầu chức năng hệ thống
Để hỗ trợ mục đích lưu trữ minh chứng
nhằm đánh giá chương trình đào tạo theo
AUN-QA cũng như đảm bảo tính bảo mật
trong vấn đề truy xuất của các thành viên.
Hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu minh chứng
cần đáp ứng những chức năng chính sau:
4.1.3. Chức năng phân quyền và quản
lý truy xuất
Hệ thống được quản lý bởi nhiều phân
hệ người dùng trong hệ thống, tùy theo cấp
bậc và quyền hạn của mỗi thành viên mà
họ sẽ được chỉ định quản lý các thư mục
cũng như cung cấp các tài liệu minh chứng
nào. Nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo
mật của dữ liệu, hệ thống cần có chức năng
quản lý người dùng, quản lý nhóm. Và hơn
thế nữa, ứng với mỗi phân hệ cần có cơ
chế quản lý phân quyền, cho phép thiết lập
các cấp độ truy xuất tài liệu, đảm bảo tính
bảo mật của hệ thống lưu trữ.
4.1.1. Chức năng quản lý tập tin theo
phân cấp tiêu chuẩn và tiêu chí
Hệ thống lưu trữ cần cung cấp chức năng
quản lý các tiêu chuẩn và tiêu chí trong bộ
AUN - QA. Mỗi tiêu chuẩn là một đơn vị
đánh giá chất lượng, trong mỗi tiêu chuẩn
bao gồm các tiêu chí. Mỗi tiêu chí được thể
hiện bởi tập các tài liệu minh chứng được
thu thập trong quá trình đào tạo. Do đó, hệ
thống phải cung cấp cơ chế linh động cho
phép phân cấp lưu trữ phức tạp theo thư
mục tập tin. Đảm bảo tính toàn vẹn và dễ
dàng truy xuất của dữ liệu.
4.1.4. Chức năng tìm kiếm thông minh
Hệ thống sẽ được vận hành trong một
khoảng thời gian dài và số lượng tập tin thư
mục sẽ tăng dần theo thời gian. Cần có cơ
chế tìm kiếm thông minh hiệu quả trên hệ
thống minh chứng, đảm bảo tính tin cậy và
dễ dàng truy xuất dữ liệu được lưu. Cung
cấp các tác vụ tìm kiếm theo tên, loại tập
tin, kết hợp các biểu thức tìm kiếm giúp quá
trình tìm kiếm trở nên tiện lợi.
- Cơ chế quản lý phiên bản tài liệu
Trong quá trình hoạt động, kho dữ liệu
có thể sẽ được cập nhật liên tục nên vấn
đề cập nhật mới được xem là tác vụ quan
trọng. Do đó, hệ thống phải cung cấp cơ
chế quản lý các phiên bản tài liệu, nhằm
lưu vết những thay đổi và tác nhân làm
thay đổi nó. Cung cấp khả năng dễ dàng
truy xuất tất cả các phiên bản thay đổi của
một tài liệu lưu trữ.
4.2. Thiết kế giao diện xây dựng chức
năng hệ thống
Dựa trên yêu cầu về chức năng hệ
thống cần phải có, chúng tôi tiến hành thiết
kế xây dựng các chức năng của hệ thống
nhằm đảm bảo tính tiện dụng trong lưu trữ
minh chứng.
4.1.2. Chức năng phân chia công việc
Do đặc thù của lưu trữ, công việc quản
lý và cập nhật hệ thống được quản lý bởi
23
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Hình 4. Trang chủ hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu minh chứng
4.2.1. Giao diện trang chủ
vụ (Hình 4)…
4.2.2. Trang tra cứu danh mục tiêu
chuẩn và tiêu chí
Liệt kê danh mục các tiêu chuẩn và dễ
dàng truy xuất các tiêu chí của tiêu chuẩn
đó (Hình 5).
Hiển thị thông tin tổng quan các liệt kê
chức năng có trong hệ thống lưu trữ, bao
gồm những chức năng chính cho phép tra
cứu danh mục minh chứng, hướng dẫn sử
dụng, thảo luận nhóm và phân chia nhiệm
Hình 5. Trang tra cứu các tiêu chuẩn và tiêu chí theo AUN - QA phiên bản 3
24
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
4.3.3. Trang quản lý các thư mục minh
chứng trong hệ thống
mục trong hệ thống (Hình 6 (a)). Ứng với
mỗi thư mục sẽ cung cấp các chức năng
quản lý tập tin, phân quyền tương tác…
quản lý phiên bản (xem Hình 6 (b)).
Mỗi tiêu chí được lưu dưới dạng một thư
Hình 6. Trang quản lý danh mục thư mục minh chứng (a)
và quản lý tập tin minh chứng (b).
4.3.4. Trang quản lý phân quyền trong
hệ thống
bởi nhóm. Ứng với mỗi người dùng và phân
hệ nhóm, cho phép thiết lập quyền truy
cập dữ liệu với nhiều cấp độ. Chúng ta có
thể thiết lập ở cấp độ kho lưu trữ, thư mục
minh chứng hay thấp hơn nữa là ở cấp độ
tập tin (Hình 7).
Trang cung cấp chức năng quản lý
người dùng trong hệ thống. Ngoài ra còn
cung cấp cơ chế tạo phân hệ người dùng
Hình 7. Trang phân quyền người sử dụng theo cá nhân hoặc theo nhóm
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
25
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
hoc/aunqa-cai-dich-cua-nhung-truong-dai-
hoc-huong-den-chat-luong-1303143831.htm
(Truy cập ngày 12/11/2017)
2. Phạm Thị Bích, Nguyễn Thị Thanh Nhật,
Nguyễn Tiến Công và Nguyễn Thị Lê Na
(2016). Đánh giá chất lượng cấp chương trình
theo tiêu chuẩn AUN-QA phiên bản 3.0, Nhà
xuất bản Đại học Quốc Gia TP. HCM.
3. Nguyễn Thị Ánh Đào (2013), Tác động
của việc đánh giá cấp chương trình đào tạo
theo bộ tiêu chuẩn AUN-QA đối với các khoa
thuộc các trường đại học thành viên Đại học
Quốc gia TP. HCM, Luận văn thạc sỹ giáo dục
học, Đại học Quốc gia Hà Nội.
4. Mr.Johnson Ong Chee Bin (2016), Asean
university network quality assurance: Guide to
AUN-QA assessment at institutional level. P.7.
Kết luận
AUN-QA đang được rất nhiều trường
đại học hướng tới như một chuẩn kiểm
định chất lượng quốc tế. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin đã giúp cho công tác
quản lý hồ sơ minh chứng được thuận lợi
hơn, khắc phục được các khó khăn, nhược
điểm mà cách lưu trữ truyền thống đang
gặp phải. Chúng tôi đã đề ra một giải pháp
giúp giải quyết những vấn đề bất cập khi
lưu trữ các dữ liệu minh chứng theo bộ tiêu
chuẩn AUN-QA 3.0 bởi việc sử dụng phần
mềm Sharepoint. Đây là phần mềm mạnh
mẽ cho phép quản trị nội dung tài liệu điện
tử hiệu quả trong môi trường cộng tác. Kết
quả đạt được đã góp phần quan trọng phục
vụ công tác chuẩn bị kiểm định chất lượng
đào tạo theo chuẩn AUN-QA của Khoa
Thư viện-Thông tin học trong thời gian tới.
5. AUN Secretariat (2001), Report of the
First Workshop on AUN-QA for CQOs, Kuala
Lumpur.
(Ngày Tòa soạn nhận được bài: 10-3-2018;
Ngày phản biện đánh giá: 20-5-2018; Ngày
chấp nhận đăng: 15-6-2018).
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Mạnh Tuấn (2017). AUN-QA: Cái đích của
những trường đại học hướng đến chất lượng.
Mời các tổ chức, đơn vị và cá nhân
giới thiệu sản phẩm và dịch vụ khoa học và công nghệ
trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu
Thông tin và Tư liệu là tạp chí hàng đầu của ngành thông tin, thư viện và thống
kê KH&CN Việt Nam, do Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia xuất bản.
Là một cơ quan ngôn luận có uy tín trong ngành, Tạp chí Thông tin và Tư liệu đã
được xếp vào danh mục các tạp chí khoa học chuyên ngành được tính điểm công
trình khoa học quy đổi khi xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư và phó
giáo sư. Với nội dung phong phú, thiết thực và chất lượng học thuật cao, Tạp chí
luôn nhận được sự quan tâm của đông đảo bạn đọc là các nhà quản lý, nhà nghiên
cứu, cán bộ chuyên môn và sinh viên trong ngành.
Tạp chí được phát hành trên toàn quốc với định kỳ 6 số/1 năm và luôn có mặt
trong các cơ quan thuộc mạng lưới thông tin, thư viện và thống kê KH&CN các tỉnh,
thành phố, các cơ quan nghiên cứu và nhà trường.
Các sản phẩm và dịch vụ khoa học và công nghệ thông qua Tạp chí sẽ được
giới thiệu tới đông đảo người dùng cả nước với hiệu quả cao.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
Tạp chí Thông tin và Tư liệu
24 Lý Thường Kiệt - Hà Nội
Điện thoại: 024.39349105
Email: tapchitttl@vista.gov.vn
26
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2018
10 trang
09/01/2024
380
Bạn đang xem tài liệu "Giải pháp quản lý hồ sơ minh chứng phục vụ công tác kiểm định chất lượng đào tạo theo chuẩn AUN - QA", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giai_phap_quan_ly_ho_so_minh_chung_phuc_vu_cong_tac_kiem_din.pdf
