›
›

Giáo trình Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

Download
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
Mục lục:  
CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010................................................ 6  
1. Làm quen Outlook 2010................................................................................. 6  
a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi.................................................. 6  
b. Social Networking Integration:................................................................... 6  
c. Tìm hiểu về Ribbon.................................................................................... 9  
d. Thanh công cụ mini.................................................................................. 10  
e. Calendar- lịch làm việc............................................................................. 10  
f. Tác dụng của Contacts .............................................................................. 11  
2. Các thao tác cơ bản......................................................................................... 11  
a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC .............................................. 11  
b. Một số khái niệm:..................................................................................... 15  
c. Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận.............................. 17  
d. Đính kèm file vào Email........................................................................... 18  
e. Chèn hình ảnh vào nội dung Email ........................................................... 19  
f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email.................................................... 20  
g. Quan sát các file đính kèm trƣớc khi gửi email......................................... 21  
h. Tạo email trả lời tự động (auto reply) ....................................................... 21  
i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook ...................................... 23  
j. Triệu hồi và sửa thƣ…trót gửi với MS Outlook......................................... 28  
k. Sử dụng nút voting ................................................................................... 32  
l. Theo dõi e-mail gửi đi............................................................................... 35  
CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK ....................... 36  
1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ.............................................................................. 36  
a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) ............................................ 36  
b. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất .......................................................... 37  
1
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
2. Contact ........................................................................................................ 40  
a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) ........................................................... 40  
b. Tạo Contact từ email đã nhận................................................................... 41  
c. Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook............................................ 42  
d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 ..................................... 45  
3. Tạo chữ ký cho Email .................................................................................. 51  
a. Nội dung chữ ký Email ............................................................................ 51  
b. Cách tạo chữ ký trong Email .................................................................... 52  
c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký .......................................................................... 54  
d. Đƣa Business Card vào chữ ký ................................................................. 55  
e. Chèn một chữ ký tự động......................................................................... 55  
f. Chèn chữ ký bằng tay............................................................................... 56  
4. Các tính năng khác....................................................................................... 56  
a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ ................................................................. 56  
b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR ...................................................... 57  
c. Cách tắt, mở TO-DO BAR ....................................................................... 59  
e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc ................................................................. 59  
e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories........................................... 62  
f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp ................................................................ 66  
Cách tạo thƣ mục ..................................................................................... 66  
Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo ................................................ 66  
Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh............................................ 67  
Tạo quy tắc nhận mail .............................................................................. 67  
g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu ........................................................ 67  
h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook ................................................. 70  
2
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
i. Xóa các thƣ mục chứa Email..................................................................... 73  
j. Tìm Email một cách nhanh chóng ............................................................. 73  
k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search............................................ 73  
CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ  
LƢU TRỮ .......................................................................................................... 75  
1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng................................. 75  
a. Dung lƣợng của Email.............................................................................. 75  
b. Xem dung lƣợng hộp thƣ.......................................................................... 75  
c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup......................... 77  
d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa ...................................................... 80  
e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ .................................................. 81  
f. Tác dụng của Junk Mail ............................................................................ 82  
2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân......................... 82  
a. Căn bản về kho lƣu trữ ............................................................................. 82  
b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân.......................................................... 84  
c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân................................................................... 85  
d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân ....................................... 86  
e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân...................................................... 87  
f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa................................................................................. 88  
g. Phân loại thƣ ............................................................................................ 90  
3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ ................................................................................... 97  
a. Làm quen với AutoArchive ...................................................................... 97  
b. Xác định Email cũ trong AutoArchive...................................................... 98  
g. Lƣu trữ Calendar ...................................................................................... 99  
CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ.......... 101  
1. Căn bản về Outlook Calendar .................................................................... 101  
3
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
a. Tạo các mục trong Calendar ................................................................... 101  
b. Kiểm tra Calendar .................................................................................. 104  
c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar ................................................... 106  
d. Tạo các cuộc hẹn.................................................................................... 107  
e. Tạo lịch cho các cuộc họp....................................................................... 109  
f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo......................................................... 109  
g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ............................................................. 112  
h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook ................................. 113  
i. Hiển thị lại các nhiệm vụ......................................................................... 113  
j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ........................................................... 114  
k. Chọn cách nhắc nhở ............................................................................... 115  
l. Tô màu cho các hạng mục ....................................................................... 116  
2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc.............................................................. 117  
a. Tạo một Calendar mới ............................................................................ 117  
b. Quản lý các thƣ mục cá nhân.................................................................. 119  
c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar........................................................ 119  
d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane................................ 120  
e. Sử dụng và chia sẻ Calendar ................................................................... 120  
CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN................................................... 128  
a. Tạo các thông tin về bản thân ................................................................. 128  
c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card.............................................. 129  
d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card.......................................... 130  
e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card..................................................... 132  
f. Gửi Email có kèm theo Business Card .................................................... 133  
g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký ........................................... 134  
h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts ................................. 136  
4
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
i. Tạo khoảng trắng trong Business Card .................................................... 137  
Chƣơng VI: Thủ thuật:...................................................................................... 138  
1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ "phế thải"............................. 139  
2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn ..................................................... 139  
3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word.................................................................. 140  
4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm................................................................................. 140  
5. Sao lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm....................................... 140  
6. Skylook 2.0................................................................................................ 142  
7. Cấu hình tài khoản gmail............................................................................ 142  
8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc .......................................... 145  
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar.................................................................. 146  
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ......................................................... 146  
11. Tùy biến thanh Ribbon............................................................................. 147  
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email ............................................................. 148  
13. Bỏ các add-in không cần thiết.................................................................. 148  
14. Các phím tắt............................................................................................. 149  
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì........................................................................... 150  
16. Kích phải bất cứ thứ gì............................................................................. 150  
17. Tìm kiếm mọi thứ .................................................................................... 150  
18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì ..................................................... 151  
19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email ................ 151  
5
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010  
1. Làm quen Outlook 2010  
a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi  
Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại  
email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc  
chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010.  
b. Social Networking Integration:  
Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm  
Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social  
Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin  
và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt  
hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu.  
Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang  
chủ của mình cho một thư mục.  
6
       
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng  
đồng bộ đúng với lịch hiện tại.  
Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa  
chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng.  
Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm  
việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.  
7
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản  
lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.  
8
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
Khi nâng cấp lên phiên bản mới, người dùng chỉ cần thực hiện thông  
qua quá trình cài đặt.  
Thậm chí nếu gỡ bỏ version cũ thì phần setting vẫn được duy trì.  
c. Tìm hiểu về Ribbon  
Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn  
đã sử dụng Microsoft Office Word 2010, các giao diện sẽ quen  
thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2010 được soạn thảo dựa  
trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn  
soạn nội dung trên Outlook.  
Ribbon của outlook 2010 được sắp xếp như sau:  
1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình  
trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và  
các nút lệnh.  
2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể  
gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic  
Text.  
3 Trong hộp Font chữ có chứa các kiểu chữ dùng để định dạng  
các kiểu chữ.  
9
 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
d. Thanh công cụ mini  
Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và  
nhanh chóng hơn.  
1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó  
Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra.  
2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ  
đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng  
văn bản.  
e. Calendar- lịch làm việc  
Tính năng Calendar cần thiết cho ai thƣờng xuyên phải sắp xếp thời gian  
gặp khách hàng, hội họp. Ngƣời dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc  
theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn)…  
Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thƣ mục dùng chung còn giúp  
ngƣời dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm…  
10  
   
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
f. Tác dụng của Contacts  
Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa  
chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng  
lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm.  
Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts.  
2. Các thao tác cơ bản  
a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC  
11  
     
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
Show Profiles  
Nhấn nút Add  
12  
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
13  
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
14  
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
b. Một số khái niệm:  
Các giao thức gửi và nhận Email  
a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao thức chuyển  
thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các  
máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc  
chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ  
điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có  
thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao  
thức POP hay giao thức IMAP.  
b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) -- hay là giao thức truy  
nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý  
các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email  
có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời  
15  
 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ  
về.  
c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức  
năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học  
Standford năm 1986.  
d. POP (từ chữ Post Office Protocol) -- hay là giao thức phòng thƣ. Giao  
thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA  
đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao  
thức mới hơn là IMAP.  
Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành  
tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi  
các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không  
cần tới SMTP.  
- Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn  
mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thƣ của  
ngƣời gửi đến.  
- Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh  
và không gởi đi.  
- Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là  
phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu).  
- Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công  
- Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung  
thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn  
16  
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted  
Items.  
- Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thƣ điện tử  
không mời mà đến  
- Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là  
phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu).  
- Mục RSS Feeds: RSS (Really Simple Syndication) Dịch vụ cung cấp  
thông tin cực kì đơn giản. Dành cho việc phân tán và khai thác nội  
dung thông tin Web từ xa (ví dụ như các tiêu đề, tin tức). Sử dụng  
RSS, các nhà cung cấp nội dung Web có thể dễ dàng tạo và phổ  
biến các nguồn dữ liệu ví dụ như các link tin tức, tiêu đề, và tóm tắt.  
Một cách sử dụng nguồn kênh tin RSS được nhiều người ưa thích là  
kết hợp nội dung vào các nhật trình Web (weblogs, hay "blogs").  
Blogs là những trang web mang tính các nhân và bao gồm các mẩu  
tin và liên kết ngắn, thường xuyên cập nhật.  
c. Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận  
Thƣ điện tử (email) có 1 điểm ƣu việt so với thƣ thƣờng là ta có thể gởi 1  
thƣ cho rất nhiều ngƣời cùng lúc mà thời gian gởi đi cũng không khác gởi  
cho 1 ngƣời. Thông thƣờng, ta để tất cả địa chỉ email của ngƣời nhận vào  
mục To hay CC nhƣng nhƣ vậy thì những ngƣời nhận thƣ đều thấy toàn bộ  
danh sách ngƣời nhận, khá là bất tiện nếu có ngƣời muốn giấu địa chỉ email  
của mình. Dƣới đây là một cách gởi thƣ cho nhiều địa chỉ nhƣng giấu danh  
sách địa chỉ này không cho ngƣời nhận thƣ xem.  
Một thƣ điện tử thƣờng có các mục: địa chỉ ngƣời nhận (To); chủ đề của  
thƣ (Subject); bản sao đồng gởi thƣờng (Cc - Carbon Copy), bản sao đồng  
gởi bí mật (Bcc - Blind Carbon Copy). Khi bạn gởi thƣ đi, tất cả những gì  
ghi trong mục To, Cc và Subject sẽ đƣợc hiển thị đầy đủ trong e-mail của  
ngƣời nhận. Riêng nội dung trong mục Bcc sẽ không đƣợc hiển thị trong  
thƣ khi nhận.  
Chú ý: khi có nhiều địa chỉ trong các mục To, Cc, Bcc; các địa chỉ phải  
cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Không nên gởi cho quá nhiều địa chỉ cùng  
lúc vì các nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn chặn vì tƣởng là bạn đang gieo rắc  
thƣ rác. Tất cả các dịch vụ Web mail đều cung cấp sẳn tính năng Bcc trong  
cửa sổ soạn thảo email.  
- Trong cửa sổ soạn thảo emai của Outlook, bạn mở menu Options rồi  
chọn View Bcc.  
17  
 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
d. Đính kèm file vào Email  
Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file  
Word, Exel) bạn làm các bước sau:  
1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO  
2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject  
3 Nhấp vào biểu tượng Attach file,  
chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi.  
Nhấn Insert hoặc phím Enter.  
18  
 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam  
4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau  
đó nhấn vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.  
e. Chèn hình ảnh vào nội dung Email  
- Tạo email mới  
- Chọn Tab Insert, click chọn Picture trong nhóm Illustrations  
Chọn một hoặc nhiều hình để chèn vào trong nội dung email  
19  
 
Tải về để xem bản đầy đủ
pdf 154 trang baolam 20640 Free
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_huong_dan_su_dung_outlook_2010.pdf