Giáo trình Hướng dẫn sử dụng Word 2010
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Mục lục Word 2010
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010.......................................................................................4
1. Tối ưu Ribbons ........................................................................................................................4
2. H thống menu mới l ..............................................................................................................5
3. Chức năng Backstage View......................................................................................................6
4. Chức năng Paster Preview........................................................................................................7
5. Chức năng Text Effect .............................................................................................................7
6. Lưu file dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn...................................................................9
7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button .................................................9
8. Khả năng mở rộng màn hình .................................................................................................. 10
9. Chức năng ch nh s a file Media chuy n d ng......................................................................... 10
Ch p ảnh c a sổ, ứng d ng đưa vào văn bản....................................................................... 11
X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p.................................................................. 12
Phát triển chức năng tìm kiếm ............................................................................................ 12
II. Nội dung chính ................................................................................................................................. 14
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 ..................................................................................... 14
1. T o mới văn bản .................................................................................................................... 14
2. Mở một văn bản t o sẵn ......................................................................................................... 15
3. Lưu một văn bản đã so n thảo................................................................................................ 15
4. Thao tác với chuột và bàn phím.............................................................................................. 18
5. Chọn khối và thao tác trên khối .............................................................................................. 25
Chương 2: Thực hi n định d ng văn bản............................................................................................ 26
1. Định d ng văn bản ................................................................................................................. 26
2. Định d ng cột, tab, Numbering............................................................................................... 35
3. Drop Cap ............................................................................................................................... 42
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản ...................................................... 44
6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ........................................................................................... 49
7. Định d ng trang văn bản......................................................................................................... 52
Chương 3: Thực hi n chèn các đối tượng........................................................................................... 57
1. Chèn các kí tự đặc bi t ........................................................................................................... 57
2. Chèn ClipArt và hình ảnh....................................................................................................... 57
3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ .................................................................................................... 58
4. Chèn và hi u ch nh lưu đồ...................................................................................................... 59
5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ........................................................................................................ 60
6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học...................................................................................... 64
Chương 4: Thao tác với bảng biểu ..................................................................................................... 66
1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng....................................................................................... 66
2. Định d ng đường viền và nền cho bảng .................................................................................. 68
3. Chèn công thức toán học vào bảng ......................................................................................... 70
4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i................................................................................ 72
Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 .......................................................................................... 75
1. Auto Correct và Macro........................................................................................................... 75
2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. ...................................................................................... 81
3. Tìm kiếm, thay thế ................................................................................................................. 85
đếm từ ........................................................................................................................................... 89
5. In tài li u Word...................................................................................................................... 95
6. Trộn tài li u (Mail Merge)...................................................................................................... 99
Chương 6: Các phím tắt trong Word ................................................................................................ 108
1. Các lo i phím tắt:................................................................................................................. 108
2. Duy t thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)......................................................... 110
3. Các phím tắt thông dụng: ..................................................................................................... 112
2
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010..................................................................................... 114
1. Các công c đồ họa của Word 2010...................................................................................... 114
1. S d ng Word 2010 để viết Blog.......................................................................................... 118
2. T o m c l c trong Word 2010.............................................................................................. 120
3. T o trang bìa trong Word 2010............................................................................................. 126
4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word................................................................................... 127
5. Gởi file qua Email từ môi trường Word................................................................................ 128
6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word.................................................................................... 130
7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn.............................................................................. 132
8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ........................................................................... 135
11. T o nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên........................................................................... 136
12. T o bảng bằng phím............................................................................................................... 136
13. T o đường kẻ......................................................................................................................... 136
14. Bỏ tính năng tự động SuperScript........................................................................................... 137
15. Copy định d ng bảng tính ...................................................................................................... 137
3
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010
1. Tối ưu Ribbons
Nếu b n vẫn đang d ng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chu n nằm ở
phía tr n c a sổ thì hãy chu n bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.
Với thanh menu theo giao di n Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab
ri ng bi t tr n menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c .
Thực ra bộ Office 2007 c ng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhi n, menu của
Office 2010 được tối ưu để thuận ti n hơn cho người d ng. Ngoài ra, b n c ng c thể
t o th m các tab mới để chứa các chức năng của ri ng mình.
Menu Ribbon trên Word 2010
C thể khi mới chuyển qua menu mới, b n sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l , tuy
nhi n, một khi đã quen thuộc, b n sẽ kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu
menu c tr n Office 2003.
4
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2. H thống menu mới
Trước đ y, Office 2007 đã t o ra sự khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng như
các phi n bản Office c về mặt giao di n, đặc bi t là menu của chương trình thì giờ
đ y, Office 2010 l i là t o n n 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c
của chương trình. Khi lựa chọn tr n menu công c , thay vì sổ xuống 1 menu như trước
đ y, toàn bộ c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho b n các t y
chọn như Save, Open, Close, Preview
5
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
Và tr n c ng, h thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích
thước tập tin, và các thông tin về s a đổi file . Th m vào đ là một c a sổ cho ph p
b n xem trước tài li u ở d ng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày
theo đ ng b n. N i một đơn giản: H thống menu mới của Office 2010 r ràng và
chi tiết hơn rất nhiều.
3. Chức năng Backstage View
Trong Office 2010, n t bấm này được thay đổi bởi một tab mới tr n Ribbon, nằm ở
trong c ng b n trái. Khi b n click vào tab này, một màn hình mới được gọi là
Backstage View sẽ được hi n l n. Tr n màn hình này, danh sách b n trái sẽ chứa các
tác v , màn hình b n phải sẽ là t y chọn các chức năng tương ứng với tác v đ .
6
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
4. Chức năng Paster Preview
Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phi n bản Office trước và phát
hi n ra rằng số đông người d ng thường xuy n mất nhiều thời gian để dán một đo n
văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung so n thảo của mình.
Nguy n do của tình tr ng này là vì người d ng không biết trước nội dung được dán
vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm l i nhiều l n mới khiến cho ch ng
trông hợp l và ph hợp với định d ng của nội dung so n thảo. Và đ là l do tính
năng Paste Preview được ra đời.
Paste Preview cho ph p b n xem trước nội dung so n thảo sẽ trông như thế nào nếu
một nội dung khác được dán vào trong đ , gi p b n tiết ki m được thời gian. Ngoài ra
tính năng này c n cho ph p lưu giữ định d ng của nội dung c n dán, kết hợp các định
d ng hoặc lo i bỏ định d ng của nội dung trước khi dán.
5. Chức năng Text Effect
Thay vì phải t o một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản,
giờ đ y với Office 2010 công vi c đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người d ng c ng
có thêm nhiều lựa chọn với vi c trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản
Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với
Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.
Với tính năng Text Effect b n có thể s d ng hoàn toàn các hi u ứng đẹp mắt của
WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản b n ch
c n lựa chọn đo n văn bản c n áp d ng hi u ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
7
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
của Text Effect trên thanh công c t i thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép
b n lựa chọn các hi u ứng c n áp d ng
Và b n hoàn toàn có thể áp d ng các hi u ứng có trong Text Effect với văn bản của
mình.
Nếu như phải lựa chọn Edit để hi u ch nh nội dung cho WordArt thì giờ đ y người
dung có thể ch nh s a trực tiếp nội dung văn bản có hi u ứng của WordArt
Người dùng có thể chèn, x a hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu
với văn bản mang hi u ứng của WordArt
Chú ý: Chức năng này ch s d ng cho những file Word được t o ra từ Word 2010 và
c định d ng *.docx nếu người d ng lưu file dưới d ng *.doc thì các hi u ứng này sẽ
tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
8
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
6. Lưu fi e dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn
Ngoài các định d ng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc,
Docx thì Office 2010 c ng hỗ trợ lưu file dưới định d ng PDF và XPS mà không
phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007
7. Hiển thị thông tin chi tiết của fi e văn bản trong Office Button
Để biết thông tin về file văn bản b n đang làm vi c b n ch vi c nhấp chuột vào nút
Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến l n lưu cuối
cùng), số trang, số từ, thời gian ch nh s a, thời gian t o, thời gian lưu l n cuối, người
t o
9
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
8. Khả năng mở rộng màn hình
Office 2010 cho ph p người dùng mở rộng c a sổ so n thảo bằng cách n hoặc hi n
bảng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải c a sổ
làm vi c của các ứng d ng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1
9. Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng
Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng
Không ch biết đến với những công c so n thảo văn bản và tính toán, Office 2010
c n biết đến với công c ch nh s a ảnh và video m nh mẽ. C thể, b n c thể d dàng
10
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
ch nh s a và bi n tập nội dung hình ảnh c ng như video ngay trong trong Microsoft
PowerPoint. B n thậm chí c thể lo i bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới.
N i cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà b n c thể làm được với các file
media. Mặc d n sẽ không phải là ph n mềm ch nh s a ảnh chuy n d ng như
Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vi c t o và ch nh s a nội dung các
hình ảnh d dàng hơn.
10. Chụp ảnh c a sổ, ứng dụng đưa vào văn bản
Đ y là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert b n d dàng nhận thấy
nút l nh Screenshot.
Khi nhấp chuột vào nút l nh này một menu hi n ra cho phép b n ch p ảnh một ứng
d ng đang ch y hay một c a sổ đang được mở để chèn vào ngay t i vị trí con trỏ.
Khi nhấp chuột vào nút l nh Screenshot một menu hi n ra hiển thị các c a sổ đang mở
và chương trình đang ch y người dùng ch vi c nhấp chuột vào đối tượng để c được
bức ảnh chèn vào văn bản. Người d ng c ng c th m lựa chọn ch p tuỳ chọn bằng
cách lựa chọn Screen Clipping để ch p ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn l nh
này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
11
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả
chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.
11. X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p
Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hi u ứng
cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch c n chọn đối tượng này sau đ vào
Menu Picture Tools\Format người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay
đổi hi u ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.
12. Phát triển chức năng tìm kiếm
Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp tho i tìm kiếm không có gì
khác bi t thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức
năng khá linh ho t và tốc độ tìm kiếm c ng được cải thi n đáng kể. Khi chọn l nh tìm
kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, c a sổ so n thảo sẽ thu hẹp l i về b n trái nhường
chỗ cho hộp tho i tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search
Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp tho i
c ng hi n ra một ph n đo n văn g n với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d
dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
12