Giáo trình Bảng tính Excel - Chu Thị Hoa Hồng (Phần 1)

UBND TỈNH THANH HÓA

TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHIỆP THANH HÓA

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: BẢNG TÍNH EXCEL

NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

(ỨNG DỤNG PHẦN MỀM)

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Năm 2018

1

LỜI GIỚI THIỆU

Trong những năm qua, dạy nghề đã có những bƣớc tiến vƣợt bậc cả về số

lƣợng và chất lƣợng, nhằm thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực

tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ trên thế

giới, lĩnh vực Công nghệ thông tin đã có những bƣớc phát triển đáng kể.

Tin học văn phòng là góp một phần nhỏ phát triển trong ngành công nghệ thông

tin hiện nay, nó đã mang lợi ích to lớn đối với ngƣời sử dụng. Đặc biệt trong các lĩnh

vực văn phòng, tài chính, kế toán… tại các công sở, cơ quan, trƣờng học.

Mỗi khi nói đến tin học văn phòng là nói đến tiện ích về phần mềm Microsoft

Office của hãng phần mềm Microsoft bao gồm Word, Excel, PowerPoint,…Microsoft

Excel là chƣơng trình xử lý bảng tính đƣợc thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các

thông tin xử lý dƣới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê

trực quan có trong bảng từ Excel. Excel hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dữ liệu,

thông tin cho các doanh nghiệp, cơ quan… Không những thực hiện trình bày dữ liệu

mà còn tính toán, thao tác dữ liệu chính xác, nhanh chóng.

Trong suốt quá trình viết giáo trình, tác giả đã đƣợc các thầy cô giáo khoa Công

Nghệ Thông Tin trƣờng Cao Đẳng Nghề Công Nghiệp Thanh Hóa cung cấp và hỗ trợ

nhiều kiến thức bổ ích và cần thiết, để tác giả có thể hoàn thành giáo trình của mình.

Giáo trình này là cơ hội tác giả có thể tổng kết và áp dụng những kiến thức mà mình

đã đƣợc tìm hiểu tài liệu trong và ngoài nƣớc, nghiên cứu và kinh nghiệm giảng dạy

tại trƣờng Cao Đẳng Nghề Công Nghiệp Thanh Hóa.

Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhƣng không tránh khỏi những sai sót, rất mong

nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình đƣợc hoàn thiện hơn.

Tác giả xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu, phòng Đào tạo, các lãnh đạo các

phòng ban, các khoa và các đồng nghiệm trƣờng Cao Đẳng Nghề Công Nghiệp Thanh

Hóa đã tận tình giúp đỡ trong suốt quá trình hoàn thành cuốn giáo trình này.

Thanh Hóa, ngày 19 tháng 05 năm 2018

Tham gia biên soạn

1. Chủ biên: Chu Thị Hoa Hồng

2. Lê Văn Linh

3. Lê Ngọc Tâm

3

MỤC LỤC

ĐỀ MỤC

TRANG

B ài 1: làm quen với phần mềm xử lý bảng tín h .............................................................8

1. Khởi động phần mềm Microsoft Office Excel .......................................................8

2. Thao tác cơ bản với bảng tính ...............................................................................15

3. Định dạng bảng tính và dữ liệu .............................................................................27

4. Bảo vệ bảng tính dữ liệu .......................................................................................31

B ài 2: sử dụng hàm toán học và thống kê ....................................................................3 9

1. Sử dụng các hàm toán học ....................................................................................39

2. Sử dụng hàm thống kê ..........................................................................................46

Bài 3: Sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi ..............................................................5 4

1. Sử dụng hàm LEFT:..............................................................................................54

2. Sử dụng hàm RIGHT ............................................................................................55

3. Sử dụng hàm MID .................................................................................................55

4. Sử dụng hàm VALUE ...........................................................................................55

6. Sử dụng hàm LOWER ..........................................................................................56

Bài 4: Sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng .....................................................6 2

1. Sử dụng hàm DATE:.............................................................................................62

2. Sử dụng hàm DAY:...............................................................................................63

3. Sử dụng hàm MONTH:.........................................................................................63

Bài 5: Sử dụng hàm logic và thống kê có điều kiện ....................................................6 9

1. Sử dụng hàm And .................................................................................................69

2. Sử dụng hàm Or ....................................................................................................70

3. Sử dụng hàm NOT. ...............................................................................................70

4. Sử dụng hàm if ......................................................................................................70

5. Sử dụng hàm Counti f ............................................................................................71

6. Sử dụng hàm Sumif ...............................................................................................72

Bài 6: Sử dụng hàm tìm kiếm và tham chiế u ...............................................................8 3

1. Sử dụng hàm Vlookup ..........................................................................................83

2. Sử dụng hàm Hlookup ..........................................................................................84

3. Sử dụng hàm Match ..............................................................................................84

4. Sử dụng hàm Index ...............................................................................................85

Bài 7: Sắp xếp và trích lọc dữ liệu ...............................................................................9 4

1. Sắp xếp dữ liệu ......................................................................................................94

2. Trích lọc tự động ...................................................................................................95

3. Lọc nâng cao .......................................................................................................102

4

Bài 8: Làm việc với các hàm cơ sở dữ liệu ................................................................ 115

1. Sử dụng hàm DSUM ...........................................................................................1 15

2. Sử dụ ng hàm DAVERAG E ................................................................................1 16

3. Sử dụng hàm DMA X ..........................................................................................1 16

4. Sử dụng hàm DMIN ...........................................................................................1 16

5. Sử dụng hàm DCOUNT .....................................................................................1 16

6. Sử dụng hàm DCOUNTA ...................................................................................1 17

Bài 9: Tạo biểu đồ trong Excel .................................................................................. 122

1. Tạo biểu đồ .........................................................................................................1 22

2. Hiệu chỉnh biểu đồ ..............................................................................................1 25

Bài 10: In ấn bảng tín h ............................................................................................... 139

1. Định dạng trang in ..............................................................................................1 39

2. Xem và thực hiện in ấ n .......................................................................................1 45

Tài

liệu

tham

khảo………………………………………………………………………………145

5

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN

Tên mô đun: Bảng tính EXCEL

Mã số mô đun: MĐ 08

VỊ TRÍ, Ý NGHĨA, VAI TRÕ MÔ ĐUN:

Vị trí:

Mô đun đƣợc bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học/mô đun kỹ thuật

cơ sở.

Tính chất:

Bảng tính Excel là mô đun cơ sở nghề bắt buộc của chƣơng trình đào tạo áp

dụng cho nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm).

Vai trò:

Excel là chƣơng trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng

phần mềm Microsoft đƣợc thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dƣới

dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong

bảng từ Excel.

Đƣợc sử dụng bởi hầu hết các nghề

- Kế Toán: sử dụng EXCEL rất nhiều.

- Nhân sự: Tính lƣơng, lập danh sách nhân viên,….

- Hành chính: Theo dõi văn phòng phẩm, chấm công,….

- Giáo viên: Tính điểm học sinh, lập danh sách,….

- Kĩ sƣ: Dùng EXCEL để tính toán liên quan đến các công trình xây

dựng,…Và rất nhiều các ngành nghề khác đều sử dụng EXCEL từ cấp độ

đơn giản đến nâng cao.

MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN:

Kiến thức:

 Hiểu rõ cấu trúc bảng, các kiểu dữ liệu và các phép toán đối với các kiểu dữ liệu

của bảng tính trong Excel.

 Trình bày đƣợc cú pháp, công dụng của các hàm trong Excel.

 Trình bày đƣợc công dụng, cú pháp các hàm trong cơ sở dữ liệu.

 Trình bày đƣợc các bƣớc tạo biểu đồ, định dạng biểu đồ.

 Trình bày đƣợc các bƣớc sắp xếp, trích lọc dữ liệu.

Kỹ năng:

 Thành thạo các thao tác tạo bảng, lƣu trữ, nhập dữ liệu, định dạng bảng,...

 Vận dụng đƣợc các hàm cơ bản trong exel, các hàm trong cơ sở dữ liệu để làm các

bài tập theo đúng yêu cầu.

 Sắp xếp, trích lọc đƣợc dữ liệu theo một số yêu cầu có độ phức tạp cao.

 Tạo đƣợc các biểu đồ, định dạng đƣợc biểu đồ phù hợp với yêu cầu bài toán.

Về năng lực tự chủ và trách nhiệm

6

 Chấp hành tốt nội quy xƣởng thực hành, đảm bảo an toàn lao động và tác phong

công nghiệp.

 Rèn luyện tính kiên trì, cẩn thận, chính xác.

Nội dung chính:

Bài 1: Làm quen với phần mềm Microsoft Excel

Bài 2: Sử dụng hàm toán học và thống kê

Bài 3: Sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi

Bài 4: Sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng

Bài 5: Sử dụng hàm logic và thống kê có điều kiện

Bài 6: Sử dụng hàm tìm kiếm và tham chiếu

Bài 7: Sắp xếp và trích lọc dữ liệu

Bài 8: Làm việc với các hàm cơ sở dữ liệu

Bài 9: Tạo biểu đồ trong Excel

Bài 10. In ấn bảng tính

7

BÀI 1: LÀM QUEN VỚI PHẦN MỀM XỬ LÝ BẢNG TÍNH

MÃ BÀI: MĐ 08_01

Giới thiệu:

Excel cung cấp cho ngƣời sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Tuy nhiên,

bản chất thì chúng đều giống nhau. Excel là chƣơng trình đầu tiên cho phép ngƣời sử

dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời

gợi ý cho ngƣời sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có

khả năng đồ thị rất tốt.

Tại bài học này, ngƣời học đƣợc tìm hiểu về giao diện exel 2013, từ đó ngƣời

học có thể thao tác đƣợc tệp bảng tính, định dạng tệp bảng tính và bảo mật bảng tính

giúp quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.

Mục tiêu:

- Trình bày đƣợc khái niệm về bảng tính.

- Hiểu đƣợc cách thức tổ chức làm việc của bảng tính.

- Trình bày đƣợc cách định dạng bảng tính, dữ liệu.

- Định dạng đƣợc bảng tính, dữ liệu.

- Bảo vệ dữ liệu.

- Có tính sáng tạo, tỷ mỉ, cẩn thận trong công việc.

1. KHỞI ĐỘNG PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL

Nhấp đúp vào biểu tƣợng Microsoft Excel 2013 trên màn hình Desktop

Chọn Blank workbook màn hình chính của chƣơng trình

sẽ xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

8

Hình 1- 1. Giao diện excel

Dƣới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính:

(1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh.

(2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp.

(3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần nhƣ toàn bộ các lệnh thao tác với chƣơng

trình, chúng đƣợc phân chia thành các nhóm khác nhau.

(4): Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời.

(5): Fomula bar: Thanh công thức.

(6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn nhất trên màn hình của chƣơng trình, đây

là vùng chứa dữ liệu trên bảng tính (WorkSheet).

(7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột và hàng tiêu đề, cột thƣờng đƣợc

đánh dấu theo ký tự trong bảng chữ cái, hàng dƣợc đánh dấu theo dãy số liên tiếp

(trong thực tế có thể thay đổi các ký hiệu này).

(8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải.

(9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp Excel

(WorkBook), ngoài ra còn chứa thanh điều khiển để di chuyển qua lại giữa các Sheet.

(10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản nhƣ chế độ

hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…

* Giới thiệu thanh công cụ Ribbon

Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần nhƣ toàn bộ các lệnh để thao tác với

chƣơng trình, nhƣ các lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ

liệu,…

9

Hình 1- 2. Thanh công cụ Ribbon

* Chi tiết các Tab Ribbon

- Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh nhƣ sau:

Hình 1- 3. Ribbon Home

+ Clipboard: Cắt dán

+ Font: Font chữ

+ Alignment: Căn lề nội dung

+ Number: Định dạng dữ liệu

+ Styles: Định dạng bảng tính

+ Cells: Thao tác với Cell

+ Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu

- Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan

đến việc chèn các đối tƣợng vào văn bản, chi tiết nhƣ sau:

Hình 1- 4. Ribbon Insert

+ Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng

+ Illustrations: Các lệnh chèn đối tƣợng đồ họa

+ Charts: Lệnh chèn các liên kết

+ Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tƣợng TextBox, Wordart, Header

& Footer,…

+ Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tƣợng.

- Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh

liên quan đến bố cục của bản tính.

10

Hình 1- 5. Ribon Page Layout

+ Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính.

+ Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in

+ Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản

+ Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet

+Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tƣợng trên văn bản.

- Formulas: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với

hàm và công thức

Hình 1- 6. Ribbon Formulas

+ Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel.

+ Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc.

+ Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức.

+ Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel.

- Data: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với dữ

liệu

Hình 1- 7. Ribbon Data

+ Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác.

+ Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu.

+ Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu.

+ Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu.

- Review: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan

đến các thao tác nhƣ kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật

bảng tính,…

Hình 1- 8. Ribbon Review

11

- View: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh hiển thị,

chi tiết nhƣ sau:

Hình 1- 9. Ribbon View

+ Workbook Views: Chế độ hiển thị

+ Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel

+ Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook

+ Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook

+ Macros: Các lệnh về Macros

Ẩn hiện một Tab lệnh

Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ

Ribbon làm nhƣ sau:

- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon.

- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel

Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon.

Hình 1- 10. Ẩn hiện 1 tab

- Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách

các Tab Ribbon muốn ẩn Tab nào chỉ cần bỏ dấu tính ở đầu tên Tab đó. Ngƣợc lại

muốn hiện chúng lên đánh dấu tính cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng nhấp Ok để lƣu

lại.

Khi muốn hiện lại thanh công cụ này nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa.

Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon

Ngoài những Tab lệnh sẵn có Microsoft Excel 2013 còn cung cấp cho ngƣời

dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện nhƣ sau:

- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon.

12

- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel

Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon.

- Để thêm một Tab mới nhấp chọn nút New Tab, một Tab, và một nhóm lệnh

mới xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

- Có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp chuột phải vào Tab này chọn Rename.

- Ngoài ra có thể bổ xung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cách nhấp

chọn Tab vừa thêm rồi nhấn nút New Group.

Công việc cuối cùng của là chọn những lệnh cần thiết để bổ xung vào các nhóm

lệnh tƣơng ứng. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.

* Giới thiệu Office Button

Office Button chứa các lệnh thao tác với File Excel, nhƣ thêm mới, mở một

File đã tồn tại, in ấn, lƣu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,… Để hộp thoại Office

Button xuất hiện nhấp chuột chọn biểu tƣợng Office Button bên phía trái thanh

Ribbon.

Hình 1- 11. Nút Office Button

Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

Hình 1- 12. Hộp thoại office button

- Info: Chứa các lệnh nhƣ Save, Save AS, Open,… Ngoài ra còn cho phép

ngƣời dùng có thể thay đổi một số thông tin về File trong danh sách bên phía tay phải

của màn hình.

- Open: Mở File mới và nó cũng chứa danh sách File đã mở trƣớc đó.

13

- New: Tạo một File Excel, ngoài việc lựa chọn một bảng tính rỗng cũng có thể

tùy chọn các File mẫu mà Microsoft Excel 2013 cung cấp sẵn.

- Print: In ấn văn bản, ở đây có thể lựa chọn máy in và các tuy chọn khác ngay

màn hình bên phía tay phải

- Share: Trong phần này có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lƣu văn bản

thành các định dạng khác nhau,…

- Eport: Thay đổi định dạng của File Excel sang một số định dạng thƣờng gặp

nhƣ PDF/XPS…

Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button nhấp nút Back

* Các thành phần khác trên giao diện

hoặc nhấn phím ESC.

- Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời. Ngoài việc hiển thị vùng địa

chỉ con trỏ hiện thời hộp thoại này còn cho phép ngƣời dùng nhập vùng địa chỉ mà

mình muốn di chuyển tới. Giả sử muốn di chuyển đến ô A5 (Cột A hàng 5) nhập giá

trị này vào hộp Name Box rồi nhấn Enter, lập tức con trỏ chuột sẽ di chuyển đến ô

A5.

- Fomula bar: Chứa công thức của ô hiện thời. Ngoài việc hiển thị hộp thoại

này còn cho phép ngƣời dùng nhập công thức cho ô hiện thời.

Lưu ý: Với phép tính đơn giản chúng ta hoàn toàn có thể nhập trực tiếp công

thức vào thanh Fomular bar. Tuy nhiên với những phép toán phức tạp sử dụng nhiều

hàm kết hợp với nhau, nhƣng hàm đó cũng không nhớ rõ cách viết. Có thể nhấp chọn

vào biểu tƣợng fx để bật hộp thoại Insert Function.

Hình 1- 13. Hộp thoại Insert Function

Hoặc gõ dấu = sau đó chọn các hàm bên hộp thoại Name Box.

- Tiêu đề cột, hàng bảng tính: Là cột và hàng đầu tiên trong bảng tính. Các cột

thƣờng đƣợc đánh dấu bằng các ký tự, các hàng đƣợc đánh dấu bằng các cố liên tiếp.

14

Cột vào hàng tiêu để có nhiều tác dụng tự việc xác định vị trí của địa chỉ vùng làm

việc hiện thời đến việc thao tác với toàn bộ dữ liệu trong hàng và cột đó.

- Thanh cuộn: Dùng để di chuyển nội dung bảng tính lên xuống, sang trái sang

phải.

- Thanh Sheet tab: Một Workbook (1 File Excel) chứa nhiều WorkSheet

(bảng tính), để có thể thao tác với các Sheet này chúng ta sử dụng thanh công cụ

Sheet tab. Với các lệnh có trên thanh công cụ này có thể thêm, hiệu chỉnh, xóa hay di

chuyển qua lại giữa các Sheet một cách dễ dàng.

- Thanh trạng thái (Status bar): Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản

nhƣ chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…

+ Thay đổi chế độ hiển thị bằng thanh trạng thái: có thể thay đổi một trong 3

trạng thái trong bảng tính bằng cách nhấp chọn các nút hiển thị trạng thái

trên thanh Status.

+ Thay đổi chế độ Zoom: Để phóng to thu nhỏ màn hình làm việc chính, có thể

sử dụng thanh trƣợt trên Status bar

. Đầu tiên là thông tin mô tả

về phần trăm hiển thị (70%), bên cạnh là thanh trƣợt nếu vị trí đánh dấu ở chính giữa

là 100%, có thể tăng hoặc giảm phần trăm hiển thị bằng cách kéo biểu tƣợng đánh dấu

về một trong hai phía của vị trí 100%.

2. THAO TÁC CƠ BẢN VỚI BẢNG TÍNH

2.1. Thao tác cơ bản với tệp bảng tính và giới thiệu các thành phần trong bảng

tính

+ Thêm một cửa sổ bảng tính (WorkBook) mới

Mặc định khi khởi Microsoft Excel 2013 chƣơng trình sẽ tự động tạo một

WorkBook mới, tuy nhiên trong các trƣờng hợp khác có thể mở một WorkBook mới

bằng các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tƣợng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

(hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N).

Cách 2: Nhấp chọn biểu tƣợng Office Button

Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New rồi chọn biểu tƣợng

Blank WorkBook ở hộp thoại bên tay phải.

Cuối cùng nhấp nút Create

Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo đƣợc WorkBook trắng tuy nhiên

Microsoft Excel 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) đƣợc xây dựng sẵn

mà có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) đƣợc xây dựng

sẵn sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng nhƣ tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính

hiện đại, khoa học của Microsoft.

15

Có thể chọn bất kỳ một Templates nào mà muốn thực hiện.Và sau đó Click

chuột vào nút Creat.

* Các thành phần cơ bản

Hình 1- 14. Giao diện work sheet

Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các

hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell).

- Sheet: Là một với các thành phần nhƣ đã nói ở phần trƣớc. có thêm mới, tùy

chỉnh hay xóa bỏ một Sheet trên WorkBook. Các Sheet trong một, hoặc nhiều

WorkBook có thể liên kết lấy dữ liệu qua lại với nhau.

- Column: Cột nằm trong các Sheet đƣợc đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa

chỉ) cột, ví dụ chúng ta nói cột A, cột B hay cột XA,... có thể chèn, xóa, di chuyển,…

các cột trên một Sheet.

- Row: Hàng nằm trong các Sheet đƣợc đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ)

hàng, ví dụ chúng ta nói hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000,… cũng có thể chèn, xóa, di

chuyển,… các hàng trên một Sheet.

- Cell: Là ô giao nhau giữa một hàng và một cột xác định nào đó, vị trí của Cell

hay còn gọi là địa chỉ của Cell đƣợc xác định bởi tên cột và hàng giao nhau chứa nó.

Giả sử ô A5 đƣợc hiểu là ô giao giữa cột A và hàng 5, thứ tự viết địa chỉ của Cell là

―Tên cột‖ + ―Tên hàng‖. Mở rộng Cell chúng ta sẽ có nhóm các Cell, nhóm các Cell

đƣợc xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng trong nhóm. Nhƣ vậy địa chỉ của một

nhóm Cell đƣợc viết nhƣ sau: ―Tên Cell đầu tiền‖: ―Tên Cell cuối cùng‖. Giải sử

nhóm Cell từ hàng thứ nhất cột A tới hàng thứ 5 cột E chúng ta sẽ có địa chỉ là:

A1:E5.

- Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell đƣợc chọn tại một thời điểm

xác định và bao quanh bởi một khung mầu đen.

Nhƣ vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell đƣợc

chọn.

16

+ Thêm một bảng tính (Sheet)

Từ cửa sổ WorkBook có thể thêm mới một Sheet bằng các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tƣợng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11

Bằng một trong hai cách trên một Sheet mới sẽ đƣợc tạo và có tên mặc định là

Sheet + Số thứ tự của những Sheet đã tạo trong WorkBook.

+ Chọn bảng tính thao tác

Để chọn một Sheet cần thao tác nhấp trái chuột vào tên Sheet đó trên thanh

công cụ Sheet tab. Sheet đƣợc chọn có mầu sáng hơn các Sheet còn lại.

+ Chèn một bảng tính (Sheet)

Ngoài việc thêm mới một Sheet vào vị trí cuối cùng cũng có thể chèn một sheet

mới vào vị trị bất kỳ trên thanh Sheet Tab, cách thực hiện nhƣ sau:

- Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn một Sheet mới, chọn Insert…

Hộp thoại Insert xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

Hình 1- 15. Hộp thoại Insert

- Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấp Ok. Một Sheet mới sẽ

đƣợc chèn vào trƣớc vị trí Sheet vừa chọn.

+ Đổi tên cho bảng tính (Sheet)

Tên mà chƣơng trình mặc định đặt cho Sheet thƣờng không gợi mở và phản

ánh đƣợc nội dung. Vì vậy khi WorkBook của có nhiều Sheet nên đặt lại tên cho

chúng. Cách thực hiện nhƣ sau:

- Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab, chọn Rename

Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi trên Sheet Tab).

- Con trỏ chuột sẽ nhấp nháy tại vị trí tên của Sheet cần đổi, hãy xóa tên cũ và

nhập tên mới cho Sheet.

Lưu ý: Tên Sheet nên đặt ngắn ngọn nhƣng gợi mở, tên Tab không nên sử dụng

các ký tự đặc biệt (?!@#,...) hoặc dấu khoảng trắng. Để tƣờng mình chúng ta sử dụng

dấu _ để phân biệt các chữ trong tên Sheet.

17

+ Xóa một bảng tính (Sheet)

Để xóa một Sheet thực hiện nhƣ sau:

- Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần xóa trênh thanh Sheet tab chọn Delete

sheet.

- Hộp thoại xác nhận thao tác xuất hiện, nếu đồng ý xóa chọn Delete, ngƣợc lại

chọn Cancel.

+ Di chuyển qua lại giữa các bảng tính (Sheet)

Ngoài cánh nhấp chọn tới Sheet cần thao tác còn có thể sử dụng các công cụ

trên thanh Sheet Tab để di chuyển qua lại giữa các Sheet

: Di chuyển tới Sheet đầu tiên trong WorkBook.

: Di chuyển về Sheet phía trƣớc Sheet hiện thời

: Di chuyển về Sheet phía sau Sheet hiện thời

+ Thay đổi vị trí các bảng tính (Sheet)

.

Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị này tới vị trí khác trên thanh Sheet Tab

có thể thực hiện theo các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị mới trên

thanh Sheet Tab.

Cách 2: Nhấp phải chuột vào Sheet cần di chuyển trên thanh Sheet tab chọn

Move or Copy Sheet…

Hộp thoại Move or Copy xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

Hình 1- 16. Hộp thoại Move or Copy

Trong mục To Book chọn File Excel cần di chuyển Sheet tới (có thể không

phải File hiện thời đang chứa Sheet, trong hộp chọn To book chƣa danh sách các File

Excel đang mở). Tƣơng ứng với File Excel cần di chuyển tới chọn vị trí mới cho

Sheet trong mục Before Sheet (đứng trƣớc Sheet nào). Cuối cùng nhấp Ok để di

chuyển Sheet tới vị trí mới.

Lưu ý: Nếu muốn Copy Sheet hãy nhấp chọn mục Create a copy trong cửa sổ

này.

+ Lƣu một bảng tính (Sheet)

18

Sau khi kết thúc làm việc với một File Excel cần lƣu nó lại trên ổ đĩa cứng để

có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Excel 2013 có thể lƣu một

WorkBook bằng các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tƣợng Save trên thành công cụ Quick Access.

Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button

Nếu WorkBook đƣợc tạo mới và lƣu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên

hộp thoại Save As sẽ xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:

Hình 1- 17. Hộp thoại Save As

Chọn đƣờng dẫn lƣu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File vào mục File

Name, cuối cùng nhấp nút Save để lƣu lại văn bản.

Lưu ý: Để lƣu lại File Excel với một tên khác chọn nút Save As trong cửa sổ

Office Button.

Các thao tác còn lại giống nhƣ khi chọn nút Save

+ Mở lại một File Excel đã tồn tại

Để mở một File Excel đã tồn tại có thể thực hiện theo một trong các cách sau

đây:

Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tƣợng File

văn bản cần mở.

Cách 2: Khởi động Microsoft Excel 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp

chọn biểu tƣợng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O).

Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open

Bằng một trong hai cách 2 và 3 hộp thoại Open xuất hiện, hãy chọn tới File cần

mở rồi nhấp chọn nút Open.

19

Hình 1- 18. Hộp thoại Open

+ Đóng cửa sổ bảng tính hiện thời

Để đóng WorkBook hiện thời có thể thực hiện theo các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp chọn biểu tƣợng Office Button, hộp thoại Office Button xuất

hiện nhấp chọn nút Close

Cách 2: Nhấp chọn nút Close window phía góc trên bên phải màn hình ứng

dụng.

Nếu WorkBook hiện thời của chƣa lƣu, chƣơng trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác

nhận. Nếu muốn lƣu lại thay đổi chọn Save, ngƣợc lại chọn Don’t Save, nếu muốn

hủy thao tác đóng WorkBook hiện thời nhấp chọn nút Cancel.

+ Thoát khỏi ứng dụng

Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Excel 2013 có thể làm theo một trong

các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp phải chuột vào biểu tƣợng Excel book ở góc trên bên trái màn

hình rồi chọn Close.

Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Exit

Bằng một trong hai cách trên nếu WorkBook hiện thời của chƣa lƣu, chƣơng

trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lƣu lại thay đổi và thoát khỏi ứng

dụng chọn Save, nếu muốn không lƣu lại thay đổi và thoát khỏi ứng dụng chọn Don’t

Save, cuối cùng nếu muốn hủy thao tác đóng ứng dụng nhấp chọn nút Cancel.

2.2. Làm việc với ô (Cell)

Chọn Cell

- Chọn một Cell

Đƣa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. cũng

có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần

chọn. Cell đƣợc chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành đƣợc tô một viền đậm.

- Chọn một khối các Cell

Có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô.

20

+ Sử dụng chuột: Đƣa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn sau đó nhấp

chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn.

+ Sử dụng bàn phím để chọn: Đƣa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn,

nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn.

Nhập, chỉnh sửa nội dung cho Cell

Bƣớc 1: Chọn ô cần nhập nội dung

Bƣớc 2: Nhập nội dung văn bản

Chú ý:

- Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để ngắt dòng trong một Cell.

- Sử dụng các phím  để di chuyển sang ô khác hoặc kích chuột vào ô

cần nhập

- Để chỉnh sửa nội dụng nhấp F2, để xóa nội dụng ấn phím Delete hoặc

Backspace

Sao chép, di chuyển dữ liệu

- Sao chép dữ liệu (Copy): Để sao chép dữ liệu có thể thực hiện theo các bƣớc

sau đây:

Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.

Bước 2: Trong bƣớc này có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:

+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn

lệnh Copy.

+ Cách 2: Nhấp phải chuột trên vùng Cell đƣợc chọn, chọn lệnh Copy.

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

Lưu ý: Sau bƣớc hai ô hay khối ô đƣợc sao chép sẽ có viền đen trắng chạy bao

quanh.

+ Cách 4: Chọn ô hay khối cần Copy, đƣa con trỏ đến khung đậm bao xung

quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. Nhấn giữ

phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra.

- Di chuyển dữ liệu (Cut): Để di chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác có

thể thực hiện theo các bƣớc sau đây:

Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển dữ liệu.

Bước 2: Trong bƣớc này có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:

+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn

lệnh Cut.

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

Lưu ý: Sau bƣớc hai ô hay khối ô đƣợc di chuyển dữ liệu sẽ có viền đen trắng

chạy bao quanh.

21