Tìm hiểu phương thức tôn kính ngữ trong thư tín thương mại
TÌM HIỂU PHƢƠNG THỨC TÔN KÍNH NGỮ TRONG
THƢ TÍN THƢƠNG MẠI
Trƣơng Bảo Xuyên, Trần Đỗ Ƣu Ái, Phùng Tuấn Minh
Khoa Nhật Bản học, trường Đại học Công nghệ TP, Hồ Chí Minh ( HUTECH)
T M TẮT
Trong kinh doanh việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong công ty cũng như giữa các công ty với
nhau là khâu vô cùng quan trọng Đặc biệt đối với ngôn ngữ và văn hóa Nhật Bản thì vấn đề này càng
khó hơn Vừa phải đáp ứng các yêu cầu của thư tín nói chung, vừa phải biết sử dụng phù hợp tôn kính
ngữ. Tôn kính ngữ và thư tín thương mại tiếng Nhật là hai phạm trù đi song song với nhau. Qua bài
nghiên cứu này nhằm mục đích luận giải một l nh vực mà tôn kính ngữ thường được sử dụng, cũng như
cách dùng đúng tôn kính ngữ để tạo ra thư tín thương mại hoàn chỉnh, những biểu hiện mới phù hợp với
sự phát triển của xã hội.
Từ khóa: Khiêm nhường ngữ, ngôn ngữ Nhật, thư tín thương mại,tôn kính ngữ.
1. MỞ ĐẦU
Đối với ai đã từng tiếp xúc với văn hóa Nhật Bản, hẳn là chẳng ai cảm thấy xa lạ với việc người Nhật luôn
đề cao sự chỉnh chu trong tất cả các vấn đề. Tôn kính ngữ được người Nhật sử dụng trong công việc
hằng ngày và được quy định thành những khuôn mẫu nhất định phải tuân theo. Thế nhưng tôn kính ngữ
là một đề tài khó khăn đối với bất kì người nào kể cả người Nhật, việc sử dụng tôn kính ngữ như thế nào
trong từng trường hợp là điều không hề đơn giản, đặc biệt là sử dụng trong thư tín thương mại. Vì vậy
việc tìm hiểu cách sử dụng kính ngữ trong đề tài sẽ giúp chúng ta rút ra những lưu ý cho bản thân để có
thể sử dụng một cách chính xác.
2. NỘI DUNG
2.1 Các lý thuyết
Tôn kính ngữ trong tiếng Nhật: Người Nhật nổi tiếng về tính cách lịch sự, khiêm nhường trong giao tiếp
mà kính ngữ là biểu hiện của tính cách này. Kính ngữ trong tiếng nhật được chia làm 3 loại: thể lịch sự,
tôn kính ngữ, khiêm nhường ngữ.
Thể lịch sự: để thể hiện sự lịch sự, hòa nhã người Nhật dùng thể ますvàですđối với những bạn đồng
nghiệp, những người mới gặp, khách hàng hoặc những người không thân lắm.
Tôn kính ngữ là từ hoặc cách nói thể hiện sự tôn kính đối với người nghe hoặc nhân vật trong truyện. Từ
hoặc cách nói biểu lộ tình cảm tôn kính, khiêm tốn, lễ phép đối với người nghe. Còn gọi là tôn kính hoặc
phép kính ngữ.1
Khiêm nhường ngữ là cách sử dụng từ ngữ giảm nhẹ, hạ thấp đối với bản thân hoặc những người phía
mình.
Thư tín thương mại: được hiểu là hành động giao tiếp trong cộng đồng thương mại, được cấu trúc theo
tập quán sử dụng riêng, với cách sử dụng các từ vựng đặc thù, được cộng đồng thương mại công nhận
1 Đại từ điển tiếng Nhật, NXB Kodansha, 1989, p.44
934
và khai thác nhằm mục đích để các thành viên trong cộng đồng này hiểu nhau giúp cho công việc tiến
hành một cách trôi chảy.
2.2 Thƣ tín thƣơng mại tiếng Nhật
2.2.1 Hình thức
Phông chữ của các chữ cái có tính riêng biệt tùy thuộc vào phông chữ. Việc sử dụng ấn tượng trực quan
của phông chữ này để truyền tải thông điệp đến người khác mang lại ấn tượng tốt, là một nghệ thuật giúp
đạt đến hiệu quả thương mại. Trong các tình huống kinh doanh, sử dụng phông chữ mang tính cá nhân bị
cấm về nguyên tắc. Vì vậy nên sử dụng các phông chữ tiêu chuẩn (Mincho, Gothic, Meiryo,...).
Khoảng cách giữa các chữ và giữa các dòng đã được quy định sẵn tùy vào từng phông mà có khoảng
cách khác nhau, và các khoảng cách này khá chuẩn, giúp người nhìn dễ quan sát và nắm bắt thông tin,
không nên thay đổi khoảng cách giữa chúng (theo hướng thu hẹp hoặc giãn cách) khi không cần thiết.
Cỡ chữ: thông thường là cỡ chữ từ 12 đến 16. Trang giấy: khổ A4 Đối với những thư ngắn nằm gọn
trong một mặt giấy A4 thì người soạn thỏa văn bản cần chỉnh làm sao để khoảng cách các lề trên, dưới,
trái, phải cân đối với nhau. Tránh tình trạng dồn hết lên phần trên, dư một khoảng trống dài phía dưới
hoặc ngược lại Tương tự khoảng cách lề trái - phải cũng phải cân đối với lề trang.
Đối với những thư dài (từ 2 mặt giấy A4 trở lên) thì người soạn thảo có thể soạn theo một số qui tắc sau:
trên 20mm, phải 22mm, dưới 25mm, trái 22mm hoặc trên 25mm, phải 20mm, dưới 30mm, trái 20mm.
2.2.2 Phân loại
Văn bản thư tín ngoài công ty: dùng khi gửi, trao đổi công việc với các đối tác đã đang và sẽ làm việc trực
tiếp hoặc gián tiếp với công ty mình. Chẳng hạn như: thư hỏi giá, thư báo giá, thư đặt hàng, thư mời, thư
thông báo đã giao (nhận) hàng, thư kháng nghị - khiếu nại,...
Những văn bản thuộc phần này dùng để gửi cho đối tác ngoài công ty nên có phần khách sáo Văn bản
ngoài công ty có 15 thành phần cơ bản: Số văn bản (文書番号), Ngày tháng (日付), Tên người nhận – địa
chỉ nhận (受信者名), Tên người gửi (発信者名), Tựa đề(標題), Từ mở đầu – Từ kết thúc (頭語 -結合), Câu
chào hỏi (あいさつ文), Phần chính (主文), Đoạn cuối (末文), Ghi chi tiết (記書き), Phần phụ (副文), Tài
liệu đính kèm (添付物), Kết thúc nội dung (記述の終わり), Người phụ trách – địa chỉ liên lạc (担当者・連絡
先).
Văn bản thư tín trong công ty: hay còn gọi là văn bản nội bộ, được sử dụng tương tự như văn bản ngoài
công ty nhưng chỉ khác là dùng khi gửi cho các bộ phận, cá nhân trong cùng một công ty. Chẳng hạn
như: các loại thông báo (sa thải, tăng lương, hội nghị, họp,...), báo cáo, ủy nhiệm,...
Loại văn bản này thường bao gồm 11 phần cơ bản: Số văn bản (文書番号), Ngày tháng (日付), Tên người
nhận – địa chỉ nhận (受信者名), Tên người gửi (発信者名), Tựa đề(標題), Phần chính (主文), Ghi chi tiết (
記書き), Phần phụ (副文), Tài liệu đính kèm (添付物), Kết thúc nội dung (記述の終わり), Người phụ trách
– địa chỉ liên lạc (担当者・連絡先).
Văn bản khác: như là thư chúc mừng, thư xã giao vào dịp lễ tết, các loại giấy phép (đơn xin nghỉ ốm, đơn
xin thôi việc,...)...
2.3 kính ngữ trong thƣ tín thƣơng mại
Người viết văn bản thư tín thương mại phải tự ý thức được rằng bản thân đang đại diện cho công ty nên
bắt buộc người đó phải có trách nhiệm với văn bản mình đã viết. Việc thường xuyên sử dụng tôn kính
ngữ trong thư tín thương mại giúp cho câu văn trở nên hoa m và thiện cảm hơn Nhưng nếu sử dụng sai
tôn kính ngữ sẽ khiến người nhận nghi ngờ về kiến thức của người viết. Hay thậm chí là ảnh hưởng đến
935
hình tượng của cả một công ty. Chính vì vậy, khi soạn thảo văn bản thư tín thương mại tiếng Nhật đòi hỏi
người soạn thảo phải chỉn chu, thận trọng trong cách sử dụng từ ngữ.
2.3.1 Chào hỏi
Bao gồm cách xưng hô, giới thiệu:
Cách xƣng hô: đối với đối tác（相手） thì ta dùng kính ngữ, còn về bản thân mình hoặc công ty mình（
自分） thì sử dụng khiêm nhường ngữ.
Các kiểu câu chào hỏi thƣờng gặp: Để mở đầu một văn bản thư tín thương mại thì người Nhật thường
dùng những câu chào hỏi khách sáo trước khi bước vào phần chính của thư Trong thư tín, người Nhật
chào hỏi bằng nhiều cách khác nhau, ở đây nhóm sẽ giới thiệu một số mẫu câu thông dụng nhất: chào
hỏi theo mùa, thời tiết. Như tháng 1 thường mở đầu bằng câu: 厳しい寒さが続いておりますが
...; hoặc tháng 2: 梅の便りも聞かれる今日この頃;...Ngoài chức năng dùng để chào hỏi, cách
chào theo thời tiết này còn thể hiện được thời gian, không gian và sự quan tâm của người viết đối với
người nhận thư Cách nói này khá văn vẻ, thể hiện sự trau chuốt, mang lại chất thơ, gợi đến sự thanh tao
của những nhà văn, nhà thơ xưa đã ăn sâu vào người dân Nhật Bản hiện tại Đây cũng một trong những
nét văn hóa được hình thành qua nhiều thế hệ, một nét tính cách của người Nhật: trong sự thô cứng có
sự mềm mỏng. Chào hỏi bằng cách hỏi thăm sức khỏe, tình hình; chào hỏi bằng những lời chúc Như: 今
日、当社の営業部員から、ご入院のことをお聞きし、大変驚いております (Hôm nay, nhân viên bộ phận
kinh doanh chúng tôi rất lo lắng vì nghe tin ngài nhập viện); 貴社益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます
(Kính chúc quý công ty kinh doanh ngày càng phát đạt);...Ngoài ra dạng câu chào hỏi bằng hình thức tích
hợp vừa chào hỏi theo mùa vừa kèm theo lời chúc như: 初秋の候、貴社いよいご隆盛の由、大慶に存じま
す (Đang độ đầu thu kính chúc quý công ty làm ăn phát đạt.)
3.3.2 Cảm ơn, xin lỗi
Cảm ơn: Những dạng câu cảm ơn không chỉ được sử dụng khi người viết muốn cảm ơn người nhận, thể
hiện thái độ lịch sự, mức độ quan tâm của người viết đối với người nhận mà còn là cách để tạo được ấn
tượng tốt với đối tác Đây cũng là cách “nhắc khéo” người nhận rằng “Đừng quên tôi!”
Ví dụ:
平素は何かお世話になり、誠にありがとうございます。
(Từ lâu đã nhận được sự quan tâm của ngài, trong lòng tôi thực sự vô cùng cảm kích)
毎々格別のお引き立ていただき、心から御社申し上げます。
(Bấy lâu được quý công ty quan tâm, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc)
Xin lỗi: Thư xin lỗi và những dạng câu xin lỗi chỉ được dùng khi có lỗi gì đó (dù lớn hay nhỏ) đã xảy ra và
nó đã làm ảnh hưởng đến kế hoạch, dự án,... cả người viết thư và người nhận thư đều có liên quan. Vì
vậy, người viết thư xin lỗi phải thể hiện sự chân thành xin lỗi của mình đối với người nhận.
Ví dụ:
貴社より不良品混入のご書状を拝受いたしました。
(Chúng tôi đã nhận được thư từ quý công ty về sản phẩm bị lỗi của công ty chúng tôi)
０年０月０日付にてご請求の代金が未納でありましたこと、大変申し訳なく深くお詫び申し上げます。
(Chúng tôi rất xin lỗi vì đã không thanh toán đơn hàng đúng hạn vào ngày 0 tháng 0 năm 0)
936
Thông báo: Dù là thông báo trong nội bộ công ty hay ngoài công ty thì mục đích của việc thông báo
chính là: người viết muốn truyền đạt thông tin cho người nhận.
Thông báo có rất nhiều dạng câu khác nhau tùy vào mục đích thông báo mà người viết cần sử dụng
những câu sao cho phù hợp và đương nhiên những dạng câu này đều phải sử dụng tôn kính ngữ khi viết.
Chẳng hạn như:
発売に先駆けて、お得意様を対象とした発表展示会を...
(Trước khi ra mắt, chúng tôi muốn thông báo khách hàng về...)
ご多忙中のところ恐縮ではございますが...
ご多用とは存じますが
(Rất tiếc vì làm phiền trong lúc Ông/ Bà đang bận nhưng mà
2.4 Những thay đổi của kính ngữ trong thƣ tín thƣơng mại hiện đại
Với sự ra đời và phát triển ngày càng nhanh của mạng truyền thông – Internet và sự xuất hiện của Thư
điện tử -Email mà thư tín thương mại dần được giản lược hóa và sự thô cứng cũng ngày càng được giản
lược bớt Nhưng không vì thế mà người viết có thể dùng từ ngữ suồng sã, không biết lễ nghi.
Nội dung mail cũng tương tự như thư tín thương mại thông thường đều có các nội dung: người nhận, lời
chào, nội dung chính, câu kết thúc, tên người gửi nhưng không rườm rà như thư thông thường.
2.4.1 Câu chào hỏi
Câu chào hỏi thường dùng những câu ngắn gọn (không chào bằng cách mượn thời tiết cây cỏ. ) nhưng
không gây sự khiếm nhã.
Câu thường được dùng nhiều nhất:
いつもお世話になっております。
Câu dành cho mail gửi khách hàng:
いつもご利用（ご愛顧）いただきありがとうございます。
2.4.2 Phần nội dung
Phần nội dung được viết sao cho dễ đọc, không viết quá dài dòng Thường ngắt câu bằng cách xuống
dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng. Viết thành các gạch đầu dòng, mail dài thì đầu mail viết thêm câu:
少々長ですがお許しください (xin lỗi vì mail sẽ khá dài).
2.4.3 Lưu ý
Như đã nói ở trên, email chỉ viết nội dung chính người viết muốn nói, có xen lẫn những từ ngữ trong văn
nói vì vậy có thể thể hiện sự thân thiện hơn Tuy nhiên nếu mức độ quá đáng thì sẽ gây ra hiểu lầm rằng
bạn “không biết lễ nghi” hoặc bị gắn mác “mất lịch sự” Đặc biệt, không sử dụng những cách nói suồng
sã, không sử dụng quá nhiều những dấu ?, ! ... vì sẽ gây ấn tượng không tốt.
3. KẾT LUẬN
Từ xưa đến nay, ngôn ngữ chính là công cụ đi đầu và là thứ không thể thiếu để con người, các dân tộc
cách xa nhau đến hàng vạn cây số kết nối được nhau. Trong bối cảnh Việt Nam và Nhật Bản tăng cường
hợp tác hiện nay, không dừng lại ở việc chỉ là cầu nối trao đổi nền văn hóa ẩm thực, giới thiệu địa danh
du lịch của hai đất nước mà ngôn ngữ còn là nhịp cầu kết nối văn hóa doanh nghiệp, giúp sự giao thương
trao đổi giữa các đối tác vượt đại dương được thuận lợi. Hơn nữa, khi tiếp cận một nền văn hóa thì điều
đầu tiên chúng ta phải đối mặt chính là ngôn ngữ và văn hóa Ta phải nghiên cứu đặc thù ngôn ngữ và
937
đặc trưng văn hóa của đất nước đó kỹ lưỡng, sau đó mới có thể hiểu được ý ngh a mà họ muốn truyền
tải ở đây là gì. Vì thế khi sử dụng văn bản thư tín thương mại để trao đổi với nhau, điều khó khăn nhất
không chỉ nằm ở ngôn ngữ mà nằm cả trong văn hóa hai nước Điển hình như trong nghiên cứu trên của
nhóm, phần mở đầu thư tín thương mại của Nhật Bản thường là câu chào hỏi bằng mùa hoặc thời tiết,
nhưng thư tín thương mại của Việt Nam lại không như vậy, đó là ví dụ về ngôn ngữ có liên quan đến văn
hóa của mỗi nước Trong thư tín thương mại tiếng Nhật, Tôn kính ngữ chính là đặc trưng, với những từ,
câu chữ, quy tắc sử dụng riêng và bắt buộc người Nhật đã quy định sẵn và những người học ngôn ngữ
như chúng ta (bất kì là người nước nào) thì phải tuân thủ khi sử dụng. Tuy đã cố gắng và cẩn thận trong
quá trình nghiên cứu, nhưng chắc chắn bài nghiên cứu này vẫn không tránh khỏi thiếu sót . Kính mong
quý thầy cô và quý bạn đọc thông cảm, cho biết ý kiến , để nhóm có thể bổ sung và hoàn thiện hơn đề tài
này .
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]
Nguyễn Trường Vân , Tìm hiểu văn hóa Nhật Bản , Nhà xuất bản Văn hóa –Thông tin .Trang 32
[2]
Nhóm biên soạn Jammassy 2014, Từ điển mẫu câu tiếng Nhật, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam.
Công ty xuất bản KUROSIO giữ bản quyền .
[3]
[4]
Phạm Vũ Dũng 1996, Văn hóa giao tiếp, NXB Văn hóa Thông tin
Trần Trân 2012, Vấn đề thường gặp trong viết thư tín thương mại tiếng Nhật và một vài đề xuất
tham khảo , Journal of Educational Institude of Chilin Province, Kì 12/2012 P.138/139.
[5]
Lê Hoàng Oanh , Khái niệm thương mại theo Pháp luật Việt Nam 26/4/2008-Vụ Pháp chế bộ
Thương mại ( Nay là bộ Công Thương)- Thông tin Pháp Luật Dân Sự .
[6]
[7]
Christopher Robert 1995, Phong cách người Nhật trong kinh doanh , NXB Thống kê.
Trần Việt Thanh 2002, Cách viết thư trong Tiếng Nhật ( Nhật -Anh-Việt) , NXB Trẻ Thành Phố
HCM.
[8]
Maki Okumura, Takako Yasukouchi 2016 – Sổ tay tiếng Nhật thương mại NXB Đại học Sư phạm
TP Hồ Chí Minh
938
5 trang
24660
Free
Bạn đang xem tài liệu "Tìm hiểu phương thức tôn kính ngữ trong thư tín thương mại", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tim_hieu_phuong_thuc_ton_kinh_ngu_trong_thu_tin_thuong_mai.pdf
