Bài giảng Quản trị bán hàng - Chương 5: Tổ chức lực lượng bán

CHƯƠNG 5 :TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN

1. Cấu trúc tổ chức lực lượng bán

2. Các loại mô hình tổ chức lực lượng bán

3. Một số vấn đề cần quan tâm khi tổ chức lực lượng bán

Tài liệu tham khảo

Thomas N. Ingram et all (2000), Sales management: Analysis and decision making,

South-Western Thomson learning, ch. 4 & 5; James M. Commers (2002), Quản trị bán

hàng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, chương 2 ; Mark W. Johnston and Greg W.

Marshall (2006), Sales force management, 8^thedition, NXB McGraw Hill, ch. 4; The

Sasakawa Peace Foundation, Các tình huống trong giảng dạy cao học quản trị kinh

doanh tại Việt Nam, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2009

101

1. CÁC ĐẶC TÍNH CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC LLBH

Cấu trúc tổ chức một lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp

được đặc trưng bởi bốn đặc tính:

Tính chuyên môn hóa lực lượng bán hàng

Tính tập quyền – phân quyền trong tổ chức

Mức độ quản lý

Tổ chức quản trị lực lượng bán hàng và quản lý bán hàng chức

năng

2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHIỀU RỘNG

Giám đốc bán hàng

quốc gia

Giám đốc

bán hàng cấp

tỉnh

Giám đốc

bán hàng cấp

tỉnh

Giám đốc bán

hàng cấp

Giám đốc

bán hàng cấp

tỉnh

Giám đốc

bán hàng cấp

tỉnh

NVBH

3. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHIỀU DỌC

Giám đốc bán hàng

quốc gia

Giám đốc bán

hàng cấp vùng

Giám đốc bán

hàng cấp vùng

Giám đốc

bán cấp

tỉnh

Giám đốc

bán cấp

tỉnh

Giám

Giám đốc

bán cấp

tỉnh

đốc bán

cấp tỉnh

đốc bán

cấp tỉnh

bán cấp

tỉnh

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

4. QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHỨC NĂNG VÀ

QUẢN TRỊ LLBH

Trong DN, tổ chức lực lượng bán hàng có thể phân ra thành hai

loại quản lý bán hàng là:

Quản lý bán hàng chức năng, trong đó người quản lý chỉ phụ

trách nội dung chuyên môn trong lĩnh vực chức năng bán hàng

được giao mà không phụ trách trực tiếp lực lượng nhân viên

bán hàng tạo doanh thu

Quản lý lực lượng bán hàng là những người chịu trách nhiệm

quản lý các nhân viên bán hàng và hoạt động bán hàng tạo

doanh thu cho doanh nghiệp.

5. CÁC YẾU TỐ CẦN CÂN NHẮC KHI CƠ CẤU

TỔ CHỨC LLBH

Các yêu cầu:

Các hoạt động bán hàng cần được phân chia và sắp xếp theo chuyên môn

hóa lao động.

Tổ chức lực lượng bán hàng nên đảm bảo tính ổn định và liên tục trong nỗ

lực bán hàng của doanh nghiệp

Việc tổ chức lực lượng bán hàng cần đảm bảo tính hợp tác giữa các hoạt

động khác nhau

Ba đặc tính:

Tính hiệu quả: Cơ cấu có thực hiện tốt những mục tiêu về doanh số và lợi

nhuận không? Khách hàng phản ứng như thế nào với cơ cấu đó?

Năng lực: Công ty có thể trang trải được chi phí cho cơ cấu tổ chức này

không? Những chi phí nào gắn liền với cơ cấu tổ chức góp phần làm tăng

doanh thu và thị phần?

Tính khả thi: Đề cập đến khả năng thực hiện cơ cấu tổ chức lực lượng bán

hàng, khả năng thích nghi của cơ cấu đó khi điều kiện thị trường thay đổi.

6. TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ

 Đây là cách bố trí lực lượng bán hàng đơn giản nhất.

 Mỗi nhân viên bán hàng được giao phụ trách một khu vực

riêng để bán hàng và họ có toàn quyền quyết định việc kinh

doanh sản phẩm của công ty cho tất cả khách hàng trong khu

vực địa lý ấy.

Mỗi giám đốc kinh doanh vùng sẽ phụ trách giám sát một vài

khu vực.

Vài vùng lại được giám sát bởi một giám đốc hoặc phó giám

đốc kinh doanh của công ty

7. ƯU ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC BÁN HÀNG THEO

KHU VỰC ĐỊA LÝ

Một là, trách nhiệm người bán được xác định rõ ràng, họ chịu trách

nhiệm toàn bộ các công việc từ chào bán hàng đến thu nợ của khách

hàng tại khu vực phụ trách

Hai là, triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều nhân viên bán hàng

của cùng công ty đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng

Ba là, khuyến khích người bán hàng gắn bó chặt chẽ với việc bán hàng

tại khu vực phụ trách

Bốn là, đảm bảo giảm được chi phí quản lý và cả chi phí đi lại của nhân

viên bán hàng

Cách thức tổ chức này thích hợp khi những sản phẩm bán ra tương đối

đồng dạng và không có đòi hỏi đặc biệt từ khách hàng

8. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ

Giám đốc

bán hàng

Giám đốc bán

hàng miền Bắc

Giám đốc bán

hàng miền Nam

QLBH

thành

QLBH

thành phồ

Hà Nội

QLBH

thành

phồ Hải

Phòng

thành phồ

Nha Trang

thành phồ

Hải Dương

phồ

phồ HCM

Vũng tàu

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

9. TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM

Áp dụng cho các công ty có số lượng hàng hóa nhiều,

phức tạp về mặt kỹ thuật hoặc các sản phẩm tương đối độc

lập nhau.

Cơ cấu tổ chức này phù hợp khi sản phẩm bán ra đòi hỏi

mức độ chuyên môn hóa cao, đòi hỏi nhân viên bán hàng có

trình độ kỹ thuật

Nhược điểm là nếu một khách hàng mua nhiều sản phẩm

khác loại của công ty thì phải liên lạc hoặc có tới vài nhân

viên bán hàng

Thông thường trong những trường hợp như vậy đòi hỏi có

sự kết hợp giữa cơ cấu theo sản phẩm và cơ cấu về mặt địa

lý

10. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM

Giám đốc

bán hàng

Giám đốc BH

Giám đốc bán

điện lạnh DD

hàng KT số

QLMH máy

tính cầm

tay

QLMH

máy tính

để bàn

QLMH tủ

lạnh

QL mặt

QLMH

QLMH Ti vi

hàng ĐT

máy giặt

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

Nhân viên

bán hàng

11. TỔ CHỨC THEO KHÁCH HÀNG

 Cơ cấu tổ chức ngày càng phổ biến và quan trọng

 Dựa vào đặc điểm của khách hàng để cơ cấu tổ chức (quy mô

khách hàng, hành vi mua sắm và việc sử dụng sản phẩm của

khách hàng)

 Có ưu điểm là nhân viên bán hàng biết rõ nhu cầu cụ thể của

nhóm khách hàng mình phụ trách

 Có nhược điểm nếu khách hàng rải rác trên phạm vi rộng,

nhân viên bán hàng phải đi lại nhiều.

12. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO KHÁCH HÀNG

Giám đốc

bán hàng

GĐ BH

Giám BH khối

siêu thị

Giám đốc

kênh bán lẻ

Khối NHKS

NVBH

14.TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG

 Do các loại nhiệm vụ bán hàng thường yêu cầu những khả

năng và kỹ năng khác nhau ở người nhân viên bán hàng.

 Một nhóm bán hàng chuyên tìm kiếm và phát triển khách hàng

mới còn một nhóm bán hàng chuyên duy trì và phục vụ khách

hàng cũ

 Một nhóm nhân viên bán hàng chuyên phụ trách và bán các

sản phẩm trong giai đoạn đầu của chu kỳ đời sống sản phẩm

15. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG

Giám đốc

bán hàng

Trưởng nhóm

CSKH

Trưởng nhóm

phát triển TT

dịch vụ

NVBH

16.TỔ CHỨC HỖN HỢP

 Khi bán nhiều loại sản phẩm khác nhau cho nhiều khách hàng

trên một địa bàn rộng lớn

 Một nhân viên bán hàng có thể chịu sự giám sát của một hoặc

nhiều giám đốc kinh doanh.

 Các dạng chuyên môn hóa hỗn hợp như: sản phẩm-khu vực,

khách hàng-sản phẩm, khách hàng-khu vực, khách hàng-sản

phẩm-khu vực

17. MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP

Nhu cầu KH đa

dạng

Định hướng

tổ chức theo

KH

Định hướng

tổ chức

theo SP-KH

SP

tương

dối đồng

nhất

SP đa

dạng phức

tạp

Định hướng

tổ chức theo

khu vực địa lý

Định hướng

tổ chức

theo SP

Nhu cầu KH

đồng nhất

18. XÁC ĐỊNH QUY MÔ CỦA LỰC LƯỢNG

BÁN HÀNG

Để thiết lập quy mô lực lượng bán hàng có thể sử dụng phương pháp

dựa vào sức ép công việc. Nội dung của phương pháp:

Phân nhóm các khách hàng thành từng loại riêng biệt theo quy mô, tình

trạng hoạt động hoặc những yếu tố khác

Xác định mức độ công việc lực lượng bán hàng phải dành cho từng

loại khách hàng:

∑M= SL_i× Md_i

 (SL_i– số lượng khách hàng thuộc nhóm i; MD_i– mức độ công việc phải dành cho

1 khách hàng trong nhóm i)

Tính toán mức độ công việc mà trung bình một nhân viên bán hàng

trong doanh nghiệp có thể đảm nhận (M).

Khi đó quy mô lực lượng bán hàng hay số lượng nhân viên bán cần

thiết để phục vụ cho từng loại khách hàng trong khoảng thời gian mong

muốn – QM là:

QM = [∑ SL_i× MD_i]/ M

19.TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG BÊN

TRONG VÀ BÊN NGOÀI

 Công ty có thể có lực lượng bán hàng bên ngoài và bên trong

hoặc cả hai.

 Lực lượng bán hàng bên ngoài đi tới các khách hàng để chào

bán cho các khách hàng tại hiện trường.

 Lực lượng bán hàng bên trong thực hiện công việc kinh doanh

từ văn phòng công ty thông qua điện thoại, mạng Internet hoặc

tiếp đón khách hàng ghé thăm văn phòng.

 Các nhân viên bán hàng bên trong không chỉ hỗ trợ cho bán

hàng bên ngoài mà còn bán hàng và thực hiện nhiều công việc

quan trọng khác

20. SỬ DỤNG ĐẠI LÝ BÁN HÀNG ĐỘC LẬP

Phân biệt hai loại đại lý bán hàng: Đại diện cho nhà SX và

đại lý ban

Các yếu tố quyết định sử dụng đại lý bán hàng độc lập