Quy trình quản lý, bình duyệt bài viết của các tạp chí uy tín quốc tế & lưu ý quan trọng cho tác giả
QUY TRÌNH QUẢN LÝ, BÌNH DUYỆT BÀI VIẾT
CỦA CÁC TẠP CHÍ UY TÍN QUỐC TẾ & LƯU Ý QUAN TRỌNG CHO TÁC GIẢ
NCS.ThS.Lê Hoàng Phong1
1Khoa Quản trị, Trường Đại học Luật TP.HCM
TS.Bùi Quốc Việt2,3
2Trường Quản lý và Kinh tế, Học viện Công nghệ Bắc Kinh, Trung Quốc
3Trung tâm Phát triển bền vững và Quyết định thông minh, Học viện Công nghệ Bắc Kinh,
Trung Quốc
TÓM TẮT
Hiểu rõ sự vận hành trong quy trình quản lý và bình duyệt bài viết của các tạp chí uy
tín quốc tế cũng như những chiến thuật để làm hài lòng biên tập viên (Editor) và người phản
biện (Reviewers) sẽ giúp ích cho các tác giả trong việc tìm kiếm giải pháp gia tăng khả năng
bài viết được chấp nhận. Bài viết này giới thiệu một cách cơ bản về quy trình quản lý bài
viết và xử lý bài viết của các tạp chí uy tín quốc tế thuộc danh mục ISI/Scopus, đồng thời đề
cập một số lưu ý quan trọng cho các tác giả trong việc tuân thủ và đáp ứng những yêu cầu
nghiêm ngặt từ phía tạp chí và các bên liên quan của tạp chí. Bài viết này được hình thành
trên quan điểm cá nhân các tác giả dựa trên kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu với tư
cách là độc giả, tác giả, nhà phản biện trên một số tạp chí uy tín quốc tế thuộc danh mục
tin được đề cập trong bài viết chủ yếu liên quan đến các lĩnh vực kinh tế tài chính, kinh tế
năng lượng và kinh tế môi trường. Đầu tiên, bài viết này sẽ giới thiệu quy trình quản lý bài
của tạp chí nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về trạng thái của một bài viết cũng như thời gian
quản lý theo các giai đoạn trong quy trình quản lý của các tạp chí. Tiếp theo, bài viết này sẽ
trình bày các mô hình đánh giá bài viết của các tạp chí nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về
các loại hình đánh giá trong quy trình phản biện. Cuối cùng, bài viết sẽ nêu ra một số lưu ý
quan trọng đối với các tác giả như đảm bảo tuân thủ các yêu cầu được hướng dẫn của tạp
chí, hiểu rõ quy trình quản lý bài và việc xem xét đề nghị can thiệp, nắm rõ nguyên tắc và áp
lực làm việc của biên tập viên và người phản biện, giải pháp làm hài lòng biên tập viên và
người phản biện. Những vấn đề được trình bày trong bài viết có thể chưa hoàn thiện, tuy
nhiên, hy vọng bài viết sẽ góp thêm thông tin bổ ích cho độc giả trong quá trình làm việc với
các tạp chí uy tín quốc tế thuộc danh mục ISI/Scopus
146
1. Quy trình quản lý bài viết của tạp chí
Các tạp chí uy tín quốc tế thuộc danh mục ISI/Scopus hầu hết thuộc các nhà xuất bản lớn,
phân bố cụ thể như sau:
Theo sự hiểu biết của các tác giả trong quá trình làm việc với các tạp chí thuộc danh mục
ISI/Scopus của các nhà xuất bản hàng đầu thế giới như Elsevier, Springer, Taylor & Francis
trong vai trò là tác giả và người phản biện, trạng thái bài viết trong quy trình của các tạp chí
này như sau:
147
Trạng thái của 1 bài viết gửi mới (New submission):
1
2
Submitted to Journal
Editor Invited
3
4
With Editor
Desk Reject
Reviewer Invited
5
6
Under Review
Required Reviews Completed/
Ready for Decision
7
8
9
Decision in Progress
Decision Pending
Decision
1. Reject
2. Major Revision
3. Minor Revision
4. Accept
Ghi chú: Về thời gian thông thường của các giai đoạn như sau: 1. Submitted to
Journal (1-2 tuần); 2. Editor Invited (1 tuần); 3. With Editor (1-4 tuần); 4. Reviewer Invited (1
tuần); 5. Under Review (4-26 tuần hoặc hơn, tùy tạp chí và kết quả review); 6. Required
Reviews Completed (1-4 tuần); Các bước còn lại trong quy trình quyết định của editor diễn ra
khá nhanh.
148
Trạng thái của 1 bài viết sửa đổi/đánh giá lại (Revision):
1
Submitted to Journal
2
3
4
With Editor
Reviewer Invited
Under Review
Required Reviews
Completed/
5
6
7
8
Decision in Progress
1. Reject
2. Major Revision
Decision Pending
Decision
3. Minor Revision
4. Accept
Trạng thái của 1 bài viết đã hoàn thành quá trình (completed):
1. Reject
2. Accept
149
2. Các mô hình đánh giá bài viết
Có một số mô hình đánh giá bài viết như sau:
Mô hình
Giải thích
Reviewers biết thông tin của tác giả, nhưng tác giả không biết
thông tin của reviewers.
Single blind
Reviewers không biết thông tin của tác giả, và tác giả cũng không
biết thông tin của reviewers.
Double blind
Open Peer review
Trong quá trình phản biện và cả sau đó, thông tin của tác giả và
reviewers được biết bởi tất cả các bên tham gia.
Transparent Peer
review
Báo cáo phản biện được posted khi bài báo được xuất bản.
Reviewers có thể chọn nếu họ muốn chia sẻ thông tin này.
2 hoặc nhiều hơn reviewers làm việc cùng nhau để ra báo cáo phản
biện HOẶC tác giả sửa bản thảo dưới sự giám sát của các
reviewers.
Collaborative
Post publication
Xuất bản bản thảo và có thể review trong quá trình này.
Nguồn: Tham khảo của tác giả từ https://authorservices.wiley.com/Reviewers/journal-
Thông thường, các tạp chí của các nhà xuất bản lớn như Springer/ Elsevier/ Taylor &
“Double blind”. Chi tiết ưu nhược điểm của 02 loại mô hình này có thể diễn giải như sau:
“Single blind” có ưu điểm là tác giả không biết thông tin của reviewers, vì vậy
reviewers sẽ tự tin đánh giá mà không sợ bị tác giả chỉ trích. Ngoài ra, việc biết thông
tin tác giả có thể giúp reviewers tra cứu chuyên môn cũng như các nghiên cứu trước
của tác giả. Mặc dù vậy, đây cũng có thể trở thành nhược điểm của mô hình này. Cụ
thể, danh tiếng cũng như thành tích xuất bản của tác giả có thể tác động đến kết quả
phản biện. Bên cạnh đó, nhiều vấn đề nhạy cảm khác như sự phân biệt giới tính, dân
tộc, quốc tịch,….có thể xảy ra.
“Double blind” có ưu điểm là tác giả không biết thông tin của reviewers và ngược lại,
vì vậy, tương tự “Single blind”, reviewers sẽ tự tin đánh giá mà không sợ bị tác giả chỉ
trích. Mặc khác, tác giả cũng được bảo vệ thông tin khi có bản thảo bị chỉ trích và các
vấn đề nhạy cảm khác. Hơn nữa, bài báo sẽ được đánh giá khách quan, không thiên vị.
Tuy nhiên, nhược điểm của nó là reviewers không biết tác giả và không thể tra cứu
chuyên môn và các nghiên cứu trước của tác giả, điều này làm cho reviewers khó đưa
ra nhận định hơn. Trong thực tế, mặc dù ẩn danh tác giả nhưng không loại trừ
reviewers vẫn có thể suy đoán ra tác giả dựa trên tài liệu tham khảo, style viết hoặc
lĩnh vực nghiên cứu.
Tác giả cần biết rõ tạp chí áp dụng mô hình đánh giá ngang hàng nào để chuẩn bị bản
thảo với các thông tin cho phù hợp trong quá trình gửi bài viết.
150
3. Những lưu ý quan trọng cho tác giả
3.1. Tuân thủ các yêu cầu được hướng dẫn của tạp chí
Trước khi gửi bài cho tạp chí, các tác giả cần đọc kỹ bản Hướng dẫn dành cho các tác giả
(Guide for authors) trên trang web của tạp chí. Thông thường, mỗi tạp chí, mỗi nhà xuất bản lại
có các yêu cầu khác nhau về hình thức của bài báo (cỡ chữ, giãn dòng, tài liệu tham khảo, định
dạng,…) cũng như các thủ tục kèm theo khi gửi bài. Các tác giả cần tuân thủ hướng dẫn của
tạp chí để chuẩn bị hình thức bài viết cũng như chuẩn bị các file cần thiết (như highlights,
cover letter…) để gửi bài. Phần này chúng tôi không trình bày chi tiết, độc giả có thể đọc các
bài viết khác liên quan. Mặc dù vậy, cần phải nhấn mạnh rằng, việc làm này là hết sức quan
trọng và mang lại lợi ích rất lớn cho các tác giả. Thứ nhất, nó giúp tạo thiện cảm ban đầu đối
với biên tập cũng như phản biện, và thể hiện một điều rằng các tác giả thực sự mong muốn
xuất bản trên tạp chí đã gửi và đã nghiên cứu rất kỹ các yêu cầu như trong bản hướng dẫn của
tạp chí. Và thứ hai, quan trọng hơn, nếu tác giả không tuân thủ các yêu cầu của tạp chí, rất có
khả năng quản lý tạp chí sẽ trả lại bài viết cho tác giả đến khi nào tác giả đáp ứng các yêu cầu
được nêu ra. Vì vậy, sẽ rất mất thời gian cho tác giả nếu không tuân thủ ngay từ đầu những quy
định của tạp chí.
Một ví dụ cụ thể, khi tác giả gửi mới bài viết cho tạp chí, trên hệ thống sẽ thể hiện trạng
thái bài viết là “Submitted to journal”, quản lý tạp chí sẽ xem xét trong khoảng 7-14 ngày. Nếu
trong bài viết của tác giả có phần trích dẫn không đúng yêu cầu của tạp chí hoặc tác giả có
footnote (trong khi tạp chí không cho footnote trong bài viết), quản lý tạp chí sẽ trả lại bài cho
tác giả, trên hệ thống sẽ thể hiện trạng thái bài viết là “Submissions Sent Back to Author”. Tác
giả cần phải sửa lại cho đúng hướng dẫn của tạp chí và gửi lại bài viết. Quy trình sẽ bắt đầu lại
với sự xem xét của quản lý tạp chí, và đương nhiên, thời gian xem xét vẫn là trong khoảng 7-
14 ngày.
Một ví dụ khác, phần lời cảm ơn (Acknowledgments), tạp chí yêu cầu như sau:
“Acknowledgments of people, grants, funds, etc. should be placed in a separate section on the
title page. The names of funding organizations should be written in full”. Mục đích là tạp chí
không muốn thông tin này làm ảnh hưởng đến quá trình phản biện. Nhưng thông thường, tác
giả sẽ thấy thông tin Acknowledgments xuất hiện ở cuối bài viết (sau phần kết conclusion và
trước phần References). Nếu tác giả không để ý kỹ và để phần này như các bài báo đã đăng (vì
quen thuộc), quản lý tạp chí sẽ trả lại bài cho tác giả, và như ví dụ trên, tác giả mất thời gian
xem xét 14-28 ngày trước khi bài viết của tác giả tới tay của editor.
Tương tự, quá trình gửi lại bài viết ở các vòng phản biện, tác giả cũng lưu ý các hướng
dẫn của tạp chí. Một số tạp chí cho tác giả được tự do trình bày bài viết khi mới gửi lần đầu (để
tiết kiệm thời gian cho tác giả khi phải chuẩn bị lại bài viết theo đúng hướng dẫn của tạp chí),
nhưng tác giả phải chuẩn bị đúng form của tạp chí khi gửi lại bản sửa đổi. Bên cạnh đó, tác giả
cần cân nhắc và báo cho editor sự thay đổi khác với vòng gửi đầu tiên (mà không có sự yêu cầu
từ editor, reviewers) như tựa đề bài báo, thông tin tác giả, …, nếu cần thiết. Nói chung, tác giả
151
cần nghiêm túc tuân thủ các yêu cầu và hướng dẫn của tạp chí để tiết kiệm thời gian cho mình.
3.2. Hiểu rõ quy trình quản lý bài viết của tạp chí và việc xem xét đề nghị can thiệp
Tác giả cần hiểu rõ quy trình và thời gian xử lý ở các bước trong toàn bộ quy trình quản
lý bài viết của tạp chí. Hiểu rõ sự vận hành trong hệ thống quản lý của tạp chí, tác giả sẽ hiểu
được tình trạng bài viết của mình như thế nào, và sẽ xem xét khi nào nên hay cần hỏi tạp chí về
tình trạng bài viết của mình.
Tác giả có thể gửi email hỏi quản lý tạp chí hoặc trung tâm hỗ trợ tác giả của nhà xuất
bản về tình trạng bài viết nếu bài viết của mình ở một giai đoạn nào đó quá lâu so với quy trình
thông thường. Tuy nhiên, theo chúng tôi, tác giả nên hạn chế làm điều này. Bởi lẽ, tạp chí vận
hành theo quy trình chuyên nghiệp, sự yêu cầu của tác giả có thể tác động đến tâm lý của người
quản lý bài viết (như quản lý tạp chí, biên tập viên, người phản biện,…). Ví dụ như trường hợp
đã từng xảy ra với một trong các bài báo của chúng tôi, tình trạng trên hệ thống là “With
editor” đã hơn 4 tháng, trong khi quy trình thông thường này mất khoảng 1-4 tuần, nhưng khi
tác giả liên hệ của bài viết (corresponding author) gửi email hỏi quản lý tạp chí thì ý kiến của
họ là nếu tác giả gấp, vội vì những lý do gì đó thì khuyến nghị tác giả nên rút bài viết, vì họ
không cam kết xử lý nhanh quyết định đầu tiên (first decision) được. Và quyết định cuối cùng
của chúng tôi là vẫn không rút bài mà để tạp chí xử lý theo quy trình, còn hơn là 1 quyết định
“desk rejection” vội vã từ editor.
3.3. Nguyên tắc, áp lực làm việc của biên tập viên và người phản biện
Quy tắc ngầm: (1) Editor toàn quyền quyết định “số phận” 1 bài viết gửi vào tạp chí; (2)
Reviewers có quyền rất lớn về chuyên môn của 1 bài viết; (3) Editor tôn trọng Reviewers.
Một điều lưu ý là editor và các reviewers của các tạp chí quốc tế đều là những người làm
việc vì cộng đồng học thuật, họ không được nhận lợi ích tài chính nào từ tạp chí hay nhà xuất
bản. Bản thân editor và reviewers là những người làm việc kiêm nhiệm, họ là các giảng viên,
nhà nghiên cứu, những chuyên gia trong ngành. Vì thế, áp lực công việc, quản lý, và áp lực từ
các công việc cho tạp chí là khá cao, trong khi phải đảm bảo chất lượng bài viết mà họ tham
gia với tư cách là editor hay reviewers.
Đối với các tạp chí càng tốt, hệ số ảnh hưởng càng lớn thì số lượng bài viết gửi vào là rất
lớn. Với tỷ lệ chấp nhận rất thấp, khoảng vài phần trăm tới chỉ khoảng 10-15%, editor và
reviewers càng dễ từ chối bài viết của tác giả nếu như bài viết đó không có sự nổi bật về tính
mới, phương pháp, hoặc đôi khi rất ngớ ngẩn là bài viết bị reject do không được chuẩn bị chỉn
chu về hình thức. Trong quá trình làm phản biện cho các tạp chí và cũng là tác giả, tôi thấy tạp
chí càng uy tín cao, mức độ chuyên nghiệp càng cao, và vì thế, các reviewers chú ý rất kỹ đến
form trình bày bài viết theo chuẩn hình thức, chú ý từng chi tiết nhỏ khác về viết lách, lập luận,
phương pháp, và sẵn sàng reject ngay (hoặc rất gay gắt) đối bất cứ bài viết nào kém chuyên
nghiệp kể cả hình thức và/hoặc nội dung. Các tạp chí ISI/Scopus thường mời từ 2-10
reviewers, và một số tạp chí rất khắc nghiệt ở chỗ là chỉ cần nhận được báo cáo reject hợp lý
của 1 reviewer, editor sẽ ra quyết định reject ngay và không cần đợi thêm các kết quả phản
152
biện từ những reviewers khác.
3.4. Làm sao để làm hài lòng biên tập viên và người phản biện?
a. Tuân thủ các yêu cầu được đề cập bởi biên tập viên
Tác giả cần tuân thủ các yêu cầu liên quan được đề cập bởi editor. Trong decision letter,
editor thường sẽ yêu cầu rằng “We ask that you respond to each reviewer comment by either
outlining how the criticism was addressed in the revised manuscript or by providing a rebuttal
to the criticism”. Vì vậy, phản hồi của tác giả phải đầy đủ tất cả các ý được nêu ra bởi cả editor
và reviewers. Tác giả cần có thư phản hồi/ trả lời editor và reviewers, trong đó liệt kê tất cả các
ý được nêu ra bởi editor và tất cả các reviewers và câu trả lời tương ứng của tác giả cho mỗi ý
đó. Sẽ là một phản hồi thất vọng nếu tác giả không phản hồi đầy đủ những gì editor và tất cả
các yêu cầu mà reviewers đề cập. Ngoài ra, hình thức trình bày thư phản hồi cũng là một vấn
đề cần lưu ý. Với vai trò là phản biện, chúng tôi đã từng gặp những bản phản hồi được trình
bày dài hơn hai chục trang giấy và không phân tách rõ ràng giữa các phần cũng như các ý hỏi
của phản biện. Điều nay gây cho phản biện rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi ý kiến phản
hồi của tác giả.
Xin lưu ý rằng trong decision Letter, editor cũng nêu “To allow the editors and reviewers
to easily assess your revised manuscript, we also ask that you upload a version of your
manuscript highlighting any revisions made”. Vì vậy, tác giả cần thể hiện highlighting ở bất kỳ
chỗ sửa đổi nào, để editor và các reviewers dễ dàng xem xét các thay đổi được thực hiện trong
phiên bản sửa đổi so với bản gốc trước đó.
b. Trả lời phản biện
Nguyên tắc chung khi trả lời phản biện là tác giả cần thể hiện sự lịch sự và trân trọng
editor và các reviewers. Bởi vì editor và các reviewers cũng là con người và họ sẽ cảm nhận
được những ý kiến đóng góp (cho dù ở khía cạnh tích cực hay tiêu cực), thời gian và công sức
mình bỏ ra được tác giả ghi nhận, tiếp thu nghiêm túc.
Một số lưu ý cho tác giả đứng trên quan điểm cá nhân của chúng tôi:
Đầu thư trả lời, tác giả nên cảm ơn editor và tất cả các reviewers đã xem xét và đưa ra
những nhận xét, lời khuyên, nêu ra vấn đề vô cùng bổ ích / vô giá cho tác giả để có thể
cải thiện chất lượng bài viết.
Nếu editor có nêu quan điểm / ý kiến của họ, tác giả nên cảm ơn, đánh giá cao ý kiến
của họ và giải đáp / giải trình / trả lời editor.
Đối với từng reviewer, tác giả nên cảm ơn ngay từ đầu những nhận xét chung của họ.
Sau đó, đối với từng nhận xét / ý kiến của họ, tác giả cần cảm ơn, thể hiện sự đồng
tình, tiếp thu và giải trình rõ ràng, cụ thể và chi tiết. Lưu ý: nên ghi rõ tác giả đã sửa ở
đâu trong bài viết (dòng nào, trang nào, mục nào). Đương nhiên, bài viết phiên bản
sửa đổi phải thể hiện highlight chỗ tác giả sửa. Ngoài ra, cần lưu ý rằng khi các
reviewers có cùng quan điểm hoặc nhận xét giống nhau (điều này sẽ thường xảy ra),
tác giả cũng nên trả lời riêng cho từng nhận xét của từng người (không nên nói rằng
153
hãy xem tôi trả lời comment của reviewers khác ra sao).
Không nên tranh luận với editor và reviewers, mặc dù đôi khi vẫn xảy ra tình huống
editor hoặc reviewers đưa ra những nhận định sai, thậm chí có thể “dìm hàng” tác giả
hoặc đưa ra các nhận xét tiêu cực. Chúng ta nên bình tĩnh, cảm ơn ý kiến của phản
biện và sau đó có thể giải thích, bổ sung hoặc phản biện thuyết phục. Tranh luận nảy
lửa có thể làm cho tình huống xấu đi.
c. Nỗ lực cải thiện bài viết
Trong bất cứ công việc gì cũng vậy chứ không chỉ là trong nghiên cứu, chúng ta đều sẽ
được người khác nhìn nhận, đánh giá tốt dựa trên thái độ tích cực của chúng ta đối với công
việc. Vì thế, hãy thể hiện cho editor và reviewers thấy sự chuyên nghiệp của chúng ta thông
qua thái độ nghiêm túc, chỉn chu, cẩn thận trong việc tiếp thu, sửa đổi bài viết của mình. Rõ
ràng, kết quả đánh giá bài viết của chúng ta là sửa lớn (major revisions), chúng ta không thể trả
lại một kết quả với việc chỉ sửa nhỏ (minor revisions) hoặc chỉ toàn là tranh luận, khả năng bài
viết bị từ chối ở vòng sau sẽ rất cao.
4. Kết luận
Bài viết này nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về quy trình quản lý và bình duyệt bài viết
của các tạp chí uy tín quốc tế cũng như vai trò của editor và reviewers trong quy trình này. Thứ
nhất, quy trình quản lý bài viết của các tạp chí uy tín quốc tế được chia ra nhiều giai đoạn (giai
đoạn gửi mới bài viết, giai đoạn đánh giá lại bản sửa đổi (nhiều lần) và giai đoạn quyết định-
xuất bản) và mỗi giai đoạn sẽ có nhiều bước với sự tham gia (nếu có) của các bên liên quan của
tạp chí (quản lý tạp chí, editor, reviewers, nhà xuất bản). Quy trình này rất nghiêm ngặt và
chuyên nghiệp, tác giả cần hiểu rõ để quản lý thời gian liên quan đến bài viết của mình cũng
như cân nhắc việc liệu rằng có nên đưa ra yêu cầu, câu hỏi về quá trình xử lý này hay không.
Thứ hai, tác giả cần biết rõ tạp chí áp dụng mô hình đánh giá ngang hàng nào để chuẩn bị bản
thảo và các thông tin cho phù hợp trong quá trình gửi bài viết. Thứ ba, tác giả nên hiểu những
nguyên tắc ngầm định, cách thức làm việc và áp lực công việc của editor và reviewers trên các
tạp chí uy tín quốc tế để đáp ứng tuân thủ và làm hài lòng họ. Thứ tư, tác giả nên có chiến thuật
và giải pháp làm hài lòng editor và reviewers nhằm gia tăng khả năng chấp nhận của bài viết.
Một số vấn đề mà bài viết đề cập theo quan điểm của chúng tôi là cơ bản nhưng có tầm
quan trọng đối với các tác giả bởi vì khi hiểu rõ về sự vận hành trong quy trình quản lý và bình
duyệt của các tạp chí sẽ giúp gia tăng sự tuân thủ và đáp ứng. Bên cạnh đó, để tiến đến quá
trình xuất bản trên các tạp chí quốc tế uy tín cao thuộc danh mục ISI/Scopus là con đường khá
gian nan, ngoài sự hiểu biết về sự yêu cầu của các tạp chí, chất lượng nghiên cứu, sự chỉn chu
và chuyên nghiệp là yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ bản thảo nào.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
154
9 trang
27160
Free
Bạn đang xem tài liệu "Quy trình quản lý, bình duyệt bài viết của các tạp chí uy tín quốc tế & lưu ý quan trọng cho tác giả", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- quy_trinh_quan_ly_binh_duyet_bai_viet_cua_cac_tap_chi_uy_tin.pdf
